Qual è la differenza tra una RFQ e una RFP?

Che cos’è una RFQ?

Una RFQ, o richiesta di preventivo, è un documento utilizzato da un’azienda per chiedere a un’altra azienda il prezzo di un prodotto o servizio. Una RFQ contiene informazioni specifiche sul prodotto o servizio che un’azienda ha intenzione di acquistare. Un’azienda utilizzerà una RFQ se sa già cosa sta cercando e quanto vuole spendere, ma ha bisogno di maggiori informazioni sul prezzo del prodotto o servizio.

Le RFQ vengono generalmente utilizzate durante il processo di selezione dei fornitori: le aziende le inviano ad altre aziende con cui sono intenzionate a collaborare. L’altra azienda risponderà quindi alla RFQ con il preventivo e qualsiasi altra informazione necessaria. Le informazioni che probabilmente troverai in una RFQ includono il prezzo del fornitore, i termini di pagamento e i dettagli sul prodotto. Lo scopo di una RFQ è, in ultima analisi, quello di aiutare un’azienda a prendere una decisione più informata riguardo al fornitore, in modo da ottenere il prezzo più basso possibile.

Che cos’è una RFP?

Una RFP, o richiesta di offerta, è un documento utilizzato da un’azienda per chiedere a un’altra azienda maggiori dettagli su un prodotto o servizio. La differenza principale tra una RFP e una RFQ è che la RFQ viene inviata quando un’azienda sa già cosa vuole acquistare e ha solo bisogno di maggiori informazioni sul prezzo, mentre la RFP viene inviata quando un’azienda ha bisogno di informazioni più dettagliate sul prodotto o servizio stesso.

Una RFP è in genere un documento più complicato e lungo da redigere di una RFQ perché contiene più informazioni del semplice prezzo. La RFP deve essere utilizzata quando un’azienda deve valutare vari fattori che riguardano un prodotto o un servizio in aggiunta al prezzo. Una RFP serve a valutare essenzialmente il valore complessivo che un fornitore può offrire, per consentire all’azienda di decidere da chi acquistare. Per questo motivo, una risposta a una RFP conterrà informazioni più dettagliate sul fornitore, come ad esempio informazioni sulle sue competenze, sulle sue esperienze e sulla sua reputazione.

Quali sono le differenze tra una RFQ e una RFP?

Ora che sai cosa sono RFP e RFQ, esaminiamone le differenze. È importante conoscere le differenze tra RFP e RFQ in modo da poterle utilizzare nelle situazioni appropriate. Sono entrambi documenti importanti da utilizzare per gli acquisti aziendali, ma è bene conoscerne le differenze per scegliere quello più adatto a seconda delle circostanze.

Struttura

Una delle maggiori differenze tra RFP e RFQ è il modo in cui sono strutturate e le informazioni che contengono. Una RFQ è più breve di una RFP perché viene utilizzata per ottenere informazioni sul prezzo di un prodotto o un servizio, mentre le RFP vengono utilizzate per conoscere altri dettagli. Ecco le principali differenze tra la struttura di una RFQ e quella di una RFP:

Struttura di una RFQ

• Informazioni aziendali: contiene una descrizione generale della tua azienda e i requisiti dei prodotti o servizi che intendi acquistare. Includi qui tutte le informazioni importanti che potrebbero essere utili al fornitore per fare un’offerta sul progetto.
• Obiettivi del progetto: dovrebbe contenere una descrizione degli obiettivi del tuo progetto e di come intendi utilizzare i prodotti/servizi che acquisterai per raggiungerli.
• Tempistiche: qui vanno indicate le tempistiche dettagliate previste per la consegna dei prodotti/servizi.
• Prezzi: delinea i tuoi termini di pagamento preferiti e il tuo budget. Puoi anche chiedere ai fornitori di specificare le loro politiche di prezzo così da farti un’idea sulle strategie utilizzate.
• Informazioni di contatto: assicurati di includere le informazioni di contatto per consentire al fornitore di mettersi facilmente in contatto con te in caso di domande.

Struttura di una RFP

• Informazioni aziendali: qui fornisci una presentazione della tua azienda e dei tuoi valori, specificando quali servizi offri e cosa ti fa distinguere dagli altri, insieme alle informazioni di contatto.
• Panoramica del progetto: descrivi qui il tuo progetto a grandi linee, cosicché i potenziali fornitori possano farsi un’idea degli obiettivi che intendi raggiungere. Dovresti anche spiegare chiaramente quali sono i problemi che stai cercando di risolvere con il tuo progetto.
• Budget: indica un budget o una fascia di prezzo per chiarire ai tuoi fornitori quanto desideri spendere.
• Obiettivi: indica chiaramente gli obiettivi che stai cercando di raggiungere con il tuo progetto. Includi, se possibile, dei parametri quantitativi.
• Tempistiche: spiega le tempistiche del tuo lavoro e quando ti aspetti che il progetto venga completato.
• Proposta: qui spiegherai come vuoi che siano strutturate le proposte dei fornitori e cosa non può mancare nelle loro risposte.
• Criteri di valutazione: questa sezione delinea i criteri che utilizzerai per selezionare il fornitore con cui lavorare. Dovresti specificare le tue priorità e quali sono le caratteristiche imprescindibili del profilo che stai cercando.
• Informazioni di contatto: inserisci qui le tue informazioni di contatto in modo che il fornitore possa contattarti.

Scopo

La differenza principale tra una RFQ e una RFP sta nella loro funzione. Hanno scopi distinti, ma è importante conoscere le differenze tra di esse per selezionare il fornitore perfetto per la tua azienda e realizzare gli obiettivi del progetto.

• RFQ: una RFQ è utile se sai già esattamente cosa vuoi e quale uso ne farai, ma hai bisogno di maggiori informazioni sul prezzo di un prodotto o di un servizio.
• RFP: una RFP è utile se non sai ancora con certezza di quali prodotti o servizi hai bisogno per realizzare un progetto e vuoi guardarti intorno prima di scegliere un fornitore. Con una RFP, puoi raccogliere informazioni più concrete su un prodotto o un servizio in modo da valutare più fattori prima di compiere una scelta definitiva.

Domande

Un’altra differenza tra RFP e RFQ sta nelle domande che pongono. Le RFQ pongono domande sul prezzo, così da soddisfare i requisiti di un progetto. Le RFP pongono domande sulle caratteristiche di un prodotto o servizio, come prezzo e funzionamento, e sull’attività del fornitore.

È importante capire quali domande porre per riuscire a scegliere il fornitore che risponde ai tuoi requisiti. Devi vagliare attentamente tutti i potenziali fornitori per assicurarti che possano rispondere a tutte le tue domande.

Procedura

La procedura di una RFQ differisce da quella di una RFP. Anche se sono entrambe utilizzate per acquistare un prodotto o un servizio da un fornitore, le due procedure sono molto diverse.

La procedura di una RFQ seguirà all’incirca questi passaggi:

• Scrivi la RFQ: Innanzitutto, è necessario scrivere la propria RFQ. I dettagli differiranno in base all’attività, ma in generale ogni RFQ dovrà contenere le seguenti informazioni:
  • Quantità di merci
  • Prezzi
  • Termini di pagamento
  • Durata del progetto
  • Numero di ore di lavoro stimate
• Identifica i fornitori: Dopo aver capito esattamente cosa cerchi da un fornitore e aver scritto la tua RFQ, devi identificare i potenziali fornitori. Seleziona i fornitori affidabili, esperti e i cui valori sono in linea con i tuoi. Restringere prima il campo ai potenziali fornitori può rendere il processo decisionale molto più semplice.
• Invia l’RFQ ai fornitori: Dopo aver identificato alcuni potenziali fornitori con cui potresti lavorare, devi inviargli la RFQ. Assicurati di dare ai fornitori il tempo necessario a risponderti.
• Vaglia le risposte alle richieste di preventivo: Una volta ricevute le risposte da tutti i potenziali fornitori, è il momento di vagliarne le risposte. È buona norma utilizzare un template per valutare le proposte in modo da essere certi di valutare tutti sulla base degli stessi standard. Questo è anche il motivo per cui è importante che tutte le richieste di preventivo siano identiche e che tu chieda a tutti le stesse informazioni.
• Scegli un fornitore: Ora che hai esaminato tutte le risposte alle tue richieste di preventivo, arriva la parte entusiasmante: scegliere il fornitore con cui lavorare. Lavorerai a stretto contatto con questa azienda, quindi vuoi prendere la tua decisione con la massima convinzione. È importante anche informare gli altri candidati che non sono stati scelti e ringraziarli per il loro tempo. Tuttavia, come regola generale, è necessario attendere che tutti i contratti siano firmati e che l’accordo sia finalizzato prima di far sapere agli altri fornitori che non sono stati selezionati.

La procedura di una RFP è leggermente diversa da quella di una RFQ. All’incirca si svolgerà come segue:

• Identifica l’ambito del progetto: Prima di iniziare a creare la RFP, è necessario identificare l’ambito del progetto. Di cosa si occupa il tuo progetto? Quali obiettivi stai cercando di raggiungere? E come pensi di raggiungerli? Devi avere una risposta a queste domande per poter avere un’idea chiara del tipo di fornitori che stai cercando. La tua RFP deve mettere al corrente i fornitori dei problemi che stai cercando di risolvere, quindi è necessario identificare eventuali punti deboli prima di cercare i fornitori.
• Cerca i fornitori: una volta definiti i dettagli del progetto e ciò che speri di ottenere realizzandolo, puoi iniziare la ricerca dei fornitori. Dovresti selezionare fornitori altamente qualificati ed esperti nel tuo settore in modo da assicurarti che chi sceglierai sia professionale e affidabile.
• Scrivi la RFP: dopo aver selezionato i fornitori a cui inviare la RFP, arriva il momento di scriverla. Potresti avere mille domande, ma dovresti cercare di mantenere la tua RFP il più concisa possibile e limitarti alle domande più importanti, come chi sono i loro concorrenti e se possono fornire referenze e recensioni. Potresti anche chiedergli di fornire un’analisi della concorrenza in modo da capire come si posizionano rispetto ad altri fornitori.
• Invia la RFP: Dopo aver prodotto una RFP ben scritta, puoi inviarla ai potenziali fornitori. Assicurati sempre di lasciare tempo a sufficienza, dall’invio della RFP alla data prevista per la presentazione delle risposte, per consentire ai fornitori di formulare una buona proposta.
• Passa in rassegna le proposte RFP: Una volta ricevute tutte le proposte dei fornitori, puoi procedere al vaglio. Per farlo, è necessario innanzitutto confrontare i fattori critici ed eliminare immediatamente i fornitori che non appaiono qualificati. Una volta ristretto il campo a poche opzioni, dovresti fare un confronto ancora più approfondito e valutare i pro e i contro di ogni alternativa. Assicurati di utilizzare gli stessi criteri di valutazione per tutti i fornitori per assicurarti di non farti influenzare da eventuali pregiudizi.
• Fai la tua scelta: dopo aver letto tutte le proposte e aver compreso a fondo cosa mette sul piatto ogni fornitore, puoi fare la tua scelta. Una volta chiarito con chi intendi collaborare, puoi preparare, emettere e firmare un contratto per finalizzare la decisione. Assicurati che tutto sia già stato definito con il fornitore scelto prima di far sapere agli altri fornitori che non sono stati selezionati. Ringraziali sempre per il tempo che ti hanno dedicato, anche se non sono stati scelti per il lavoro.

Quando è necessario utilizzare una RFQ?

Esistono varie situazioni in cui sarebbe appropriato utilizzare una RFQ. Una RFQ andrebbe utilizzata quando sai esattamente quale servizio o prodotto stai cercando e vuoi avere maggiori informazioni sul prezzo. Con una RFQ, conosci già le quantità e i requisiti esatti che stai cercando, e il prezzo è il fattore decisivo.

Ad esempio, supponiamo che tu stia cercando un servizio di catering per un evento che stai organizzando. Sai già esattamente che tipo di pietanze vuoi e quante persone parteciperanno. Tutto ciò che vuoi sapere dai potenziali fornitori è il prezzo, in modo da poter scegliere l’offerta migliore.

Quando è necessario utilizzare una RFP?

Le RFP sono generalmente utilizzate per acquisti più sostanziosi, quando sono già stati definiti gli obiettivi di un progetto ma non se ne conoscono ancora i dettagli. Ciò di cui hai bisogno in questa situazione è un quadro più completo delle soluzioni a disposizione dei fornitori, piuttosto che dei singoli prezzi. Sceglierai il fornitore che propone la soluzione migliore piuttosto che il prezzo più basso.

Ad esempio, supponiamo che tu stia cercando di assumere un freelance per gestire i social media della tua azienda. Sai che il tuo obiettivo è aumentare il coinvolgimento e migliorare la tua presenza sui social, ma non sai da dove iniziare. In questo caso, devi scegliere un freelance che abbia molta esperienza con i social media, recensioni positive e che possa fornirti le soluzioni giuste per risolvere il tuo problema.

Conclusione: RFQ vs. RFP (richiesta di preventivo e richiesta di offerta)

Non importa quale sia la tua attività o in quale settore operi, molto probabilmente arriverà un momento in cui dovrai utilizzare una RFQ o una RFP per un progetto su cui stai lavorando. Ecco perché è così importante conoscere le differenze tra una richiesta di preventivo e una richiesta di offerta. L’obiettivo di una RFQ e di una RFP è quello di aiutarti a scegliere in modo maggiormente informato il fornitore più adatto per un determinato progetto, così da realizzare al meglio gli obiettivi aziendali.

Se hai bisogno di aiuto per definire gli obiettivi della tua attività o per gestire le procedure aziendali, puoi contare su Mailchimp. Mailchimp è una piattaforma di email marketing all-in-one che supporta i titolari di piccole imprese nella gestione delle attività di marketing, per aiutarli a raggiungere nuove fasce di pubblico e a far crescere i loro brand.

Mailchimp offre una serie di risorse e strumenti utili che puoi utilizzare per gestire la tua attività in modo più efficiente. Che tu abbia bisogno di aiuto con le email transazionali, con l’automazione del flusso di lavoro o di informazioni su come determinare il prezzo dei tuoi prodotti, puoi trovare tutte le risorse necessarie a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali su Mailchimp.