Email transazionali: scopri quando e come usarle

Come usare le email transazionali

Le email transazionali sono un tipo di email automatiche, ma a differenza di molte altre email automatiche, le email transazionali sono rilevanti solo per il singolo destinatario previsto e non per un gruppo di persone. E si basano sul rapporto che il destinatario ha con il mittente.

Un esempio di email puramente automatica potrebbe essere un messaggio collettivo su una promozione per tutti i tuoi iscritti, seguito da un'altra email a tutti coloro che non hanno aperto il primo messaggio. Questi messaggi potrebbero anche essere legati ad attività in altri canali, come ad esempio un evento di vendita in un negozio al dettaglio. Le email automatiche di base sono programmate per inviare qualcosa a cui una persona si è iscritta o registrata, come le newsletter giornaliere.

Le email transazionali, d'altra parte, sono talvolta chiamate "email di attivazione", perché sono innescate da un'esigenza o da un comportamento più specifico e tempestivo. Esistono molte situazioni in cui sono previste email transazionali. Alcuni esempi di email transazionali sono disponibili nei seguenti scenari:

• Email di conferma: le persone si aspettano conferme quando effettuano un acquisto, aggiornano le informazioni dell'account utente o si iscrivono a qualcosa online con le email di creazione dell'account.
• Email di notifica: l'attività in un'app, come la ricevuta di acquisto di un articolo acquistato di recente o un aggiornamento sull'attività dell'utente, richiede notifiche immediate sull'account.
• I promemoria, come le notifiche di spedizione, un carrello abbandonato*, le date dei prossimi eventi o i nuovi commenti su un post che qualcuno sta seguendo, sono sempre apprezzati.

*Nota che, in alcune giurisdizioni, le email carrello abbandonato possono essere considerate email di marketing. Prendi in considerazione la legge applicabile quando decidi chi può ricevere queste email.

Anche se questi tipi di email transazionali sono molto diversi dalle email di marketing che in genere si rivolgono a un pubblico di molte persone, puoi, se consentito nella tua giurisdizione, includere un messaggio di marketing e un numero limitato di elementi di marketing in queste comunicazioni di attivazione.

Ricorda solo che ci sono restrizioni legali su se e quanti contenuti di marketing puoi inserire in una email transazionale a seconda della tua posizione e di quella dei tuoi contatti. Come indicato dalla FTC, una email transazionale contiene informazioni che confermano o facilitano una transazione che il consumatore ha già accettato o fornisce informazioni su una relazione commerciale in corso. Negli Stati Uniti, ad esempio, la maggior parte delle informazioni transazionali (o basate sulle relazioni) contenute nell'email deve essere all'inizio del messaggio affinché questo sia legalmente considerato una email transazionale. È fondamentale che le tue email tengano conto di questo aspetto.

"Se prenoti un biglietto aereo, l'email di conferma potrebbe contenere messaggi su altre attività correlate", spiega Chris. "Ciò potrebbe includere cose come il noleggio di un'auto o l'acquisto di un'assicurazione di viaggio."

Le email transazionali spesso condividono 3 elementi:

• In genere vengono inviate in risposta a un'azione o a una richiesta dell'utente. Le email transazionali sono direttamente correlate al modo in cui il destinatario fa affari con te e spesso sono in attesa di informazioni, come la verifica dell'account, la reimpostazione della password, l'aggiornamento dell'arrivo della consegna del cibo o la conferma dell'acquisto di un biglietto.
• Possono avere un elemento di sicurezza o di privacy e le informazioni sono destinate solo al destinatario, come ad esempio un estratto conto bancario o una notifica del proprio commercialista.
• Sono iperpersonalizzate per il destinatario e per la sua attività con il mittente in base al tipo di transazione, come ad esempio un avviso che segnala che il saldo di un conto corrente è sceso al di sotto di un livello richiesto, o uno che le scarpe alte taglia 40 tanto desiderate dal cliente sono ora disponibili.

Imposta una strategia di email transazionali

Come suggerisce Chris, il primo passaggio per creare la tua strategia di email transazionali è identificare i contenuti in cui puoi aumentare l'interazione con il tuo pubblico. Esamina la tua attuale strategia di email e vedi se c'è un punto di contatto che potrebbe trarre vantaggio da contenuti personalizzati.

"Forse c'è una serie di onboarding incentrata sulle azioni intraprese da qualcuno", afferma. "Ricorda che l'email dovrebbe integrare ciò che la persona sta facendo."

Quindi, collabora con i tuoi sviluppatori per decidere quali template di email ti servono in base alle attività e alle esigenze del pubblico. Le email transazionali in genere si basano su un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) o sull'integrazione del Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)per l'invio. Se necessario, uno sviluppatore imposterà un sistema per inviare template codificati a destinatari specifici in base a determinate azioni. Se non hai sviluppatori nello staff, una piattaforma di marketing all-in-one come Mailchimp può aiutarti a creare template di email transazionali personalizzati che si adattano all'aspetto del tuo brand.

Impara la logistica delle email transazionali

Come qualsiasi parte delle comunicazioni con i clienti, il successo con l'email transazionale richiede alcuni test per trovare il messaggio giusto. Ecco alcuni dettagli importanti che renderanno le tue comunicazioni più pertinenti e coinvolgenti.

• Tempistica: le email transazionali devono essere sempre inviate il prima possibile, perché il destinatario ha attivato una richiesta ed è in attesa delle informazioni.
• Testo: nelle email transazionali, promuovi l'orientamento al compito in questione e non occupare inutilmente il tempo del tuo destinatario. Riduci al minimo le immagini e fornisci una chiara call to action, se necessario. Assicurati che l'oggetto dell'email rispecchi le informazioni che il destinatario sta aspettando o che ha richiesto. "Comunica in modo diretto e spiega subito perché questo messaggio è nella sua casella di posta", afferma Chris. Se consentito nella tua giurisdizione e in quella dei tuoi contatti, "puoi aggiungere elementi di marketing, ma l'equilibrio maggiore dovrebbe essere più dalla parte del compito in questione".
• Test: i tassi di apertura delle email transazionali sono sempre più alti rispetto alle email di marketing, ma ciò non significa che non ci siano margini di miglioramento. Secondo Chris, l'oggetto è una delle cose migliori da testare con A/B test, ovvero provare 2 variabili l'una contro l'altra per vedere cosa funziona meglio nelle tue email transazionali. "Mantieni lo stesso contenuto dell'email e gioca con l'oggetto per ottenere miglioramenti drastici che possono davvero fare la differenza", consiglia. Per quanto riguarda gli altri elementi da testare, scopri cosa è poco performante e modificalo.

Mantieni la conformità

Le email transazionali sono convincenti, poiché rispondono alle esigenze immediate di un contatto e possono offrire l'opportunità di commercializzarle. Ma se i tuoi messaggi transazionali finiscono troppo nel marketing, potrebbero violare le leggi anti-spam, come il CAN-SPAM Act della Federal Trade Commission (FTC), il che potrebbe comportare multe di 11.000 dollari per ogni reato. Se tu o i tuoi contatti risiedete fuori dagli Stati Uniti, assicurati di conoscere le leggi locali per i requisiti aggiuntivi.

Come spiega la FTC, se lo scopo principale di un'email è transazionale e correlato al rapporto commerciale del destinatario con il mittente, non può essere principalmente incentrato sul marketing o sul commercio in modo fuorviante. Usa queste linee guida aggiuntive della FTC per configurare le tue email transazionali.

• Non utilizzare informazioni fuorvianti nell'intestazione: i campi "da" e "a" e le informazioni di routing (inclusi il nome di dominio e l'indirizzo email di origine) devono identificare con precisione chi ha inviato il messaggio.
• Non usare oggetti ingannevoli. Assicurati che riflettano davvero l'argomento della tua email.

Oltre ai requisiti per le email transazionali indicati sopra, il CAN-SPAM Act specifica quanto segue per le email di marketing:

• Includi il tuo indirizzo postale nel tuo messaggio, in modo che i destinatari sappiano dove ti trovi.
• Un modo chiaro e identificabile per i destinatari di rinunciare a ricevere future email da parte tua dovrebbe essere ben visibile. Queste richieste devono essere soddisfatte entro 10 giorni lavorativi.
• Se assumi un'agenzia che si occupi dell'email marketing per te, monitora ciò che fa per tuo conto. L'outsourcing non elimina la tua responsabilità legale.

Ottimizza i tuoi messaggi

L'email transazionale è uno strumento prezioso per approfondire il rapporto con il tuo pubblico fornendo una risposta rapida e mirata. Approfitta di queste comunicazioni aperte e lette regolarmente per far sapere che ascolti e per rafforzare cos'altro puoi fornire.