Para muitas empresas, as paralisações em massa de 2020 vieram com orçamentos congelados, pagamentos atrasados, licenças e medo. Enquanto o mundo continua lutando contra uma pandemia e pensando no que o futuro reserva, alguns empreendedores, organizações e líderes estão saindo dos escombros e buscando orientação sobre o que fazer em seguida. Para alguns, o foco passou do modo da crise do dia a dia para a reconstrução de um eventual renascimento.

Como empresários podem não apenas sobreviver a esse período atual de instabilidade, mas também trabalhar em busca da recuperação? "Se estivermos constantemente pensando: 'Este é o fim do mundo, esta é a morte do meu negócio como profissional autônomo ou da minha agência', então provavelmente será a morte", diz Peter Czapp, cofundador da empresa de contabilidade The Wow Company, sediada no Reino Unido. Em vez disso, Czapp incentiva perguntar a si mesmo e à sua equipe: Como podemos colocar isso a nosso favor? Quais aspectos da nossa organização estão prontos para a mudança? E quais medidas devemos tomar agora das quais seremos gratos daqui a dois anos?

Quer você administre uma grande agência ou seja um empreendedor solitário, a pandemia quase certamente mudou a maneira como você trabalha. Abaixo, algumas sugestões de especialistas sobre como não apenas abraçar essa mudança, mas potencialmente usá-la para construir algo do qual você possa se orgulhar ainda mais, muito depois de a poeira baixar.

I. Sobrevivência

Encare o pior cenário de frente.

Para Czapp, um primeiro passo crítico para superar o pânico é encará-lo de frente. Ele recomenda pensar, em detalhes, em cada cenário de pior caso que sua empresa pode enfrentar. A partir daí, ele diz: "Você pode começar a pensar, 'bem, o que eu faria se isso acontecesse?' E de repente começa a criar caminhos, e isso lhe dá clareza."

Pergunte a si mesmo: o que pode acontecer se você perder seu maior cliente? E o que pode acontecer se esse grande contrato desaparecer? Avalie os números e veja se há espaço para ajustar seu negócio de forma correspondente. Talvez precise injetar algum financiamento. De quanto e com que rapidez? Pensar nos detalhes hipotéticos, em vez de em uma vaga nuvem de "e se", ajuda a eliminar a ansiedade da tomada de decisões.

Encontre um mantra

Pense em uma declaração clara e simples que resuma a abordagem da sua empresa para superar esse desafio específico. Para Czapp, esse princípio orientador visava apoiar seus funcionários e ajudá-los a colocar suas famílias em primeiro lugar. Uma vez articulada, essa declaração se tornou um princípio orientador com o qual Czapp e seus colegas compararam cada uma das decisões que tomaram no futuro. "Você apenas garante que tudo o que faz apoia esse plano", diz Czapp. Diga-a em voz alta. Compartilhe-a com a equipe. Revise-a semanalmente e certifique-se de que suas decisões estejam alinhadas com ela.

Mantenha-se informado

Durante um período de instabilidade, é crucial ter informações importantes prontamente disponíveis, organizadas e o mais atualizadas possível. Para uma pequena empresa, isso é especialmente verdadeiro no que tange informações financeiras. "Quando as coisas ficam mais difíceis e, de repente, o fluxo de caixa fica um pouco mais apertado, e sua reserva de segurança diminui de 3 meses para 2 para 1, e você começa a se perguntar se conseguirá pagar a folha de pagamento este mês, é realmente importante ter informações precisas na ponta dos dedos", diz Czapp.

Agora é a hora de se ambientar com suas finanças, com muito mais regularidade do que você costumava fazer antes da crise. Se você fazia uma análise profunda dos números mensalmente, mude essa rotina para semanalmente e, se costumava ser semanal, talvez agora precise ser diária. Ter informações financeiras precisas ajudará você a se manter informado e a tomar melhores decisões. Se as suas finanças não estão tão organizadas assim, considere investir na atualização dessa área na empresa. É uma despesa que pode ser justificada durante a crise financeira.

Gerencie seu fluxo de caixa e ajuste-o de forma correspondente

A fórmula para gerenciar o fluxo de caixa em tempos difíceis é simples: desacelere ou reduza o que está saindo e acelere ou aumente o que está entrando. Mas, no caso do primeiro, diz Czapp, não é uma questão de parar os pagamentos. "Trata-se de trabalhar em colaboração com pessoas, com sua cadeia de suprimentos, para chegar a conclusões bem-sucedidas", diz ele. Reúna-se com seus fornecedores, contratados e seu locador para ver se é possível pausar ou distribuir seus pagamentos.

Por sua vez, você pode atender a pedidos semelhantes de seus próprios clientes pedindo descontos ou esperando estender as condições de pagamento. Encontre uma maneira de chegar a um acordo. Ofereça o desconto, mas apenas em troca de pagamento antecipado, um compromisso estendido ou termos mais favoráveis no contrato. Em vez de permitir que um cliente fique com uma grande quantia devida a você por um projeto de grande orçamento, ofereça dividi-la em pagamentos mensais menores, que são mais fáceis de pagar. E certifique-se de manter alguma vantagem, se puder, acrescenta Czapp. Não implemente uma revisão do site ou compartilhe arquivos até que seja pago.

II. Reviver

Você passou por um período caótico e agora está em meio aos escombros se perguntando como seguir em frente. Ao sair dessa situação, seu trabalho pode não ter a mesma aparência de seis meses atrás, e tudo bem. Este é o momento ideal para realinhar seu negócio e garantir que ele esteja funcionando para você. Aqui estão algumas coisas para pensar e talvez repensar, enquanto você trabalha para na reconstrução.

Reveja seu propósito

Como empresário, você começou com uma visão e um propósito claros e, talvez, com o passar dos anos, essa visão tenha ficado em segundo plano quando a vida e os negócios assumiram o controle. Talvez você tenha começado a fazer malabarismos com projetos pelos quais não era apaixonado ou, de alguma forma, tenha se afastado de suas metas e intenções iniciais. Para empresários e autônomos, é uma história tão antiga quanto o tempo. "Mas esse momento é uma oportunidade maravilhosa de se reconectar com o motivo pelo qual você está fazendo isso, qual é o seu propósito e como pode criar algo de que realmente se orgulhe e que ajude você a realizar algo maior", diz Czapp. "Essas situações nos forçam a parar e pensar: o que queremos? Qual é o propósito? O que nos realizará e nos fará felizes? Que negócio posso criar e que me deixará superanimado em dois anos?"

Há também a possibilidade de que o trabalho que você queria fazer há um ou dois anos não seja o mesmo para o qual você sinta atração agora e tudo bem, também. Passe algum tempo pensando sobre como isso pode ser e o que pode significar para o seu negócio. Em seguida, pode tomar decisões que se alinhem com seus desejos e necessidades atuais, em vez de adaptá-los a metas antigas que não funcionam mais para você.

Redirecionar recursos onde for importante

Kelly Vaughn, CEO e fundadora da The Taproom, trabalha principalmente com comerciantes de e-commerce. Em 2020, Vaughn diz que testemunhou comerciantes redirecionando seus esforços e energia da experiência na loja para o on-line, seja aperfeiçoando sua experiência on-line ou simplesmente começando a operar. "Definitivamente, estou vendo as pessoas reconhecerem o nível de esforço que estão dedicando ao seu site, à sua experiência on-line, ao seu e-mail. Quanto mais gastarem tempo e recursos nisso, mais isso as ajudará a melhorar no longo prazo", diz ela. "É fazer um pouco mais de preparação, em vez de apenas reagir à situação." Para a maioria dessas empresas, é uma oportunidade de dar uma olhada no que está em segundo plano, como um site mais funcional ou uma forma mais direta de alcançar os clientes, e finalmente dedicar tempo, recursos e atenção a isso. Essas decisões, acrescenta Vaughn, beneficiarão as empresas muito depois que o mundo sair da pandemia.

Faça um pouco de organização financeira

Jody Grunden é fundador e CEO da Summit CPA , que oferece serviços "virtuais de CFO" para empresas. A essa altura, os clientes de sua empresa estão olhando para dentro e perguntando que mudanças podem fazer internamente para garantir que nunca mais tenham que repetir o que experimentaram no início do lockdown da COVID. Os clientes estão aproveitando esse momento para cortar despesas desnecessárias (veja: Será que realmente precisamos daquele espaço de escritório grande e sofisticado quando os últimos meses mostraram que o trabalho remoto pode funcionar para nós?), simplificar suas operações e levar a economia a sério. (Para fins de registro: Grunden recomenda retirar de 10 a 30% da receita anual da sua empresa, ou o valor de dois a seis meses de despesas, dependendo do nível de risco da sua empresa.)

Mas não se trata apenas de apertar orçamentos ou cortar a gordura, mas de saber em que direção está indo e como chegará lá. "A previsão é a chave para tudo isso", diz Grunden. Ele vê isso como um roteiro, que permite que as empresas tomem decisões com base em informações, em vez de emoções. Até mesmo a existência de um pode ajudar a corrigir o problema. "Quando você tem o roteiro todo preenchido, parece que as pessoas se direcionam automaticamente para esse objetivo final", diz ele. "Eu diria que, se você não tem uma previsão de caixa sólida, na qual está analisando o caixa, a receita e as despesas, então agora é a hora de elaborá-la, e agora é a hora de analisá-la com muita frequência."

Reavalie seu modelo de negócios, seus clientes e sua cultura

Talvez seja a constatação de que, antes da pandemia, você estava viajando constantemente apenas para se manter no azul. Talvez esteja enfrentando o fato do quanto sua empresa era dependente de um único cliente. Ou talvez seja simplesmente acordar para o fato de que você e sua equipe oferecem uma série de serviços, mas metade deles não é muito lucrativa, um mal dá para pagar e outro não é realmente o ponto forte da sua equipe. À medida que você trabalha rumo à reconstrução, é um ótimo momento para avaliar essas coisas e, em seguida, reposicionar-se adequadamente.

Outra área que pode ser reavaliada em um momento como este: sua base de clientes. Czapp incentiva você a se perguntar: quando se trata dos tipos de clientes com os quais trabalha, onde você sente mais realização? Onde é mais rentável? E quais clientes têm mais valor para você?

E se você emprega pessoas, nunca houve um momento melhor para dar uma nova olhada na cultura do seu local de trabalho. De acordo com a pesquisa da Wow Company, 75% das agências pesquisadas no Reino Unido disseram que planejam ter mais trabalho remoto no futuro, enquanto apenas 16% disseram que planejam voltar ao que era antes. Isso representa uma mudança radical não apenas na forma como as empresas trabalham, mas também na forma como contratam. "De repente, você pode contratar não apenas os melhores talentos a uma hora de carro do seu escritório; você pode contratar os melhores talentos globalmente", diz ele. É claro que isso também significa que seus próprios funcionários podem ir buscar os melhores empregos em todo o mundo, o que significa que pode ser um bom momento para melhorar seu jogo de retenção. "Precisamos realmente pensar em como gerenciamos nossas equipes, como gerenciamos nossas culturas, em um ambiente em que, no futuro, trabalharemos mais remotamente de forma coletiva."

Por fim: respire fundo e não tenha pressa

Recuperar-se disso será uma maratona, não um sprint. À medida que você sair desses desafios e se preparar para a reconstrução, será fundamental ter tempo e espaço para tomar decisões bem informadas e com a cabeça limpa, não apenas para a saúde da sua empresa, mas também para a sua própria saúde. "Dê a si mesmo tempo para pensar, processar, planejar e criar estratégias", sugere Vaughn. "Bloqueie um tempo para parar e pensar: qual é a minha situação? Onde eu gostaria de estar? O que é teoricamente possível? E, em seguida, elabore esse plano de ação. Uma vez que tenha essas metas escritas à sua frente, é muito mais provável que você realmente as alcance, porque realmente pensou nelas."

Escrito por Gray Chapman

Gray Chapman é uma escritora autônoma cujo trabalho apareceu no New York Times, no The Guardian e na Atlanta Magazine, entre outros. Ela mora em Atlanta com seu marido, filho e dois cães mal comportados, mas muito amados.