Quando se trata de vestuário, dicas sociais ou até mesmo e-mails, há regras gerais que todos devem seguir. No entanto, é importante ter em mente que as recomendações de etiqueta podem variar de acordo com o setor, a empresa e até mesmo a geração.
Como definimos a etiqueta no e-mail
Geralmente, ter a etiqueta adequada é sinônimo de ser “profissional”. Quando se trata de comunicação corporativa ou apenas de enviar e-mails em geral, uma boa etiqueta de e-mail é garantir que você forneça a todos os destinatários de e-mail as informações de que precisam.
Neste artigo, quando falamos sobre “etiqueta corporativa adequada para e-mails” ou apenas “etiqueta de e-mail” em geral, queremos dizer a melhor maneira de comunicar algo por e-mail. As dicas neste artigo devem ser capazes de orientar qualquer pessoa que queira parecer profissional por e-mail para fins de negócios ou educação.
Por que precisamos de regras de etiqueta de e-mail?
A etiqueta no e-mail é importante porque ajuda você a se comunicar de forma eficaz. Uma mensagem de e-mail bem escrita pode construir relacionamentos mais fortes e o estabelecer como um colega, gerente, cliente, aluno, professor ou freelancer confiável.
10 dicas de etiqueta corporativa adequada para e-mails
Ter etiqueta de e-mail não significa apenas escrever um e-mail profissional com a gramática perfeita. Como você verá neste artigo, a etiqueta de e-mail também tem a ver com como, quando, por que ou para quem você envia seus e-mails. Essas dez dicas de etiqueta de e-mail podem mostrar como montar um e-mail profissional.
10 dicas de etiqueta adequada para e-mails
- Tenha um endereço de e-mail profissional
- Crie uma assinatura de e-mail
- Escreva sem o endereço do destinatário primeiro
- Use o tom certo
- Crie linhas de assunto curtas e claras
- Faça uma revisão!
- Inclua links e anexos de arquivos
- Consiga o(s) endereço(s) de e-mail correto(s)
- Use o "responder a todos" somente quando necessário
- Responda no momento apropriado
1. Tenha um endereço de e-mail profissional
A menos que você receba um endereço do seu empregador, certifique-se de ter um endereço de e-mail apropriado, para que os destinatários saibam de quem estão recebendo um e-mail. Embora não tenha problema usar o e-mail que você tem desde o ensino fundamental, certifique-se de que ele ainda reflita quem você é agora. Por exemplo, se você é um proprietário de empresa ou estudante de mestrado, talvez não use o endereço de e-mail “fofinha92@gmail.com” ou “vidaloka@yahoo.com”.
É uma prática recomendada usar seu nome ou um apelido reconhecível, como Cami para Camilla ou John para Johnathan. Você pode usar pontos, hífens ou um sublinhado para separar cada palavra se o seu nome não estiver disponível. No entanto, tente ficar longe dos números do seu ano de nascimento se quiser evitar preconceitos com a sua idade.
Ao criar um endereço de e-mail de marketing, certifique-se de que o nome do endereço esteja claro para os clientes. Se você estiver criando um endereço de e-mail para feedback, suporte ao cliente ou outras necessidades específicas, certifique-se de também deixar isso claro no endereço. Por exemplo, "feedback@yourbusiness.com".
2. Crie uma assinatura de e-mail
Além de ter um endereço de e-mail claro, uma das melhores maneiras de garantir que os destinatários saibam quem está enviando um e-mail é adicionar uma assinatura profissional. Para fazer isso, acesse as configurações de e-mail. Deve haver uma maneira de adicionar uma para que, sempre que você enviar um e-mail, sua assinatura seja automaticamente incluída.
Em sua assinatura de e-mail, primeiro coloque seu nome, ocupação ou cargo e pronomes (se desejado). Depois dessas informações básicas, você pode adicionar qualquer informação útil que achar aplicável. Por exemplo, você pode adicionar um link do site da sua empresa, perfil do LinkedIn, site pessoal ou contas de mídia social. Se você tiver um número de telefone corporativo, um segundo e-mail ou outras informações de contato relevantes, inclua-os também. Sinta-se à vontade para adicionar o nome, logotipo ou slogan da empresa.
Se você normalmente trabalha com pessoas que vivem em outro estado ou país, talvez pense em adicionar seu fuso horário local para que os destinatários possam prever seu horário de trabalho e quando você provavelmente responderá. Os colegas também podem achar útil se você colocar qualquer horário de folga agendado em sua assinatura, caso eles precisem saber sua disponibilidade.
3. Escreva o e-mail sem o nome do destinatário primeiro
Seu primeiro instinto ao escrever uma nova mensagem de e-mail pode ser adicionar o endereço do destinatário na barra "Enviar para". Em vez disso, escreva o e-mail primeiro e, em seguida, insira os detalhes do destinatário. Dessa forma, se você enviar por acidente, essa pessoa não verá um e-mail inacabado.
É completamente aceitável escrever e-mails curtos ou longos, desde que faça sentido com o contexto do que você precisa comunicar. Certifique-se de fornecer todo o contexto e detalhes necessários nos parágrafos do corpo do e-mail.
Um e-mail muito curto pode confundir o destinatário com a falta de informações. Por outro lado, se o seu e-mail for muito longo, você sobrecarregará a pessoa com informações. Se você precisar incluir muitos detalhes necessários, tente dividir os parágrafos do corpo do e-mail em tópicos ou parágrafos curtos.
4. Use o tom certo
Geralmente, é uma boa regra evitar o humor e manter um tom profissional se você estiver enviando um e-mail para alguém que não conhece bem. E lembre-se, você não pode confiar na linguagem corporal para ajudá-lo a se comunicar. Pode custar muito para a sua empresa se os clientes acharem seu e-mail inadequado, então, se você quiser ser sarcástico ou engraçado, certifique-se de saber que seus destinatários entenderão. Considere também o contexto cultural e as diferenças culturais de outros colegas.
Por outro lado, se você estiver escrevendo um e-mail de marketing e estiver tentando alcançar um determinado grupo demográfico, usar humor, emojis ou sarcasmo pode ser uma ótima maneira de se conectar ao seu público. Apenas certifique-se de ter certeza de que seu público responderá bem a esse tom.
Para obter mais conselhos sobre como escrever e-mails de marketing, confira estas dicas.
Verifique se o tom do seu e-mail corresponde a você e às suas intenções Seu tom deve refletir você, o remetente. Se você é um advogado que está enviando um e-mail formal com informações confidenciais para um cliente, é melhor evitar gírias, rostos sorridentes ou muitos pontos de exclamação. No entanto, se você estiver enviando a versão final de um projeto para um colega, no qual vocês trabalharam muito nos últimos meses, provavelmente não há problema em um tom animado e feliz com alguns sorrisos.
Pontuação ≠ grosseria Pessoas mais jovens, particularmente mulheres jovens, têm maior probabilidade de enviar e-mails de negócios no meio corporativo com pontos de exclamação. Não há problema em usá-los às vezes, mas algumas pessoas tendem a usar pontos de exclamação em excesso, porque acreditam que, de outra forma, parecerão irritadas ou presunçosas. Pelo contrário, usar pontos finais é uma etiqueta de e-mail completamente aceitável; prometemos que você não soará grosseiro, maluco ou irritante.
Para saber mais sobre como escrever com um tom adequado, confira estas dicas.
5. Crie linhas de assunto curtas e claras
A linha de assunto é a primeira coisa que as pessoas verão quando abrirem seu e-mail e lerem sua mensagem. Certifique-se de que suas linhas de assunto sejam curtas e não tenham mais do que cerca de dez palavras. Seja descritivo, limite o uso da pontuação e certifique-se de escrever com a inicial maiúscula todos os substantivos adequados. Se o e-mail contiver assuntos urgentes, certifique-se de mencioná-lo na linha de assunto para que a pessoa não presuma que seu e-mail não é uma prioridade.
Se você estiver escrevendo e-mails de marketing e quiser enfatizar uma venda ou oferta limitada, lembre-se também de mencionar isso em suas linhas de assunto.
6. Faça uma revisão!
Sempre verifique se há erros gramaticais antes de pressionar Enviar e não se esqueça de revisar as linhas de assunto também. Não há nada mais irritante do que perceber que você enviou um e-mail com um nome errado. Ou, pior, escrever seu próprio nome incorretamente na sua assinatura.
Uma dica para garantir que você detecte erros ortográficos é revisar a última frase do seu e-mail e ir voltando em cada frase a partir daí. Outra dica é alterar a fonte porque seus olhos têm mais probabilidade de perceber erros quando leem textos em uma fonte diferente. Depois, certifique-se de alterá-la novamente para uma das fontes padrão.
É melhor ser claro e conciso na comunicação por e-mail. Ao reler sua mensagem, é bom se perguntar se seu e-mail é compreensível, pois abrange todos os seus pontos. É melhor dizer algo em uma palavra em vez de cinco.
7. Inclua links e anexos de arquivos
Se o seu e-mail mencionar um anexo de arquivo, não se esqueça de incluí-lo! Se precisar anexar arquivos grandes, talvez seja necessário comprimi-los primeiro. Você também pode enviar arquivos grandes via Google Drive, OneDrive, WeTransfer ou Dropbox.
Para e-mails de marketing destinados a levar o leitor para outro lugar, como uma postagem de blog, página de destino ou formulário de contato, certifique-se de que seu link funcione. Você pode criar o hyperlink do URL ou colá-lo totalmente no corpo do e-mail. Sinta-se à vontade para enviar seu e-mail a um colega primeiro se quiser garantir que seus links funcionam com outra pessoa.
8. Consiga o(s) endereço(s) de e-mail correto(s)
Logo acima da linha de assunto, você adicionará os endereços de e-mail. Certifique-se de enviar seu e-mail para a pessoa certa e de que você também está colocando em cópia as pessoas certas. Se você estiver escrevendo e-mails de marketing, certifique-se de ter as permissões corretas para enviar e-mails para cada pessoa em sua lista.
9. Use o "responder a todos" somente quando necessário
É típico da etiqueta de e-mail usar o "responder a todos" apenas quando necessário. Nem todas as pessoas em sua lista de destinatários precisarão saber sua resposta ao remetente original. A menos que você tenha informações relevantes que todos precisem saber, certifique-se de responder apenas à(s) pessoa(s) específica(s) no e-mail.
10. Responda no momento apropriado
Todos nós temos agendas ocupadas, por isso é compreensível que nem todos consigam responder durante a janela de horário apropriada de cada pessoa. No entanto, aqui estão algumas diretrizes gerais a serem seguidas, pois cada janela de resposta depende de para quem você está enviando o e-mail.
- Colegas diretos: Responda dentro do dia de trabalho ou dentro de 12 horas.
- Outros colegas: Responda em até 24 horas.
- Clientes diretos: Responda dentro do dia de trabalho ou dentro de 12 horas.
- Contatos externos: A menos que seja marcado como urgente, responda dentro de alguns dias ou pelo menos até o final da semana.
Se receber e-mails comerciais com informações importantes ou confidenciais, você deve definitivamente informar ao remetente que recebeu o e-mail inicial. Mesmo que você não tenha uma resposta ou atualização imediatamente, você ainda deve responder para dizer que viu o e-mail e que retornará com uma resposta ou atualização em breve.
Conforme mencionado na seção de assinatura de e-mail, se você mora em um fuso horário diferente, certifique-se de informar a cada destinatário em quais horários eles devem esperar uma resposta sua. Dessa forma, eles não ficarão frustrados ou confusos se você estiver demorando para responder.
Por que seguir as regras de etiqueta no e-mail representa uma boa comunicação
Em resumo, ter uma boa etiqueta de e-mail é garantir que você forneça ao destinatário as informações de que ele precisa e que você esteja se comunicando de forma eficiente com essa pessoa. Escrever e-mails profissionais e manter a etiqueta de e-mail convencional pode ajudá-lo a construir e manter relacionamentos mais fortes e estabelecer-se como uma pessoa confiável para colegas, gerentes, professores e clientes.
Ao usar a etiqueta de e-mail adequada, você não está apenas escrevendo uma boa mensagem, mas se comunica da melhor maneira possível. Veja o que cada uma de nossas dicas significa para uma comunicação adequada.
- Usar um e-mail profissional: Você é um profissional sério com um endereço compreensível que as pessoas reconhecerão à primeira vista.
- Ter uma assinatura de e-mail: Você está fornecendo informações extras sobre você a um destinatário, o que o ajudará a entender quem você é, especialmente se este for seu primeiro e-mail para ele.
- Escrever sem o endereço do destinatário primeiro: Você está sendo cauteloso ao escrever sua mensagem corretamente na primeira vez e que ela não seja enviada por acidente antes de estar pronta.
- Usar o tom certo: Você está garantindo que o tom do seu e-mail corresponda ao conteúdo e às suas intenções. Você também está levando em consideração o contexto do destinatário e o que ele pode ou não achar engraçado (se você usar humor).
- Criar uma linha de assunto curta e clara: Você está certificando-se de que o destinatário saberá exatamente do que se trata seu e-mail em dez palavras ou menos.
- Fazer uma revisão: Você está verificando sua gramática para não apenas enviar as informações certas, mas também garantir que elas sejam escritas de forma coesa.
- Incluir links e anexos: Você é organizado e está garantindo que o destinatário tenha todos os arquivos necessários sem precisar enviar outro e-mail.
- Consiguir o(s) endereço(s) de e-mail correto(s): Você está verificando se seu e-mail será enviado para as pessoas certas.
- Usar responder a todos somente quando necessário: Você não está inundando as caixas de entrada de outras pessoas com informações que precisam ser enviadas apenas para uma pessoa.
- Responder no momento apropriado: Você está comunicando ao destinatário que está sendo atencioso na sua conversa com ele. Você está dizendo a eles que podem confiar em você como um colega de trabalho ou cliente confiável.
Enviar e-mails requer alguma delicadeza
Enviar e-mails pode parecer uma atividade comum, mas eles exigem habilidade. Como você não pode confiar no tom verbal ou nas expressões faciais, alguém pode interpretar mal qualquer parte do seu e-mail – o conteúdo da mensagem, a duração ou o tempo em que você responde – mesmo se você tiver as melhores intenções.
Se você escrever seu e-mail da melhor forma possível, desde a linha de assunto até a assinatura, e seguir cada uma dessas regras de etiqueta de e-mail, você será conhecido como a pessoa confiável com uma comunicação eficaz por e-mail.