Pense na quantidade de e-mails que você escreve todos os dias. Notas rápidas sobre reuniões, atualizações sobre projetos e verificações de rotina. Em geral, escrever e-mails é algo fácil. Eles fluem como uma conversa. Mas quando você precisa anexar um arquivo, muitas vezes a linguagem fica antiquada.
Muitas pessoas recorrem a “Anexado, você encontra”, uma maneira formal de se expressar que destoa dos e-mails atuais. É o tipo de linguagem que se usaria em cartas antigas, não em mensagens rápidas. Atualmente, as pessoas enviam mensagens instantâneas para os colegas e até mesmo mensagens de texto para os chefes. Essa formalidade toda não é necessária.
A boa notícia é que existem formas mais eficazes de lidar com anexos de e-mails profissionais. Use este guia para aprender maneiras simples e eficazes de mencionar anexos nos seus e-mails.
As origens de “Anexado, você encontra”
Acredite ou não, “Anexado, você encontra” tem origem em uma época em que a comunicação empresarial dependia de cartas em papel enviadas pelo correio. Imagine: nada de e-mail, nada de mensagens instantâneas, apenas cartas datilografadas em envelopes.
Naquela época, era comum adicionar documentos às cartas comerciais ou colocá-los no envelope e frases como “Anexado, você encontra” indicavam aos destinatários que procurassem esses “extras”. Isso tudo refletia o estilo formal usado nos negócios, junto com frases como “Prezado senhor/senhora” e “Com os cordiais cumprimentos”.
Mas os tempos mudaram. A comunicação digital revolucionou como as pessoas enviam e recebem documentos. Os anexos de e-mail são acessíveis instantaneamente, claramente identificados e não exigem uma busca manual. Isso não quer dizer que mencionar anexos não seja mais útil, mas deve soar natural nos e-mails de hoje.
Por que “Anexado, você encontra” já não funciona
Na escrita empresarial atual, a clareza supera a formalidade. “Anexado, você encontra” falha nesse teste de três maneiras.
Indireto
A frase é indireta, dando uma volta para transmitir uma informação básica. Todas as plataformas de e-mail sinalizam anexos com ícones claros e prévias. Não é necessário pedir para os destinatários localizarem os anexos. Em vez disso, diga diretamente aos destinatários do que se tratam e por que eles são importantes.
Excessivamente formal
Os negócios hoje em dia costumam ser casuais e colaborativos. “Anexado, você encontra” soa rígido e excessivamente formal, como se você estivesse se esforçando demais para impressionar. Isso pode criar uma sensação de distanciamento quando o que você quer é estreitar um relacionamento. Por isso, aposte em um tom natural e acessível que reflita sua personalidade.
Prolixo
Ninguém tem tempo para perder com texto desnecessário. “Anexado, você encontra” é como dizer: “Anexei um documento para você analisar e revisar”, quando “Aqui está o relatório” seria suficiente. Aposte na objetividade e vá direto ao ponto. Seus destinatários vão agradecer.
Outras frases sobre anexos em e-mails que você deve aposentar
“Anexado, você encontra” não é a única frase ultrapassada nos seus e-mails. Muitas outras expressões fazem sua escrita parecer formal e ultrapassada. É hora de dizer adeus a elas e abraçar um estilo mais moderno.
Aqui estão várias frases sobre anexos que bem que mereciam uma renovação:
- Anexado, você encontra
- Anexado por meio deste
- Encontre neste
- Por favor, encontre em anexo
- Conforme o anexo
- Anexado, você deve encontrar
- Anexado neste
Essas frases fora de moda têm problemas em comum: são indiretas, formais demais e prolixas. Elas afastam as pessoas e tornam a comunicação mais lenta. Em uma época que valoriza a clareza e a brevidade, essas expressões não têm lugar em e-mails profissionais.
20 alternativas profissionais para “Anexado, você encontra”
Tudo pronto para aposentar de vez o "Anexado, você encontra"? Aqui estão 20 frases que tornam seus e-mails profissionais e objetivos.
1. Anexei o [documento] para você revisar
Precisa que alguém revise um documento e dê sua opinião? Essa frase é uma aposta certa. Ela é simples e direta e alinha todo mundo com agilidade.
Exemplo:
“Anexei a última versão do anúncio da vaga de Gerente de vendas para você revisar. Ela inclui o título proposto para o cargo, as responsabilidades e os pré-requisitos. Por favor, dê uma olhada e me diga o que você acha.”
Ao usar essa frase, não diga apenas “documento”. Especifique de que se trata. Em vez de “Anexei o relatório”, diga “Anexei o relatório com os números de vendas do nosso terceiro trimestre”. Quanto mais detalhes você fornecer, mais clara será a mensagem.
2. Para facilitar, anexei o [documento]
Essa frase mostra aos destinatários que você está buscando facilitar a vida deles. É um jeito sutil de dar um toque de calor humano e prestatividade às suas mensagens.
Exemplo:
“Para facilitar, incluí uma cópia do cronograma do projeto. Assim, você pode monitorar com facilidade os principais marcos e prazos.”
Não use essa frase para um arquivo antigo qualquer. Guarde-a para quando você estiver enviando aos destinatários algo realmente útil, como um material que poupe tempo e esforço. Pense nisso como um pequeno favor para alegrar o dia deles.
3. Consulte o [documento] anexado para ter mais informações
Use essa frase ao fornecer mais informações que não se encaixariam bem no próprio e-mail. Essa é uma ótima maneira de direcionar as pessoas para informações detalhadas sem sobrecarregar a mensagem principal.
Exemplo:
“Consulte o esboço de projeto anexado para ter mais informações.”
Para tornar as coisas ainda mais claras, explique brevemente por que anexou o documento, como “para dar uma visão geral das nossas metas antes da reunião da equipe”. Dessa forma, os destinatários verão imediatamente por que vale a pena consultar o anexo.
4. Baixe o [documento] anexado para ter como registro
Aposte nessa frase ao enviar documentos importantes que os destinatários vão querer guardar, como faturas ou acordos finais. Ela sugere que vale a pena guardar o anexo para consultas futuras.
Exemplo:
“Baixe a fatura anexada para ter como registro. Ela inclui todos os dados de cobrança e o cronograma de pagamento.”
Uma boa ideia é verificar se o documento está na versão final ou se outras medidas são necessárias, como “Esta é a última fatura” ou “Guarde para a declaração de imposto do ano que vem”. Esse tipo de linguagem ajuda a indicar como o documento deve ser usado ou armazenado.
5. Por favor, analise o [documento] anexado
Quando você usa essa frase, os destinatários ficam sabendo que a opinião ou aprovação deles é necessária. Ela esclarece que o anexo requer atenção, e não apenas uma passada de olhos.
Exemplo:
“Por favor, analise o contrato anexado e me avise se todos os termos estão corretos antes de prosseguirmos com a assinatura final.”
Se cabível, especifique o foco ou adicione o prazo para resposta, como “em particular, as condições de pagamento” ou “se possível, até sexta-feira”. Com essas informações adicionais, os destinatários entenderão melhor o que verificar e quando responder.
6. Aqui está o anexo
No ambiente de trabalho acelerado de hoje, o ideal é ser curto e grosso. Essa frase casual é mais eficaz com pessoas que você conhece bem ou ao dar continuidade a uma conversa.
Exemplo:
“Aqui está o anexo da nossa sessão de brainstorming. Incluí as ideias de todos no resumo.”
Embora essa opção seja concisa, ela também pode soar um pouco brusca. Para suavizar o tom, adicione uma frase antes ou depois para contextualizar as coisas ou se dispor a responder perguntas. Você pode dizer, por exemplo: “Espero que seja útil” ou “Avise-me se tiver alguma dúvida”.
7. Confira o [documento] anexado neste e-mail
Se ainda for cedo para você abandonar completamente o tom formal, essa frase serve como meio-termo. Ela mantém o profissionalismo sem soar como se fosse um documento jurídico de 1950.
Exemplo:
“Envio a proposta anexada neste e-mail. O resumo executivo apresenta nossa abordagem e cronograma recomendados.”
Se o anexo requerer acompanhamento ou ações, deixe isso claro adicionando uma observação. Por exemplo, “Por favor, confira a proposta anexada neste e-mail. Conversamos na sexta-feira para discutir as próximas etapas.”
8. Conte o que achou do [documento]
Aberta e coloquial, essa frase abre caminho para o feedback e, ao mesmo tempo, mantém o profissionalismo. Ela é perfeita para projetos colaborativos ou quando você deseja opiniões honestas dos colegas.
Exemplo:
“Conte o que achou do plano de marketing anexado. Gostaria de algumas sugestões sobre como melhorar a estratégia para redes sociais da seção 3.”
Facilite as coisas para os destinatários compartilharem ideias, sugerindo uma maneira de dar feedback. Você poderia dizer, por exemplo: “Você pode compartilhar seus comentários respondendo diretamente a este e-mail ou, se preferir, podemos agendar uma chamada rápida.”
9. Enviei o [documento] junto com este e-mail
Use essa frase ao enviar e-mails nos quais não se esperaria anexos ou em que eles não sejam o foco da mensagem. Trata-se de um lembrete gentil que garante que arquivos importantes não sejam ignorados.
Exemplo:
“Envio as notas da reunião junto com este e-mail. Destaquei no topo as medidas que discutimos.”
Para dar mais clareza e contexto, explique por que você está enviando o anexo, por exemplo, “para facilitar a consulta durante nossa próxima chamada” ou “para manter você por dentro das últimas mudanças”. É uma ótima maneira de informar os destinatários que as informações estão disponíveis sem pressioná-los a lê-las de imediato.
10. Estou compartilhando o [documento] com você
Quer fazer um convite amistoso de colaboração? Essa frase apresenta um documento para análise ou contribuição ou simplesmente como material útil.
Exemplo:
“Estou compartilhando os conceitos iniciais de design do novo site com você. Queria saber sua opinião e ouvir suas ideias.”
Para personalizar ainda mais a frase, explique rapidamente por que você compartilhou o documento com esses destinatários especificamente. Por exemplo, “Estou compartilhando com você porque sei que você tem um bom olho para design”.
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11. O [documento] anexado inclui
Se você quiser dar uma ideia rápida do que há no anexo, essa frase é uma ótima escolha. Apontar detalhes-chave pode despertar interesse e motivar os destinatários a observar com mais atenção.
Exemplo:
“O relatório anexado traz uma análise detalhada das estratégias de marketing dos nossos concorrentes, incluindo o público-alvo, as principais mensagens e os canais de publicidade.”
Em vez de apenas listar os conteúdos, você pode explicar como as informações podem ajudar os destinatários a superar um problema ou atingir uma meta. Você poderia adicionar, por exemplo: “Com essas informações, podemos identificar oportunidades para nos diferenciar e ganhar uma vantagem competitiva”.
12. No [documento] anexado
Comece seu e-mail assim quando quiser destacar imediatamente informações específicas no anexo. É uma maneira direta e prática que vai direto ao que importa no arquivo.
Exemplo:
“No relatório anexado, você encontra as projeções orçamentárias. As mudanças mais significativas aparecem na projeção do terceiro trimestre.”
Se você estiver destacando informações no documento, mencione os indicadores visuais que tenha usado, como negrito, itálico ou uso de cores. Por exemplo, “No relatório anexado, você encontra as principais conclusões destacadas em amarelo”.
13. O [documento] foi incluído como anexo
Use essa frase em e-mails formais ou direcionados a clientes para manter o tom neutro e direto. Ela indica que o anexo está presente sem enfatizá-lo, o que faz dele uma boa escolha em atualizações ou relatórios de rotina.
Exemplo:
“O resumo do projeto foi incluído como anexo. Ele detalha todos os marcos alcançados e as próximas etapas planejadas.”
Para evitar confusão, nomeie o anexo de forma clara antes de enviá-lo. O nome do arquivo deve corresponder ao que você mencionou na mensagem. Por exemplo, se você escrever “Relatório do 1.º trimestre”, nomeie o arquivo como “1T_Relatório_2024”.
14. Anexo a este e-mail está o [documento]
Se o anexo for o foco principal do seu e-mail, use essa frase para mencioná-lo. Mencionar o documento contextualiza as informações que virão a seguir e direciona a atenção dos leitores.
Exemplo:
“Anexa a este e-mail está a agenda da nossa próxima reunião. Ela lista os principais tópicos que vamos discutir e os resultados esperados.”
Se o anexo tiver arquivos externos relacionados a ele, mencione-os para contextualizar. Você pode dizer: “Anexa está a agenda da reunião, e materiais de referência adicionais estão disponíveis na unidade compartilhada.”
15. Quando puder, revise o [documento] anexado
Empregar essa frase permite que quem receber o e-mail veja o anexo quando quiser. É como dizer: “Sem pressão, mas aqui tem um negócio para você ler quando tiver um momento”.
Exemplo:
“Quando puder, revise as atas da reunião anexadas. Estou disponível para responder a quaisquer dúvidas depois que você as tiver revisado.”
Faça um resumo breve para os destinatários saberem quando ler. Dizer: “As principais descobertas estão em marcadores na primeira página” os ajuda a decidir se devem ler todo o documento agora ou depois.
16. Você vai perceber que adicionei o [documento] a este e-mail
Quer apontar sutilmente um anexo sem fazer muito alarde a respeito dele? Escolha essa frase para avisar seus destinatários que há um arquivo de consulta anexado.
Exemplo:
“Você vai perceber que adicionei a planilha de dados da pesquisa a este e-mail. As tendências de feedback dos clientes estão especialmente interessantes nos gráficos da página 4.”
Se o anexo estiver em um formato de arquivo mais incomum, mencione isso para alertar sobre problemas de compatibilidade. Por exemplo, você pode adicionar: “Os dados estão no formato .xlsx, compatível com Excel e Planilhas Google”.
17. Acesse os dados no [documento] anexado
Empregue essa frase quando quiser relacionar diretamente os dados do anexo à mensagem do e-mail. É como dizer: “Aqui está a prova do que estou falando”.
Exemplo:
“Acesse os dados no relatório anexado para saber as últimas tendências de vendas em cada região.”
Se o documento for mais longo do que o esperado, não deixe de apontar quanto tempo deve levar para ler ele todo. Por exemplo, você pode dizer: “É uma análise detalhada de 30 páginas, então você talvez precise de uma hora”.
18. Este [documento] anexo mostra
Quer destacar a conclusão mais importante do anexo? Essa frase enfatiza a principal descoberta, incentivando os leitores a explorar o documento para saber mais.
Exemplo: “Este relatório anexo mostra um aumento significativo no envolvimento dos clientes desde que implementamos a nova estratégia de marketing.”
Ao apresentar anexos com essa frase, use verbos fortes. Em vez de “Este relatório anexo mostra uma mudança nas vendas”, vá de “Este relatório anexo mostra um aumento acentuado nas vendas”. Verbos fortes destacam imediatamente a importância do seu anexo e dão aos destinatários um motivo para abri-lo.
19. Estou anexando o [documento] solicitado
Quando precisar responder a um pedido de documento, use essa frase. Ela confirma que você recebeu a solicitação dos destinatários e está prontamente fornecendo as informações necessárias.
Exemplo:
“Estou anexando o documento do Word solicitado com as informações de preços atualizadas da nossa nova linha de produtos.”
Para deixar essa frase mais útil, resuma brevemente a solicitação ou o propósito do documento. Em vez de dizer “Estou anexando os documentos solicitados”, experimente “Estou anexando o cronograma atualizado do projeto, conforme solicitado no seu último e-mail”.
20. [Documento] anexado: [Nome do arquivo]
Invista nesse formato ao enviar vários anexos ou para facilitar a identificação tanto do tipo de documento quanto do nome do arquivo. É como criar um pequeno índice dos anexos do e-mail.
Exemplo:
- Calendário de redes sociais anexado: T2_Calendário_Redes_2024.xlsx
- Relatório de marketing do 4º trimestre anexado: Marketing_Q4_2024_Final.pdf
- Apresentação do cliente anexada: Cliente_Apresentação_15maio.pptx
Inclua palavras-chave relevantes, como “Calendário de redes sociais”, “Relatório de marketing” ou “Apresentação” no campo de assunto. Palavras-chave facilitam a localização posterior dos arquivos, especialmente em discussões longas de e-mail.
Os passos para enviar e-mails com anexos
Anexar arquivos a e-mails parece algo simples, mas alguns passos cuidadosos podem fazer uma grande diferença. Desde verificar o formato do arquivo até redigir uma mensagem clara, veja como garantir a eficiência e profissionalismo dos seus anexos.
Passo n.° 1: prepare o arquivo
Antes de criar o e-mail, reserve um momento para preparar o anexo. Comece dando ao arquivo um nome claro e descritivo que reflita o propósito dele. Em seguida, verifique o conteúdo do documento e registre a localização dele para poder encontrá-lo depois com facilidade.
Passo n.º 2: abra seu cliente de e-mail
Abra o aplicativo ou programa de e-mail, como Outlook, Gmail ou Mail da Apple. Reserve também um momento para localizar o botão de anexação na janela de composição. Normalmente, ele aparece como ícone de clipe de papel na barra superior ou inferior. Saber onde o botão está vai poupar tempo quando você for anexar o arquivo.
Passo n.º 3: escreva o assunto
Crie um assunto claro, que diga aos destinatários precisamente o que esperar no e-mail. Evite frases vagas como “Documento anexado” ou “Para leitura”. Em vez disso, especifique: “Relatório de marketing do 1.º trimestre para análise” ou “Notas da reunião da equipe – 21 de setembro”. Assuntos claros vão ajudar todo mundo a encontrar o e-mail depois, quando precisarem.
Passo n.º 4: escreva a mensagem
Faça um rascunho da mensagem antes de adicionar o anexo. Explique por que você está enviando o arquivo e o que precisa dos destinatários. Indique quaisquer informações complementares ou prazos importantes e especifique quais seções requerem atenção. Mantenha o tom profissional, mas natural, usando uma das frases de anexo listadas anteriormente.
Passo n.º 5: anexe o arquivo
Clique no ícone de clipe que você localizou anteriormente. Em seguida, acesse a localização do arquivo e selecione-o. Espere o carregamento terminar, conforme indicado pela barra de progresso. Se você estiver enviando vários arquivos, espere todos eles serem anexados antes de continuar.
Passo n.º 6: revise o e-mail
Analise a mensagem com cuidado. Verifique se você incluiu todas as informações necessárias a respeito do anexo e quaisquer prazos ou medidas a tomar. Verifique se o tom certo da mensagem está adequado. Esse também é um bom momento para verificar se o anexo foi carregado corretamente.
Passo n.º 7: adicione os destinatários e envie o e-mail
Sempre adicione os destinatários por último. Essa prática simples evita que você envie mensagens acidentalmente incompletas ou esqueça os anexos. Verifique os destinatários, os anexos e o texto do e-mail uma última vez. Então, se estiver tudo certo, clique em Enviar.
Erros comuns que você deve evitar ao enviar anexos de e-mail
Muita gente compartilha anexos diariamente sem pensar duas vezes, mas pequenos equívocos podem causar grandes problemas. Erros comuns podem atrapalhar a comunicação, seja devido a arquivos ausentes ou anexos que não abrem. Aqui estão alguns problemas frequentes e como evitá-los.
Esquecer de anexar o arquivo
Se você escreveu “anexo” na mensagem, verifique se ele está lá. Muitos programas de e-mail alertam se você mencionar anexos sem adicionar arquivos, mas não dependa desse recurso. Crie o hábito de anexar seus arquivos imediatamente após redigir as mensagens.
Enviar formatos de arquivo incompatíveis
Arquivos .pages podem parecer ótimos no seu Mac, mas os colegas que usam Windows não vão poder abri-los. Atenha-se a formatos universais como .pdf para documentos, .xlsx para planilhas e .pptx para apresentações. Em caso de dúvida, pergunte aos destinatários qual formato é ideal para eles.
Ignorar questões de segurança
Pense duas vezes antes de enviar informações confidenciais por e-mail. Sempre proteja arquivos confidenciais com senha, use plataformas seguras de compartilhamento de documentos com dados sensíveis e verifique as listas de destinatário. Jamais envie informações pessoais, dados financeiros nem documentos confidenciais sem tomar as medidas de segurança adequadas.
Ignorar a acessibilidade
Nem todos podem ler facilmente aquela planilha com código de cores nem a fonte pequena usada no relatório. Assegure a acessibilidade nos seus e-mails e anexos usando uma formatação clara, fontes legíveis e cores de alto contraste. Lembre-se de incluir texto alternativo nas imagens e criar documentos compatíveis com leitores de tela.
Substitua “Anexado, você encontra" por algo mais eficaz para aprimorar sua comunicação profissional
Substituir “Anexado, você encontra” por uma linguagem clara e simples melhora instantaneamente suas mensagens. A mudança é pequena, mas faz diferença. A linguagem direta ajuda a destacar seu anexo e faz com que seus e-mails soem mais naturais. Na próxima vez que anexar um arquivo, evite frases ultrapassadas e diga exatamente o que você quer dizer. Seus leitores vão apreciar a clareza e sua mensagem ficará ainda mais impactante.