No mundo dos negócios, cuidar dos resultados financeiros é fundamental para a busca de lucratividade sustentável, crescimento e desenvolvimento. O lucro líquido na forma de fluxo de caixa livre pode ser usado para pagar dívidas, contratar novos funcionários ou simplesmente reinvestir na empresa.
Para manter um balanço saudável, é imperativo que a receita permaneça maior que seus custos reais. No entanto, isso é mais fácil de dizer do que fazer. Segundo dados publicados pelo US Bureau of Labor, cerca de 10% das startups falham em seu primeiro ano de operação.
É aqui que o controle de custos e seus métodos associados podem para ajudar. Pense nisso como planejamento financeiro, mas em nível empresarial. Continue lendo para descobrir quais estratégias, medidas e sistemas de controle de custos existem e como você pode tirar vantagem deles para reduzir custos e manter a competitividade.
Uma introdução ao controle de custos
O controle de custos é o processo de gerenciamento de despesas em uma organização, com o objetivo final de cortar custos para ganhar estabilidade financeira e atingir um objetivo de lucro líquido. Claro, isso não deve ser realizado em detrimento de suas ofertas de produtos; é necessário um equilíbrio. Mas, em geral, economias de custos a longo prazo são a pedra angular para o sucesso de muitas empresas, independentemente do seu tamanho ou setor.
Tipos de despesas empresariais
O primeiro passo no controle de custos é entender seus dados financeiros e os tipos de custos que seu negócio está assumindo. Ao identificar todos os custos envolvidos, o gerenciamento pode então tomar medidas para otimizar operações e — você adivinhou! — reduzir custos.
Todos os custos podem ser agrupados nas seguintes 4 categorias, que somam o custo total de produção:
Custos fixos
Os custos fixos são constantes durante um período específico. Eles não variam de acordo com a quantidade de bens produzidos e geralmente não estão relacionados aos produtos e serviços de uma empresa. Custos fixos podem incluir itens como aluguel de escritório e prêmios de seguro.
Custos variáveis
Por outro lado, os custos variáveis podem mudar como resultado das circunstâncias empresariais, por exemplo, o nível de produção ou o número de horas em pagamento de horas extras. Os custos variáveis podem ser mais difíceis de quantificar porque são menos previsíveis e ainda têm um impacto direto nas margens de lucro.
Os custos fixos e variáveis são os principais tipos de custos para uma empresa.
Custos diretos
Custos diretos são os custos associados à produção de um produto ou serviço. Isso inclui itens como embalagens, mão de obra e logística. Esses são fáceis de monitorar e acompanhar porque podem ser rastreados até itens específicos do projeto.
Custos indiretos
São despesas de projeto não relacionadas aos processos de produção. Ao contrário dos custos diretos, os custos indiretos são mais nebulosos e não podem ser rastreados tão facilmente. Por exemplo, podem incluir o custo de manutenção da segurança no prédio onde sua empresa está operando.
Diferenças entre controle de custos e gerenciamento de custos
Embora controle de custos e gerenciamento de custos possam parecer termos intercambiáveis, eles são, na verdade, termos distintos que precisam ser definidos e compreendidos separadamente.
Conforme mencionado anteriormente, o controle de custos foca em identificar quais custos reais são maiores do que o custo orçado — um fenômeno também conhecido como variação de custo — e em tomar medidas corretivas para minimizar esses custos excessivos.
Em contraste, o gerenciamento de custos adota uma visão panorâmica de um projeto e estima os recursos financeiros necessários para concluí-lo. Enquanto o gerenciamento de custos é um processo contínuo, o controle de custos ocorre em intervalos programados ou quando considerado necessário. De fato, pode-se dizer que o controle de custos é parte das práticas mais amplas de gerenciamento de custos.
Por que o controle de custos é importante para garantir um negócio próspero?
Simplificando, o controle de custos não apenas ajuda as empresas a permanecerem rentáveis, mas também tenta ativamente maximizar esses ganhos ao reduzir os custos reais sem comprometer a qualidade. Consequentemente, é mais provável que você siga o orçamento e o cronograma do seu projeto, resultando em clientes satisfeitos que falarão bem do seu negócio para outros. Todos esses aspectos criarão fluxos de caixa positivos e um ímpeto de crescimento para a sua empresa no futuro. O que não gostar?
Cinco métodos de controle de custos
Agora que você entende a importância e os fundamentos do controle de custos, vamos discutir os 5 principais modelos de controle de custos que as empresas usam para rastrear, corrigir e otimizar custos.
Método nº 1: planeje o orçamento do seu projeto
O primeiro passo para um controle eficaz de custos é determinar o orçamento do projeto, também conhecido como planejamento de recursos. Este é o processo de identificação dos recursos necessários para as tarefas em questão, por exemplo, mão de obra, materiais e duração.
Se isso parece ser demais para você, não precisa ser. Divida cada produto em subtarefas e decida o número de pessoas, o tipo de conjuntos de skills e os equipamentos necessários para completar cada uma delas. Deixe espaço para planejamento de contingência, pois você provavelmente encontrará custos inesperados ao longo do caminho. Há sempre uma chance de que uma tarefa demore mais do que o previsto — ou que mais material seja usado do que o inicialmente esperado — então é uma boa ideia construir algum espaço de manobra para acomodar eventos imprevistos.
Método nº 1: implementar boas estratégias de gerenciamento de tempo
Como diz o velho ditado: tempo é dinheiro. Isso torna o gerenciamento de tempo um método crucial de controle de custos. Se um projeto ultrapassar seu prazo, inevitavelmente causará aumento nos custos, pois os custos de mão de obra estão intimamente ligados às horas de trabalho. Isso também é um custo de oportunidade, pois os trabalhadores envolvidos não poderão iniciar novos projetos.
Segundo pesquisas da Zippia, 82% das pessoas não têm um sistema de gerenciamento de tempo, levando o trabalhador médio a gastar 51% de cada dia de trabalho em tarefas de baixo ou nenhum valor. A boa notícia é que isso tem uma solução fácil. Há uma infinidade de sistemas de gerenciamento de tempo disponíveis, como a técnica Pomodoro, timeboxing, o sistema Kanban e o método iceberg, entre muitos outros. Dedique algum tempo para testar algumas dessas opções para ver qual funciona melhor para você e seus funcionários.
Método nº 3: use sistemas de controle de mudanças
Os sistemas de controle de mudanças referem-se a uma metodologia de gerenciamento de projetos. Eles gerenciam todas as solicitações de alterações que possam surgir durante o curso de um projeto. Quando uma solicitação de mudança é recebida, a pessoa ou equipe responsável avaliará antes de decidir aceitar, rejeitar ou adiar. O objetivo é garantir que apenas as mudanças necessárias sejam feitas, evitar variações de custos e que o projeto continue a progredir da forma mais suave possível.
Método nº 4: monitore regularmente os custos do projeto
Monitorar os custos do projeto é outra técnica de controle de custos frequentemente utilizada. Envolve o gerenciamento financeiro de uma empresa agendando pontos de verificação em intervalos regulares (geralmente semanais ou mensais) para revisar e garantir que o cronograma do projeto esteja no caminho certo e que o custo real esteja seguindo de perto o custo orçado.
Esses profissionais também podem decidir se mudanças precisam ser feitas ou podem ser feitas com base nos dados financeiros que têm em mãos. O objetivo é garantir que as mudanças feitas não tenham um impacto significativo no orçamento acordado.
Método nº 5: implementar o gerenciamento de valor agregado
O gerenciamento de valor agregado(EVM) é uma abordagem popular de controle de custos entre contadores e gerentes de projeto, pois é um meio objetivo de medir o desempenho do projeto e dos custos. O EVM baseia-se em um estudo influente de Quentin Fleming e Joel Koppelman, que mostrou que quando um projeto está 20% completo, o desempenho atual do projeto pode ser usado para prever o resultado financeiro final com uma variação de aproximadamente 10%.
Para determinar o valor agregado, multiplique o custo orçado do trabalho concluído pelo orçamento total do projeto. Por exemplo, se o seu projeto estiver 50% concluído e o orçamento da tarefa for de US$ 100.000, o valor agregado do projeto até o momento será de US$ 50.000. Com base nesse cálculo, o gerente de projeto saberá se o projeto está atrasado ou adiantado e se está acima ou abaixo do orçamento.
Esta poderosa ferramenta preditiva permite que mudanças sejam feitas antecipadamente para manter um projeto e seu orçamento no curso, tornando-a uma das melhores técnicas de controle de custos disponíveis. O EVM geralmente é calculado em planilhas e requer algum conhecimento de contabilidade de custos, que abordaremos em breve.
Técnicas para controle eficaz de custos de projetos
Há outras técnicas a considerar na busca pelos melhores métodos de controle de custos para o seu negócio.
Implementar contabilidade de custos
A contabilidade de custos visa identificar o custo total de produção de uma empresa. Esse valor é determinado pela soma dos custos de cada operação empresarial com os custos fixos. Não só você obtém uma estimativa de custo com isso, mas também ajudará a reconhecer áreas onde a eficiência pode ser melhorada.
Implementar um sistema de controle de custos de planejamento de recursos empresariais (ERP)
O planejamento de recursos empresariais(ERP) é um sistema que automatiza processos de negócios enquanto fornece insights fundamentais do projeto. Com o ERP, os conjuntos de dados do projeto são integrados em um banco de dados central que pode gerar insights acionáveis em tempo real para manter as operações enxutas e eficientes. O ERP pode assumir funções de baixo valor e manuais, liberando seus funcionários para se concentrarem em atividades que agregam valor. Ao automatizar tarefas como processamento de pedidos, você pode até descobrir que os negócios podem ser fechados mais rapidamente.
Negociar com seus fornecedores e vendedores
A maioria dos negócios tem fornecedores e vendedores externos. Antes de decidir sobre seus contratados, certifique-se de obter cotações de múltiplas fontes para garantir que você está conseguindo o melhor negócio. Depois de contratar esses fornecedores, deixe claro que você está interessado em trabalhar com eles a longo prazo para garantir condições favoráveis, como descontos por compras em grande quantidade. Custos de aquisição mais baixos estão diretamente relacionados com menores despesas reais.
Considere usar um software de gerenciamento de projetos
Vamos encarar os fatos: o controle de custos pode ser um processo tedioso e demorado. Ao mesmo tempo, ele é indispensável se você quiser garantir a lucratividade do negócio. Felizmente, agora existem muitas ferramentas de gerenciamento de custos de projetos que podem automatizar e simplificar esses processos. Aqui estão alguns exemplos:
- Harvest: um dos softwares de gerenciamento de projetos mais antigos, o Harvest ajuda empresas com rastreamento de tempo, gerenciamento de orçamento e faturamento. No entanto, dado seu foco principal nessas áreas, a ferramenta não oferece muito em termos de planejamento e agendamento de projetos.
- monday.com: este sistema de software permite a personalização do fluxo de trabalho, o que ajuda a alinhar o controle de custos com requisitos específicos do projeto. Há também um foco na colaboração em grupo através do compartilhamento de arquivos, chat e recursos de atualização em tempo real.
- Wrike: projetado para rastrear o tempo de funcionários remotos, o Wrike apresenta quadros Kanban, gráficos de Gantt e outros gráficos de carga de trabalho. Os recursos de orçamento de projetos e rastreamento de desempenho também estão integrados. Uma desvantagem potencial do Wrike é sua complexidade, pois pode levar algum tempo para se adaptar completamente, mesmo que você não seja iniciante em softwares de gerenciamento de projetos.
- Toggl Track: o Toggl Track possui recursos de rastreamento de tempo dentro de uma interface intuitiva, com algumas funcionalidades de gerenciamento de projetos. Como o Harvest, ele se concentra em uma área específica — neste caso, o rastreamento de tempo — e tem funcionalidade limitada de gerenciamento de projetos. No entanto, é possível integrar o Toggl Track com outras ferramentas de gerenciamento de projetos.
Identifique áreas onde os processos podem ser simplificados
Carros de corrida têm uma forma aerodinâmica para reduzir o atrito e atingir altas velocidades. O mesmo princípio se aplica ao controle de custos. Para entregar mais rapidamente e com um melhor desempenho de custo, dedique tempo para identificar e eliminar todas as etapas, processos e materiais supérfluos. E, como mencionado anteriormente, considere introduzir automação, como software de gerenciamento de projetos. Isso reduzirá ainda mais as despesas comerciais na forma de trabalho e tempo.
Revise suas estratégias de precificação
Definir preços competitivos é chave para o sucesso empresarial. Ao tomar essas decisões, leve em conta o custo do projeto, a demanda do mercado e os preços dos concorrentes. Se seu produto oferece recursos únicos ou é melhor, certifique-se de que isso seja refletido em seu preço final. Uma vez que seu produto esteja no mercado, use ferramentas de coleta de dados, como pesquisas e enquetes com clientes, para verificar a percepção de preço da sua marca pelos usuários. Finalmente, não adote uma atitude de definir preços e esquecê-los; revise e ajuste regularmente esses preços para garantir sua rentabilidade a longo prazo.
Desafios comuns de controle de custos
Embora os benefícios das estratégias e métodos de controle de custos sejam amplamente conhecidos, muitas empresas encontram dificuldades para garantir sua implementação adequada. Se fosse tão fácil, teoricamente, toda empresa seria lucrativa. Os seguintes são os obstáculos mais comuns para um controle de custos eficaz e o sucesso geral do projeto.
Mesclagem de dados de muitas fontes diferentes
Os dados financeiros podem vir de várias fontes, como diferentes subcontratados e sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMSs). Não é fácil desenvolver um sistema que possa unificar esses múltiplos fluxos de dados de maneira coerente e utilizável. Isso torna mais difícil identificar as áreas onde os custos podem ser reduzidos e os processos otimizados.
Ter relatórios com falhas
O controle de custos é baseado em relatórios e dados. No entanto, erros são muito comuns nesses documentos. A taxa de erro média na entrada manual de dados é de 1%, um número que aumenta se os dados inseridos forem complicados, o transcritor de dados estiver fatigado ou a caligrafia for simplesmente difícil de decifrar. Em 2021, um erro em uma planilha custou a uma empresa a perda de impressionantes US$ 10,5 milhões. Tudo isso destaca como cada erro pode impactar a precisão dos sistemas de controle de custos e as medidas tomadas para minimizar excessos de custos.
Garantir que o controle de custos em si não se torne muito caro
Como acabamos de mencionar, o controle de custos pode ser um processo propenso a erros e prolongado. Ele depende muito da compilação de dados e relatórios, o que por si só é muito demorado e, portanto, caro. No entanto, é desafiador impor restrições de tempo aos processos de controle de custos, dado que o sucesso depende de minuciosidade e precisão.
Confundir controle de custos com contabilidade de custos
A contabilidade de custos lida com o registro, análise e relatório dos custos da empresa, enquanto o controle de custos é mais estratégico e foca na redução dos custos totais de produção. A contabilidade de custos por si só não é suficiente para manter a variação de custos baixa, então certifique-se de implementá-la junto com o controle de custos.
Forçar a adesão de todos os envolvidos no processo de controle de custos
A colaboração contínua e a comunicação consistente entre os stakeholders são fundamentais para criar processos bem-sucedidos de controle de custos. No entanto, o grande número de partes que podem estar envolvidas em qualquer projeto pode tornar isso um obstáculo difícil de superar.
Não adotar novos sistemas e tecnologias
Muitas empresas optam por manter sistemas e tecnologias legados, apesar dos avanços no software de gerenciamento de projetos e controle de custos. Empresas que não aproveitam esses avanços tecnológicos inevitavelmente ficarão para trás, e ainda assim a maioria das empresas tende a manter o que já conhecem.
Por exemplo, as planilhas foram criadas nos anos 1980 e não serão capazes de acompanhar aplicações impulsionadas por big data e inteligência artificial. Para serem úteis, as planilhas exigem a entrada correta de dados e fórmulas. E, como vimos anteriormente, as planilhas estão sujeitas a erros. Em contraste, uma ferramenta de IA tem a matemática codificada no sistema para garantir resultados precisos.
Prepare o cenário para a redução dos custos reais e a melhoria das margens de lucro
Vale a pena investir tempo para entender o controle de custos em um nível fundamental. Se você puder adotá-lo em um estágio inicial, usar os métodos e softwares mais adequados para o seu negócio e garantir a adesão dos stakeholders, você estará bem encaminhado para melhores margens de lucro e uma vantagem competitiva sustentada. O céu é o seu limite, boa sorte!