Encontrando o melhor CRM para organizações sem fins lucrativos

O que é um software de CRM?

Também conhecido como software de gerenciamento de relacionamento com constituintes ou sistema de gerenciamento de doadores, um programa de CRM é uma forma abrangente para organizações com fins lucrativos e sem fins lucrativos acompanharem seus clientes e contatos, conduzirem análise de dados, monitorarem doações e gerarem relatórios personalizados.

Alguns programas ainda utilizam os dados para revelar insights praticáveis sobre novas fontes de doadores e melhores práticas em campanhas de marketing e captação de recursos.

Enquanto alguns programas são voltados para organizações com e sem fins lucrativos, outros são específicos para organizações sem fins lucrativos e incluem recursos como integração com páginas de doação para ajudar a arrecadar fundos, gerenciar voluntários e inscrições em eventos e executar campanhas de defesa de causas.

Ao usar um programa de CRM para organizações sem fins lucrativos, as organizações podem garantir que todas as suas informações estejam em um único local de fácil acesso e utilizar ferramentas de análise para organizar dados de doadores, identificar tendências de doação e fazer recomendações para aumentar a retenção de doadores, resultando em um melhor gerenciamento geral dos programas.

Benefícios do software de CRM para organizações sem fins lucrativos

A maioria das organizações sem fins lucrativos já busca realizar diversas atividades com um orçamento limitado. Garantir que maximizem os benefícios proporcionados por seus doadores e apoiadores é essencial para cumprir a missão da organização.

O software de CRM é desenvolvido para ajudar a gerenciar dados, melhorar a eficiência e simplificar as operações diárias, reduzindo o tempo e o esforço necessários da equipe da organização.

Muitas organizações utilizam programas de banco de dados gerais, mas o software de CRM dedicado — projetado especificamente com recursos para organizações sem fins lucrativos — pode oferecer as ferramentas certas para ajudar essas organizações a crescer e prosperar.

Melhor atendimento ao cliente

Com tanto volume de dados de doadores para gerenciar, muitas organizações enfrentam dificuldades para atualizar registros de contato, manter o banco de dados de doadores atualizado e reunir todos os detalhes necessários para o gerenciamento eficaz de eventos.

Quando você precisa consultar informações rapidamente—seja para um doador, voluntário ou participante de um evento—o melhor programa de CRM para você ajudará a garantir que você possa responder às solicitações imediatamente.

Automação de tarefas

Há muitas atividades recorrentes no funcionamento de uma organização sem fins lucrativos — de campanhas de captação de recursos a relatórios anuais. Muitos CRMs oferecem ferramentas de automação para tornar esse processo mais simples e eficiente.

Seja para entrar em contato com voluntários e doadores para atualizar dados de contato ou gerar relatórios sobre inscrições em eventos, muitas tarefas comuns podem ser realizadas com apenas um clique. Também é possível configurar lembretes para fazer ligações de agradecimento, reforçar o relacionamento com os doadores e garantir que nada seja esquecido.

Análises e relatórios praticáveis

Sua organização sem fins lucrativos pode ter muitos arquivos, possivelmente distribuídos entre diversas plataformas de software, incluindo sua plataforma de e-mail, plataforma de captação de recursos on-line e programa de gerenciamento de projetos. Com o CRM ideal para sua organização, você terá todas as informações importantes ao seu alcance.

Seu software de CRM pode executar relatórios para ajudar você a identificar doadores subutilizados e criar novos perfis de doadores. Os programas de CRM para organizações sem fins lucrativos com mais recursos também podem exibir representações visuais da organização, como pirâmides de doadores e ciclos de vida de doadores. Isso ajuda você a avaliar com rapidez e facilidade a integridade e o potencial da sua organização.

Processos mais eficientes

Sempre que você trabalha em uma organização, o tempo é crucial. Algumas tarefas que exigem atenção diária podem ser demoradas e repetitivas — não sendo a melhor forma de utilizar seus recursos limitados.

Processos automatizados ajudam a reduzir o esforço gasto com tarefas rotineiras, como atualizar dados de doadores ou supervisionar o gerenciamento de contatos. A integração de processos entre sistemas também possibilita uma melhor comunicação interna, reduzindo o tempo perdido com tarefas de baixo impacto.

Informações de fácil acesso

O programa de CRM adequado inclui todos os recursos necessários para focar nas necessidades de informação específicas de organizações sem fins lucrativos, como endereços de doadores e histórico de doações. Poder acessar dados relevantes com facilidade significa conduzir seus esforços de captação de recursos de forma mais eficiente.

Aumento da retenção de doadores

Todas as organizações sem fins lucrativos sabem que é mais eficiente manter os doadores do que encontrar novos. Os programas de CRM para organizações sem fins lucrativos também sabem disso e possuem um sistema de gerenciamento de doadores projetado para ajudar a maximizar esses relacionamentos e aproveitar as ferramentas de captação de recursos para manter os doadores satisfeitos, engajados e doando.

Dados centralizados em toda a organização

Garantir que todos os dados mais importantes da organização estejam em um só lugar e acessíveis a todos que precisam deles facilita a tomada de decisões e ajuda a evitar oportunidades perdidas. Quando os dados estão espalhados por diferentes sistemas, torna-se mais difícil para a equipe colaborar.

Os sistemas de CRM para organizações sem fins lucrativos operam reunindo informações em um único local ou conectando programas que você já utiliza, garantindo que todos tenham acesso aos dados mais atualizados.

Principais recursos de CRM para organizações sem fins lucrativos a considerar

Embora cada programa de CRM seja diferente, há alguns recursos essenciais comuns à maioria deles e que você deve considerar ao avaliar soluções de CRM.

Acompanhamento e relatórios

Qualquer organização que depende de doadores precisa de bons recursos de relatórios. Manter o controle dos registros de contatos e das doações é apenas o primeiro passo.

Muitos programas de CRM também oferecem segmentação robusta de dados e mais insights sobre dados demográficos para ajudar você a determinar, com inteligência, o melhor caminho a seguir. Você pode personalizar seus próprios relatórios conforme as necessidades da organização ou usar um dos relatórios pré-programados que muitos softwares oferecem.

Captação de recursos

A captação de recursos costuma ser a parte mais demorada de administrar uma organização sem fins lucrativos. Os programas de CRM para esse setor são projetados com diversas ferramentas de captação para ajudar a identificar e contatar potenciais doadores, além de conduzir pesquisas de prospecção. Os recursos internos do software podem incluir ferramentas para captação on-line, gerenciamento de campanhas e até processamento de pagamentos. Mais recursos financeiros significam mais oportunidades para cumprir a missão principal da organização.

Comunicações com doadores

A chave para construir e manter bons relacionamentos com apoiadores é uma boa comunicação. Um programa de CRM para organizações sem fins lucrativos que ajuda a aumentar a eficiência dos processos de comunicação — gerando lembretes, mantendo uma presença robusta em mídias sociais e ajudando a manter o gerenciamento de contatos atualizado — pode garantir melhores relacionamentos com todos.

Gestão de doadores

O gerenciamento de doadores não é uma solução única para todos. Determinados apoiadores podem precisar de mais informações do que outros ou de uma atenção mais personalizada. Poder acessar todas as informações de doadores em um único local e acompanhar os contatos melhora o relacionamento com os doadores.

Além disso, programas desenvolvidos para organizações sem fins lucrativos podem ajudar a planejar os melhores momentos para contatar os doadores e a melhor abordagem para obter os melhores resultados, eliminando suposições ao lidar com os doadores.

Suporte e treinamento

Muitos programas de CRM podem ser complexos. Encontrar uma solução que ofereça suporte ao usuário e treinamento sobre novos recursos ajudará a garantir que você consiga aproveitar ao máximo o programa, mesmo que sua organização não tenha seu próprio departamento interno de TI.

Integração de software

Sua organização sem fins lucrativos pode utilizar diversos tipos de programas para tudo — desde processamento de pagamentos até criação de campanhas de mala direta. Os programas de CRM para organizações sem fins lucrativos podem reunir todas essas informações — seja dentro do próprio programa ou por meio da integração com outros programas, como uma plataforma de marketing por e-mail utilizada para tarefas como mídias sociais ou gerenciamento de eventos.

Encontrando um CRM que funcione para sua organização sem fins lucrativos

Há diversos fatores a considerar ao procurar o CRM ideal para organizações sem fins lucrativos. A grande variedade de opções pode parecer excessiva, mas isso também significa que a solução certa para sua organização está disponível — com os recursos essenciais de que você precisa.

Nuvem vs. local?

Os programas de CRM podem ser baseados em nuvem e acessados pela internet ou podem ser instalados diretamente no sistema da sua organização. Definir a configuração certa pode depender de custo, equipe disponível e necessidades da organização.

Sistemas baseados em nuvem de marketing ou nuvem de serviços permitem que o usuário acesse dados em qualquer lugar e a qualquer hora pela internet, sem a necessidade de uma grande equipe de TI para manutenção ou atualizações. Programas locais costumam ter custos iniciais mais altos, mas podem ser mais econômicos a longo prazo, já que tendem a ter taxas mensais de assinatura menores ou inexistentes.

Ambos os tipos geralmente incluem aplicativos móveis que permitem acessar informações e atualizar registros de doadores, mesmo fora do escritório.

Ele oferece os recursos de que você precisa?

Cada organização sem fins lucrativos é diferente, assim como cada programa de software de CRM para esse setor. Antes de começar a busca, pense em quais recursos fazem mais sentido para a sua organização.

Você tem uma grande base de doadores? Para muitas organizações de grande porte, a lista de doadores atuais e potenciais pode chegar a milhões! Se esse é o seu caso, escolher um CRM com suporte robusto a bancos de dados de doadores é essencial para garantir que cada doador seja gerenciado adequadamente.

Sua organização realiza eventos de captação de recursos? Muitos programas de CRM possuem recursos de planejamento de eventos que podem acompanhar vendas de ingressos, ajudar no gerenciamento de leilões e criar listas de tarefas para garantir que tudo seja concluído.

Se sua organização depende fortemente de voluntários, alguns programas de CRM são especialmente eficazes para ajudar a recrutar voluntários e coordenar o gerenciamento de voluntários.

Saber exatamente do que você precisa antes de começar a comparar programas economiza tempo e evita que você se sinta sobrecarregado com as opções.

O custo se encaixa no orçamento da sua organização?

Todas as organizações sem fins lucrativos têm forte consciência de orçamento. Afinal, quanto menos recursos são gastos com administração e captação, mais podem ser direcionados para contratar equipe e executar programas. Pesquisar não apenas os recursos dos CRMs para organizações sem fins lucrativos, mas também os custos, ajuda a garantir que você esteja obtendo o melhor valor.

Normalmente, o software para organizações sem fins lucrativos oferece três modelos de assinatura: licença única, taxa de assinatura mensal ou taxa anual. A melhor escolha dependerá do tamanho da sua organização, dos recursos oferecidos (podem existir diferentes níveis de assinatura com recursos distintos) e do número de usuários que precisarão de acesso ao programa. Cada usuário pode exigir uma licença separada, portanto, certifique-se de entender a estrutura de custos do CRM antes de tomar uma decisão.

Que tipo de suporte a empresa de software oferece?

Como qualquer organização, as empresas que produzem software de CRM para organizações sem fins lucrativos também se preocupam com o relacionamento com seus próprios clientes. Isso significa que elas querem oferecer um bom produto e manter você satisfeito a longo prazo.

Entender qual suporte elas oferecem para o software, com que frequência ele é atualizado e como podem ajudar sua equipe a usar o programa de forma eficiente é fundamental. Como os programas de CRM oferecem muitos recursos, pode levar algum tempo para conhecer todos eles e entender como aproveitá-los da melhor forma. O suporte da empresa que desenvolve o programa pode ser fundamental para ajudar você a começar a utilizá-lo com eficiência.

Como escolher o CRM certo para as necessidades da sua organização sem fins lucrativos

Encontrar o CRM ideal exige planejamento cuidadoso e compreensão clara do que você deseja alcançar. Reserve um tempo para avaliar os requisitos específicos da sua organização e seus objetivos de longo prazo antes de explorar diferentes opções.

Aqui estão algumas dicas para ajudar você a escolher o CRM certo para organizações sem fins lucrativos:

Entendendo as necessidades específicas da sua organização

Observe atentamente suas operações diárias. Quais tarefas consomem mais tempo da sua equipe? Quais processos precisam ser melhorados? Crie uma lista prática de recursos essenciais versus recursos complementares e reflita sobre como diferentes ferramentas de CRM poderiam otimizar seu trabalho.

Considere seus planos de crescimento. Seja expandir sua base de doadores, melhorar a coordenação de voluntários ou executar campanhas mais eficazes, seu CRM deve apoiar esses objetivos.

Muitas organizações sem fins lucrativos precisam lidar com várias planilhas, listas de e-mail e bancos de dados. Um bom CRM centraliza todas essas informações, facilitando a identificação de padrões de comportamento dos doadores e oportunidades de crescimento.

Pense em quais pontos de dados são mais importantes para sua organização e certifique-se de que o CRM escolhido possa acompanhá-los de forma eficaz.

Opções de personalização e escalabilidade

Sua organização crescerá e mudará com o tempo, por isso seu CRM também precisa ter essa flexibilidade.

Procure um software que se adapte conforme sua organização evolui. Isso pode significar adicionar usuários, criar campos de rastreamento personalizados para novos programas ou expandir para diferentes tipos de captação de recursos. O CRM certo funciona bem agora e também oferece espaço para crescimento futuro.

As melhores soluções de CRM para organizações sem fins lucrativos permitem que você modifique campos, crie relatórios personalizados e ajuste os fluxos de trabalho à medida que suas necessidades mudam. Procure opções que permitam a você começar simples e adicionar complexidade gradualmente.

Facilidade de uso e acessibilidade

Um CRM só tem valor quando sua equipe consegue utilizá-lo com eficácia. Considere todos os usuários do sistema, desde funcionários em tempo integral até voluntários ocasionais.

A interface deve tornar simples as tarefas básicas e, ao mesmo tempo, oferecer recursos avançados para usuários mais experientes. Procure recursos robustos de treinamento e suporte ao cliente confiável para ajudar sua equipe a aprender o sistema e utilizá-lo com segurança.

Pense em como sua equipe usará o CRM no dia a dia. Eles precisam de acesso móvel? Trabalham remotamente? Certifique-se de que o sistema funcione bem em diferentes dispositivos e ofereça acesso seguro de vários locais. Quanto mais fácil for o uso do CRM, maior será a probabilidade de que ele seja mantido atualizado com informações precisas e úteis.

Dez opções populares de software de CRM

Há muitas opções disponíveis de software de CRM. Listamos aqui algumas ferramentas on-line de captação de recursos e soluções de gerenciamento de doadores, com um breve resumo sobre cada uma, para ajudar você a começar.

1. Mailchimp

Além de criar sites e campanhas de marketing por e-mail, o Mailchimp oferece uma solução para o gerenciamento de organizações sem fins lucrativos — o software de CRM do Mailchimp, que ajuda sua organização a se manter organizada e conectada.

O Mailchimp oferece a capacidade de customizar a categorização dos seus contatos, para tornar suas iniciativas de marketing e comunicação altamente direcionadas e eficazes. Outros recursos incluem testes A/B, que permitem testar diferentes versões de assuntos e design para verificar qual gera a melhor resposta, e conteúdo dinâmico, que possibilita o uso de um único modelo de e-mail para criar mensagens personalizadas para cada tipo de público.

2. Keela

Keela é um programa de CRM voltado especificamente para organizações sem fins lucrativos. O Keela tem se dedicado fortemente ao desenvolvimento de ferramentas eficazes de captação de recursos e marketing para organizações sem fins lucrativos e oferece recursos de captação de recursos, marketing por e-mail, gerenciamento de dados, relatórios e gerenciamento de projetos. Embora o Keela seja um programa robusto, pode não ser a melhor opção para grupos baseados em voluntariado que não utilizem todas as suas funcionalidades.

3. Nutshell

O Nutshell é um programa baseado em nuvem com aplicativos móveis para Android e iPhone. Ele não foi desenvolvido especificamente para organizações sem fins lucrativos, mas possui diversos recursos que funcionam bem nesse contexto, como automação de tarefas para e-mails.

4. Salesforce

O programa Nonprofit Cloud da Salesforce foi desenvolvido considerando as necessidades específicas das organizações sem fins lucrativos, facilitando a abordagem de doadores, o gerenciamento de projetos e outras demandas do setor. Ele também oferece as 10 primeiras assinaturas sem custo para organizações sem fins lucrativos.

5. Fundly

Fundly é um software de captação de recursos com uma integração particularmente robusta com o Facebook, ajudando a divulgar sua mensagem para o maior número possível de pessoas, e é especializado em financiamento coletivo (crowdfunding). Ele também inclui recursos que permitem acompanhar solicitações de subsídios.

6. Raiser's Edge NXT

O Edge NXT da Raiser é um programa baseado em nuvem que oferece uma ampla variedade de recursos e é otimizado para grandes organizações sem fins lucrativos. Também conta com aplicativos móveis e, embora sua funcionalidade possa ser um pouco complexa, organizações com grandes bases de doadores podem considerá-lo a solução ideal.

7. Kindful

Desenvolvido especificamente para organizações sem fins lucrativos e suas necessidades, o Kindful tem foco especial na captação de recursos on-line. Se você aceita doações on-line e deseja que todos os dados sejam sincronizados sem dificuldades com o banco de dados da sua organização, essa pode ser uma boa escolha.

8. MonkeyPod

MonkeyPod é um CRM de gerenciamento de doadores que entende que, à medida que sua organização cresce, suas necessidades mudam. Ele adiciona novos recursos e atualizações semanalmente e incentiva os usuários a contribuir com ideias e feedback para tornar o programa o mais útil possível para toda a comunidade de organizações sem fins lucrativos.

9. Trail Blazer

Trail Blazer possui recursos para organizações sem fins lucrativos em geral, mas também inclui ferramentas específicas para campanhas políticas. Se a missão da sua organização estiver relacionada à política, você pode achar as ferramentas de telemarketing e de defesa de base especialmente úteis.

10. CiviCRM

Se o custo for uma preocupação, considere o CiviCRM. O software é de código aberto, portanto é totalmente sem custo. Ele também oferece recursos integrados ou personalizáveis para geração de relatórios.

Como aproveitar ao máximo o software de CRM para organizações sem fins lucrativos

Depois de pesquisar os CRMs para organizações sem fins lucrativos disponíveis e investir no programa ideal para sua organização, você vai querer maximizar o potencial do software para gerenciamento de doadores, integração de bancos de dados e todas as outras funcionalidades.

Saiba como usar o programa

Os programas de CRM para organizações sem fins lucrativos podem ser poderosos, mas todos esses recursos — como ferramentas de captação de recursos, capacidade de monitorar doações e gerenciamento de doadores — podem ser difíceis de dominar no início. Antes de começar a usar o programa, reserve um tempo para garantir que todos que irão utilizá-lo conheçam os principais recursos, saibam como acessar as informações de que precisam — como dados de doadores e ferramentas analíticas — e possam aproveitar ao máximo todas as funcionalidades do CRM para organizações sem fins lucrativos.

Configure seus dados de uma forma que faça sentido para sua organização

Assim como cada organização tem uma missão diferente, cada uma utiliza dados de maneira distinta. Se seu foco é mais em captação de recursos de ponto a ponto do que em grandes doadores, esse deve ser o foco da sua utilização do software de CRM. Se sua organização é baseada em membros, então o gerenciamento e a comunicação com membros podem ser mais importantes do que o envolvimento de doadores ou outras ferramentas.

Integre com outros programas

É improvável que seu software de CRM seja o único programa que sua organização usará. Certifique-se de reservar um tempo para configurar todos os recursos que permitirão que você use o programa da maneira mais eficaz, integrando-o a quaisquer outros programas que você use para gerenciamento de voluntários, redes sociais ou gerenciamento de eventos.

Fique de olho nas atualizações de software

Qualquer bom programa estará sempre buscando maneiras de melhorar o produto. Se o software de CRM para organizações sem fins lucrativos que você escolheu adicionar recursos, atualizar formas de analisar dados ou introduzir ainda mais funcionalidades de automação de fluxo de trabalho, você precisa estar ciente disso.

Seja para aprender a usar os novos recursos ou para atualizar o próprio software, manter-se atualizado significa que você pode aproveitar ao máximo todos os principais recursos do programa e todas as soluções de CRM que ele oferece.

Depois de encontrar o programa de CRM certo para sua organização, começar a usar seus recursos de relatórios, ferramentas de gerenciamento de doadores e gerenciamento de campanhas de captação de recursos ajudará você a tornar sua organização sem fins lucrativos o mais eficaz possível!

Melhores práticas para implementação de CRM em organizações sem fins lucrativos

A mudança para um novo CRM exige planejamento cuidadoso e comunicação clara com toda a equipe. Uma estratégia de implementação sólida ajuda a garantir que sua plataforma de gerenciamento de doadores se torne uma ferramenta valiosa, e não um investimento caro com pouco retorno.

Criando uma estratégia de implementação de CRM

Tenha um cronograma claro para a implementação da solução de CRM para sua organização sem fins lucrativos. Defina exatamente quando você fará a migração de dados, treinará equipes e completará a transição para o novo sistema.

Divida a implementação em fases gerenciáveis, começando pelos recursos essenciais, como registros de doadores e relatórios básicos. Isso permite que sua equipe se adapte gradualmente, mantendo as operações diárias em funcionamento. Trabalhe em estreita colaboração com o fornecedor do CRM para entender as melhores práticas de migração de dados e configuração do sistema.

Envolvendo sua equipe

O sucesso com um novo CRM depende fortemente de quão bem sua equipe adota a mudança. Envolva principais membros da equipe logo no início do processo de seleção para entender suas necessidades e preocupações.

Mostre como o novo sistema vai melhorar os esforços de envolvimento de doadores e facilitar o trabalho diário. Designe “usuários avançados” que possam ajudar a treinar outras pessoas e defender o uso do novo sistema. Acompanhamentos regulares durante a implementação ajudam a identificar e resolver problemas rapidamente, garantindo que todos se sintam apoiados durante a transição.

A importância de escolher o CRM certo para o sucesso a longo prazo

Selecionar o CRM adequado para sua organização sem fins lucrativos estabelece a base de como você vai gerenciar relacionamentos, acompanhar impacto e expandir sua missão nos próximos anos. O sistema certo capacita sua equipe a trabalhar com mais eficiência e a se conectar de maneira mais significativa com os apoiadores.

O Mailchimp é uma solução abrangente que cresce junto com sua organização sem fins lucrativos. Nossas ferramentas inteligentes de automação ajudam a personalizar as comunicações com apoiadores sem acrescentar trabalho à sua rotina.

Segmente contatos com base no histórico de doações, nível de envolvimento ou interesses de voluntariado, garantindo que todos recebam atualizações relevantes sobre as causas que mais lhes interessam.

Com análises integradas, você identificará tendências nos padrões de doação e reconhecerá seus apoiadores mais comprometidos. Além disso, nossas ferramentas integradas para páginas de destino, campanhas em mídias sociais e publicidade digital ajudam você a alcançar novos públicos e transformar doadores ocasionais em parceiros duradouros.

Lembre-se de que implementar um novo CRM é um investimento no futuro da sua organização sem fins lucrativos. Reserve tempo para avaliar cuidadosamente as opções, envolver sua equipe na decisão e escolher uma solução alinhada às suas necessidades e visão de longo prazo.

Com um planejamento cuidadoso e as ferramentas certas, você construirá relacionamentos mais fortes com os apoiadores e avançará sua missão de forma mais eficaz do que nunca.

Inscreva-se no Mailchimp hoje mesmo e descubra como nossas ferramentas podem ajudar sua organização sem fins lucrativos a prosperar.

---

Principais conclusões

• Os sistemas de CRM para organizações sem fins lucrativos combinam gerenciamento de doadores, ferramentas de captação de recursos e acompanhamento de contatos em uma plataforma centralizada.
• As soluções modernas de CRM oferecem automação para tarefas rotineiras, análises detalhadas e relatórios personalizáveis para melhorar a tomada de decisão.
• As organizações podem escolher entre sistemas baseados em nuvem ou locais, com opções adequadas a diferentes orçamentos e tamanhos de equipe.
• O sucesso na implementação de CRM depende de treinamento abrangente da equipe, planos claros de migração de dados e adesão do time.

---