Como líder de negócios, você frequentemente enfrenta problemas complexos que podem ser difíceis de resolver. Seja por tempo de inatividade repentino, interrupções na cadeia de suprimentos ou mudanças no comportamento do cliente, é essencial que você chegue à raiz desses problemas. Mas nem sempre é fácil.
Nesses momentos, o que você realmente precisa é de uma ferramenta de análise confiável capaz de revelar as causas raiz, como o diagrama espinha de peixe. Esse auxílio visual ajuda você a analisar todas as coisas que podem estar causando um problema, uma a uma. É o seu caminho para a clareza ao enfrentar os desafios mais desconcertantes.
Se você dedicar um tempo para entender essa ferramenta agora, estará pronto para resolver com confiança quaisquer problemas futuros que surgirem em seu caminho. Continue lendo para saber o que você precisa saber.
Anatomia do modelo de diagrama de espinha de peixe
O diagrama espinha de peixe é uma ferramenta visual simples utilizada para análise de causa raiz. Também chamada de diagrama de Ishikawa ou diagrama de causa e efeito, essa ferramenta ajuda a identificar os fatores subjacentes que poderiam contribuir para um problema. A anatomia dessa ferramenta de análise é melhor compreendida por meio de um exemplo prático de diagrama de espinha de peixe.
Imagine uma linha horizontal como a coluna vertebral do peixe, representando o problema que você está analisando. No lado esquerdo, há a cabeça do peixe, onde você escreve a declaração do problema. Na outra direção, as nervuras diagonais se ramificam a partir da coluna vertebral, mostrando as principais categorias, como pessoas, processos, equipamentos, materiais e ambiente.
Abaixo de cada categoria, você anota os fatores que podem estar relacionados ao problema. À medida que você preenche o diagrama, as principais causas do problema tornam-se bem claras. Às vezes, todas as linhas podem apontar para uma causa específica. Em outros casos, pode ser uma combinação de fatores.
Benefícios da identificação das causas raíz com diagramas de Ishikawa
Usar um diagrama espinha de peixe para revelar a possível causa raiz de um problema oferece muitos benefícios, tais como:
- Identificar soluções com mais precisão: um diagrama de Ishikawa ajuda a encontrar os verdadeiros motivos por trás de um problema, para ser possível criar soluções que realmente resolvam.
- Alinhamento de equipes com eficácia: criar um diagrama de espinha de peixe junto com sua equipe melhora a comunicação e ajuda todos a entender melhor o problema.
- Economia de tempo e recursos: com um diagrama de espinha de peixe você descobre rapidamente o que está causando cada dificuldade, evitando que você perca tempo e recursos em itens que não ajudarão.
- Prevenção de problemas futuros: com um diagrama de causa e efeito para entender por que os problemas continuam acontecendo, você pode fazer mudanças para impedir que se repitam.
Essencialmente, o diagrama de espinha de peixe oferece a clareza necessária para você enfrentar plenamente os desafios, em vez de recorrer a soluções de curto prazo. Ele possibilita que você transforme sua abordagem de solução de problemas e encontre as melhores soluções para a sua empresa.
Quando usar o diagrama de Ishikawa para resolução de problemas
O diagrama de espinha de peixe é uma ótima ferramenta para você ter em seu kit de ferramentas de solução de problemas. Se utilizar para mapear visualmente as relações de causa e efeito, você poderá descobrir rapidamente os problemas complexos que afetam sua empresa.
Os diagramas de espinha de peixe são mais úteis em:
- Processos de resolução de problemas: considere o uso do diagrama para descobrir por que as operações, a cadeia de suprimentos ou os problemas de fabricação continuam acontecendo.
- Investigação de falhas em produtos: o mapeamento do problema pode ajudar se os produtos não estiverem funcionando bem e você não souber o motivo.
- Análise de reclamações de clientes: o diagrama também pode ajudar a entender por que os clientes podem estar insatisfeitos com o serviço, a qualidade, o preço e outros.
- Discussão sobre melhorias na qualidade: a análise de causa e efeito geralmente pode revelar maneiras inovadoras de melhorar seus produtos e processos.
Na verdade, nunca é um momento ruim para usar o diagrama de espinha de peixe. Portanto não hesite em colocá-lo em prática sempre que precisar enxergar o problema maior e cada fator contribuinte exposto diante de você.
Quatro etapas para usar diagramas de espinha de peixe na análise de causa e efeito
Você está pronto para desvendar problemas complexos e identificar suas causas principais de forma eficaz? Siga estas quatro etapas para utilizar todo o potencial dos diagramas de espinha de peixe.
Etapa n.° 1: Crie uma declaração de problema para o diagrama de causa e efeito
Comece declarando claramente a dificuldade que deseja analisar. Nesta descrição do problema, descreva o problema em detalhes, incluindo o que é, onde acontece e como isso afeta as coisas.
Por exemplo, você poderia dizer: "A taxa de reclamações dos nossos clientes por atraso nas entregas aumentou 15% no último trimestre, resultando em uma perda de US$ 100.000 em receita". Seja o mais específico possível para ajudar todos a entender o escopo completo do problema.
Etapa n.° 2: Defina as principais categorias relevantes do problema principal
Depois de definir o problema central, identifique de três a cinco categorias de alto nível em que as coisas podem estar dando errado. Essas categorias podem incluir pessoas, processos, materiais, equipamentos ou o ambiente de trabalho.
Se você estiver lidando com entregas atrasadas, talvez queira explorar aspectos como:
- Pessoas: Fatores relacionados ao pessoal que podem causar atrasos, como lacunas de treinamento e baixa produtividade
- Processos: problemas em seus processos ou sistemas de entrega, como fluxos de trabalho ineficientes ou falta de documentação do processo
- Equipamento: desafios com veículos ou equipamentos de entrega, incluindo avarias e problemas de manutenção
Escreva as categorias que você selecionou no final das linhas que descem pela espinha do peixe antes de passar para a próxima etapa.
Etapa n.° 3: Faça um brainstorming das possíveis causas principais e de outros fatores contribuintes
Depois de delinear as categorias principais, inicie o detalhamento. Faça um brainstorming de vários fatores específicos em cada categoria que possam estar causando o problema principal.
Seja minucioso e criativo. Não rejeite nenhuma causa possível neste momento. Basta escrever tudo sobre as linhas de cada categoria. Nesse estágio, você procura ter conhecimento completo da estrutura do problema.
Etapa n.° 4: Identifique as causas principais mais prováveis para concentrar seus esforços na resolução dos problemas
Avalie cada causa possível para determinar sua função, o impacto direto que exerce sobre o problema e a facilidade de correção. Além disso, examine as relações entre as causas para identificar padrões e conexões.
Sua meta é identificar as causas principais responsáveis pela maior parte do problema. Essas se tornarão sua principal prioridade a serem abordadas.
Procure padrões como:
- Vínculos frequentes com o problema
- Fortes conexões com outros fatores
- Dependências significativas
- Agravamento do problema com o passar do tempo
- Falta de controles ou supervisão
Destaque as causas mais prováveis à medida que as identifica Em seguida, trabalhe na criação de soluções para cada item. Abordando esses fatores-chave primeiro, você progredirá ao máximo na resolução do problema e na melhoria da situação geral.
Erros comuns a serem evitados na resolução de problemas com diagramas de espinha de peixe
No uso de diagramas espinha de peixe para resolver problemas, evite estes erros comuns:
- Conclusões precipitadas: evite tirar conclusões precipitadas sem analisar minuciosamente todas as causas possíveis.
- Ignorar causas menores: Não negligencie fatores aparentemente menores, pois eles geralmente têm uma capacidade surpreendente de contribuir com problemas maiores.
- Confundir sintomas com causas raiz: reserve um tempo para separar os sintomas dos fatores que podem contribuir para o problema.
- Deixar de envolver todos os membros da equipe: envolva toda a equipe na solução de problemas para extrair perspectivas e insights diversos.
Evite essas armadilhas pode melhorar seu processo de resolução de problemas, envolver sua equipe de forma mais eficaz e alcançar resultados melhores na resolução de problemas complexos.
Maximize a eficácia da sessão de brainstorming com diagramas de Ishikawa
A inclusão dos diagramas de espinha de peixe ao seu kit de ferramentas de resolução de problemas é um divisor de águas. Eles apresentam uma visão clara das dificuldades e suas várias causas, possibilitando a elaboração de soluções duradouras. Então, se você quer finalmente dizer adeus ao desperdício de energia em correções temporárias, chegou a hora de dar ordem ao caos. Utilize esses diagramas para resolver problemas na essência, transformando até mesmo os maiores problemas em progresso.