E-mails são devolvidos. É apenas um fato da vida no marketing. Você organiza sua lista, clica em Enviar e alguns retornam como um relógio. Talvez a caixa de entrada estivesse cheia. Ou talvez o endereço de e-mail fosse falso. Seja qual for o motivo, seu e-mail não chegou ao destino desejado.
Mas aqui está a parte que confunde as pessoas: nem todas as devoluções são iguais. Algumas são temporárias, dando outra chance de fazer contato. Outras? Nem tanto. Não importa quantas vezes você reenvie, esses e-mails não chegarão aos destinatários.
Essa nem é a pior parte. Se muitos e-mails forem devolvidos, isso pode prejudicar sua reputação de remetente. É por isso que é importante conhecer a diferença entre devoluções permanentes e devoluções temporárias. Vamos dar uma olhada mais de perto no que significa cada uma.
Definição de devoluções de e-mails
As devoluções de e-mails acontecem quando sua mensagem não pode ser entregue. É como receber uma carta de volta no correio marcada como Devolver ao remetente. Algo bloqueou a entrega. A natureza desse “algo” indica os tipos de Devoluções com que você está lidando.
O que é uma devolução permanente?
Uma devolução permanente é uma falha definitiva na entrega. Seu e-mail nunca chegará a esse endereço, não importa quantas vezes você tente.
As causas comuns são:
- Endereço de e-mail inválido: o endereço tem um erro de digitação ou não é real.
- Domínio inexistente: o domínio (após o @) não existe.
- Falha na Autenticação do e-mail: o e-mail não passou nas verificações de segurança.
- Endereço de e-mail bloqueado: o servidor do destinatário bloqueou seu domínio ou endereço de e-mail.
Se as devoluções permanentes forem recorrentes, isso poderá prejudicar seriamente a sua reputação de remetente e afetar a entregabilidade da sua campanha de e-mail. Você deve remover imediatamente esses contatos da sua lista para proteger sua pontuação de remetente.
O que é uma devolução temporária?
Uma devolução temporária significa que você está lidando com um problema de entrega temporário. Isso não significa que o endereço é ruim, apenas que pode precisar de outra tentativa mais tarde.
As causas comuns são:
- A caixa de entrada do destinatário está cheia: o destinatário não tem mais espaço de armazenamento.
- A mensagem de e-mail é muito grande: sua mensagem ou seus anexos são muito grandes.
- Problemas temporários no servidor de e-mail: o servidor de e-mail do destinatário está fora do ar ou ocupado.
- Bloqueio do filtro de spam: seu e-mail foi sinalizado, mas pode ser enviado mais tarde.
Devoluções temporárias de e-mail não significam que você precisa remover o endereço imediatamente. Sua plataforma de e-mail provavelmente tentará enviar a mensagem novamente nos próximos dias. Se mesmo assim você não conseguir enviá-lo depois de várias tentativas, ele poderá ser marcado como devolução permanente mais tarde.
O que os tipos de devolução dizem sobre sua lista de e-mail
Pense nas taxas de rejeição como o relatório de integridade da sua lista de e-mails. Está recebendo muitas devoluções permanentes? Isso é um sinal de alerta. Geralmente significa que você precisa fazer uma limpeza. Talvez você tenha comprado uma lista de e-mails, não tenha verificado os endereços na inscrição, ou sua lista tenha ficado obsoleta com o tempo.
Devoluções temporárias são menos preocupantes. Todo mundo às vezes fica com a caixa de entrada cheia e o servidor de e-mail de um destinatário pode ocasionalmente fazer uma pausa para o café. Mas se você está vendo os mesmos endereços sendo devolvidos temporariamente várias vezes, isso também indica algo. Pode ser que eles tenham abandonado a conta, ou que seus filtros simplesmente não gostem do que você está enviando.
Por que você não pode ignorar as altas taxas de rejeição de e-mails
Por que as taxas de rejeição são tão importantes? É simples. Eles podem validar ou destruir seus esforços de marketing por e-mail. O negócio é o seguinte: toda vez que seus e-mails são devolvidos, os grandes provedores de e-mail, como Gmail e Yahoo, fazem uma pequena anotação sobre você. Se houver muitas anotações, eles começam a filtrar suas mensagens de forma diferente.
Se isso acontecer, todos os seus e-mails de marketing cuidadosamente elaborados podem de repente serem direcionados para pastas de spam ou, pior, podem ser completamente bloqueados. Isso acontece porque altas taxas de rejeição de e-mails sinalizam aos provedores de caixa de entrada que você não está mantendo uma lista de e-mails limpa, o que é algo que eles levam muito a sério.
A pior parte é que isso cria uma espiral negativa prejudicial. Quanto mais dos seus e-mails são filtrados, menos assinantes veem seu conteúdo. Menor visibilidade leva à diminuição do envolvimento, o que prejudica ainda mais a sua reputação de remetente. É um ciclo vicioso que pode bagunçar toda a sua estratégia de e-mail.
Além disso, a maioria das plataformas de marketing por e-mail tem seus próprios limites de taxa de rejeição. Exceda esses limites e você poderá enfrentar restrições de envio ou até mesmo suspensão da conta. Nesse ponto, você não estará mais lidando com problemas de entrega. Você ficará completamente impossibilitado de alcançar seu público.
O que fazer com cada mensagem devolvida
Então, agora que você sabe por que as taxas de rejeição são importantes, o que você pode realmente fazer a respeito? A boa notícia é que nem todo email devolvido significa que você precisa entrar em pânico. Problemas de devolução temporária geralmente se resolvem sozinhos, com sua plataforma fazendo algumas tentativas de reenvio nos bastidores.
Mensagens de erro de devolução permanente são outra história. Como são devoluções definitivas, esses endereços com devolução permanente precisam sair da sua lista imediatamente.
Você também pode precisar intervir se uma devolução temporária continuar ocorrendo com o mesmo endereço do destinatário. Depois de algumas tentativas falhas, é improvável que a mensagem seja enviada. Nesse caso, considere pausar ou remover o endereço para manter sua lista saudável e seus e-mails chegando onde deveriam.
Boas práticas para melhorar a entregabilidade de e-mails
Quer permanecer nas boas graças dos provedores de serviços de e-mail? Veja a seguir algumas práticas testadas e comprovadas que ajudarão suas mensagens a chegar ao seu destino.
Ative a confirmação dupla
A confirmação dupla garante que você receba somente endereços de e-mail reais de pessoas que realmente desejam seu conteúdo. Como funciona? Quando alguém se inscrever, receberá um e-mail de confirmação no qual deverá clicar antes de ser adicionado à sua Lista. Sim, isso adiciona atrito ao processo de inscrição, mas a qualidade da sua Lista mais do que compensará qualquer queda no número de assinantes.
Segmente sua lista de e-mails
Nem todos os assinantes estão interessados no mesmo conteúdo. Ao dividir a sua lista com várias bases de segmentação (como dados demográficos ou dados comportamentais), você pode oferecer conteúdo mais relevante para cada grupo. Mais relevância significa melhor envolvimento no e-mail e melhor envolvimento ajuda a melhorar a entregabilidade.
Autenticar seus e-mails
Autenticar seus e-mails é essencialmente provar que você é quem diz ser. Para fazer isso, você precisa configurar protocolos de autenticação de e-mail como o DomainKeys Identified Mail (DKIM). Embora isso possa parecer complicado, a maioria das plataformas de e-mail oferece instruções passo a passo. Depois de configurados, os protocolos informarão aos provedores de e-mail que você é um remetente legítimo e não um impostor tentando falsificar seu domínio.
Evite os filtros de spam
Se os seus e-mails parecerem um pouco suspeitos, os filtros do servidor de e-mail do destinatário poderão bloqueá-los antes de chegarem à caixa de entrada do destinatário.
Evite esses filtros de spam evitando coisas como:
- Escrever em letras maiúsculas
- Linhas de assunto caça-cliques (clickbait)
- Usar muitos pontos de exclamação
- Incluir muitos links ou anexos grandes
- Usar linguagem enganosa ou "bom demais para ser verdade"
- Sobrecarregar seu e-mail com imagens e pouco ou nenhum texto
- Formatação inadequada ou código confuso por trás da sua mensagem
Seus destinatários de e-mail também podem marcar suas mensagens como spam com um único Clique. Sempre entregue conteúdo para o qual eles se inscreveram e que considerem valioso para evitar que isso aconteça. Além disso, é importante adicionar um link fácil para cancelar a inscrição. É melhor que seus assinantes saiam discretamente do que marquem seus e-mails como spam.
Principais conclusões
- Conheça suas devoluções: devoluções permanentes são falhas definitivas, enquanto devoluções temporárias são temporárias e podem se resolver sozinhas.
- Remova rapidamente as devoluções permanentes: Quando você identificar e-mails devolvidos, remova o contato da sua lista para manter a reputação saudável do remetente.
- Fique atento a rejeições temporárias: se o endereço de e-mail do mesmo destinatário continuar devolvendo, chegou a hora de removê-lo da sua lista antes que comece a prejudicar a entregabilidade.
- Monitore a saúde da sua lista de e-mails: uma alta taxa de rejeição geralmente significa que sua lista precisa de limpeza, melhores práticas de inscrição ou ambos.
- Use boas práticas de entregabilidade: boas práticas como Confirmação dupla, segmentação de Lista e Autenticação de e-mail podem ajudar a manter as taxas de rejeição baixas.