Hinweise zur Datenschutz-Grundverordnung

Wahrscheinlich hast du bereits von der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gehört und hast möglicherweise einige Fragen dazu. Wir geben dir einige Informationen zu diesem Gesetz und inwiefern es Mailchimp sowie unsere Benutzer*innen betrifft.

Dieser Artikel dient als Informationsressource, ist jedoch keine Rechtsberatung. Wir empfehlen dir, mit einem Rechtsberater zu besprechen, welche Folgen die DSGVO für dein Unternehmen haben kann.

Was ist das, und für wen gilt sie?

Die DSGVO ist eine Datenschutz-Verordnung der Europäischen Union (EU). Sie wirkt sich auf Unternehmen weltweit aus. Sie regelt den Umgang von Unternehmen und anderen Organisationen mit den personenbezogenen Daten von Menschen mit Wohnsitz innerhalb der EU. Personenbezogene Daten sind Angaben, die alleine oder in Verbindung mit anderen Daten die Identifizierung einer natürlichen Person ermöglichen. Bei der Erfassung, Bearbeitung, Übertragung, Löschung oder anderweitigen Verwendung oder Speicherung von personenbezogenen Daten von EU-Bürgern musst du die Vorschriften der DSGVO unbedingt einhalten.

Die DSGVO ersetzt die ältere Datenschutzrichtlinie 95/46/EG, und bringt einige wichtige Veränderungen mit sich, die sich unter Umständen auf Mailchimp-Benutzer*innen auswirken.

Hinweise zur Einwilligung

Zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten von in der EU ansässigen Personen ist eine Rechtsgrundlage erforderlich. Wenn du dich auf eine Einwilligung berufst, muss diese freiwillig erteilt, spezifisch, informiert und eindeutig sein.

Um zu überprüfen, ob du eine angemessene Zustimmung erhalten hast, brauchst du eine schriftliche Aufzeichnung darüber, wann und wie jemand zugestimmt hat, dass du seine personenbezogenen Daten verarbeiten darfst. Zudem muss die Einwilligung eindeutig sein und in Form einer positiven bejahenden Handlung erteilt werden. Das bedeutet, dass die entsprechende Einwilligungserklärung in leicht verständlicher Sprache formuliert sein muss und keine bereits gesetzten Häkchen enthalten darf.

Hinweise zu den Rechten der Betroffenen

Zudem definiert die DSGVO die Rechte der Betroffenen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. EU-Bürger erhalten damit das Recht, Auskunft über die Verwendung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sowie das Recht, dich zu bestimmten Maßnahmen bezüglich der Daten aufzufordern. Auf entsprechende Anfragen solltest du möglichst zeitnah reagieren können. Die Betroffenen haben das Recht, zu verlangen, dass ihre personenbezogenen Daten berichtigt, ihnen zur Verfügung gestellt, von der Verwendung für bestimmte Zwecke ausgeschlossen oder vollständig entfernt werden.

Unter anderem musst du in der Lage sein, dem Betroffenen Auskunft darüber zu geben, zu welchen Zwecken seine personenbezogenen Daten verwendet werden. Auf Anfrage bist du verpflichtet, dem Betroffenen Einblick in bzw. Zugriff auf die personenbezogenen Daten zu geben, die du über ihn gespeichert hast.

Was tut Mailchimp, um den Regelungen zu entsprechen?

• Ernennung eines Datenschutzbeauftragten zur Überwachung unseres Compliance-Programms.
• Wir überprüfen kontinuierlich unsere Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten, die wir auf unseren Systemen erfassen und verarbeiten, angemessen geschützt sind.
• Wir gewährleisten, dass unsere weltweite Datenschutzerklärung die Verpflichtung von Mailchimp zur Einhaltung der DSGVO klar erläutert, dass sie im Hinblick auf unsere Verwendung personenbezogener Daten transparent ist, und dass sie den Betroffenen Auskunft darüber gibt, wie sie ihre Rechte als betroffene Person ausüben können.
• Wir haben die Standardvertragsklauseln (Standard Contract Clauses) der EU in unseren Nachtrag zur Datenverarbeitung (Data Processing Addendum) integriert, der automatisch Teil unserer Standard-Nutzungsbedingungen (unser Vertrag mit dir) wird und für Kundendaten gilt, die durch EU-Gesetze geschützt sind.
• Wir stellen unseren Kund*innen DSGVO-konforme Bedingungen in unserem Nachtrag zur Datenverarbeitung zur Verfügung und aktualisieren unsere Verträge mit Drittanbietern, um sicherzustellen, dass sie DSGVO-konform sind.
• Wir pflegen formale Prozesse rund um die Rechte der Betroffenen, um sicherzustellen, dass wir unseren Kunden bei der Erfüllung ihrer Anfragen helfen können.
• Wir reagieren auf Anfragen zu den Rechten der Betroffenen und erfüllen diese in unserer Rolle als Verantwortlicher.
• Wir erstellen Datenschutz-Folgenabschätzungen, um Risiken zu identifizieren und zu minimieren, die sich aus unseren Verarbeitungstätigkeiten ergeben.
• Wir führen genaue Aufzeichnungen über unsere Verarbeitungstätigkeiten, sowohl als Verarbeiter als auch als Verantwortlicher der personenbezogenen Daten.
• Wir achten genau auf die regulatorischen Vorgaben zur Einhaltung der DSGVO und nehmen Änderungen an unseren Produkt-Features und Verträgen vor, wenn diese erforderlich sind.
• Wir zertifizieren uns jährlich nach dem EU-U.S./Swiss-U.S. Data Privacy Framework und schützen weiterhin Daten aus dem EWR, Großbritannien und der Schweiz gemäß dem Data Privacy Framework. Du kannst dir unsere Data-Privacy-Framework-Zertifizierung hier ansehen.

Was kann ich tun, um den Regelungen zu entsprechen?

Mailchimp stellt Tools bereit, die dich bei der Einhaltung der Regelungen bezüglich Einwilligung und den Rechten der Betroffenen unterstützen. Wir empfehlen dir, dich zu deinen Vorbereitungen auf die DSGVO-Konformität fachkundig beraten zu lassen.

Einwilligung einholen

Von der gesetzlichen Verpflichtung einmal abgesehen, ist die transparente Datenverarbeitung auch eine gute Möglichkeit, deine Marketing-Beziehungen zu stärken. Wir haben unter anderem die Registrierungsformulare zur Anmeldung bei Mailchimp aktualisiert, um dich in puncto Konformität zu unterstützen.

Wenn du dich bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Einwohnern der EU-Mitgliedsstaaten als Rechtsgrundlage auf deren Einwilligung berufst, musst du gemäß der DSGVO die ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen einholen und genau erläutern, zu welchen Zwecken du ihre Daten verwenden willst. Unsere DSGVO-konformen Felder beinhalten Kontrollkästchen zur opt-in-Erteilung und bearbeitbare Bereiche, in denen du erläutern kannst, mit welchen Mitteln und zu welchen Zwecken du Benutzerdaten verarbeitest.

Mailchimp speichert alle Formulare und Kontaktangaben für den Fall, dass du in Zukunft darauf zurückgreifen musst. Wenn jemand über ein von Mailchimp gehostetes Formular zu deiner Zielgruppe hinzugekommen ist, kannst du diese Zielgruppe exportieren und Informationen zur Registrierung anzeigen. Als weiteren Nachweis der Einwilligung kannst du ein Double-opt-in aktivieren.

Wenn du dich bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten deiner Kontakte als Rechtsgrundlage auf deren Einwilligung berufst, solltest du dich vergewissern, dass die eingeholte Einwilligung den Standards der DSGVO entspricht. Zum Beispiel solltest du Fremdanbieter-Integrationen überprüfen und sicherstellen, dass sie nicht automatisch neue Benutzer zu deiner Zielgruppe hinzufügen, ohne durch ein Opt-in-Kontrollkästchen deren ausdrückliches Einverständnis einzuholen und dabei eindeutig zu erläutern, wie und zu welchen Zwecken du die Daten der betroffenen Person verwenden willst. Außerdem solltest du dir die für Add-ons oder Fremdanbieter-Integrationen geltenden Nutzungsbedingungen genau anschauen.

Weitere Informationen findest du in dem Artikel Einwilligungsnachweis exportieren

Weitere Informationen zu DSGVO-konformen Formularen findest du im Artikel Einwilligung mit DSGVO-Formularen einholen

Verständnis der Rechte der Betroffenen

Alle Mailchimp-Benutzer*innen können auf Anfrage ihrer Kontakte auf ihre Mailchimp-Zielgruppen zugreifen, um Daten zu berichtigen oder zu aktualisieren. Deine Kontakte können ihre Daten auch selbst aktualisieren, indem sie sich an uns wenden oder ihre Einstellungen über den Link aktualisieren, der in jeder E-Mail von dir enthalten ist.

Ressourcen

Wir möchten unsere Benutzer*innen unterstützen, weisen jedoch darauf hin, dass die Vorschriften der DSVGO sich über die Nutzung von Mailchimp hinaus auf deine Geschäftstätigkeit auswirken können. Hier haben wir ein paar zusätzliche Ressourcen für dich zusammengestellt.

• Ein sehr hilfreicher Ratgeber von unserer Rechtsabteilung mit Hinweisen zur DSGVO im Allgemeinen und zu den Abschnitten, die für Mailchimp-Benutzer*innen besonders relevant sind
• Volltext der DSGVO