Die meisten Menschen können sich eine Welt ohne E-Mails kaum noch vorstellen. Wir nutzen sie für fast alles – um mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben, um den Kundenservice von Unternehmen zu kontaktieren, um Newsletter zu abonnieren und natürlich für die Arbeit.
Viele Menschen fühlen sich aber auch von E-Mails überwältigt. Sie machen sich Sorgen, dass sie wichtige Nachrichten verpassen oder im Bedarfsall wichtige Informationen nicht mehr auffinden können. Wahrscheinlich kennen wir alle jemanden (vielleicht bist du es sogar), der Hunderte oder Tausende ungelesene E-Mails in seinem Posteingang hat.
Ein überfüllter, unorganisierter E-Mail-Posteingang hält dich nicht nur davon ab, dieses leistungsstarke Werkzeug optimal zu nutzen, sondern kann auch eine Quelle von Stress und Frustration sein, die sich auf den Rest deines Tages auswirkt.
Mit ein paar einfachen organisatorischen Strategien kannst du die Nachrichtenflut jedoch in den Griff bekommen und dich auf Erfolgskurs bringen.
Die Vorteile eines organisierten Posteingangs
Die Nachteile eines unorganisierten E-Mail-Systems, das einfach nicht funktioniert, liegen auf der Hand. Aber wenn du über die Vorteile eines organisierten Posteingangs für deine Arbeit, deine Zeitplanung und dein Stresslevel nachdenkst, kann dich das zum Erstellen deines persönlichen Plans zur E-Mail-Verwaltung motivieren.
Effizienterer Workflow
Wenn dein Schreibtisch unorganisiert ist, wird die Arbeit schnell ineffizient und schwer überschaubar. Die Suche nach einer bestimmten Information in einem Stapel von Unterlagen kann eine ansonsten schnelle und einfache Aufgabe verlangsamen.
Mit E-Mails verhält es sich genauso. Einen vollen Posteingang oder Tausende archivierter Nachrichten zu durchsuchen, ist nicht die beste Nutzung deiner wertvollen Zeit. Wenn du dafür sorgst, dass deine beruflichen oder privaten E-Mails gut organisiert sind, kannst du Frustration und Zeitverlust vermeiden.
Zeitersparnis
Wahrscheinlich musst du von Zeit zu Zeit auf Informationen in deinen E-Mails zugreifen. Die Suche nach einzelnen Nachrichten kann zeitaufwändig sein. Selbst mit der Suchfunktion klappt es nicht immer, wenn du dich nicht an den Absender einer Nachricht oder einen genauen Suchbegriff erinnerst. Und auch wenn du die richtigen Suchbegriffe findest, kann es sein, dass du dich erst einmal durch viele unwichtige E-Mails klicken musst, um das Gesuchte zu finden.
Weniger Stress und Aufwand
Eine gut umgesetzte Strategie zur E-Mail-Organisation vereinfacht dein digitales Leben, erleichtert dein Zeitmanagement und trägt zu einem konzentrierteren und weniger stressigen Arbeitsumfeld bei. Es macht es einfacher, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und verhindert eine Informationsüberflutung. Außerdem bedeutet eine gute E-Mail-Verwaltung, dass du dich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren kannst, ohne dir darüber Sorgen machen zu müssen, dass du wichtige E-Mails übersiehst.
Zehn Tipps zur E-Mail-Organisation, die du ausprobieren solltest
Wenn es um die Organisation von E-Mails geht, gibt es nicht die eine Methode, den einen Prozess oder das eine Geheimnis, das für alle optimal funktioniert. Vielleicht musst du ein paar Dinge ausprobieren, bevor du die für dich sinnvollste Lösung findest. Im Folgenden findest du einige Tipps für die Entwicklung deiner Strategie zur E-Mail-Organisation.
1. Überprüfe deine E-Mails zu geplanten Zeiten
Viele Menschen haben sich angewöhnt, ihr E-Mail-Postfach auf ihrem Computer ständig geöffnet zu lassen. An vielen Arbeitsplätzen ist es außerdem üblich, dass man sofort eine Antwort auf E-Mails erwartet.
Das ist aber nicht nur eine ineffiziente Art der Verarbeitung von Nachrichten, sondern kann auch deine Leistung bei anderen Dingen beeinträchtigen. Wenn du zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechselst, muss sich dein Gehirn erst von einer Aufgabe lösen und sich dann wieder auf eine andere konzentrieren. Und das kann wiederum deine Produktivität beeinträchtigen und zu Fehlern führen.
Wenn deine Kollegen oder Kunden immer erwarten, dass du schnell reagierst, ist es wichtig, dass du diese Annahme ansprichst. Du solltest also klarstellen, dass du in wirklich dringenden Fällen auch auf anderem Wege erreichbar bist – per SMS, Instant Messenger oder Telefon. Andernfalls wirst du deine E-Mails nur zu bestimmten Zeiten abrufen. Wenn du dann deinen Posteingang öffnest, kannst du dich ganz auf die Beantwortung der E-Mails konzentrieren.
2. Teile deine E-Mails auf mehrere Konten auf
Vielleicht verwendest du deine E-Mails für verschiedene Zwecke – private Nachrichten, ein nebenberufliche Tätigkeit, Aktivitäten in der Gemeinde und Onlineshopping. In diesem Fall könnte die Nutzung mehrerer E-Mail-Konten sinnvoller sein.
Wenn du zum Beispiel einen Posteingang für berufliche Zwecke und einen anderen für Onlineshopping und Newsletter reservierst, verpasst du nie wieder eine Nachricht von einem wichtigen Kunden, weil sie von Rabattangeboten deiner Lieblingsmarken verdeckt wird.
Die Verwendung mehrerer Konten bedeutet auch, dass du einen Posteingang regelmäßig und einen anderen seltener überprüfen kannst, je nachdem, wie es deinem Zeitplan entspricht.
3. Fasse mehrere E-Mail-Konten zu einem einzigen zusammen
Andererseits kann man auch zu viele E-Mail-Adressen haben, vor allem, wenn einige davon selten genutzt werden. Wenn du bereits über mehrere E-Mail-Konten verfügst, könntest du feststellen, dass deine Nachrichten einfach zu verstreut sind.
Wenn das Überprüfen mehrerer Posteingänge lästig wird, ist es vielleicht an der Zeit, einige von ihnen zu schließen. Achte darauf, alle Kontakte zu benachrichtigen, damit du keine wichtigen Nachrichten verpasst, und schließe dann ein oder mehrere dieser Konten, um deinen Arbeitsablauf zu optimieren.
4. Bereinige deinen Posteingang
Obwohl einige E-Mails wichtig sind und eine langfristige Aufbewahrung Sinn macht, finden sich in deinem E-Mail-Konto wahrscheinlich viele Nachrichten, die du nicht mehr brauchst. Egal, ob es sich um die Erinnerung an den Backwarenverkauf der Gemeinde handelt, der schon lange vorbei ist, oder um einen abgelaufenen Rabattcode – solcher unnötiger Mails solltest du dich entledigen!
Lösche alle Nachrichten, die du nicht mehr brauchst, und nimm dir Zeit für eine „Aufräumaktion“. Wenn du dir Sorgen machst, dass du etwas löschst, das du vielleicht später noch brauchst, kannst du alle Nachrichten in einem separaten Ordner ablegen oder archivieren. Wenn du die Nachrichten aber aus deinem Hauptposteingang löschst, fühlt sich dein Konto gleich viel organisierter und übersichtlicher an.
5. Mache dich mit den Routing-Regeln vertraut
Jede E-Mail, die in deinem System eingeht, wird irgendwohin weitergeleitet. Die meisten E-Mail-Systeme haben zum Beispiel Spam-Erkennungsmechanismen, die verdächtige Nachrichten in einen separaten Ordner leiten.
Mithilfe dieses Weiterleitungssystems kannst du für Ordnung sorgen. Erstelle Regeln, die E-Mails bei ihrem Eingang verschiedenen Ordnern zuordnen, anstatt alles in deinem Posteingang abzulegen.
Du kannst E-Mails anhand der Betreffzeile, des Absenders oder eines Schlagworts identifizieren und sie in separate Ordner ablegen lassen. Wenn du zum Beispiel als Freiberufler arbeitest, könntest du Ordner für jedes Kundenprojekt erstellen und E-Mails von Kunden in den entsprechenden Ordner leiten.
Wenn du eingehende E-Mails an den richtigen Ordner weiterleitest, kannst du alle E-Mails zu einem bestimmten Projekt oder Thema auf einmal bearbeiten, damit dein Posteingang nicht überfüllt wird. Außerdem bedeutet das, dass diese Nachrichten bereits nach Themen geordnet sind.
6. Melde dich von unerwünschten E-Mails ab
Schnell bist du auf so vielen E-Mail-Listen eingetragen, dass du dich gar nicht mehr daran erinnern kannst, dich dort angemeldet zu haben. Anstatt einfach alle E-Mails von Absendern zu löschen, die dich nicht mehr interessieren, solltest du dir ein paar Minuten Zeit für die Abmeldung nehmen.
Wenn du dich abmelden möchtest, solltest du nach einem Link am Ende der E-Mail suchen. Er kann auf den ersten Blick schwer zu erkennen sein, da er normalerweise in einer helleren Schrift oder ganz unten in einer langen Nachricht steht. Du musst nicht alles auf einmal abbestellen. Du kannst dir einmal in der Woche ein wenig Zeit dafür nehmen oder ein paar Mal am Tag. Die Mühe, die du dir jetzt machst, wird dir später viel Zeit ersparen. Denn dann hast du keinen Posteingang mehr, der mit Werbung und Inhalten überquillt, die überhaupt nicht mehr relevant für dich sind.
7. Entwickle eine Spam-Strategie
Spam ist eine bedauerliche Realität der E-Mail-Nutzung. Unter Spam versteht man unerwünschte oder nicht angeforderte Nachrichten, die oft für Werbung oder bösartige Aktivitäten wie Phishing genutzt werden. Laut der Statistawaren im Jahr 2022 48,63% aller E-Mails Spam!
Dein E-Mail-System filtert Spam-Nachrichten vielleicht sehr gut heraus und leitet sie in einen eigenen Ordner weiter. Doch Spammer verbessern ihre Taktiken ständig, weshalb es wahrscheinlich ist, dass die Spamfilter deines Systems nicht perfekt sind.
Du solltest deinen Spam-Ordner gelegentlich überprüfen, um sicherzugehen, dass dort nichts Wichtiges gelandet ist. Außerdem kannst du deine eigene Spam-Strategie entwickeln: Wenn eine eingehende Spam-Nachricht in deinem Posteingang landet, markiere sie als Spam, damit ähnliche Nachrichten in Zukunft herausgefiltert werden.
Du kannst auch regelmäßig ungenutzte E-Mail-Adressen aus deiner Kontaktliste löschen. Inaktive Konten sind oft das Ziel von Spammern. Überprüfe alle Berechtigungen, die du Drittanbieter-Apps erteilt hast, die mit deinem E-Mail-Konto verbunden sind, und entziehe sie, wenn du sie nicht aktiv nutzt.
Wenn du im Voraus den Umgang mit Spam-Nachrichten planst, sparst du dir Zeit beim Eingang von Spam Zeit und musst nicht erst überlegen, was zu tun ist. Wenn dann eine Spam-Nachricht eintrifft, setzt du einfach deine Strategie in die Tat um.
8. Stelle E-Mails zurück (Snooze)
Du kennst wahrscheinlich die Snooze-Funktion auf einem Wecker oder auf deinem Smartphone. Damit kannst du den Alarm ausschalten und ihn um ein paar Minuten verzögern, damit du etwas länger schlafen kannst.
Das Zurückstellen einer E-Mail (bzw. die Snooze-Funktion) funktioniert auf die gleiche Weise. Mit dieser Funktion kannst du E-Mails so planen, dass sie zu einem günstigeren Zeitpunkt erneut in deinem Posteingang landen. Wenn du z. B. die Agenda für ein Meeting in der nächsten Woche erhältst, kannst du diese Nachricht bis Montagmorgen zurückstellen, damit sie bis dahin nicht deinen Posteingang belegt.
9. Markiere und kennzeichne eingehende Nachrichten mit einem Stern
Das Markieren und Sternchen setzen sind Funktionen, die von vielen E-Mail-Clients angeboten werden, um dir bei der Priorisierung eingehender E-Mails zu helfen.
Viele Menschen nutzen die Markierung, um eine E-Mail als wichtig zu kennzeichnen – vielleicht etwas, das eine schnelle Antwort oder Nachbereitung erfordert. Wenn du dich nicht sofort um eine E-Mail kümmern kannst, kannst du sie markieren, um ihr später deine volle Aufmerksamkeit zu widmen. Mit Sternen kannst du E-Mails nach Kategorien ordnen – zum Beispiel nach Projekten, Fristen für die Nachverfolgung oder Priorität.
Markierungen und Sterne können ähnlich wie Labels oder Ordner funktionieren, sind aber vor allem dann nützlich, wenn du Nachrichten nicht archivieren möchtest. Wenn du sie in deinem Posteingang mit diesen einfachen Symbolen markierst, kannst du auf einen Blick sehen, welche Nachrichten deine Aufmerksamkeit erfordern.
10. Nutze die Konversationsansicht
Dein E-Mail-Anbieter bietet möglicherweise eine Funktion namens Konversationsansicht. Hierbei handelt es sich um die Möglichkeit, alle Nachrichten einer Konversation gruppiert anzuzeigen. Dies wird manchmal auch als Thread- oder Gruppenansicht bezeichnet.
Die Konversationsansicht reduziert das Durcheinander in deinem Posteingang. Außerdem kannst du so eine gesamte Konversation chronologisch lesen, anstatt deinen Posteingang oder andere Ordner nach verwandten E-Mails zu durchsuchen.
Ordner und darüber hinaus: Beliebte Methoden zur E-Mail-Organisation
Es gibt so viele Möglichkeiten zur Organisation deines Posteingangs, wie es E-Mail-Nutzer gibt. Im Folgenden findest du einige beliebte Optionen. Du kannst sie wie beschrieben verwenden oder sie an deine Bedürfnisse anpassen.
Zeitordner-Methode
Die Zeit-Ordner-Methode (manchmal auch Fünf-Ordner-Methode genannt, wobei der Posteingang selbst mit einbezogen wird) ist bei Produktivitäts- und Organisationsexperten sehr beliebt. Bei dieser Methode erstellst du eine Reihe von Ordnern (oder Labels in Gmail), um E-Mails nach dem Zeitpunkt ihrer späteren Bearbeitung zu organisieren.
Wenn E-Mails eintreffen, solltest du sie je nach Dringlichkeit entweder sofort bearbeiten oder in einen deiner Ordner verschieben. Das Wichtigste ist, dass sie nicht in deinem Posteingang liegen bleiben.
Die genauen Ordnernamen hängen von deinen Bedürfnissen ab, nachfolgend jedoch einige gängige Optionen:
- Heute: Dies sind Nachrichten, die sofort eine Antwort oder eine Art von Handlung erfordern.
- Diese Woche: Dieser Ordner enthält Nachrichten, die nicht dringend sind, aber in den nächsten Tagen bearbeitet werden sollten.
- Diesen Monat: Diese Nachrichten erfordern eine Antwort oder Aktion, haben aber eine niedrige Priorität.
- Archiv oder zur Information: Das sind E-Mails, die du für spätere Zwecke aufbewahren möchtest, die aber keine weiteren Aktionen erfordern.
Auf diese Weise funktionieren die Ordner wie eine Reihe von To-Do-Listen. Mit dieser Methode kannst du dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, die sofort erledigt werden müssen. Wenn du die Nachrichten im Heute-Ordner erledigt hast und die Zeit es zulässt, kannst du die Nachrichten in den anderen Ordnern durchsehen und sie entweder in Ordner mit höherer Priorität verschieben oder sofort bearbeiten.
Warteordner-Methode
Wenn die Zeitordner-Methode für dich keinen Sinn macht, funktioniert die einfachere Warteordner-Methode vielleicht besser. Bei diesem System wird jede Nachricht, die im Posteingang eingeht, sofort bearbeitet, archiviert oder in den Warteordner gelegt.
Der Warteordner ist für alle Nachrichten, die eine Aktion oder eine Antwort erfordern. In diesem Ordner können bestimmte Nachrichten mit Sternen und Markierungen priorisiert werden. Du kannst auch Suchkriterien wie Zeit oder Absender verwenden, um zu entscheiden, welche Nachrichten zuerst bearbeitet werden sollen.
Inbox-Zero-Methode
Stell dir vor, du hättest einen leeren Posteingang - keine dringenden Anfragen, keine Terminerinnerungen, keine Werbenachrichten von deinen Lieblingsmarken. Das ist das Ziel einer Organisationsmethode namens Inbox Zero, die unter Produktivitätsexperten sehr beliebt ist.
Inbox Zero bedeutet natürlich nicht, dass du nie Nachrichten in deinem Posteingang bekommst. Vielmehr geht es darum, deinen Posteingang aufgeräumt zu halten, indem du jede E-Mail nur einmal bearbeitest. Jedes Mal, wenn du dein E-Mail-Konto öffnest, um neue E-Mails zu bearbeiten, bearbeitest du jede Nachricht und entfernst sie aus deinem Posteingang.
Diese Aktionen können darin bestehen, auf eine Nachricht zu antworten und sie dann zu archivieren, einen unwichtigen Newsletter zu löschen, eine E-Mail zu delegieren, indem du sie an ein anderes Mitglied deines Teams weiterleitest, oder sie in einem deiner Ordner für eine spätere Bezugnahme abzulegen.
Das Ziel einer jeden E-Mail-Sitzung ist es, mit einem leeren Posteingang zu enden. In diesem Fall funktioniert der Posteingang wie eine To-Do-Liste, und deine Belohnung für die Erledigung aller Punkte auf der Liste ist ein aufgeräumtes und organisiertes E-Mail-Konto.
Organisationstools in beliebten E-Mail-Diensten
Die meisten E-Mail-Systeme bieten viele Möglichkeiten zur Organisation deiner E-Mails. Wirf einen Blick auf einige der Tools, die von den beliebtesten E-Mail-Anbietern angeboten werden. Vielleicht findest du hilfreiche Optionen, von denen du noch nichts wusstest. Vielleicht entscheidest du dich aber auch für ein neues System, das deinen Bedürfnissen bei der Organisation deines Posteingangs besser entspricht.
Gmail
Anstatt Ordner für die Organisation von Nachrichten zu verwenden, setzt Gmail von Google auf sogenannte Labels. In vielerlei Hinsicht funktionieren Labels wie Ordner. Mit ihnen lassen sich Nachrichten in Kategorien sortieren. In Gmail können einzelne Nachrichten jedoch mit mehr als einem Label versehen werden, sodass E-Mails archiviert werden können, die später an mehreren Stellen wiedergefunden werden können. Mit dieser Funktion bleibt der Posteingang von Gmail aufgeräumt und übersichtlich.
Außerdem ist es einfach, mehrere Gmail-Konten einzurichten und zu verwalten und über eine Webseite oder eine mobile App zwischen ihnen zu wechseln. Gmail bietet außerdem Nachrichtenvorlagen für häufig verschickte E-Mails.
iCloud
Der E-Mail-Dienst iCloud von Apple bietet viele beliebte Organisationstools wie Ordner, Vorlagen und Labels sowie einen speziellen Viewer für Anhänge, mit dem du alle deine E-Mail-Anhänge an einem Ort betrachten kannst.
Abonnenten des kostenpflichtigen iCloud+ Dienstes von Apple können eine Funktion namens „E-Mail-Adresse verbergen“ nutzen, die einzigartige, zufällige E-Mail-Adressen für das Ausfüllen von Webformularen und die Anmeldung zu Newslettern generiert. Nachrichten, die an diese Adressen gesendet werden, werden an dich weitergeleitet, wobei der Absender deine tatsächliche E-Mail-Adresse nur erfährt, wenn du es möchtest. Auf diese Weise reduzierst du die Anzahl der unerwünschten Nachrichten in deinem Posteingang.
Yahoo
Wenn du viele Nachrichten erhältst und häufig E-Mails archivierst, könnte Yahoo eine gute Wahl sein. Der Dienst bietet ein Terabyte Speicherplatz, was unter den beliebten kostenlosen E-Mail-Diensten das Maximum ist. Das kann für die Organisation deines E-Mail-Kontos nützlich sein, wenn du oft auf alte Nachrichten zurückgreifen musst. So musst du keine Zeit mit der Entscheidung verschwenden, welche E-Mails du behalten und welche du löschen solltest.
Outlook
Mit Outlook von Microsoft kannst du deine E-Mails in Ordnern organisieren und viele andere beliebte Tools nutzen. Außerdem bietet Outlook die Quick Steps – eine Reihe von anpassbaren Tastenkombinationen, die mit einem Klick mehrere Aktionen für eine E-Mail ausführen.
Wenn du zum Beispiel ein Feedback von einem wichtigen Kunden in deinem Outlook-Posteingang bekommst, kannst du es als hohe Priorität kennzeichnen und mit einem Klick an deinen Vorgesetzten weiterleiten, sofern du diesen Prozess in den Quick Steps eingerichtet hast.
Apps und Dienste von Drittanbietern für eine optimierte Organisation
Zusätzlich zu den von gängigen E-Mail-Anbietern bereitgestellten Tools gibt es noch weitere Möglichkeiten zur Integration von Organisationstools in dein E-Mail-System. Einige von ihnen funktionieren mit jedem E-Mail-Dienst, während andere nur mit bestimmten Diensten kompatibel sind. Generell gilt: Jede Methode, die für die Organisation deines Posteingangs sinnvoll ist, wird wahrscheinlich von deinem E-Mail-Programm oder einem Drittanbieterdienst unterstützt. Lies weiter, um mehr über einige beliebte Optionen zu erfahren.
Bereinige E-Mail
Clean Email verfügt über verschiedene Organisationstools, die in dein E-Mail-Konto integriert sind. Das Programm hilft dir, E-Mails zu sortieren und stapelweise zu löschen, dich von Mailinglisten abzumelden und Nachrichten automatisch in nützliche Kategorien einzuteilen, damit du effizienter antworten kannst. Es gibt auch Tarife mit mehreren Nutzern für dein Team oder Freunde und Familie.
SaneBox
SaneBox nutzt künstliche Intelligenz, um deine E-Mail-Gewohnheiten zu lernen und E-Mails nach ihrer Priorität zu kategorisieren. Nachrichten mit hoher Priorität landen direkt in deinem Posteingang, wobei dir das Programm täglich mitteilt, was herausgefiltert wurde. So hast du weniger E-Mails, die deine sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und kannst sicher sein, dass du nichts Wichtiges verpasst.
Unroll.Me
Falls du vermeiden möchtest, all deine unerwünschten E-Mails durchgehen zu müssen und eine nach der anderen abzubestellen, hilft dirUnroll.Me dabei, dich massenhaft von Spam-, Werbe- und unerwünschten E-Mail-Verteilern abzumelden. Das Programm fasst außerdem alle erwünschten E-Mails von Mailinglisten in einer einzigen täglichen Übersicht zusammen, damit du sie effizienter durchgehen kannst.
Boomerang
Boomerang ist ein Tool zur E-Mail-Verwaltung, das derzeit Versionen anbietet, die mitGmail oderOutlook funktionieren. Boomerang hat mehrere Funktionen, die dir bei der Organisation von E-Mails helfen und deinen Posteingang übersichtlicher machen. Es kann E-Mails planen, Erinnerungen einrichten und E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt an deinen Posteingang zurückschicken.
E-Mails sind ein nützliches Werkzeug, wobei sie aber für dich arbeiten sollten, anstatt dir zusätzliche Arbeit zu machen. Egal, ob es sich um deine beruflichen oder privaten E-Mails handelt, nimm dir jetzt die Zeit, deinen E-Mail-Posteingang zu organisieren und benutze Tools zur E-Mail-Verwaltung, um ihn übersichtlich und praktisch zu halten.
Nicht jeder Tipp wird für alle funktionieren. Aber es ist bestimmt etwas dabei, was du für eine bessere Organisation deines Posteingangs nutzen kannst, sei es, dass du dein Konto zum automatischen Senden von Routinenachrichten einrichtest, E-Mails markierst, die schnell beantwortet werden müssen, oder E-Mails in projektspezifischen Ordnern speicherst.
Wenn du heute damit beginnst, deine E-Mails zu organisieren, kannst du dich darauf freuen, beim nächsten Mal weniger Arbeit und Stress zu haben, wenn du deine Nachrichten überprüfst!