Wie man eine Email‑Abwesenheitsnotiz schreibt

Eine sofortige Antwort ist ein Zeichen guten Willens. Dies gilt umso mehr, wenn du deine Kunden beeindrucken möchtest. Aber das ist nicht immer möglich. Auch wenn wir noch so engagiert sind, müssen wir uns doch ab und zu eine Auszeit gönnen oder uns um andere Aufgaben kümmern. Das Nächstbeste, was du in dieser Situation tun kannst, ist eine durchdachte und prägnante Out-of-Office-E-Mail zu verfassen.

Als Faustregel gilt, dass du Autoresponder-E-Mails verwenden solltest, wenn sich deine Antwort verzögern wird.

Hier sind einige häufige Situationen, in denen du eine Abwesenheitsantwort verwenden kannst: Termine

• Frühzeitiger Feierabend
• Abwesenheit aufgrund von Überstundenabbau
• Urlaub
• Geschäftsreise
• Urlaub aus Krankheitsgründen
• Mutterschaftsurlaub
• Sabbatjahr
• Immer dann, wenn du keinen oder nur eingeschränkten Zugang zum Internet hast

Natürlich musst du automatische Antwortnachrichten nicht auf den Arbeitsplatz beschränken. Versuche, sie auch in deinem Privatleben zu nutzen. Finde heraus, welche Vorteile automatische Antwortnachrichten für deine privaten und deine geschäftlichen E-Mails bringen können.

Was sollte eine Email-Abwesenheitsnotiz enthalten?

Eine gelungene Abwesenheitsnachricht ist voller nützlicher Informationen und kommt direkt auf den Punkt. Sie sollte die betreffende Person bis zu deiner Rückkehr zufriedenstellen. Dabei kann es sich um den Grund für deine Abwesenheit oder um die Nennung eines anderen Ansprechpartners handeln.

Hier sind die wichtigsten Bestandteile, die du in deine Out-of-Office-Nachrichten aufnehmen solltest.

Grund für die Abwesenheit

Natürlich musst du nicht den genauen Grund für deine Abwesenheit nennen. Aber eine kurze Erwähnung kann deinen Kunden und Kollegen bei der Einschätzung helfen, ob du dich nur ab und zu meldest oder komplett abwesend sein wirst. Außerdem fühlt sich deine Abwesenheitsnachricht dadurch persönlicher an und bietet dir nach deiner Rückkehr ein Gesprächsthema.

Insgesamt solltest du es einfach halten, indem du kurz erwähnst, ob du im Urlaub bist, krank bist oder ob dein Unternehmen einfach wegen eines Feiertags geschlossen ist.

Dauer der Abwesenheit

Automatische Antworten, die nicht die Dauer deiner Abwesenheit oder das Datum deiner Rückkehr enthalten, sind unvollständig. Wenn deine Geschäftspartner nicht genau wissen, wann du abwesend bist, werden sie vielleicht mehrere E-Mails schicken. Und das macht es für dich schwieriger, den Überblick zu behalten und ihre ursprüngliche Anfrage in deinem Posteingang zu finden.

Achte in deiner Abwesenheitsnachricht auf einen klaren Zeitrahmen oder ein Enddatum und lasse deine Kontakte wissen, wann sie eine Antwort erwarten können.

Ansprechpartner

Manchmal braucht die Person, die sich an dich wendet, sofortige Hilfe. Für solche Fälle solltest du eine Liste mit Ansprechpartnern für verschiedene Angelegenheiten hinzufügen. Hierbei solltest du die Namen, E-Mail-Adressen und Positionen der Kolleginnen und Kollegen angeben, die dich in deiner Abwesenheit vertreten werden. Denke auch daran, ihnen alle Informationen und Dokumente an die Hand zu geben, die sie im Fall der Fälle benötigen.

Wenn du bereit bist, während deiner Abwesenheit einige Fragen zu beantworten, aber nicht die ganze Zeit deinen Posteingang im Auge behalten möchtest, kannst du deine Handynummer in deiner Abwesenheitsnotiz angeben.

Vielleicht brauchst du ein paar Entwürfe, bis du die perfekte Abwesenheitsnachricht verfasst hast. Es gibt jedoch einige Tipps und Tricks, mit denen du sie so effektiv und hilfreich wie möglich gestalten kannst.

Orientiere dich an diesen goldenen Regeln, um deine Abwesenheitsnotizen zu optimieren.

Automatische Email-Abwesenheitsnotiz: Das solltest du tun

• Sei höflich und professionell: Der Ton deiner Abwesenheitsnachrichten sollte immer höflich und professionell sein. Wenn du dich an deine Kunden wendest, solltest du vor allem deine Entschuldigung zum Ausdruck bringen.
• Sei klar und prägnant: Scheue dich nicht, deine Abwesenheitsnachrichten kurz und bündig zu formulieren. Die Person, die dich kontaktiert, muss zum Beispiel nicht unbedingt wissen, wo du im Urlaub bist. Konzentriere dich auf die genauen Daten, an denen du nicht im Büro bist, und auf deine Kontaktpersonen. Diese Informationen kannst du bei Bedarf durch eine entsprechende Textformatierung hervorheben.
• Geh die Extrameile: Zeige, dass du auch in deiner Abwesenheit weiterhelfen möchtest. Für deine Mitarbeiter kannst du eine Liste mit wichtigen internen Links einfügen. Und für deine Kunden kannst du Informationen zu besonderen Aktionen und Angeboten bereitstellen, von denen sie profitieren können.

Automatische Email-Abwesenheitsnotiz: Das solltest du vermeiden

• Leere Versprechungen machen: Versprich nicht, dass du im Urlaub deine E-Mails oder andere Nachrichten checken wirst, wenn du dies gar nicht vorhast. Wenn du nur eingeschränkten Zugang zu deinen E-Mails hast, solltest du dich auch nicht verpflichten, sofort nach deiner Rückkehr ins Büro zu antworten, da du sonst viel nachzuholen haben wirst. Wenn du Erwartungen weckst, kann das im Nachhinein zu mehr Problemen führen.
• Nennung von Kollegen, die nicht informiert sind: Du solltest niemanden als Kontakt angeben, wenn er oder sie sich nicht zur Mithilfe bereit erklärt hat. Das kann sowohl den genannten Ansprechpartner als auch die Person, die dich anschreibt, in die Irre führen und dich nachlässig und unprofessionell erscheinen lassen.
• Keine sofortige Antwort deiner Vertretung versprechen: Auch wenn deine Kollegin oder dein Kollege sich bereit erklärt, dir zu helfen, solltest du sie oder ihn nicht zu einer sofortigen Antwort verpflichten. Denke daran, dass sie deine Arbeit zusätzlich zu ihrer eigenen übernehmen.

Mustervorlagen für Abwesenheits-E-Mails herunterladen

Auch wenn die bisherigen Tipps sehr hilfreich sind, kann es dennoch nützlich sein, zu verstehen, wie eine gute Abwesenheitsnachricht aussieht.

Unsere Sammlung von Abwesenheitsnachrichten soll dir bei der professionellen und effektiven Kommunikation deiner Abwesenheit helfen.

Automatische E-Mail-Antworten können in verschiedenen Geschäftsszenarien helfen, die Effizienz der Kommunikation aufrechtzuerhalten. Ob es darum geht, Erwartungen während deiner Abwesenheit zu steuern oder Kundenanfragen zu bestätigen, diese automatisierten Nachrichten spielen eine wichtige Rolle in der professionellen Kommunikation.

Automatische Abwesenheitsnotizen

Automatische Abwesenheitsnachrichten sind wichtig für die Aufrechterhaltung einer professionellen Kommunikation während der Abwesenheit. Diese Nachrichten enthalten in der Regel die Daten deiner Abwesenheit, das Datum deiner Rückkehr und einen alternativen Kontakt für dringende Angelegenheiten.

Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz stellt sicher, dass die Absender über deine Abwesenheit informiert sind und hilft, ihre Erwartungen an eine Antwort zu steuern.

Automatische Antworten vom Kundensupport

Automatische Antworten des Kundensupports sind Sofortantworten, die an Kunden gesendet werden, wenn sie eine Anfrage oder ein Support-Ticket einreichen. Diese Nachrichten bestätigen in der Regel, dass das Support-Team die Anfrage erhalten hat, geben eine voraussichtliche Antwortzeit an und können Links zu häufig gestellten Fragen oder Selbsthilfe-Ressourcen enthalten.

Diese Art von automatischer Antwort trägt zur Schaffung realistischer Erwartungen bei und kann möglicherweise Probleme noch vor dem Einschreiten eines Support-Mitarbeiters lösen.

Automatische Antworten als Dank für die Kontaktaufnahme

Automatische Antworten wie „Danke, dass du uns kontaktiert hast“ werden sofort verschickt, nachdem sich ein Kunde über ein Kontaktformular oder eine E-Mail gemeldet hat.

Diese Nachrichten bestätigen den Erhalt der Mitteilung des Kunden, bedanken sich für sein Interesse und geben oft Auskunft darüber, wann er eine ausführlichere Antwort erwarten kann. Diese Art der automatischen Antwort trägt zur Vertrauensbildung bei, da sie dem Kunden den Erhalt seiner Nachricht bestätigt.

Automatische Antworten auf Newsletter-Anmeldungen

Automatische Bestätigungsnachrichten für die Newsletter-Anmeldung werden an Nutzer gesendet, die sich gerade in eine Mailingliste eingetragen haben. Diese Nachrichten bestätigen in der Regel die Anmeldung, heißen den neuen Abonnenten willkommen und können Informationen darüber enthalten, welche Art von Inhalten in welcher Häufigkeit zu erwarten sind.

Manche enthalten auch einen Call-to-Action, um sofort mit der Marke in Kontakt zu treten, oder bieten eine spezielle Willkommensaktion an.

Wie man Antwort-E-Mails für die Marketing-Automatisierung nutzt

Automatische Antwort-E-Mails sind nicht nur für Abwesenheitsnachrichten oder den Kundensupport gedacht, sondern können auch als Teil deiner Marketing-Automatisierung eingesetzt werden. Wenn du automatische Antworten strategisch einsetzt, kannst du Leads pflegen, deine CRM-Prozesse rationalisieren und gezieltere Marketingkampagnen erstellen.

Sehen wir uns an, wie du mit automatischen Antworten bessere Ergebnisse für dein Unternehmen erzielen kannst.

Wie automatische Antworten Leads pflegen können

Wenn ein Lead ein Kontaktformular ausfüllt oder eine Ressource herunterlädt, kann eine automatische Antwort relevante Inhalte liefern, häufige Fragen beantworten oder ihn zum nächsten Schritt in der Buyer's Journey führen.

Indem du diese Antworten auf die Handlungen oder Interessen des Leads abstimmst, kannst du das Engagement aufrechterhalten und Leads ohne manuelle Eingriffe weiter in den Verkaufstrichter bringen.

Wenn ein Interessent beispielsweise eine Fallstudie zu einem bestimmten Produkt herunterlädt, könnte deine automatische Antwort zusätzliche Ressourcen zu diesem Produkt, Erfahrungsberichte von Kunden oder eine Einladung zu einem relevanten Webinar enthalten. Durch diese zeitnahe und gezielte Ansprache bleibt deine Marke im Gedächtnis, während du gleichzeitig dein Engagement für einen Mehrwert unter Beweis stellst.

Integration von automatischen Antworten mit CRM-Systemen

Wenn automatische Antworten mit deinem CRM verknüpft sind, können sie automatisch Lead-Informationen aktualisieren, Folgeaufgaben für Vertriebsmitarbeiter auslösen und wertvolle Daten für die Lead-Bewertung liefern.

Wenn ein Lead zum Beispiel auf eine automatische Antwort-E-Mail reagiert, indem er oder sie auf einen bestimmten Link klickt oder weitere Informationen anfordert, kann diese Interaktion in deinem CRM protokolliert werden. Anhand dieser Daten kannst du dann Leads priorisieren, künftige Nachrichten personalisieren oder automatische Workflows auslösen.

Segmentierung von E-Mail-Listen basierend auf automatischen Antworten

Wenn du analysierst, wie die Empfänger mit deinen automatischen Antworten interagieren, erhältst du Einblicke in ihre Interessen, Vorlieben und ihr Engagement. Diese Informationen können dann zur Erstellung von gezielteren und effektiveren E-Mail-Marketingkampagnen genutzt werden.

Wenn ein Abonnent z. B. regelmäßig auf automatische Antworten mit Produktaktualisierungen eingeht, aber solche über Branchennachrichten ignoriert, kannst du ihn in eine „produktfokussierte“ Liste aufnehmen.

Ebenso kannst du hoch engagierte Leads anhand ihrer Interaktionen mit automatischen Antworten identifizieren und ein separates Segment für eine beschleunigte Lead-Pflege erstellen.

Automatische Antwort-E-Mails und Einhaltung der DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthält strenge Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten, einschließlich Informationen, die in automatischen Antworten geteilt werden. Das Wissen, wie man automatische Antworten unter Einhaltung der DSGVO erstellt, ist für Unternehmen entscheidend, um das Vertrauen zu erhalten und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden.

Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie du sicherstellen kannst, dass deine automatischen Antwort-E-Mails die Datenschutzgesetze einhalten.

So stellst du sicher, dass automatische Antworten den Datenschutzgesetzen entsprechen

So stellst du sicher, dass deine automatischen E-Mail-Antworten der DSGVO und anderen Datenschutzgesetzen entsprechen:

• Einholung der ausdrücklichen Zustimmung: Sende automatische Antworten nur an Personen, die eindeutig ihr Einverständnis zum Erhalt von Nachrichten von deinem Unternehmen gegeben haben.
• Gewährleistung der Transparenz: Gib in deiner Datenschutzrichtlinie an, wie du automatische E-Mail-Antworten verwendest und welche Daten sie enthalten können.
• Anwendung von Datenminimierung: Gib in deinen automatischen Antworten nur die notwendigen Informationen an und vermeide übermäßige personenbezogene Daten.
• Berücksichtigung von Abmeldeanfragen: Stelle sicher, dass dein System für automatische Antworten mit deinen Opt-out- oder Abmeldemechanismen integriert ist, um zu verhindern, dass Nachrichten an Personen gesendet werden, die ihre Zustimmung zurückgezogen haben.
• Sichere Übertragung: Verwende Verschlüsselung und sichere Protokolle, wenn du automatische Antwort-E-Mails mit personenbezogenen Daten versendest.

Welche Informationen du angeben solltest und welche nicht, um konform zu bleiben

Für die Einhaltung der DSGVO in deinen automatischen Antwort-E-Mails solltest du dich an dem Folgenden orientieren:

Was du einbeziehen solltest:

• Eine kurze Erklärung, warum die automatische Antwort geschickt wird
• Wichtige Kontaktdaten für dringende Angelegenheiten
• Ein Link zu deiner Datenschutzrichtlinie
• Informationen zum Abmelden von zukünftigen Mitteilungen

Was du nicht einbeziehen solltest:

• Unnötige persönliche Details über den Empfänger oder Absender
• Vertrauliche Informationen über andere Mitarbeitende oder Kunden
• Marketingnachrichten ohne vorherige Zustimmung
• Links zu Websites Dritter ohne ordnungsgemäße Offenlegung

Einen guten Kundenservice mit professionellen automatischen Antworten pflegen

Wenn du deinen geschäftlichen E-Mail-Versand einrichten möchtest, kannst du dich durch einen erstklassigen Kundenservice und einer automatischen Abwesenheitsantwort von der Konkurrenz abheben. Indem du eine klare Kommunikation und alternative Kontaktmöglichkeiten anbietest, zeigst du deine Professionalität und erfüllst die Erwartungen deiner Kunden, auch wenn du gerade nicht im Büro bist.

Neben den Abwesenheitsnachrichten können auch andere Arten der E-Mail-Automatisierung deinem Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen. Mit der E-Mail-Marketing-Software von Mailchimp kannst du transaktionsorientierte E-Mails, Willkommens-E-Mails, No-Reply-E-Mails und vieles mehr automatisieren.

Brauchst du Hilfe beim E-Mail-Design? Schau dir unsere Ressourcen zu E-Mail-Designvorlagen und den besten Schriftarten für E-Mails an.