Eine klare und unmissverständliche Kommunikation ist die Grundlage für jede erfolgreiche Beziehung. Das Gleiche gilt für deine Beziehungen am Arbeitsplatz zu Ihren Kunden, Klienten und Kollegen.
Wenn du eine Abwesenheit planst, und sei es nur für ein paar Tage, ist die Einrichtung einer Autoresponder-E-Mail unerlässlich. Damit kannst du nicht nur in Ihrer Abwesenheit professionell bleiben, sondern auch dringende Angelegenheiten klären, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Welche Informationen solltest du also in deine Abwesenheitsnotiz aufnehmen und wann solltest du sie verwenden? In diesem Artikel führen wir dich Schritt für Schritt durch den Prozess des Verfassens einer effektiven Abwesenheitsnachricht.
Was ist eine automatische E-Mail-Antwort?
Eine automatische E-Mail-Antwort, die auch als Abwesenheitsnachricht oder Out-of-Office-Nachricht bezeichnet wird, ist eine vorformulierte, automatische Antwort, die deine Abwesenheit am Arbeitsplatz ankündigt.
Unabhängig davon, ob du nur für ein paar Tage oder für längere Zeit abwesend bist, gehört eine Abwesenheitsnachricht zur Standardpraxis. Sie verhindert Unklarheiten und hinterlässt einen guten Eindruck bei deinen Geschäftspartnern.
Wie automatische E-Mail-Antworten Absender über deine Abwesenheit informieren
Automatische E-Mail-Antworten sind Nachrichten, die Absender sofort über deine Abwesenheit informieren. Wenn du diese E-Mails eingerichtet hast, wird umgehend eine Bestätigung auf den Weg geschickt, die den Absender wissen lassen, dass du gerade nicht verfügbar bist und wann du wahrscheinlich wieder antworten kannst.
Das ist besonders praktisch, wenn du im Urlaub oder auf Geschäftsreise bist, weil es für einen reibungslosen Kommunikationsfluss sorgt und klare Erwartungen schafft. Und das hilft dabei, berufliche Beziehungen zu pflegen, selbst wenn du nicht im Büro bist.
Automatische Antworten in Gmail einrichten
Um eine automatische Antwort in Gmail einzurichten, befolge diese einfachen Schritte. Zuerst gehst du zu deinen Gmail-Einstellungen, indem du oben rechts auf das Zahnradsymbol klickst und „Alle Einstellungen aufrufen“ auswählst.
Abwesenheitsnotiz aktivieren
Scrolle zum Abschnitt „Abwesenheitsnotiz“. Hier kannst du das Feature für automatische Antworten aktivieren, indem du „Abwesenheitsnotiz aktiviert“ auswählst.
Nachricht verfassen
Gib das Startdatum, das Enddatum und die Nachricht ein, die du während deiner Abwesenheit versenden möchtest. Achte darauf, dass deine Botschaft klar ist und wichtige Informationen enthält, wie etwa die Dauer deiner Abwesenheit und alternative Kontaktmethoden.
Wenn du fertig bist, klicke unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“. Deine automatische Antwort ist jetzt eingerichtet.
Automatische Antworten in Microsoft Outlook einrichten
Automatische Antworten in Microsoft Outlook einzurichten, ist denkbar einfach. So wird sichergestellt, dass deine Kontakte über deine Abwesenheit informiert werden. Befolge dafür die folgenden Schritte:
Automatische Antworten aufrufen
Navigiere zum Menü „Datei“ und wähle „Automatische Antworten“ aus. Wenn der „Abwesenheitsassistent“ angezeigt wird, klicke auf diese Option.
Automatische Antworten aktivieren
Wähle die Option „Automatische Antworten senden“. Du kannst den Zeitraum festlegen, in dem deine automatische Antwort aktiv ist. Gib deine Start- und Enddaten ein.
Nachricht verfassen
Verfasse deine Abwesenheitsnachricht und stelle sicher, dass sie den Grund für deine Abwesenheit, die Dauer und ggf. eine alternative Kontaktperson enthält. Halte sie kurz und professionell.
Wenn du diese Schritte abgeschlossen hast, klicke auf „OK“, um deine automatische Antwort zu aktivieren.
Wann du automatische Antwort-E-Mails verwenden solltest
Automatische Antwort-E-Mails sind hilfreich, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten, wenn du nicht verfügbar bist. Du kannst sie in Situationen wie Urlaub, krankheitsbedingten Abwesenheiten oder immer dann verwenden, wenn sich deine Antwort verzögern könnte.
Automatische Antworten zeugen von Professionalität und halten deine Kontakte auf dem Laufenden.
Automatische Antworten können in verschiedenen Szenarien genutzt werden:
- Termine
- Frühzeitiger Feierabend
- Freie Tage
- Urlaub
- Geschäftsreisen
- Urlaub aus Krankheitsgründen
- Mutterschaftsurlaub
- Sabbaticals
- Eingeschränkter Internetzugang
Du kannst automatische Antworten nicht nur für berufliche, sondern auch für private Zwecke verwenden, um die Kommunikation effektiv zu gestalten.
Was sollte eine automatische Antwort-E-Mail enthalten?
Eine gelungene Abwesenheitsnachricht ist voller nützlicher Informationen und kommt direkt auf den Punkt. Sie sollte die betreffende Person bis zu deiner Rückkehr zufriedenstellen. Dabei kann es sich um den Grund für deine Abwesenheit oder um die Nennung eines anderen Ansprechpartners handeln.
Hier sind die wichtigsten Bestandteile, die du in deine Out-of-Office-Nachrichten aufnehmen solltest.
Grund für die Abwesenheit
Natürlich musst du nicht den genauen Grund für deine Abwesenheit nennen. Aber eine kurze Erwähnung kann deinen Kunden und Kollegen bei der Einschätzung helfen, ob du dich nur ab und zu meldest oder komplett abwesend sein wirst. Außerdem fühlt sich deine Abwesenheitsnachricht dadurch persönlicher an und bietet dir nach deiner Rückkehr ein Gesprächsthema.
Insgesamt solltest du es einfach halten, indem du kurz erwähnst, ob du im Urlaub bist, krank bist oder ob dein Unternehmen einfach wegen eines Feiertags geschlossen ist.
Allgemein – Säule der E-Mail-Kommunikation – Interessenten – Kostenlose Registrierung – Mailchimp-Registrierungsformular
Dauer der Abwesenheit
Automatische Antworten, die nicht die Dauer deiner Abwesenheit oder das Datum deiner Rückkehr enthalten, sind unvollständig. Wenn deine Geschäftspartner nicht genau wissen, wann du abwesend bist, werden sie vielleicht mehrere E-Mails schicken. Und das macht es für dich schwieriger, den Überblick zu behalten und ihre ursprüngliche Anfrage in deinem Posteingang zu finden.
Achte in deiner Abwesenheitsnachricht auf einen klaren Zeitrahmen oder ein Enddatum und lasse deine Kontakte wissen, wann sie eine Antwort erwarten können.
Ansprechpartner
Manchmal braucht die Person, die sich an dich wendet, sofortige Hilfe. Für solche Fälle solltest du eine Liste mit Ansprechpartnern für verschiedene Angelegenheiten hinzufügen. Hierbei solltest du die Namen, E-Mail-Adressen und Positionen der Kolleginnen und Kollegen angeben, die dich in deiner Abwesenheit vertreten werden. Denke auch daran, ihnen alle Informationen und Dokumente an die Hand zu geben, die sie im Fall der Fälle benötigen.
Wenn du bereit bist, während deiner Abwesenheit einige Fragen zu beantworten, aber nicht die ganze Zeit deinen Posteingang im Auge behalten möchtest, kannst du deine Handynummer in deiner Abwesenheitsnotiz angeben.
Die besten Tipps für automatischen Antwort-E-Mails
Vielleicht brauchst du ein paar Entwürfe, bis du die perfekte Abwesenheitsnachricht verfasst hast. Es gibt jedoch einige Tipps und Tricks, mit denen du sie so effektiv und hilfreich wie möglich gestalten kannst.
Orientiere dich an diesen goldenen Regeln, um deine Abwesenheitsnotizen zu optimieren.
Automatische E-Mail-Antworten: Das solltest du tun
- Sei höflich und professionell: Der Ton deiner Abwesenheitsnachrichten sollte immer höflich und professionell sein. Wenn du dich an deine Kunden wendest, solltest du vor allem deine Entschuldigung zum Ausdruck bringen.
- Sei klar und prägnant: Scheue dich nicht, deine Abwesenheitsnachrichten kurz und bündig zu formulieren. So muss die Person, die dich kontaktiert, zum Beispiel nicht unbedingt wissen, wo du im Urlaub bist. Konzentriere dich auf die genauen Daten, an denen du nicht im Büro bist, und auf deine Kontaktpersonen. Diese Informationen kannst du bei Bedarf durch eine entsprechende Textformatierung hervorheben.
- Geh die Extrameile: Zeige, dass du auch in deiner Abwesenheit weiterhelfen möchtest. Für deine Mitarbeiter kannst du eine Liste mit wichtigen internen Links einfügen. Und für deine Kunden kannst du Informationen zu besonderen Aktionen und Angeboten bereitstellen, von denen sie profitieren können.
Automatische E-Mail-Antworten: Das solltest du vermeiden
- Leere Versprechungen machen: Versprich nicht, dass du im Urlaub deine E-Mails oder andere Nachrichten checken wirst, wenn du dies gar nicht vorhast. Wenn du nur eingeschränkten Zugang zu deinen E-Mails hast, solltest du dich auch nicht verpflichten, sofort nach deiner Rückkehr ins Büro zu antworten, da du sonst viel nachzuholen haben wirst. Wenn du Erwartungen weckst, kann das im Nachhinein zu mehr Problemen führen.
- Nennung von Kollegen, die nicht informiert sind: Du solltest niemanden als Kontakt angeben, wenn er oder sie sich nicht zur Mithilfe bereit erklärt hat. Das kann sowohl den genannten Ansprechpartner als auch die Person, die dich anschreibt, in die Irre führen und dich nachlässig und unprofessionell erscheinen lassen.
- Keine sofortige Antwort deiner Vertretung versprechen: Auch wenn dein Kollege sich bereit erklärt, dir zu helfen, solltest du ihn nicht zu einer sofortigen Antwort verpflichten. Denke daran, dass die Person deine Arbeit zusätzlich zu ihrer eigenen übernimmt.
Mustervorlagen für Abwesenheits-E-Mails herunterladen
Auch wenn die bisherigen Tipps sehr hilfreich sind, kann es dennoch nützlich sein, zu verstehen, wie eine gute Abwesenheitsnachricht aussieht.
Unsere Sammlung von Abwesenheitsnachrichten soll dir bei der professionellen und effektiven Kommunikation deiner Abwesenheit helfen.
Deine Abwesenheit professionell kommunizieren
Lass dein Team nicht im Stich. Lade unsere E-Mail-Vorlagen für Abwesenheitsmitteilungen herunter, um deine Abwesenheit klar zu kommunizieren und sicherzustellen, dass dein Team informiert ist.
Arten von automatischen Antwort-E-Mails
Automatische E-Mail-Antworten können in verschiedenen Geschäftsszenarien helfen, die Effizienz der Kommunikation aufrechtzuerhalten. Ob es darum geht, Erwartungen während deiner Abwesenheit zu steuern oder Kundenanfragen zu bestätigen, diese automatisierten Nachrichten spielen eine wichtige Rolle in der professionellen Kommunikation.
Automatische Abwesenheitsnotizen
Automatische Abwesenheitsnachrichten sind wichtig für die Aufrechterhaltung einer professionellen Kommunikation während der Abwesenheit. Diese Nachrichten enthalten in der Regel die Daten deiner Abwesenheit, das Datum deiner Rückkehr und einen alternativen Kontakt für dringende Angelegenheiten.
Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz stellt sicher, dass die Absender über deine Abwesenheit informiert sind und hilft, ihre Erwartungen an eine Antwort zu steuern.
Automatische Antworten vom Kundensupport
Automatische Antworten des Kundensupports sind Sofortantworten, die an Kunden gesendet werden, wenn sie eine Anfrage oder ein Support-Ticket einreichen. Diese Nachrichten bestätigen in der Regel, dass das Support-Team die Anfrage erhalten hat, geben eine voraussichtliche Antwortzeit an und können Links zu häufig gestellten Fragen oder Selbsthilfe-Ressourcen enthalten.
Diese Art von automatischer Antwort trägt zur Schaffung realistischer Erwartungen bei und kann möglicherweise Probleme noch vor dem Einschreiten eines Support-Mitarbeiters lösen.
Automatische Antworten als Dank für die Kontaktaufnahme
Automatische Antworten wie „Danke, dass du uns kontaktiert hast“ werden sofort verschickt, nachdem sich ein Kunde über ein Kontaktformular oder eine E-Mail gemeldet hat.
Diese Nachrichten bestätigen den Erhalt der Mitteilung des Kunden, bedanken sich für sein Interesse und geben oft Auskunft darüber, wann er eine ausführlichere Antwort erwarten kann. Diese Art der automatischen Antwort trägt zur Vertrauensbildung bei, da sie dem Kunden den Erhalt seiner Nachricht bestätigt.
Automatische Antworten auf Newsletter-Anmeldungen
Automatische Bestätigungsnachrichten für die Newsletter-Anmeldung werden an Nutzer gesendet, die sich gerade in eine Mailingliste eingetragen haben. Diese Nachrichten bestätigen in der Regel die Anmeldung, heißen den neuen Abonnenten willkommen und können Informationen darüber enthalten, welche Art von Inhalten in welcher Häufigkeit zu erwarten sind.
Manche enthalten auch einen Call-to-Action, um sofort mit der Marke in Kontakt zu treten, oder bieten eine spezielle Willkommensaktion an.