So schreibst du eine gute Abwesenheitsnotiz

Was ist eine automatisch verschickte E-Mail?

Eine automatisch versendete E-Mail, auch als Abwesenheitsnotiz, Autoresponder- oder automatische Antwort bekannt, ist eine vorgefertigte, automatisierte Antwort, die Absender über deine Abwesenheit informiert.

Unabhängig davon, ob du nur für ein paar Tage oder für einen längeren Zeitraum unterwegs bist, eine Abwesenheitsnachricht gilt als Standard. Sie beseitigt Unklarheiten und hinterlässt einen guten Eindruck bei deinen Geschäftspartnern.

Wann solltest du eine E-Mail automatisch versenden?

Eine sofortige Reaktion demonstriert gute Geschäftsgebaren, insbesondere wenn du versuchst, Kunden zu beeindrucken. Das ist jedoch nicht immer möglich. So geschäftstüchtig wir auch sind, von Zeit zu Zeit müssen wir uns eine Auszeit gönnen. Idealerweise solltest du in dieser Situation eine durchdachte und prägnante Abwesenheitsnotiz verfassen.

Als Faustregel solltest du Autoresponder-E-Mails verwenden, wenn du erst später antworten kannst.

Hier sind einige häufige Situationen, in denen eine Abwesenheitsantwort angebracht ist: Terminplanung

• Vorzeitiger Feierabend
• Einen Tag freinehmen
• Urlaub
• Geschäftsreise
• Krankheitsbedingte Fehlzeit
• Erziehungsurlaub
• Sabbatical
• Jedes Mal, wenn du keinen E-Mail-Zugang oder eingeschränkten Internetzugang hast.

Natürlich ist die Abwesenheitsnotiz nicht auf die Arbeit beschränkt. Versuche, sie auch in deinem Privatleben anzuwenden. Erfahre, welche Vorteile Abwesenheitsnotizen bei deinem privaten E-Mail-Account im Vergleich zu Firmen-E-Mails bringen können.

Was solltest du in eine automatisch verschickte E-Mail aufnehmen?

Eine erfolgreiche automatisch erstellte E-Mail steckt voller nützlicher Informationen, direkt auf den Punkt gebracht. Die Person, die versucht, dich zu erreichen, sollte die Information ausreichen, unabhängig davon, ob es einen Grund für deine Abwesenheit gibt oder du den Kontakt einer Vertretung angibst.

Hier sind die wesentlichen Komponenten, die du in deine Abwesenheitsnotiz aufnehmen solltest.

Grund für die Abwesenheit

Den genauen Grund für deine Abwesenheit musst du nicht angeben, aber ein kurzer Hinweis vermittelt deinen Kunden und Kollegen, ob du regelmäßig deine E-Mails abrufst oder nicht. Dies macht deine Abwesenheitsnotiz persönlicher und liefert dir einen Gesprächsgrund nach deiner Rückkehr.

Erkläre kurz und bündig, ob du im Urlaub bist, krank bist oder ob dein Unternehmen aufgrund eines Feiertags geschlossen hat.

Dauer der Abwesenheit

Automatisch versendete Antworten, die nicht deine Abwesenheitsdauer enthalten, sind unvollständig. Wenn deine Geschäftspartner die genaue Abwesenheitsdauer nicht kennen, senden sie evtl. mehrmals E-Mails, was dir die Organisation und das Finden der ursprünglichen Anfrage in deinem Posteingang erschwert.

Füge in deine Abwesenheitsnotiz einen klaren Zeitraum oder ein Enddatum ein. Lass deine Kontakte wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können.

Ansprechpartner

Manchmal benötigt die Person, die sich an dich wendet, sofortige Unterstützung. Stelle sicher, dass sie die Hilfe erhalten, die sie benötigen, indem du eine Liste von Kontakten für verschiedene dringende Angelegenheiten einfügst. Gib die Namen, E-Mail-Adressen und Positionen der Kollegen an, die bereit sind, dich in deiner Abwesenheit zu vertreten. Denk daran, alle Informationen und Dokumenten bereitzustellen, die sie benötigen, um dich vertreten zu können.

Wenn du während deiner Abwesenheit für einige Anliegen verfügbar bist, aber dein Gerät nicht ständig anschalten möchtest, solltest du deine Mobilfunknummer in deiner Abwesenheitsnachricht angeben.

Manchmal benötigt die Person, die sich an dich wendet, sofortige Unterstützung. Stelle sicher, dass sie die Hilfe erhalten, die sie benötigen, indem du eine Liste von Kontakten für verschiedene dringende Angelegenheiten einfügst. Gib die Namen, E-Mail-Adressen und Positionen der Kollegen an, die bereit sind, dich in deiner Abwesenheit zu vertreten. Denk daran, alle Informationen und Dokumenten bereitzustellen, die sie benötigen, um dich vertreten zu können.

Wenn du während deiner Abwesenheit für einige Anliegen verfügbar bist, aber dein Gerät nicht ständig anschalten möchtest, solltest du deine Mobilfunknummer in deiner Abwesenheitsnachricht angeben.

Do’s und Don’ts von automatisch versendeten E-Mails

Vielleicht musst du mehrere Entwürfe erstellen, bevor die perfekte Abwesenheitsnotiz steht. Es gibt jedoch einige Do’s und Don’ts, die du befolgen musst, um es so effektiv und hilfreich wie möglich zu machen.

Befolge diese goldenen Regeln, um deine Abwesenheitsnotiz zu optimieren.

Automatisch versendete E-Mails

• Bleib höflich und professionell: Der Ton deiner Abwesenheitsnotiz sollte immer höflich und professionell sein. Entschuldige dich für deine Abwesenheit, schließlich geht die Nachricht an deine Kunden.
• Sei klar und prägnant: Scheue dich nicht, deine Abwesenheitsnotiz klar und prägnant zu verfassen. Beispielsweise muss der Absender nicht unbedingt wissen, wohin dein Urlaub geht. Beschränke dich auf den genauen Zeitraum, an dem du nicht am Arbeitsplatz bist, und in dieser Zeit zuständigen Ansprechpartner. Diese Informationen können bei Bedarf fett gedruckt oder hervorgehoben werden.
• Gehe noch einen Schritt weiter: Zeige, dass du auch in deiner Abwesenheit behilflich sein möchtest. Händige deinen Kollegen eine Liste wichtiger interner Links aus. Biete deinen Kunden und Mandanten spezielle Aktionen und Angebote, die sie nutzen können.

Automatisch versendete E-Mails

• Leere Versprechungen: Verpflichte dich nicht dazu, deine E-Mails oder andere Nachrichten im Urlaub zu lesen, wenn du dies nicht vorhast. Verpflichte dich auch nicht, sofort zu antworten, sobald du wieder im Büro bist und es stressig ist. Das Festlegen von Erwartungen kann möglicherweise zu weiteren Problemen führen.
• Kollegen einbeziehen, die sich nicht bereit erklärt haben: Führe keinen Kollegen als Vertretung auf, wenn er/sie sich nicht dazu bereit erklärt hat. Dies kann sowohl den Kollegen als auch den Absender der E-Mail verärgern, sodass du nachlässig und unprofessionell scheinst.
• Sofortige Reaktion deiner Kollegen versprechen: In gleicher Weise solltest du sie nicht zu einer sofortigen Reaktion verpflichten, auch wenn deine Kollegen der Vertretung zustimmt. Sie übernehmen deine Arbeit zusätzlich zu ihrer eigenen.

Beispiele für automatisch versendete E-Mails

Wenn du dich fragst, wie eine gute Abwesenheitsnotiz aussieht, schau dir die folgenden Beispiele an. Du kannst sie gerne als Vorlagen für deine automatisch versendeten E-Mails verwenden. Denke generell darüber nach, an wen deine Abwesenheitsnotiz geht und passe deine Antwort an.

Beispiel 1

Sehr geehrte/r [Name],

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich werde vom [Startdatum] bis einschließlich [Enddatum] aufgrund meines Familienurlaubs nicht erreichbar sein. Während dieser Zeit habe ich begrenzten Zugriff auf E-Mails und kann erst nach meiner Rückkehr auf Ihre Nachricht antworten.

Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an [Namen und die Kontaktdaten eines Kollegen, der dich vertritt].

Vielen Dank für Ihr Verständnis. Gerne kontaktiere ich Sie nach meiner Rückkehr.

[Beliebige Grußzeile]

[Dein Name]

Beispiel 2

Liebes Team,

ich werde heute, den [Datum], nicht im Büro sein und keinen Zugriff auf meine E-Mails haben. Ein dringender Vorfall macht meine sofortige Aufmerksamkeit erforderlich. Ich werde morgen wieder erreichbar sein und entschuldige mich für eventuelle Unannehmlichkeiten.

Bei dringenden Angelegenheiten wendet euch bitte an [Namen und die Kontaktdaten eines Kollegen, der dich vertritt] .

Vielen Dank für euer Verständnis.

[Grußzeile]

[Dein Name]

Aufrechterhaltung eines guten Kundenservice mit professioneller Abwesenheitsnotiz

Wenn du bei deiner Geschäfts-E-Mail mit einem erstklassigen Kundenservice überzeugen und von der Konkurrenz abheben möchtest, richte eine automatische Abwesenheitsnotiz ein. Durch eine eindeutige Kommunikation und Bereitstellung einer Vertretung beweist du deine Professionalität und erfüllst die Erwartungen deiner Kunden, auch wenn du nicht am Arbeitsplatz bist.

Neben Abwesenheitsnotizen können auch andere Arten der automatisch versendeten E-Mails deinem Unternehmen helfen, zu wachsen. Entschärfe deinen straffen Terminkalender und lasse dich von Transaktions-E-Mails, Begrüßungs-E-Mails, Noreply-E-Mails von der E-Mail-Marketingsoftware von Mailchimp unterstützen.

Benötigst du Hilfe beim E-Mail-Design? Sieh dir unsere Ressourcen zu E-Mail-Designvorlagen und die besten Schriftarten für E-Mails an.