Scope Creep im Projektmanagement: Erkennen und vermeiden

Was ist Scope Creep?

Einfach ausgedrückt, tritt Scope Creep auf, wenn Projektbeteiligte über das ursprünglich Besprochene hinaus weitere Leistungen hinzufügen, Fristen verschieben oder beides. Dies kann nicht nur zu erheblichen Verzögerungen und Kostensteigerungen bei einem Projekt führen, sondern auch die Moral deines Teams schädigen.

Warum kommt es zu Scope Creep?

Scope Creep tritt aus vielen verschiedenen Gründen auf. Nachfolgend sind einige der häufigsten Probleme aufgeführt, mit denen Projektmanager oft konfrontiert sind.

Der Projektumfang ist nicht klar

Wenn nicht alle Beteiligten den Umfang eines Projekts verstehen und sich darüber einig sind, bevor die Arbeit beginnt, gibt es keine Möglichkeit für alle wichtigen Interessengruppen, sich auf diese Ziele auszurichten. Das hat zur Folge, dass wichtige Teammitglieder nicht kommunizieren können, was getan werden muss, und bei Problemen mit Scope Creep geht es im Projektmanagement nur noch um das „Wann“ und nicht mehr um das „Ob“.

Vage oder unrealistische Ziele

Wenn die Ziele klar sind, können die Mitglieder des Projektteams leicht erkennen, welche Aufgaben unverzichtbar sind und welche auf der Zeitachse nach hinten verschoben werden können. Sie wissen, worauf sie sich konzentrieren müssen, um maximale Produktivität zu erzielen. Wenn die Ziele vage (oder schlichtweg unrealistisch) sind, ist es schwer zu wissen, was Priorität haben soll. Dies kann auch zur Nichteinhaltung von Fristen und schlechter Arbeitsqualität führen.

Kommunikationslücken

Ein weiterer Grund, warum es zu Scope Creep kommt, ist, dass wichtige Informationen nicht effektiv kommuniziert werden. Das ist einer der Gründe, warum Projektmanagement-Software oft so wichtig ist – sie hilft sicherzustellen, dass Dokumente effektiv verteilt werden und keine Datensilos existieren.

Alles muss dokumentiert und weitergegeben werden, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Eine frühzeitige Kommunikation verhindert Änderungswünsche, die das gesamte Unternehmen zum Scheitern bringen könnten.

Zu viel Input von Stakeholdern

Es muss einen eindeutigen Projektinhaber geben, um Scope Creep zu vermeiden. In den meisten Fällen wird dies der Projektmanager sein. Das Feedback der Interessengruppen ist zwar wichtig, aber zu viel Input führt oft zu häufigen Änderungen. Dies ist eine der Situationen, in denen das alte Sprichwort über zu viele Köche in der Küche zutrifft.

Schlechter Änderungskontrollprozess

Wenn ein wichtiges Element des Projekts geändert wird (und der Umfang ist ein Teil davon), muss es einen Prozess geben, der die Transparenz gewährleistet. Änderungsanträge sollten formal eingereicht, von den Projektbeteiligten geprüft und angenommen oder abgelehnt werden. Wenn Änderungen ohne dieses Maß an Kommunikation oder Kontext vorgenommen werden, werden wahrscheinlich Fristen verpasst oder das Budget überschritten werden, ohne dass du genau weißt, warum. Du kannst das Problem also nicht beheben.

Last-Minute-Feedback und -Anfragen

Was auf den ersten Blick wie eine kleine Änderung erscheinen mag, um die ein Kunde in letzter Minute bittet, kann eine umfassende Überarbeitung und einen erheblichen Arbeitsaufwand erfordern. Um das zu vermeiden, versuche, so oft wie möglich und regelmäßig Bewertungen und Feedback der Kunden einzuholen.

So erkennst du Scope Creep

Häufig kommt es nicht plötzlich zu Scope Creep. Kleine Warnzeichen tauchen entlang des Projektzeitplans auf und die Dinge verschlechtern sich langsam. Deshalb solltest du diese Anzeichen sofort erkennen, damit du ein kleines Problem stoppen kannst, bevor es sich zu einem größeren entwickelt.

Angenommen, du arbeitest an einem vereinbarten Vorschlag für eine Website, aber ein Teamleiter bittet weiterhin um Fristverlängerungen. Er möchte dem fertigen Produkt mehr Funktionen hinzufügen, aber es gibt keinen klaren Plan, wie das geschehen soll, oder warum es wichtig ist. Die neuen Features sind so vage, dass es schwierig ist, den Überblick über sie zu behalten, was zu Verwirrung bei den Scrum-Teams und zu Scope Creep führt.

Ein weiteres deutliches Zeichen für Scope Creep ist ein Szenario, in dem ein Projektmanager plötzlich aufgefordert wird, die gleiche Menge an Arbeit mit weniger Ressourcen zu erledigen, als vereinbart wurde. Vielleicht haben sich die Umstände unvorhersehbar verändert und das Budget wurde gekürzt, aber wenn der Projektumfang nicht gleichzeitig reduziert wird, wird dies zu einem ständigen Kampf führen, sich über Wasser zu halten. Die Arbeit könnte darunter leiden und es kann passieren, dass Fristen wiederholt nicht eingehalten werden können.

Warum ist Scope Creep ein Problem?

Eines der wichtigsten Dinge, die es über Scope Creep zu verstehen gilt, ist, dass es fast sofort einen Dominoeffekt verursacht. Aus Sicht von Projektmanagern führt dies in der Regel dazu, dass Liefertermine verpasst werden, was wiederum bedeutet, dass du und dein Team das Budget überschreiten werden.

Plötzliche Änderungen des Projektumfangs können die Qualität beeinträchtigen, da nun von den Mitarbeitenden verlangt wird, mit weniger mehr zu erreichen, obwohl das eigentlich gar nicht möglich ist. Dies kann zu einer negativen Erfahrung für Projektbeteiligte und Kunden führen, obwohl die Situation durch die entsprechenden Vorsichtsmaßnahmen hätte vermieden werden können.

Möglichkeiten, Scope Creep zu verhindern

Projektmanager müssen verstehen, was Scope Creep ist, und Maßnahmen ergreifen, um es so gut wie möglich zu bewältigen. Je nach Zeitplan des Projekts kannst du das auf verschiedene Weise tun.

Definition des Projektumfangs

Bevor mit der Arbeit begonnen wird, müssen Projektmanager und Stakeholder zusammenkommen und ein paar wichtige Fragen beantworten.

• Was genau möchtest du erreichen?
• Was muss dieses Projekt lösen?
• Wie wirst du diese Vision umsetzen?
• Welche Kennzahlen werden zur Erfolgsmessung verwendet?

Wesentlich für Scope Creep ist die Ungewissheit. Die Beantwortung der folgenden Fragen durch ein Scope Statement vor Beginn der Arbeit kann dazu beitragen, diese Ungewissheit vollständig zu beseitigen.

Wichtige Aufgaben priorisieren

Es mag sinnvoll erscheinen, dem Projektzeitplan ein oder zwei kleine Aufgaben hinzuzufügen. Wenn das aber passiert, erhöht sich das Arbeitsvolumen und die Aufmerksamkeit des Teams wird von wichtigeren Aufgaben abgelenkt. Stelle sicher, dass alle kritischen Aufgaben nach Prioritäten geordnet sind und füge, nur wenn es die Zeit erlaubt, Projekte hinzu, die nicht Teil der ursprünglichen Aufgabenbeschreibung sind.

Eine Best Practice ist auch, Anforderungen und Änderungen zu dokumentieren. Ein Projektmanager muss jederzeit in Echtzeit Einblick haben, welche Arbeit von wem und warum erledigt wird. Nachdem alle Projektanforderungen verstanden wurden, sollte sich das Team an den festgelegten Projektstrukturplan halten. Im Fall von Abweichungen muss begründet werden, warum das in diesem bestimmten Moment passiert.

Effektiv kommunizieren

Scope Creep ist zu einem großen Teil auf Missverständnisse zurückzuführen.

Wenn beispielsweise die Erwartungen eines Kunden zu Beginn des Projekts verzerrt sind, bemerkst du das möglicherweise erst, wenn bereits ein erheblicher Teil der Arbeit abgeschlossen ist. Je näher du der Lieferung des fertigen Produkts kommst, desto mehr Änderungen verlangt der Kunde – nicht unbedingt, weil er pingelig ist, sondern weil er ursprünglich nicht verstanden hat, was erreicht werden sollte.

Habe immer eine Kommunikationsstrategie und kommuniziere mit den Projektbeteiligten und Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass alle verstehen, wie Erfolg aussieht und wie viel noch getan werden muss, um das Ziel zu erreichen.

Wissen, wann man „nein“ sagen muss

Eine der besten Möglichkeiten, um Scope Creep im Projektmanagement zu vermeiden, besteht darin, sich darüber im Klaren zu sein, welche Anfragen und plötzlichen Änderungen berücksichtigt werden können und welche nicht in den vereinbarten Projektzeitplan aufgenommen werden können. Nicht jede Anfrage muss sofort akzeptiert werden, vor allem wenn dies das Risiko birgt, dass es zu erheblichen Verzögerungen kommt oder der Projektumfang in irgendeiner Weise verändert wird.

Insgesamt musst du eine Kombination der oben genannten Best Practices anwenden, um sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind und sich immer in die gleiche Richtung bewegen. Scope Creep findet in unterschiedlichem Maße statt, je nachdem, an welcher Stelle du dich im Projektzeitplan und bei deiner Strategie für das Stakeholdermanagement befindest. Die Warnzeichen zu verstehen und einen Projektstrukturplan zu erstellen, der die genannten Probleme behebt, sind großartige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass du es in Zukunft bewältigen kannst.

Minimiere Scope Creep für erfolgreiche Projekte

Letztendlich kann Scope Creep aus vielerlei Gründen ein Problem für Projekte sein. Manchmal bestehen Kommunikationslücken, sodass Ziele und Erwartungen zu keinem Zeitpunkt richtig vermittelt werden. Manchmal sind diese Ziele bestenfalls vage und schlimmstenfalls unrealistisch. Trotzdem kann dies zu großen Verzögerungen führen und die Qualität der Arbeit beeinträchtigen.

Indem du den Umfang eines Projekts möglichst früh im Prozess definierst, wichtige Aufgaben proaktiv priorisierst und klar und effektiv kommunizierst, kannst du etwaige Probleme im Zusammenhang mit Scope Creep verhindern.

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