Guía práctica: Formato de correo electrónico de contacto

Usos comunes de los correos electrónicos de contacto

Antes de hablar de cómo crear un correo electrónico de contacto, veamos para qué se emplea realmente. En términos generales, los correos electrónicos de contacto te permiten ofrecer a los clientes una forma fácil de ponerse en contacto contigo, para que no tengan que buscar la dirección de correo electrónico correcta ni preocuparse por los correos electrónicos no entregados.

Estos son algunos de los usos más comunes de los correos electrónicos de contacto en email marketing:

Responder preguntas de servicio al cliente

Brindar un servicio al cliente estelar es una de las cosas más importantes que puedes hacer para ayudar a que tu negocio crezca y tenga éxito. Cuando se les encuestó, el 40% de los clientes respondieron que dejaron de hacer negocios con una empresa debido al mal servicio al cliente. Una de las mejores cosas que puedes hacer en términos de servicio al cliente es facilitar que los clientes se pongan en contacto con tu empresa. Hacerlo ayuda tanto a tus clientes como a tu negocio.

Soporte técnico

Dar a los clientes una forma de comunicarse contigo es importante cuando brindas soporte técnico porque es probable que necesites más información para resolver completamente sus preguntas. Un formato de correo electrónico de contacto puede ayudarte a dar a tus clientes una forma de comunicarse para obtener soporte técnico, así como una forma de dar seguimiento a las solicitudes para asegurarte de que tienes toda la información que necesitas para responder mejor a sus consultas. Esta es otra parte importante de proporcionar el mejor servicio al cliente posible.

Proporcionar un buen servicio al cliente y soporte técnico te ayuda a retener clientes a largo plazo. Al mostrarles a tus clientes que respaldas tus productos y servicios, y los desafíos que pueden presentar para algunos usuarios, estás haciendo que tengan más confianza en tu marca.

Abordar un problema o una queja

Los correos electrónicos de contacto también pueden ser útiles al abordar un problema o una queja. Cuando un cliente te envía un correo electrónico sobre un problema que tiene con tu producto o tus correos electrónicos de marketing, es importante responder a sus inquietudes y hacer lo que puedas para solucionarlas. Un correo electrónico de contacto demuestra a tus clientes que te preocupas lo suficiente como para comunicarte con ellos y darles un camino para hacer lo mismo. Estos correos electrónicos son aún más efectivos si los personalizas y los empleas como una oportunidad para empatizar con los clientes.

Onboarding de nuevos clientes

La primera impresión es muy importante en todos los ámbitos de la vida, y el email marketing no es la excepción. A menudo, es una buena idea emplear correos electrónicos de contacto para ayudar a incorporar nuevos clientes. Enviar a los clientes un correo electrónico de bienvenida con una forma de ponerse en contacto contigo les demuestra que te interesas por tus nuevos clientes y que estás dispuesto a esforzarte por mantenerlos contentos. Si tus nuevos clientes tienen alguna opinión o queja, tienen una forma de ponerse en contacto contigo sin hacer malabares ni tratar con un sistema automatizado.

Solicitar comentarios de los clientes

Tu negocio debe estar diseñado en torno a tus clientes. Ya sea que ofrezcas un producto o un servicio, adaptar tu oferta en torno a aquellos a quienes atiendes es una buena manera de adelantarte a la competencia y mantener clientes a largo plazo. Si quieres adaptar tu negocio y tus productos a tus clientes, debes ofrecerles una forma de enviar comentarios. Los correos electrónicos de contacto son una forma fácil de hacerlo, tanto en el envío como en la recepción.

Usar una plantilla de correo electrónico para los mensajes de contacto te permite aplicar rápida y eficazmente la opinión de todos tus clientes. Puedes emplear esta información para escribir mejores correos electrónicos, optimizar tus productos o hacer cambios sencillos en tu sitio web.

Al configurar tus correos electrónicos de contacto, es posible que también desees emplear optimizadores de contenido de correo electrónico para elaborar los mejores mensajes.

Prácticas recomendadas para el formato de correos electrónicos de contacto

Seguir las prácticas recomendadas es importante en el email marketing, especialmente cuando se trata de optimizar el formato del correo electrónico de contacto. El correo electrónico debe ser genuino y cálido si quieres que los clientes se pongan en contacto contigo. Estos son algunos factores que debes tener en cuenta cuando elabores tus correos electrónicos de contacto:

Personaliza tu mensaje

Lo más probable es que tus clientes reciban correos electrónicos de una amplia variedad de empresas cada semana, por lo que debes hacer algo para diferenciarte. Personalizar los correos electrónicos ayuda a que se perciban un poco más cálidos, lo que puede hacer que tus clientes tengan más probabilidades de abrirlos. Como mínimo, debes asegurarte de incluir los nombres de los clientes cuando les envíes correos electrónicos de contacto.

Tus correos electrónicos deben parecer humanos para diferenciarte del spam. Puedes empezar personalizando tu línea de asunto o preencabezado para mostrar a los clientes que este correo electrónico es solo para ellos.

Muestra empatía

Puede ser difícil para las empresas conectarse con los clientes, especialmente en el mundo moderno donde la mayoría de los clientes tratan con tantas corporaciones impersonales. Si quieres llamar la atención de los lectores y animarlos a que se comuniquen contigo con preguntas, inquietudes o comentarios, empatiza con ellos en tus correos electrónicos de contacto. Encuentra puntos en común con tus clientes y demuéstrales que entiendes sus preocupaciones y las cosas que les importan.

Evita prometer demasiado

Aunque es importante prestar un buen servicio al cliente y hacer lo posible por resolver sus problemas, no debes prometer nada que no puedas cumplir. Evita hacer promesas que no puedas cumplir en tus correos electrónicos de contacto, ya sea que te comprometas a responder a todos los correos, a realizar los cambios que sugieran los clientes o a cualquier otra cosa. Si al final tienes que romper una promesa que hiciste, podría tener un impacto negativo en la opinión que los clientes tienen de tu empresa.

Da respuestas e instrucciones claras

Ser claro y conciso es importante en el email marketing, pero aún más con los correos electrónicos de contacto. Cerciórate de dar instrucciones claras y responder cualquier pregunta con claridad, así los clientes saben qué hacer correctamente cuando leen tu correo electrónico.

Agradece a tus clientes

Al final de tu correo electrónico, asegúrate de agradecer a tus clientes por su apoyo y por comunicarse contigo para cualquier inquietud o comentario. Agradecer a tus clientes les demuestra que valoras lo que tienen que decir.

Encontrar el formato de correo electrónico adecuado para el soporte al cliente puede requerir un poco de ensayo y error, pero una plantilla específica puede ayudarte a adaptar tu respuesta a cada una de estas circunstancias y ser más útil para tus clientes.

Plantilla de correo electrónico de contacto

Seguir una plantilla de correo electrónico de contacto hace que escribir este tipo de correos electrónicos sea sencillo y eficaz. Ten en cuenta que, incluso si eliges usar una plantilla, no tienes que hacerlo tal cual. Siempre puedes personalizarla para que se adapte mejor a tu marca. Este es un ejemplo de un formato de correo electrónico de contacto que puedes usar:

Formas en que puedes personalizar esta plantilla

Puedes personalizar una plantilla de correo electrónico de contacto para respuestas de servicio al cliente, correos electrónicos transaccionales y soporte técnico cambiando el lenguaje específico que usas. Por ejemplo, es posible que quieras cambiar el motivo por el que te pones en contacto con un cliente y mencionarlo cuando le agradezcas al final del correo electrónico. Si un cliente se comunica contigo con comentarios negativos o un problema, es posible que también quieras incluir una disculpa.

Personalizar tus correos electrónicos te ayuda a obtener los mejores resultados de cada correo electrónico.

Optimizar los correos electrónicos de contacto con Mailchimp

Entre perfeccionar tus plantillas de correos electrónicos y que todos tus clientes los reciban, manejar los correos electrónicos de contacto puede ser un verdadero problema. Mailchimp elimina la molestia de los correos electrónicos de contacto al permitirte agilizar el proceso con herramientas de automatización y plantillas útiles. Con Mailchimp, puedes ahorrar tiempo y dinero mientras escribes mejor los correos electrónicos de contacto, así que no hay razón para seguir haciendo las cosas como antes.

Optimizar los correos electrónicos de contacto solo puede beneficiar a tu negocio

Los correos electrónicos de contacto son una excelente manera de demostrarles a tus clientes que te preocupas por ellos y que estás a su disposición. Estos correos electrónicos se pueden usar para responder preguntas de servicio al cliente y soporte técnico, abordar problemas o inquietudes, incorporar nuevos clientes y solicitar comentarios de los clientes. Personalizar tu plantilla de correo electrónico de contacto es una parte importante para obtener los mejores resultados y brindar el mejor servicio al cliente.

Si necesitas ayuda para que tus correos electrónicos sean correctos o para ahorrar tiempo con la automatización del correo electrónico, Mailchimp es la solución sencilla. Con Mailchimp, obtienes acceso a una variedad de plantillas y otras herramientas útiles de email marketing, además de análisis para ayudarte a monitorear la efectividad de tu campaña de correo electrónico. Si tus campañas de email marketing necesitan un impulso, prueba Mailchimp hoy mismo.