Comment rédiger un e‑mail de réponse automatique

Une réponse immédiate est une preuve de confiance, surtout lorsque vous cherchez à impressionner vos clients. Mais ce n’est pas toujours possible. Aussi dévoués que nous soyons, nous devons de temps en temps prendre du temps pour nous ou nous occuper d’autres responsabilités. Dans ce cas, la meilleure chose à faire est de mettre en place un message d’absence réfléchi et concis.

En règle générale, vous devriez utiliser des autoresponders si vous prévoyez un délai de réponse.

Voici quelques situations courantes dans lesquelles vous pouvez avoir recours à un message d’absence : Rendez-vous

• Départ anticipé pour la journée
• Prendre un jour de congé personnel
• Vacances
• Voyage d’affaires
• Congé maladie
• Congé de maternité
• Congé sabbatique
• Chaque fois que vous n’avez pas accès à votre e-mail ou que votre connexion internet est limitée

Bien entendu, les messages de réponse automatique ne doivent pas être limités au travail. Essayez de les utiliser également dans votre vie privée. Voyez quels avantages ils peuvent apporter à vos e-mails personnels par rapport aux e-mails professionnels.

Que devez-vous inclure dans un e-mail de réponse automatique ?

Un message d’absence réussi est composé d’informations utiles, mais va droit au but. Il doit contenter la personne qui cherche à vous joindre jusqu’à votre retour, qu’il s’agisse d’expliquer la raison de votre absence ou de lui indiquer une autre personne à contacter.

Voici les éléments essentiels que vous devez inclure dans vos messages d’absence.

Motif de l’absence

Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’indiquer la raison exacte de votre absence, une brève mention de celle-ci peut aider vos clients et collègues à déterminer si vous serez de passage de temps en temps ou si vous vous absentez complètement. Elle peut également donner un caractère plus personnel à votre message d’absence et constituer un sujet de discussion pour votre retour.

Dans l’ensemble, restez simple en indiquant brièvement si vous êtes en vacances, malade ou si votre entreprise est simplement fermée pour cause de jour férié.

Durée de l’absence

Pour être complètes, les réponses automatiques doivent mentionner la durée de l’absence ou la date de retour. Si vos partenaires ne connaissent pas les dates exactes de votre absence, ils risquent d’envoyer plusieurs e-mails, ce qui compliquera votre organisation et vous empêchera de retrouver leur demande initiale dans votre boîte de réception.

Vérifiez que votre message d’absence indique clairement une période ou une date de fin. Indiquez à vos contacts quand ils peuvent s’attendre à recevoir une réponse.

Point de contact

Parfois, la personne qui vous contacte a besoin d’une assistance immédiate. Veillez à ce qu’elle reçoive l’aide dont elle a besoin en incluant une liste de contacts pour les différentes questions urgentes. Indiquez le nom, l’adresse e-mail et la fonction des collaborateurs qui sont disposés à vous remplacer en votre absence. N’oubliez pas de fournir à ces personnes toutes les informations et tous les documents dont elles ont besoin pour vous aider.

Si vous êtes disponible pour répondre à certaines questions pendant votre absence, mais que vous ne voulez pas laisser votre ordinateur allumé en permanence, envisagez de communiquer votre numéro de téléphone portable dans votre message d’absence.

Il se peut que vous deviez rédiger plusieurs versions avant de trouver le message d’absence parfait. Cependant, il y a des choses à faire et à ne pas faire pour le rendre aussi efficace et utile que possible.

Suivez ces règles fondamentales pour améliorer la qualité de vos messages d’absence.

Conseils à suivre pour les réponses automatiques aux e-mails

• Rester courtois et professionnel : le ton de vos messages d’absence doit toujours être courtois et professionnel. S’ils s’adressent à vos clients, mettez un point d’honneur à présenter vos excuses.
• Être clair et succinct : soyez clair et succinct dans vos messages d’absence. Par exemple, la personne qui vous contacte n’a pas nécessairement besoin de savoir où vous partez en vacances. Concentrez-vous sur les dates exactes de vos congés et sur vos points de contact. Mettez ces informations en gras ou en surbrillance si nécessaire.
• Faire un effort supplémentaire : montrez que vous souhaitez apporter votre aide même en votre absence. Pour vos collègues, incluez une liste de liens internes importants. Pour vos clients, offrez-leur des promotions et des offres spéciales dont ils peuvent profiter.

Éléments à éviter pour les réponses automatiques aux e-mails

• Prendre des engagements vides de sens : ne promettez pas de consulter vos e-mails ou autres messages pendant vos vacances si vous n’avez pas l’intention de le faire. Si votre accès aux e-mails est limité, ne vous engagez pas non plus à répondre dès votre retour au bureau, au cas où vous auriez beaucoup de choses à rattraper. Créer des attentes peut potentiellement mener à d’autres problèmes par la suite.
• Inclure un collègue qui n’a pas accepté de vous aider : ne mentionnez pas l’adresse e-mail d’un collègue sans son accord. Vous risquez en effet de mettre le collègue et la personne qui vous envoie l’e-mail dans l’embarras et de donner l’impression que vous êtes négligent et non professionnel.
• Promettre une réponse immédiate de la part de vos collègues : dans le même ordre d’idées, même si votre collègue accepte de vous aider, ne promettez pas une réponse immédiate. Il prend en charge votre travail en plus du sien.

Télécharger des exemples de modèles d’e-mails d’absence

Bien que les conseils que nous venons de donner soient utiles, il peut être intéressant de comprendre à quoi ressemble un message d’absence efficace.

Notre collection de messages d’absence est conçue pour vous aider à communiquer votre congé de manière professionnelle et efficace.

Les e-mails de réponse automatique peuvent contribuer à maintenir l’efficacité de la communication dans divers scénarios d’entreprise. Qu’il s’agisse de gérer les attentes en votre absence ou de répondre aux demandes des clients, ces messages automatisés jouent un rôle crucial dans la communication professionnelle.

Messages d’absence automatiques

Les messages d’absence automatiques sont indispensables pour maintenir une communication professionnelle pendant votre absence du bureau. Ces réponses comprennent généralement vos dates d’absence et de retour, ainsi qu’une autre personne à contacter en cas d’urgence.

Un message d’absence bien conçu garantit que les expéditeurs sont informés de votre indisponibilité et les aide à gérer leurs attentes en matière de réponse.

Réponses automatiques de service client

Les réponses de service client automatiques sont des messages immédiats envoyés aux clients lorsqu’ils soumettent une demande ou un ticket d’assistance. Ces messages confirment généralement que l’équipe d’assistance a reçu la demande, donnent une estimation du temps de réponse et peuvent inclure des liens vers des FAQ ou des ressources d’auto-assistance.

Ce type de réponse automatique permet de définir les attentes et peut éventuellement résoudre des problèmes avant qu’un agent d’assistance n’intervienne.

Réponses automatiques de remerciement de prise de contact

Les réponses automatiques « Merci de nous avoir contactés » sont envoyées immédiatement après qu’un client a pris contact avec nous par le biais d’un formulaire ou par e-mail.

Ces messages confirment la réception du message du client, expriment votre gratitude pour l’intérêt qu’il a manifesté et fournissent souvent des informations sur le délai nécessaire pour obtenir une réponse plus détaillée. Ce type de réponse automatique contribue à renforcer la confiance du client en lui assurant que son message n’est pas passé à la trappe.

Réponses automatiques de confirmation d’inscription à la lettre d’information

Les réponses automatiques de confirmation d’inscription à une lettre d’information sont envoyées aux utilisateurs qui viennent de s’inscrire à une liste de diffusion. Ces messages confirment généralement l’abonnement, souhaitent la bienvenue au nouvel abonné et peuvent inclure des informations sur le type de contenu auquel il faut s’attendre et sa fréquence.

Certains peuvent également inclure un appel à l’action pour interagir immédiatement avec la marque ou offrir une promotion spéciale de « bienvenue ».

Comment utiliser les e-mails de réponse automatique pour l’automatisation marketing

Les e-mails de réponse automatique ne sont pas réservés aux messages d’absence ou au service client ; vous pouvez les utiliser dans le cadre de vos efforts d’automatisation marketing. L’utilisation stratégique des réponses automatiques permet de faire mûrir les leads, de rationaliser vos processus de GRC et de créer des campagnes marketing plus ciblées.

Voyons comment les e-mails de réponse automatique peuvent améliorer les résultats de votre entreprise.

Comment les réponses automatiques peuvent faire mûrir les leads

Lorsqu’un lead remplit un formulaire de contact ou télécharge une ressource, une réponse automatique peut lui proposer un contenu pertinent, répondre à des questions courantes ou le guider vers l’étape suivante du parcours d’achat.

En adaptant ces réponses en fonction des actions ou des intérêts du lead, vous pouvez maintenir l’engagement et faire progresser les leads dans l’entonnoir de vente sans intervention manuelle.

Par exemple, si un lead télécharge une étude de cas sur un produit spécifique, votre réponse automatique peut inclure des ressources supplémentaires liées à ce produit, des témoignages client ou une invitation à un webinaire pertinent. Cette approche opportune et ciblée permet à votre marque de rester en tête et démontre votre engagement à apporter de la valeur.

Intégration des réponses automatiques avec les systèmes de GRC

Lorsque les réponses automatiques sont associées à votre GRC, elles peuvent automatiquement mettre à jour les informations sur les leads, déclencher des tâches de suivi pour les représentants commerciaux et fournir des données précieuses pour la notation des leads.

Par exemple, lorsqu’un lead répond à un e-mail de réponse automatique en cliquant sur un lien spécifique ou en demandant plus d’informations, cette interaction peut être enregistrée dans votre outil de GRC. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour hiérarchiser les leads, personnaliser les communications futures ou déclencher des flux de travail automatisés.

Segmentation des listes d’e-mails en fonction des réponses automatiques

L’analyse de la façon dont les destinataires interagissent avec vos réponses automatiques peut vous donner un aperçu de leurs centres d’intérêt, de leurs préférences et de leur niveau d’engagement. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour créer des campagnes de marketing par e-mail plus ciblées et plus efficaces.

Par exemple, si un abonné réagit régulièrement aux réponses automatiques contenant des nouvelles sur les produits, mais ignore celles concernant l’actualité du secteur, vous pouvez les regrouper dans un segment « orienté produit ».

De même, vous pouvez identifier les leads hautement engagés en fonction de leurs interactions avec les réponses automatiques et créer un segment distinct pour une maturation accélérée.

E-mails de réponse automatique et conformité au RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) prévoit des directives strictes pour le traitement des données personnelles, y compris les informations partagées dans les réponses automatiques. Comprendre comment élaborer des réponses automatiques conformes au RGPD est crucial pour les entreprises afin de maintenir la confiance et d’éviter d’éventuels problèmes juridiques.

Voici quelques façons de vous assurer que vos e-mails de réponse automatique respectent les lois sur la protection des données.

Comment assurer la conformité des réponses automatiques aux lois sur la protection des données

Pour garantir que vos e-mails de réponse automatique sont conformes au RGPD et aux autres lois sur la protection des données, vous devez :

• Obtenir un consentement explicite : envoyez des uniquement des réponses automatiques aux personnes qui ont clairement consenti à recevoir des communications de votre organisation.
• Faire preuve de transparence : indiquez dans votre politique de confidentialité comment vous utilisez les e-mails de réponse automatique et quelles données ils peuvent contenir.
• Minimiser les données : incluez uniquement les informations nécessaires dans vos réponses automatiques, en évitant toute donnée personnelle excessive.
• Respecter les demandes de désinscription : veillez à ce que votre système de réponse automatique soit intégré à vos mécanismes d’opt-out ou de désinscription afin d’éviter d’envoyer des messages à des personnes qui ont retiré leur consentement.
• Sécuriser les transmissions : utilisez le chiffrement et des protocoles sécurisés lors de l’envoi d’e-mails de réponse automatique contenant toute information personnelle.

Quelles informations vous devez et ne devez pas inclure pour rester en conformité

Pour maintenir la conformité au RGPD dans vos e-mails de réponse automatique :

Inclure :

• Une brève explication de la raison pour laquelle la réponse automatique est envoyée
• Coordonnées essentielles pour les questions urgentes
• Lien vers votre politique de confidentialité
• Informations sur la manière de se désinscrire des communications futures

Ne pas inclure :

• Informations personnelles inutiles concernant le destinataire ou l’expéditeur
• Informations sensibles sur les autres employés ou clients
• Messages marketing sans consentement préalable
• Liens vers des sites Web tiers sans avertissement adéquat

Offrez un service client de qualité grâce à des réponses automatiques professionnelles

Si vous souhaitez mettre en place votre e-mail d’entreprise, démarquez-vous de la concurrence en offrant un service client de premier ordre grâce à un message de réponse automatique pour les vacances. En fournissant une communication claire et des informations sur d’autres contacts, vous montrez votre professionnalisme et répondez aux attentes de vos clients, même lorsque vous n’êtes pas au travail.

En plus des messages d’absence, d’autres types d’automatisation des e-mails peuvent également aider votre entreprise à se développer. Éliminez les tâches fastidieuses de votre emploi du temps et obtenez de l’aide pour les e-mails transactionnels, les e-mails de bienvenue, les e-mails sans réponse et bien plus encore en utilisant le logiciel de marketing par e-mail de Mailchimp.

Besoin d’aide pour la conception de vos e-mails ? Consultez nos ressources sur les modèles d’e-mails et les meilleures polices de caractères.