Une communication claire et rapide est la base de toute relation réussie. Il en va de même pour celles que vous entretenez sur votre lieu de travail avec vos clients et vos collègues.
Si vous prévoyez de vous absenter de votre bureau, ne serait-ce que pour quelques jours, il est essentiel de mettre en place un autoresponder pour vos e-mails. Non seulement cela vous permet de rester professionnel en votre absence, mais aussi de résoudre les questions urgentes qui requièrent une attention immédiate.
Quelles informations devez-vous donc inclure dans votre message automatique d’absence et à quel moment devez-vous l’utiliser ? Poursuivez votre lecture pour découvrir en détail comment rédiger un autoresponder efficace.
Qu'est-ce qu'un e-mail de réponse automatique ?
Un e-mail de réponse automatique, également appelé message d’absence du bureau ou autoresponder, est une réponse pré-rédigée et automatisée qui informe les gens de votre absence du travail.
Que vous vous absentiez pour quelques jours ou pour une longue période, il est d’usage de prévoir un message d’absence du bureau. Cela évite toute confusion et laisse une bonne impression à vos partenaires professionnels.
Comment les e-mails de réponse automatique informent les expéditeurs de votre absence
Les e-mails de réponse automatique sont des messages automatisés qui informent immédiatement les expéditeurs de votre indisponibilité. Une fois configurés, ces messages fournissent un accusé de réception instantané, informant l’expéditeur que vous êtes actuellement absent et indiquant quand vous serez disponible pour répondre.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pendant les périodes de vacances ou les voyages d’affaires, car elle garantit une communication fluide et permet de définir clairement les attentes. Elle vous aide à préserver vos relations professionnelles, même lorsque vous n’êtes pas au bureau.
Configurer la réponse automatique dans Gmail
Pour configurer une réponse automatique dans Gmail, suivez ces étapes simples. Tout d’abord, accédez aux paramètres Gmail en cliquant sur l’icône en forme de roue dentée en haut à droite, puis sélectionnez « Afficher toutes les paramètres ».
Activer le répondeur automatique
Faites défiler vers le bas jusqu’à la section « Répondeur automatique ». Ici, vous pouvez activer la fonction de réponse automatique en sélectionnant « Répondeur automatique activé ».
Rédigez votre message
Indiquez la date de début et la date de fin, ainsi que le message que vous souhaitez envoyer pendant votre absence. Veillez à ce que celui-ci soit clair et fournisse les informations essentielles telles que la durée de votre absence et vos autres coordonnées.
Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas de la page. Votre réponse automatique est désormais configurée !
Configurer la réponse automatique dans Microsoft Outlook
La configuration d’une réponse automatique dans Microsoft Outlook est un processus simple qui permet d’informer vos contacts de votre absence. Suivez ces étapes pour la configurer :
Accédez aux réponses automatiques
Accédez au menu « Fichier » et sélectionnez « Réponses automatiques ». Si vous voyez « Assistant d’absence du bureau », cliquez sur cette option.
Activez les réponses automatiques
Sélectionnez l’option « Envoyer des réponses automatiques ». Vous pouvez spécifier la période pendant laquelle votre réponse automatique sera active. Indiquez les dates de début et de fin.
Rédigez votre message
Rédigez votre message d’absence en précisant la raison de votre indisponibilité, sa durée et, si nécessaire, le nom d’une personne à contacter. Soyez concis et professionnel.
Une fois ces étapes terminées, cliquez sur « OK » pour activer votre réponse automatique.
Quand utiliser les e-mails de réponse automatique
Les e-mails de réponse automatique sont des outils utiles pour maintenir la communication lorsque vous n’êtes pas disponible. Ils peuvent être utilisés pendant les vacances, les congés maladie ou à tout moment où votre réponse risque d’être retardée.
En configurant une réponse automatique, vous faites preuve de professionnalisme et tenez vos contacts informés.
Les réponses automatiques peuvent être utilisées dans divers cas :
- Rendez-vous
- Départ anticipé pour la journée
- Jours de congé personnels
- Vacances
- Voyages d’affaires
- Congé maladie
- Congé de maternité
- Congés sabbatiques
- Accès à Internet limité
Envisagez d’utiliser les réponses automatiques non seulement dans un contexte professionnel, mais également pour vos e-mails personnels afin de gérer efficacement vos communications.
Que devez-vous inclure dans un e-mail de réponse automatique ?
Un message d’absence réussi est composé d’informations utiles, mais va droit au but. Il doit contenter la personne qui cherche à vous joindre jusqu’à votre retour, qu’il s’agisse d’expliquer la raison de votre absence ou de lui indiquer une autre personne à contacter.
Voici les éléments essentiels que vous devez inclure dans vos messages d’absence.
Motif de l’absence
Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’indiquer la raison exacte de votre absence, une brève mention de celle-ci peut aider vos clients et collègues à déterminer si vous serez de passage de temps en temps ou si vous vous absentez complètement. Elle peut également donner un caractère plus personnel à votre message d’absence et constituer un sujet de discussion pour votre retour.
Dans l’ensemble, restez simple en indiquant brièvement si vous êtes en vacances, malade ou si votre entreprise est simplement fermée pour cause de jour férié.
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Durée de l’absence
Pour être complètes, les réponses automatiques doivent mentionner la durée de l’absence ou la date de retour. Si vos partenaires ne connaissent pas les dates exactes de votre absence, ils risquent d’envoyer plusieurs e-mails, ce qui compliquera votre organisation et vous empêchera de retrouver leur demande initiale dans votre boîte de réception.
Vérifiez que votre message d’absence indique clairement une période ou une date de fin. Indiquez à vos contacts quand ils peuvent s’attendre à recevoir une réponse.
Point de contact
Parfois, la personne qui vous contacte a besoin d’une assistance immédiate. Veillez à ce qu’elle reçoive l’aide dont elle a besoin en incluant une liste de contacts pour les différentes questions urgentes. Indiquez le nom, l’adresse e-mail et la fonction des collaborateurs qui sont disposés à vous remplacer en votre absence. N’oubliez pas de fournir à ces personnes toutes les informations et tous les documents dont elles ont besoin pour vous aider.
Si vous êtes disponible pour répondre à certaines questions pendant votre absence, mais que vous ne voulez pas laisser votre ordinateur allumé en permanence, envisagez de communiquer votre numéro de téléphone portable dans votre message d’absence.
Choses à faire et à éviter avec les e-mails de réponse automatique
Il se peut que vous deviez rédiger plusieurs versions avant de trouver le message d’absence parfait. Cependant, il y a des choses à faire et à ne pas faire pour le rendre aussi efficace et utile que possible.
Suivez ces règles fondamentales pour améliorer la qualité de vos messages d’absence.
Conseils à suivre pour les réponses automatiques aux e-mails
- Rester courtois et professionnel : le ton de vos messages d’absence doit toujours être courtois et professionnel. S’ils s’adressent à vos clients, mettez un point d’honneur à présenter vos excuses.
- Être clair et succinct : soyez clair et succinct dans vos messages d’absence. Par exemple, la personne qui vous contacte n’a pas nécessairement besoin de savoir où vous partez en vacances. Concentrez-vous sur les dates exactes de vos congés et sur vos points de contact. Mettez ces informations en gras ou en surbrillance si nécessaire.
- Faire un effort supplémentaire : montrez que vous souhaitez apporter votre aide même en votre absence. Pour vos collègues, incluez une liste de liens internes importants. Pour vos clients, offrez-leur des promotions et des offres spéciales dont ils peuvent profiter.
Éléments à éviter pour les réponses automatiques aux e-mails
- Prendre des engagements vides de sens : ne promettez pas de consulter vos e-mails ou autres messages pendant vos vacances si vous n’avez pas l’intention de le faire. Si votre accès aux e-mails est limité, ne vous engagez pas non plus à répondre dès votre retour au bureau, au cas où vous auriez beaucoup de choses à rattraper. Créer des attentes peut potentiellement mener à d’autres problèmes par la suite.
- Inclure un collègue qui n’a pas accepté de vous aider : ne mentionnez pas l’adresse e-mail d’un collègue sans son accord. Vous risquez en effet de mettre le collègue et la personne qui vous envoie l’e-mail dans l’embarras et de donner l’impression que vous êtes négligent et non professionnel.
- Promettre une réponse immédiate de la part de vos collègues : dans le même ordre d’idées, même si votre collègue accepte de vous aider, ne promettez pas une réponse immédiate. Il prend en charge votre travail en plus du sien.
Télécharger des exemples de modèles d’e-mails d’absence
Bien que les conseils que nous venons de donner soient utiles, il peut être intéressant de comprendre à quoi ressemble un message d’absence efficace.
Notre collection de messages d’absence est conçue pour vous aider à communiquer votre congé de manière professionnelle et efficace.
Communiquez votre absence de manière professionnelle
Ne laissez pas votre équipe dans l’expectative. Téléchargez nos modèles d’e-mails d’absence pour communiquer clairement votre congé et vous assurer que votre équipe est informée.
Types d’e-mails de réponse automatique
Les e-mails de réponse automatique peuvent contribuer à maintenir l’efficacité de la communication dans divers scénarios d’entreprise. Qu’il s’agisse de gérer les attentes en votre absence ou de répondre aux demandes des clients, ces messages automatisés jouent un rôle crucial dans la communication professionnelle.
Messages d’absence automatiques
Les messages d’absence automatiques sont indispensables pour maintenir une communication professionnelle pendant votre absence du bureau. Ces réponses comprennent généralement vos dates d’absence et de retour, ainsi qu’une autre personne à contacter en cas d’urgence.
Un message d’absence bien conçu garantit que les expéditeurs sont informés de votre indisponibilité et les aide à gérer leurs attentes en matière de réponse.
Réponses automatiques de service client
Les réponses de service client automatiques sont des messages immédiats envoyés aux clients lorsqu’ils soumettent une demande ou un ticket d’assistance. Ces messages confirment généralement que l’équipe d’assistance a reçu la demande, donnent une estimation du temps de réponse et peuvent inclure des liens vers des FAQ ou des ressources d’auto-assistance.
Ce type de réponse automatique permet de définir les attentes et peut éventuellement résoudre des problèmes avant qu’un agent d’assistance n’intervienne.
Réponses automatiques de remerciement de prise de contact
Les réponses automatiques « Merci de nous avoir contactés » sont envoyées immédiatement après qu’un client a pris contact avec nous par le biais d’un formulaire ou par e-mail.
Ces messages confirment la réception du message du client, expriment votre gratitude pour l’intérêt qu’il a manifesté et fournissent souvent des informations sur le délai nécessaire pour obtenir une réponse plus détaillée. Ce type de réponse automatique contribue à renforcer la confiance du client en lui assurant que son message n’est pas passé à la trappe.
Réponses automatiques de confirmation d’inscription à la lettre d’information
Les réponses automatiques de confirmation d’inscription à une lettre d’information sont envoyées aux utilisateurs qui viennent de s’inscrire à une liste de diffusion. Ces messages confirment généralement l’abonnement, souhaitent la bienvenue au nouvel abonné et peuvent inclure des informations sur le type de contenu auquel il faut s’attendre et sa fréquence.
Certains peuvent également inclure un appel à l’action pour interagir immédiatement avec la marque ou offrir une promotion spéciale de « bienvenue ».