Comment rédiger un e‑mail de réponse automatique

Qu’est-ce qu’un e-mail de réponse automatique ?

Un e-mail de réponse automatique, également appelé message d’absence ou message OOO (pour Out-Of-Office), est une réponse pré-écrite et automatisée qui informe les personnes de votre absence du travail.

Que vous soyez absent pour quelques jours ou pour une longue durée, disposer d’un message d’absence est considéré comme une pratique standard. Il élimine toute confusion et donne une bonne impression à vos interlocuteurs.

Quand utiliser un e-mail de réponse automatique ?

Une réponse immédiate est une preuve de bonne foi, surtout lorsque vous essayez d’impressionner les clients. Cependant, ce n’est pas toujours possible. Tout aussi dévoués que nous soyons à notre entreprise, nous devons aussi prendre du temps pour nous-mêmes ou assumer parfois d’autres responsabilités. La meilleure chose à faire dans ce cas est de mettre en place un e-mail d’absence, concis et bien pensé.

D’une manière générale, vous devez utiliser un e-mail autoresponder dès que votre réponse risque d’accuser un certain retard.

Voici quelques situations courantes dans lesquelles vous pouvez utiliser un message d’absence : Rendez-vous

• Journée de travail plus courte que d’habitude
• Jour de congé personnel
• Vacances
• Déplacement professionnel
• Congé maladie
• Congé maternité
• Congé sabbatique
• Chaque fois que vous n’avez pas d’accès à votre messagerie électronique ou que vous n’avez qu’un accès limité à Internet

Les messages de réponse automatique ne sont bien évidemment pas limités à la sphère professionnelle. Essayez de les utiliser également dans votre vie privée. Découvrez les avantages que les messages de réponse automatique peuvent apporter à vos e-mails personnels par rapport à vos e-mails professionnels.

Que devez-vous inclure dans un e-mail de réponse automatique ?

Un message d’absence réussi comporte différentes informations utiles, mais est aussi direct. Il doit permettre de contenter la personne qui essaie de vous joindre jusqu’à votre retour, qu’il s’agisse de motiver votre absence ou de lui indiquer un autre contact.

Voici les composants essentiels à inclure dans vos messages d’absence.

Raison de l’absence

Bien que vous n’ayez pas besoin d’indiquer la raison exacte de votre absence, une brève mention de celle-ci peut aider vos clients et vos collègues à savoir si vous consulterez vos e-mails régulièrement ou si vous êtes complètement déconnecté. Cela peut également donner à votre message d’absence un ton plus personnel et fournir un point de discussion pour votre retour.

D’une manière générale, restez simple et indiquez brièvement si vous êtes en vacances, en congé maladie ou si votre entreprise est tout simplement fermée à l’occasion d’un jour férié.

Durée de l’absence

Les réponses automatiques qui n’indiquent pas la durée de votre absence sont incomplètes. Si vos partenaires commerciaux ne connaissent pas les dates exactes de votre absence, ils peuvent envoyer plusieurs e-mails, ce qui compliquera votre organisation et la recherche de leur demande initiale dans votre boîte de réception.

Vérifiez que votre message d’absence contient bien une plage horaire ou une date de fin claire. Faites savoir à vos contacts quand ils peuvent escompter une réponse.

Point de contact

Parfois, la personne qui vous contacte peut avoir besoin d’une assistance immédiate. Veillez à ce qu’elle obtienne l’aide dont elle a besoin en incluant une liste de contacts en cas de questions urgentes. Indiquez les noms, adresses électroniques et postes des collègues qui sont à même d’intervenir pendant votre absence. N’oubliez pas de les préparer en leur communiquant toutes les informations et tous les documents dont ils ont besoin pour vous aider.

Si vous pouvez répondre à certaines questions pendant votre absence, mais que vous ne souhaitez pas garder votre ordinateur allumé en permanence, pensez à faire figurer votre numéro de téléphone portable dans votre message d’absence.

Parfois, la personne qui vous contacte peut avoir besoin d’une assistance immédiate. Veillez à ce qu’elle obtienne l’aide dont elle a besoin en incluant une liste de contacts en cas de questions urgentes. Indiquez les noms, adresses électroniques et postes des collègues qui sont à même d’intervenir pendant votre absence. N’oubliez pas de les préparer en leur communiquant toutes les informations et tous les documents dont ils ont besoin pour vous aider.

Si vous pouvez répondre à certaines questions pendant votre absence, mais que vous ne souhaitez pas garder votre ordinateur allumé en permanence, pensez à faire figurer votre numéro de téléphone portable dans votre message d’absence

E-mails de réponse automatique : règles à suivre et erreurs à éviter

Il est possible que vous deviez vous y reprendre à plusieurs fois avant de trouver le message d’absence parfait. Il existe cependant quelques règles à suivre et quelques erreurs à éviter afin qu’il soit le plus efficace et le plus utile possible.

Suivez ces règles d’or pour faire passer vos messages d’absence au niveau supérieur.

E-mails de réponse automatique : règles à suivre

• Soyez poli et professionnel : le ton de vos messages d’absence doit toujours être poli et professionnel. S’ils sont adressés à vos clients, veillez à montrer que vous êtes désolé.
• Soyez clair et succinct : n’ayez pas peur d’être clair et succinct dans vos messages d’absence. Par exemple, la personne qui vous contacte n’a pas nécessairement besoin de savoir où vous allez en vacances. Concentrez-vous sur les dates exactes de votre absence du bureau et sur vos points de contact. Mettez ces informations en gras ou en surbrillance si nécessaire.
• Allez plus loin : montrez que vous voulez aider, même en votre absence. Pour vos collègues, incluez une liste de liens internes utiles. Pour vos clients, proposez des promotions et offres spéciales dont ils pourront tirer avantage.

E-mails de réponse automatique : erreurs à éviter

• Faire des promesses en l’air : ne promettez pas de consulter vos e-mails ou autres messages pendant vos vacances si vous n’avez pas l’intention de le faire. Ne vous engagez pas à répondre dès votre retour au bureau, pour le cas où vous auriez beaucoup de travail à rattraper. Fixer une attente peut potentiellement entraîner davantage de problèmes par la suite.
• Indiquer un collègue qui n’a pas accepté d’aider : ne mentionnez pas un collègue à contacter en cas d’urgence s’il ne s’est pas engagé à vous aider. Cela risque d’aveugler à la fois votre collègue et l’expéditeur de l’e-mail, donnant une image de vous négligente et non professionnelle.
• Promettre une réponse immédiate de la part de vos collègues : de la même manière, même si vos collègues ont accepté de vous aider, ne les engagez pas à fournir de réponse immédiate. Ils assurent votre travail en plus du leur.

Exemples d’e-mails de réponse automatique

Si vous vous demandez à quoi ressemble un bon e-mail d’absence, jetez un œil aux exemples suivants. N’hésitez pas à les utiliser comme modèles pour vos propres e-mails de réponse automatique. D’une manière générale, réfléchissez toujours à la personne à laquelle votre message d’absence sera envoyé et adaptez votre réponse.

Exemple 1

Cher/Chère [Nom],

Merci pour votre e-mail. Je serai absent(e) du bureau pour des vacances en famille du [date de début] au [date de fin]. Pendant cette période, j’aurai un accès limité à mes e-mails et je ne pourrai pas répondre à votre message avant mon retour.

Si vous avez besoin d’aide immédiatement, veuillez contacter [nom et coordonnées d’un collègue capable d’aider].

Merci de votre compréhension. Je me ferai un plaisir de revenir vers vous à mon retour.

[Votre choix de formule de politesse],

[Votre nom]

Exemple 2

Bonjour à l’équipe,

Je serai absent(e) du bureau aujourd’hui et je n’aurai pas accès à mes e-mails, ce [date], en raison d’une situation d’urgence qui nécessite mon attention immédiate. Je serai de retour au bureau demain, et je m’excuse pour la gêne occasionnée.

Si vous avez une question urgente, veuillez contacter [nom et coordonnées d’un collègue capable d’aider] .

Merci de votre compréhension.

[Salutation],

[Votre nom]

Maintenir un bon service client grâce à des réponses automatiques professionnelles

Si vous cherchez à configurer votre e-mail professionnel, démarquez-vous de la concurrence avec un service client de premier ordre utilisant un message de réponse automatique pour informer de vos congés. En fournissant une communication claire et des contacts alternatifs, vous faites preuve de professionnalisme et répondez aux attentes de votre client, même lorsque vous n’êtes pas au travail.

En plus des messages d’absence, d’autres types d’automatisation des e-mails peuvent également aider votre entreprise à se développer. Allégez votre emploi du temps et faites-vous aider par les e-mails transactionnels, les e-mails de bienvenue, les e-mails no-reply et plus encore, grâce au logiciel Mailchimp de marketing par e-mail.

Besoin d’aide pour la conception d’e-mails ? Consultez nos ressources sur les modèles de conception d’e-mails et les meilleures polices pour e-mails.