L'un des facteurs les plus importants de la réussite d'une entreprise est la rapidité avec laquelle elle peut concevoir, planifier, fabriquer et livrer un produit. Avec l'évolution rapide du paysage commercial, plus une entreprise est agile et réactive, meilleures sont ses chances de réussite.
Le lead time est l'un des moyens les plus utiles de comprendre et d'améliorer les opérations commerciales et le service client. Cet article explore ce qu'est le lead time, les facteurs qui l'influencent, la manière de le calculer et des conseils pour le raccourcir afin d'optimiser votre efficacité et la satisfaction de vos clients.
Le lead time, qu'est-ce que c'est ?
Le lead time correspond à la durée qui s'écoule entre le début d'un processus et sa fin. Il existe plusieurs types de lead times dans les entreprises, les principaux sont :
Le lead time matériel : le temps que met un fournisseurs à livrer des matières premières à un fabricant.
Le lead time de commande réel : le temps entre le début de préparation d'une commande et la fin de la préparation.
Le lead time cumulé : le temps total écoulé entre le moment ou une commande a été passée et le moment ou cette commande est livrée au client.
Celui sur lequel vous devez vous concentrer dépend de la nature de votre entreprise et de la partie de votre processus que vous souhaitez évaluer.
Le lead time est lié à la notion de « cycle time » (temps de cycle), un autre indicateur permettant de mesurer l'efficacité. Le cycle time inclut uniquement le moment où la tâche est réellement effectuée en vue de compléter une commande. Il exclut d'autres éléments importants comme le temps de stockage et les délais de production.
Un autre concept lié au lead time et au cycle time est le takt time. Il s’agit de la durée de fabrication d’un produit ou de livraison d’un service afin de répondre à la demande du client. Le calcul du takt time se fait en divisant le temps total disponible par le nombre d’éléments à produire.
Une synchronisation de votre takt time et de votre cycle time vous permet d’optimiser votre production et d’éviter d’avoir une demande supérieure à votre capacité de production.
Pourquoi est-il essentiel de réduire le lead time ?
Un lead time le plus court possible est essentiel pour l’efficacité de votre entreprise et la satisfaction de vos clients. Réduire le temps nécessaire à l'exécution des étapes clés de votre processus optimise vos opération. Cela inclut, par exemple, le délai entre la commande et la livraison du produit. Un processus plus rapide apporte de nombreux avantages.
Satisfaction client
Des lead times plus courts permettent de répondre aux exigences des clients en termes de rapidité de service, de livraison et de temps d'attente réduit. Respecter les délais de livraison renforce votre réputation en matière de rapidité et de qualité de services. Cela favorise également la fidélisation et la satisfaction des clients.
Avantage concurrentiel
Une multitude d'options s'offrent à vos clients. Un lead time court vous donne un avantage sur vos concurrents. Cela peut se traduire par un temps de traitement des commandes plus court ou un processus de fabrication optimisé.
Une réduction du lead time rend aussi votre entreprise plus flexible. Vous répondez mieux au attentes et aux besoins des clients, aux évolutions des tendances et aux variations du marché. Cette agilité renforce votre position sur un marché où même un jour ou deux peuvent faire la différence.
Flexibilité et réactivité accrues
Un lead time plus court permet à votre entreprise de mieux gérer les imprévus tels que des retards d’expéditions ou des pannes matérielles.
Vous pouvez ajuster les délais de prétraitement des commandes, la gestion de la chaîne d'approvisionnement (supply chain) et d'autres facteurs. Cela améliore également votre capacité à prendre des décisions rapides et à rester compétitif.
Optimisation des flux de trésorerie
Des lead times plus courts permettent de réduire les coût. Par exemple, plus besoin d’avoir un stock trop important en entrepôt afin de pouvoir répondre à la demande immédiate des clients. Vous diminuez ainsi les fonds de financement des frais d’entreposage.
Un processus plus efficace accélère également la transformation des matières premières en produit fini, augmentant ainsi le chiffre d’affaires plus rapidement.
Cette amélioration de la gestion et la planification financière des ressources en temps réel contribue au renforcement de la stabilité de votre entreprise. De plus, grâce à une meilleure maitrise des flux de trésorerie, votre entreprise gagne en stabilité et en productivité.
Amélioration de l’efficacité
Le calcul des lead times à chaque étape du processus vous aide à identifier les possibilités d'amélioration de l'efficacité. Par exemple, si votre chaîne d’approvisionnement est plus lente que prévu, il peut être utile de l’optimiser en priorité.
Définir un lead time maximum pour chaque étape vous permet de vous fixer des objectifs clairs et de mesurer vos progrès. Cela vous permet d’améliorer votre efficacité en continu.
Les différents types de lead times
Il existe autant de types de lead times que de composantes dans vos processus de vente, de production ou d'exécution. En voici une liste non exhaustive.
Lead time de production
Le lead time de production désigne le temps nécessaire pour achever la production d'un produit. Il est calculer à partir du moment où tous les matériaux sont disponibles et jusqu’au produit fini. Il est également appelé lead time de fabrication.
Le lead time de production impacte d’autres aspects du fonctionnement de votre entreprise, tels que la gestion des stocks et la planification opérationnelle. Raccourcir vos délais de production et de fabrication permet à votre entreprise de traiter les commandes et de répondre aux demandes du marché de manière plus efficace.
Lead time client
Le lead time client désigne le délai entre le moment où un client passe une commande et celui où il reçoit le produit ou le service. Il inclut l’expédition et la livraison. Surveiller et optimiser ce délai permet de mieux répondre aux attentes des clients et d’offrir un service de qualité.
Plusieurs facteurs peuvent influencer le lead time client, tels que le temps de traitement des commandes, la production ou la chaîne d’approvisionnement. Une bonne communication aide à gérer ce délai en interne et à informer les clients, pour une meilleure transparence.
Lead time de commande
Le lead time de commande est lié au lead time client. Il inclut uniquement le délai entre le moment où la commande est passée et sa date de préparation par le vendeur. Il exclut l’expédition et la livraison, souvent effectuées par un tiers. Contrairement au lead time client, qui est en partie indépendant de votre volonté, le lead time de commande est totalement maîtrisable et optimisable par les entreprises.
On distingue deux types de lead times de commande :
Le Requested Order Lead Time (ROLT, lead time de commande requis) : c’est le délai maximal au cours duquel le client veut recevoir sa commande.
Le Confirmed Order Lead Time (COLT, lead time de commande confirmé) : le délai entre le moment où le fournisseur confirme une commande et sa date de livraison au client.
Lorsque le COLT dépasse le ROLT, l’entreprise ne répond pas aux attentes des clients. Une optimisation des processus est alors nécessaire.
Autres types de lead times
Voici d'autres lead times que vous pourriez prendre en compte pour optimiser vos opérations et améliorer votre service client.
Lead time d'ingénierie
Le lead time d’ingénierie désigne le temps nécessaire à la conception, au développement et à la fabrication d’un produit. Il couvres toutes les étapes, du concept initial aux étapes de production.
Pour les entreprises produisant leurs propres produits, il est indispensable de maîtriser ce lead time. Cela peut impacter leur capacité à effectuer des livraisons rapides, à conserver des stocks et à préparer des commandes efficacement.
Lead time d'approvisionnement
Le lead time d’approvisionnement correspond au temps nécessaire à une entreprise pour acquérir les biens ou services requis. Il inclut toutes les étapes du processus, telles que le choix du fournisseur, la négociation, le passage des commandes et la livraison. Bien que l’approvisionnement fasse partie du processus de production, ce lead time est important à prendre en compte individuellement.
Certains éléments échappent à votre contrôle car ils sont liés à vos fournisseurs extérieurs. Favoriser une bonne communication et une bonne collaboration avec des fournisseurs qui optimisent également leurs lead times peut améliorer votre efficacité globale.
Comment calculer le lead time ?
Calculer le lead time vous permet de vérifier que vos processus soient efficaces et de faciliter la gestion de vos projets.
Pour calculer le lead time :
Déterminez le type de lead time qui vous intéresse.
Additionnez ensuite le temps passé à chaque étape du processus.
Obtenez un lead time global en regardant les dates de début et de fin du processus, ou en additionnant le temps de chaque étape.
En comparant les lead times moyens de différentes périodes, vous pouvez :
identifier les possibilités d’amélioration,
déterminer s’il existe des éléments qui ont ralenti vos processus.
Quels facteurs peuvent influencer le lead time ?
De nombreux facteurs peuvent influencer un lead time. Voici quelques éléments à prendre en compte pendant l’examen des composantes de votre lead time. En particulier lorsque vous constatez des problèmes pouvant causer des retards.
Événements naturels
Les évènements météorologiques et les catastrophe naturelles, tels que les inondation, les tremblements de terre ou les ouragans, peuvent impacter chaque lead time. Ces évènements affectent directement les infrastructures et les chaînes d’approvisionnement. Cela augmente le temps de fabrication et entraîne des retards de transport.
Bien qu’ils soit impossible de prévoir de tels évènements, vous devez partir du principe que votre entreprise devra faire face à ce genre de perturbations. Il est donc important d'envisager des solutions pour y faire face.
Vous pouvez, par exemple, mettre en place des chaînes d’approvisionnement alternatives, diversifier vos fabricants et vous assurer que vos systèmes d’inventaire et de logistique peuvent faire face à ces évènements imprévisibles.
Anticiper ces scénarios vous permettra de mettre en oeuvre des plans d’actions visant à réduire les délais en cas de catastrophe naturelle.
Erreur humaine
Même lorsqu’une grande partie de votre processus d’approvisionnement, de fabrication et de vente est automatisée, l’humain est toujours impliqué à un moment donné. L’erreur humaine est inévitable et peut allonger le lead time de différentes façons, notamment à cause de problèmes de communication, d'erreurs de procédures ou d'une mauvaise gestion des dossiers.
De plus, une formation insuffisante des membres de votre équipe ou un manque de compétences peut impacter la gestion de votre lead time. Votre équipe peut également se sentir surchargée de travail, ou être en sous-effectif. Cela peut entraîner des délais de production plus long et affecter la capacité de votre entreprise à répondre efficacement à la demande.
Pour améliorer votre lead time et donc la satisfaction client, il est important de remédier aux lacunes en matière de processus, mais aussi de formation et de gestion de votre équipe.
Complexité de la chaîne d'approvisionnement
Votre chaîne d’approvisionnement est composée de nombreux éléments tels que les fournisseurs, les sites et les processus. Le moindre retard peut entraîner un ralentissement de tout le processus. Ces retards peuvent êtres causés pas des incidents de transport, des problèmes de gestion des stocks ou des difficultés de coordination.
Plus vous simplifierez votre chaîne d’approvisionnement, plus vous réduirez son impact sur les lead times. Vous pouvez la simplifier grâce à une meilleure communication ou une plus grande transparence sur les processus.
Taille et fréquence des commandes
Le lead time est également influencé par la taille et la fréquence des commandes. Les commandes importantes peuvent entraîner des lead times plus longs. En particulier si ce volume plus conséquent nécessite une quantité plus importante de ressources et de matières premières et donc un délai d’approvisionnement plus long.
De plus, le lead time de fabrication peut souffrir si sa capacité de production est limitée. Il est généralement moins coûteux de produire des commandes plus conséquentes. Cependant privilégier ces économies, signifie des délais supplémentaires à certaines étapes de votre processus, et donc de votre lead time cumulé.
De même, la fréquence des commande peut affecter les lead times. Passer des commandes plus souvent ou en plus petits lots rend le processus plus réactif et réduit les délais. Cependant, un nombre trop important de petites commandes peut nécessiter une gestion logistique plus pointue.
Il vous faudra effectuer des tests afin de trouver le juste équilibre entre la taille et la fréquence des commandes pour votre entreprise. Un effort nécessaire si vous voulez raccourcir vos lead times.
Transport et logistique
À moins que votre entreprise ne fonctionne entièrement de manière virtuelle, le transport et la logistique affecteront votre lead time et la livraison du produit fini à vos clients. Cette partie du processus est sujette à des perturbations inattendues et souvent hors de votre contrôle.
De plus, une mauvaise planification et une mauvaise gestion des stocks rallongent votre temps de transport et donc de lead time total.
Également, les envois à l’international font face aux procédures d’expédition et de douane. Des difficultés supplémentaires, qui entrainent des délais de traitement supplémentaires, des documents et des frais.
Demande saisonnière
Beaucoup d’entreprises connaissent des périodes de forte demande comme les vacances, la rentrée scolaire, les fêtes ou encore la saison estivale. À ces périodes, des pics de demandes sur certains produits sont remarqués. Ces pics compliquent la production, rallongent le temps de préparation et le délai d’expédition des commandes. Le lead time devient alors plus long que la moyenne.
Planifier ces saisons à l’avance peut permettre d’éviter les retards. Prévoir une augmentation de la demande et maintenir une bonne flexibilité dans votre stratégie de gestion de projet vous permet de réduire le lead time global et ses différentes composantes.
À l’inverse, connaître les périodes creuses aide à ajuster la fabrication et la gestion des stocks. Cela évite de garder un stock trop important et réduit les coûts supplémentaires liés au stockage en entrepôt.
5 conseils pour raccourcir votre lead time
Même si les délais de votre processus de fabrication, d’inspection ou d’autres éléments de votre lead time global sont trop longs, des solutions existent. Voici 5 mesures à prendre pour améliorer votre lead time, réduire vos coûts et favoriser la croissance de votre entreprise.
Étape 1 : rationaliser les processus
Toute opportunité de rendre les processus plus efficaces est bonne à prendre pour améliorer votre lead time. Suivez toutes les étapes du processus, du bon de commande initial jusqu’à la date d’envoi. Dans quelle mesure votre lead time réel correspond-il à la date de commande ? En cas de retards, identifiez où ils ont lieux et pourquoi. Réfléchissez de façon stratégique aux difficultés que vous rencontrez et à la façon de les résoudre.
Par exemple, est-il possible de supprimer certains délais d’attente ? Les délais d’approvisionnement sont-ils un problème ? Avez-vous prévu suffisamment de temps de planification ? Un temps de planification insuffisant peut entraîner des erreurs et des retards coûteux.
Étape 2 : améliorer la gestion des stocks
Autre idée utile : concentrez-vous sur le lead time de gestion des stocks. Envisagez d’employer la méthode du « juste à temps ». Cette méthode consiste à fabriquer et livrer des produits uniquement au moment où ils sont commandés. Cela permet de réduire ses stocks de produits finis, et donc les coûts de stockage, ainsi que le gaspillage.
Envisagez d’investir dans un système informatique pour accélérer le processus de gestion des stocks. Cela vous permet également d’éliminer les erreurs humaines qui ont lieux lors de la tenue manuelle des dossiers.
Étape 3 : entretenir les relations avec les fournisseurs
Les fournisseurs représentent une part importante du lead time global pour presque tous les types d’entreprise. Établir et maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs vous aide à conserver une certaine flexibilité de planification et à réduire les retards d'approvisionnement.
En entretenant une bonne communication et collaboration avec vos fournisseurs, vous pouvez les tenir au courant des besoins et des priorités de votre entreprise. De plus, vos fournisseurs peuvent être une ressource précieuse pour obtenir des informations sur les facteurs de lead time qui peuvent affecter l'efficacité. Ils peuvent également vous avertir en cas de possibles retards.
Étape 4 : prévoir la demande
L’un des principaux facteurs à l’origine des retards dans le lead time est l’incertitude concernant la demande. Aucune entreprise ne veut stocker plus de produits que nécessaire et encore moins payer pour un entrepôt. D’un autre côté, être pris de court peut entraîner des délais supplémentaires ou pousser les clients à faire appel à d'autres fournisseurs.
Cependant, la prévision de la demande est un moyen d’obtenir une estimation plus précise. Elle consiste à estimer la demande future pour un produit ou service. Elle se fait en examinant des données passées, comme les études de marché, les tendances, les données de ventes et les commandes des clients. L’utilisation de logiciels et d’outils de prévision peut également vous aider à maîtriser toutes les informations pertinentes.
Actualisez vos informations prévisionnelles à mesure que les facteurs évoluent. Cela vous aidera dans votre calcul du lead time.
Étape 5 : demander l’avis de votre équipe
Même avec les meilleurs outils de planification, de prévision et d’optimisation, il ne faut pas oublier que votre équipe est aussi l’une de vos meilleures ressources.
Demandez à vos employés leur avis sur l’amélioration des lead times de votre entreprise. Ils peuvent avoir plus de recul sur les domaines tels que l’acquisition de matières premières, la résolution de retards d’approvisionnement ou la livraison de commandes à temps aux clients. En effet, ce sont eux qui travaillent tous les jours avec les fournisseurs, l’approvisionnement et les clients.
En encourageant une communication ouverte, vous garantissez que toutes les idées et opinions de votre équipe seront accueillies favorablement. Incitez la proposition de solutions ayant pour objectifs d’améliorer les lead times et de livrer les commandes plus rapidement aux clients. N’oubliez pas de mettre en avant les employés qui contribuent à l’amélioration du processus.
Par ailleurs, veillez à ce que la communication soit bidirectionnelle. C'est-à-dire, que les deux interlocuteurs échangent des informations dans les deux sens. Ils peuvent tous les deux exprimer leurs idées et écouter celles de l'autre. Informez vote équipe des problèmes rencontrés par l’entreprise en matière de lead times, des mesures de gestion de projet prises pour y remédier et des raisons de tout changement à apporter.
En montrant que vous accordez de l’importance à la contribution de chacun dans le processus, vous encouragez des solutions innovantes et axées sur la croissance afin de répondre à la demande des clients.
FAQ sur le lead time
Pourquoi le lead time est important pour mon entreprise ?
Le lead time influence directement plusieurs aspect de votre entreprise :
- Des délais de livraison plus courts permettent une réponse plus rapide aux attentes des clients, et renforcent leur fidélité.
- Un lead time optimisé augmente la compétitivité de votre entreprise car elle est plus réactive aux fluctuations du marché.
- Un lead time réduit permet de mieux gérer vos ressources, d'éviter une demande supérieure à votre capacité de production et d'optimiser votre chaîne de production.
- Un délais de production plus court vous permet de réduire vos stocks et ainsi les coûts associés à leur gestion, tout en améliorant votre rentabilité.
Comment calculer mon lead time global ?
Le lead time global se calcul en utilisant les dates de livraison et de commande. En soustrayant la date de livraison à la date de la commande, vous obtenez le délai global d’exécution de la commande.
Lead time global = Date de livraison - Date de commande
En fonction du type de lead time, les dates et/ou délais utilisés dans le calcul vont varier.
Comment réduire mon lead time ?
Pour réduire votre lead time, vous pouvez optimiser vos processus, la gestion de vos stocks, renforcer vos relations avec les fournisseurs, prévoir la demande, impliquer vos employés pour avoir leur retour sur les processus internes. Votre lead time est influencé par plusieurs facteurs. Certains sont maîtrisables, et d’autres sont indépendants de votre volonté. Concentrez-vous sur ceux que vous pouvez contrôler, en planifiant des mesures en cas d’imprévus.
Quels facteurs dois-je surveiller pour améliorer mon lead time ?
Les erreurs humaines, la complexité de votre chaîne d’approvisionnement, la gestion de vos stocks, la logistique de transport, la demande saisonnière et les événements imprévus sont les principaux facteurs qui influent sur votre lead time.
Quelle est la différence entre lead time, cycle time et takt time ?
Le lead time est le délai total entre le début et la fin d’un processus.
Le cycle time fait partie du lead time, mais ne représente que le temps de production effectif d’une tâche.
Le takt time, quant à lui, est le délai nécessaire pour répondre à la demande d’un client.
Le lead time est un élément complexe de votre stratégie, et de nombreux facteurs peuvent l’influencer et prolonger les délais inutilement. Apprendre ce qu’est le lead time et la manière de le calculer précisément vous aidera à livrer chaque commande le plus rapidement et efficacement possible.
Que votre entreprise soit une société de fabrication, de traitement de matières premières ou de vente de produits finis, comprendre vos lead times et les améliorer présentera des avantages pour vous ainsi que vos clients.