L'un des facteurs les plus importants de la réussite d'une entreprise, c'est la rapidité avec laquelle elle peut concevoir, planifier, fabriquer et livrer un produit. Le paysage commercial évolue rapidement, et plus une entreprise peut être agile et réactive, meilleures sont ses chances de réussite.
Le lead time est l'un des moyens les plus utiles de comprendre et d'améliorer les opérations commerciales et le service client. Cet article explore ce qu'est le lead time, les facteurs qui influent sur lui, la manière de le calculer et quelques conseils pour raccourcir le vôtre afin d'optimiser votre efficacité et la satisfaction du client.
Le lead time, qu'est-ce que c'est ?
Le lead time correspond à la durée qui s'écoule entre le début d'un processus et sa fin. Il existe plusieurs types de lead times dans les entreprises, notamment le lead time matériel, le lead time de commande réel et le lead time cumulé. Le type sur lequel vous devez vous concentrer dépend de la nature de votre entreprise et de la partie de votre processus que vous souhaitez évaluer.
Le lead time est lié à la notion de « cycle time » (temps de cycle), un autre indicateur permettant de mesurer l'efficacité. Le cycle time fait partie du lead time et inclut uniquement le moment où la tâche est réellement effectuée en vue de compléter une commande. Il n'inclut pas d'autres éléments importants du lead time, comme le temps de stockage et les délais de production.
Pourquoi un lead time court est important
S'assurer que votre entreprise dispose du lead time le plus court possible est essentiel pour des opérations efficaces et la satisfaction des clients. La réduction du temps nécessaire à l'exécution des étapes clés de votre processus, comme le délai entre le passage de commande et la livraison du produit, présente de nombreux avantages.
Satisfaction client
Des lead times plus courts permettent de répondre aux attentes des clients en matière de service rapide, de temps d'attente minimal et de livraison rapide. Le fait de pouvoir exécuter les commandes et livrer les produits à la date prévue contribue à renforcer la réputation de votre entreprise en ce qui concerne sa rapidité et sa qualité, ainsi qu'à fidéliser et à satisfaire les clients.
Avantage concurrentiel
Vous savez que de nombreuses options s'offrent à vos clients. En veillant à ce que votre lead time soit le plus court possible, vous dotez votre entreprise d'un avantage sur ses concurrents. Cela peut se traduire par un temps de traitement des commandes plus court ou un processus de fabrication plus rapide.
Un lead time plus court permet également à votre entreprise d'être plus flexible et de mieux répondre aux besoins des clients, à l'évolution des tendances et aux conditions du marché. Cette agilité est bénéfique pour vous, vos clients et votre avantage concurrentiel sur un marché où même un jour ou deux peuvent faire la différence.
Flexibilité et réactivité accrues
Avec un lead time plus court, votre entreprise peut s'adapter face à des retards imprévus. La possibilité d'ajuster le délai de prétraitement de vos commandes, la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou d'autres facteurs signifie que vous êtes en mesure de réagir rapidement en cas de problèmes, tels que des perturbations lors de l'expédition ou des pannes matérielles. De plus, cela accroît votre capacité à prendre des décisions rapides et à rester compétitif.
Meilleure gestion des flux de trésorerie
Des lead times plus courts peuvent également réduire vos coûts. À titre d'exemple, vous n'aurez pas besoin de stocker autant de produits à disposition pour répondre à la demande immédiate des clients : cela permettra ainsi de minimiser les fonds nécessaires au financement des frais d'entreposage.
Des lead times plus courts peuvent également réduire vos coûts. À titre d'exemple, vous n'aurez pas besoin de stocker autant de produits à disposition pour répondre à la demande immédiate des clients : cela permettra ainsi de minimiser les fonds nécessaires au financement des frais d'entreposage.
De plus, un processus plus efficace signifie qu'une entreprise peut convertir des ressources, telles que des matières premières, en produits finis et donc augmenter son chiffre d'affaires plus rapidement. Cela améliore l'efficacité financière de votre entreprise. Des lead times plus courts ont également un impact significatif sur la gestion de projet et la planification financière, puisque les entreprises peuvent allouer des ressources en fonction de la demande en temps réel. Cela rend la structure des flux de trésorerie plus prévisible et plus efficace.
Efficacité améliorée
Le calcul des lead times, quelle que soit la partie concernée de votre processus, vous permet de voir les possibilités d'amélioration de l'efficacité. Par exemple, si le lead time de votre chaîne d'approvisionnement est plus lent que prévu, il peut être utile de se concentrer sur cette partie du processus. En outre, il peut être judicieux de définir un lead time maximum pour chaque étape du processus pour laquelle vous essayez d'améliorer l'efficacité, en vous donnant un objectif à atteindre et un moyen de mesurer les progrès.
Types courants de lead times
Il existe autant de types de lead times que de composantes dans vos processus de vente, de production ou d'exécution. Voici quelques-uns des types les plus courants.
Lead time de production
Le lead time de production désigne le temps nécessaire pour achever la production d'un produit, depuis le moment où tous les matériaux sont disponibles jusqu'au produit fini lui-même. C'est ce qu'on appelle aussi le lead time de fabrication.
Le lead time de production a une incidence sur de nombreux autres aspects du fonctionnement d'une entreprise, notamment la gestion des stocks et la planification opérationnelle. Raccourcir les délais de production et de fabrication peut permettre à votre entreprise de traiter les commandes plus efficacement et de répondre plus rapidement aux demandes du marché.
Lead time client
Le lead time client correspond au délai entre le moment où un client passe une commande et celui où il reçoit le produit ou le service. Cela comprend l'expédition et la livraison. Prêter attention au lead time client de votre entreprise est un bon moyen de répondre aux attentes de votre clientèle et de lui fournir le meilleur service possible.
Un certain nombre de facteurs influent sur le lead time client, notamment le temps de traitement des commandes, les calendriers de production et les problèmes de chaîne d'approvisionnement. En outre, la communication peut jouer un rôle clé dans la gestion du délai de lead time interne ainsi que dans la gestion des attentes des clients.
Lead time de commande
Le lead time de commande présente un lien avec le lead time client, mais il inclut uniquement la période entre le moment où la commande est passée et sa date d'exécution par le vendeur. Il exclut l'expédition et la livraison, qui sont souvent effectuées par un service tiers. Bien que le lead time client soit en partie indépendant de votre volonté, le lead time de commande est un domaine dans lequel les entreprises peuvent évaluer leurs performances et raccourcir ces lead times de différentes manières.
Deux types importants de lead times de commande sont les suivants : le requested order lead time (ROLT ; lead time de commande requis), soit le délai au cours duquel le client demande à recevoir sa commande, et le confirmed order lead time (COLT ; lead time de commande confirmé), c.-à-d. le délai entre le moment où un fournisseur confirme une commande et sa date de livraison. Si le COLT est supérieur au ROLT, peut-être ne répondez-vous pas aux attentes des clients. C'est l'occasion de mettre en place des processus plus efficaces.
Autres types de lead times
Les types de lead times qui vous concernent varient en fonction de la nature de votre entreprise. En voici d'autres que vous voudrez peut-être envisager afin de maximiser vos opérations commerciales et votre service à la clientèle.
Lead time d'ingénierie
Le lead time d'ingénierie correspond au temps nécessaire à la conception, au développement et à la fabrication d'un produit. Il comprend tout, du concept initial du produit aux étapes finales de production. Les entreprises qui créent et fabriquent leurs propres produits doivent être conscientes de leur lead time d'ingénierie, car cela peut affecter leur capacité à livrer des produits, à conserver des stocks et à exécuter les commandes selon des délais opportuns.
Lead time d'approvisionnement
Le lead time d'approvisionnement désigne le temps qu'il faut à une entreprise pour acquérir les biens ou services nécessaires. Il comprend toutes les étapes du processus d'approvisionnement, notamment le choix des fournisseurs, la négociation, le passage des commandes et la livraison. Bien que l'approvisionnement ne constitue en lui-même qu'une partie du processus de production, il s'agit d'un type de lead time important à prendre en compte. Certains aspects sont peut-être hors de votre contrôle car ils dépendent de fournisseurs extérieurs, mais il faut veiller à avoir une bonne communication et à travailler avec des fournisseurs qui se concentrent sur l'optimisation des lead times au sein de leur propre organisation.
Comment calculer le lead time
Le calcul du lead time peut vous aider à suivre l'efficacité des processus de votre entreprise et à faciliter la gestion de vos projets. Pour utiliser la formule du lead time, déterminez d'abord le type de lead time qui vous intéresse. Additionnez ensuite simplement le temps passé à chaque étape du processus. Vous pouvez obtenir un lead time global en regardant les dates de début et de fin du processus ou en additionnant le temps de chaque étape.
La comparaison des lead times moyens de différentes périodes peut vous aider à identifier les possibilités d'amélioration ou à déterminer s'il existe peut-être des éléments qui ont ralenti vos processus.
Facteurs affectant le lead time
Bien que de nombreux facteurs puissent affecter les lead times, voici quelques éléments courants que vous devez garder à l'esprit lorsque vous examinez toutes les composantes du lead time et que vous constatez des problèmes susceptibles d'entraîner des retards.
Événements naturels
Les événements météorologiques et les catastrophes naturelles, comme les inondations, les tremblements de terre ou les ouragans, peuvent avoir des effets majeurs sur tous les types de lead times. Ces événements affectent les infrastructures et les chaînes d'approvisionnement, ce qui augmente le temps de fabrication et entraîne des retards de transport.
Bien qu'il soit impossible de prévoir quand un événement naturel se produira, vous devez partir du principe que votre entreprise devra faire face à ce type de perturbations de temps à autre et planifier en conséquence.
Vous pouvez préparer des chaînes d'approvisionnement alternatives, diversifier les fabricants avec lesquels vous travaillez et vous assurer que vos systèmes d'inventaire et de logistique sont à la hauteur de leur tâche pour faire face à ces événements imprévisibles. Planifier à l'avance et réfléchir à des scénarios possibles vous aidera à mettre en place des plans visant à réduire les délais en cas de catastrophe naturelle.
Erreur humaine
Même si une grande partie de votre processus d'approvisionnement, de fabrication et de vente est automatisée, des humains sont toujours impliqués en cours de route. L'erreur humaine est inévitable et peut contribuer à des délais de lead time de plusieurs manières, notamment en raison de problèmes de communication et d'erreurs de procédure ou de tenue de dossiers.
De plus, les employés insuffisamment formés ou ne possédant pas les compétences nécessaires peuvent avoir une incidence significative sur la gestion du lead time. Il est également possible que les employés se sentent surchargés de travail ou qu'un manque de personnel s'observe sur le lieu de travail pour une tâche en particulier, ce qui entraîne des délais. Veiller à remédier aux lacunes en matière de processus ainsi que de formation et de gestion des employés peut contribuer à raccourcir le lead time et à améliorer la satisfaction des clients.
Complexité de la chaîne d'approvisionnement
Les chaînes d'approvisionnement impliquent de nombreux facteurs, tels que les fournisseurs, les sites et les processus. Un délai à n'importe quel endroit du système peut tout ralentir. Ces retards peuvent résulter d'incidents de transport, de problèmes de gestion des stocks et de difficultés à tout coordonner. Plus vous pouvez simplifier votre chaîne d'approvisionnement grâce à une meilleure communication et à une meilleure transparence des processus, plus vous pouvez réduire l'impact de votre chaîne d'approvisionnement sur les lead times.
Taille et fréquence des commandes
Le lead time peut également être influencé par la taille et la fréquence des commandes. Il est logique que les commandes importantes puissent entraîner des lead times plus longs si ce volume plus conséquent nécessite davantage de ressources ou de matières premières, ce qui entraîne un délai d'approvisionnement. De plus, le lead time de fabrication peut en souffrir si la capacité de production est limitée. Il est souvent moins coûteux de produire des commandes plus conséquentes, mais tirer parti de cette économie d'échelle peut également signifier des délais dans certains éléments de votre processus ou votre cumulative lead time.
De même, la fréquence des commandes peut affecter les lead times. Passer des commandes plus souvent ou diviser les commandes importantes en lots plus petits signifie que la plupart des étapes du processus peuvent être plus réactives, réduisant ainsi les délais. Cependant, un grand nombre de petites commandes peuvent être moins efficaces et nécessiter une gestion logistique plus pointue.
Il vous faudra peut-être faire des erreurs et les corriger pour trouver le juste équilibre entre la taille et la fréquence des commandes pour votre entreprise ; toutefois, si vous voulez raccourcir les lead times, l'effort en vaut la peine.
Transport et logistique
À moins que votre entreprise ne fonctionne entièrement de manière virtuelle, le transport et la logistique joueront un rôle dans la détermination de votre lead time et dans la livraison du produit fini à vos clients. Cette partie du processus est sujette à de nombreuses perturbations inattendues. De plus, une mauvaise planification et une mauvaise gestion des stocks peuvent rallonger votre temps de transport (et donc votre lead time total) et ce, bien plus que nécessaire. Les envois à l'international sont confrontés aux difficultés supplémentaires liées aux procédures d'expédition et de douane à l'étranger, notamment en ce qui concerne les délais de traitement des documents et les frais.
Demande saisonnière
De nombreuses entreprises connaissent des périodes de pointe comme les vacances, la rentrée scolaire ou la saison touristique estivale. Cela peut augmenter la demande de produits à certaines périodes de l'année et compliquer la production, les délais d'expédition et l'exécution des commandes, entraînant ainsi des lead times plus longs que la moyenne.
Planifier ces saisons à l'avance peut permettre d'éviter les retards en matière de lead time. Le maintien de la flexibilité et l'augmentation de la demande dans votre stratégie de gestion de projet peuvent contribuer à raccourcir à la fois votre lead time global ainsi que ses différentes composantes.
De même, le fait de savoir quand votre entreprise connaît des moments d'accalmie peut vous aider à ajuster les plans de fabrication et la gestion des stocks afin d'éviter l'entreposage de trop de produits et les coûts supplémentaires qui y sont associés.
Cinq façons de raccourcir le lead time
La bonne nouvelle, c'est que même si vous identifiez des délais dans votre processus de fabrication, votre temps d'inspection ou d'autres éléments de votre lead time global, il existe des moyens d'améliorer le processus. Vous trouverez ci-dessous 5 mesures que vous pouvez prendre pour améliorer tout type de lead time, contribuant ainsi à la réduction des coûts et à la croissance de votre entreprise.
Étape 1 : rationaliser les processus
Toute opportunité que vous trouverez pour rendre les processus plus efficaces contribuera à l'efficacité maximale de votre lead time. Jetez un œil à toutes les étapes du processus, depuis le bon de commande initial jusqu'à la date d'envoi. Dans quelle mesure le lead time réel correspond-il bien à la date de la demande de commande ? S'il y a des délais, identifiez où ils se produisent et pourquoi. Réfléchissez de façon créative aux difficultés que vous pouvez rencontrez et à la façon de les résoudre.
Par exemple, est-il possible de supprimer certains délais d'attente ? Les délais d'approvisionnement sont-ils un problème ? Avez-vous prévu suffisamment de temps de planification pour vous assurer que les choses ne se font pas à la dernière minute, ce qui entraîne des retards coûteux et frustrants en cas d'erreur ?
Étape 2 : améliorer la gestion des stocks
Autre idée utile : se concentrer sur le lead time de gestion des stocks. Envisagez d'employer la méthode du juste à temps (selon laquelle les stocks sont réduits au minimum et les produits sont fabriqués à la demande). En outre, envisagez d'investir dans un système informatique qui accélère le processus de gestion des stocks et élimine les erreurs humaines pouvant survenir lors de la tenue manuelle des dossiers.
Étape 3 : entretenir les relations avec les fournisseurs
Pour presque tous les types d'entreprises, les fournisseurs représentent une part importante de votre lead time global. L'établissement et le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs peuvent vous aider à conserver une certaine flexibilité en matière de planification et à raccourcir le lead time entraînant des problèmes de délais d'approvisionnement.
En veillant à entretenir une bonne communication et une bonne collaboration avec les fournisseurs, vous pouvez également les tenir au courant des besoins et des priorités de votre entreprise. De plus, vos fournisseurs peuvent être une ressource précieuse pour obtenir des informations sur les facteurs de lead time qui peuvent affecter l'efficacité. Ils peuvent également vous avertir rapidement lorsque vous pouvez vous attendre à des retards.
Étape 4 : recourir à la prévision de la demande
L'un des principaux facteurs à l'origine des retards dans le lead time est l'incertitude concernant la demande. Aucune entreprise ne veut avoir à entreposer trop de produits et à payer pour plus de stockage que nécessaire. D'un autre côté, le fait d'être pris de court peut entraîner des délais ou pousser les clients à faire appel à des fournisseurs de secours.
Cependant, la prévision de la demande (c'est-à-dire le processus qui permet de prévoir la demande future pour un produit ou un service) est un moyen d'obtenir une estimation plus précise. L'examen des données passées, telles que les études de marché, les tendances, les données de vente et les commandes des clients, est un bon début. Il peut également être utile d'utiliser des logiciels et des outils de prévision pour vous aider à maîtriser toutes les informations pertinentes.
N'oubliez pas d'actualiser vos informations prévisionnelles et de les mettre à jour au fur et à mesure que les facteurs évoluent pour vous aider à calculer votre lead time avec précision.
Étape 5 : solliciter l'avis de vos employés
Même avec ce qui se fait de mieux en tant qu'outils de planification, de prévision et d'optimisation, n'oubliez pas que vos employés peuvent également être l'une de vos meilleures ressources.
Demandez leur avis sur l'amélioration des lead times de votre entreprise dans des domaines tels que l'acquisition de matières premières, la résolution d'un retard d'approvisionnement ou l'assurance que la commande d'un client est livrée à temps. Après tout, ce sont eux qui travaillent tous les jours avec les fournisseurs, l'approvisionnement et les clients !
En favorisant une culture de communication ouverte, vous pouvez vous assurer que toutes les idées ou opinions de vos employés sont les bienvenues. Envisagez d'offrir des incitations pour les solutions proposées qui viendraient améliorer les lead times et permettraient de livrer plus rapidement les commandes aux clients. N'oubliez pas de mentionner les employés qui contribuent à rationaliser les processus.
De plus, assurez-vous que la communication est à double sens. Tenez les employés informés des problèmes rencontrés par votre entreprise en matière de lead times, des mesures de gestion de projet que vous prenez pour les résoudre et des raisons de tout changement que vous leur demandez d'apporter. En montrant que vous accordez de l'importance à la contribution de chacun dans le processus, vous encouragerez des solutions plus innovantes et axées sur la croissance pour contribuer à répondre à la demande des clients.
Le lead time peut être un sujet complexe, et il existe de nombreux facteurs qui l'impactent et entraînent des délais. Cependant, apprendre ce qu'est le lead time et la manière de le calculer précisément vous aidera à livrer chaque commande client le plus rapidement et le plus efficacement possible.
Que votre entreprise soit une société de fabrication, qu'elle traite des matières premières ou qu'elle soit axée sur la vente d'un produit fini, le fait de comprendre les lead times et d'œuvrer à améliorer votre lead time moyen présentera des avantages à la fois pour vous et pour vos clients.