Prima le persone
L’idea di creare un piano di continuità aziendale potrebbe scoraggiare, sembrare più adatto alle grandi aziende, piuttosto che alle agenzie o ai freelancer. Ma è essenziale per qualsiasi tipo di attività, ed è più facile di quanto si pensi.
“Non importano le circostanze, le dimensioni e il tipo di azienda, un piano di continuità olistico che si concentri sulla mappatura e la messa in sicurezza degli aspetti vitali delle tue operazioni è indispensabile”, spiega Nana.
Il primo passo nella creazione di un piano di continuità è quello di considerare le persone influenzati da ciò che fai. Questo include i compagni di squadra, se li hai, e i clienti che servi.
“Le persone devono essere al centro di ogni aspetto delle operazioni”, dice. “Sia che si tratti di fornire ai clienti che serviamo un’esperienza sufficiente e adeguata, o di garantire a dipendenti e collaboratori circostanze ottimali per eseguire il loro lavoro quotidiano."
Per capire in quale misura le persone sono influenzate dalla tua attività, inizia con queste domande.
Di cosa avete bisogno (tu e il tuo team) per lavorare?
Cosa si aspettano da te i clienti?
In che modo l’interruzione del flusso di lavoro potrebbe impattare su di loro?
In che modo puoi includere l’aggiornamento costante degli investitori nel tuo piano di continuità?
Fai le tue valutazioni sul presente
Andreas Lorenz, direttore dello studio di design e ingegneria dctrl di Zurigo, in Svizzera, ha originariamente elaborato un piano di continuità per una particolare certificazione di cui l’agenzia aveva bisogno per lavorare con le aziende sanitarie in Europa. Adesso è qualcosa che è felice di aver fatto.
“Ora abbiamo un grandissimo problema, e non è solo un problema teorico. È stato davvero un problema reale che ha toccato tutti, ovunque. Di cui ognuno ha la propria esperienza”, dice.
Che si abbia già un piano in essere oppure no, per Andreas questa è un’opportunità per valutare e adattare il modo in cui reagire alle crisi in futuro. Suggerisce di esaminare in che modo la tua attività e la tua vita siano già state impattate dal COVID-19, e da lì iniziare a organizzare un piano di continuità. Fatti queste domande e prendi appunti per la stesura del piano.
- Che problema c’è stato?
- Cosa ha funzionato?
- Cosa non ha funzionato?
- Cosa faresti diversamente in futuro?
“Chiediti cosa potrebbe succedere e come potresti continuare a operare, perché questa volta è stata una pandemia, ma la prossima potrebbe essere il tuo ufficio che sta bruciando”, dice Andreas. “La situazione può sempre cambiare."
Preparati a reagire
La società di consulenza di marketing The Program, con sede a Portland, Oregon, ha in passato sviluppato un piano di continuità per ottenere l’offerta di un cliente. Ma quando una festa non autorizzata sul tetto si è trasformata in un incendio in ufficio, ha dovuto immediatamente correre ai ripari. Il piano si è trasformato in azione.
“Devi isolare i membri del tuo team dal caos”, dice Ethan Smith-Gillespie, fondatore e CEO. “Le priorità devono essere continuare a servire i clienti e mantenere le persone al lavoro." Il tuo piano di continuità deve garantire questo equilibrio.
Se di solito lavorate in ufficio, parte del piano di continuità dovrebbe concentrarsi sul modo di proseguire da remoto. “Lasciando tutti a lavorare da casa all’improvviso, non ci sarà il tempo di configurare sul momento tutta l’infrastruttura, come i sistemi di gestione dei dati”, spiega Andreas.
Naturalmente, è probabile che tu abbia messo in moto questo cambiamento negli ultimi mesi, ma ora dovresti mettere per iscritto come farlo più agevolmente in futuro.
“Se si lavora in un team, una parte importante è che non ci sono dipendenze da un singolo punto. Chiediti se ci sono persone nel team che potrebbero sostituire qualcuno”, dice Andreas. “È importante definire le responsabilità chiave di ciascun ruolo: chi dovrebbe fare cosa in quale momento, quale passo."
Se lavori in modo indipendente come freelance, dovresti compilare una lista continua dei tuoi progetti e dei contatti e dettagli coinvolti. Considera la possibilità di parlare con colleghi di fiducia per offrire una risorsa alternativa ai tuoi clienti se per qualche motivo non puoi completare un progetto.
A seguire, Andreas suggerisce di identificare i tuoi prodotti o servizi chiave, e la loro vulnerabilità in uno scenario disastroso. Definisci l’obiettivo del tuo piano e stima il tempo necessario per riprendere le operazioni commerciali.
Dovresti anche includere una strategia di recupero. Cosa farai quando sarà il momento di tornare alla normalità?
Assicurati che il tuo piano sia comprensibile e facile da attuare. Andreas consiglia di prepararlo sotto forma di una semplice lista di controllo disponibile per tutto lo staff, salvata in più posizioni in modo che sia sempre accessibile.
Comunica con gli investitori
“La comunicazione è una parte fondamentale di qualsiasi piano di continuità”, afferma Ethan. “Non puoi sfuggire a un incendio inaspettato, ma se ti comunicano chiaramente ciò che devi fare, ciò che si sta facendo, può diventare tutto molto più semplice."
Non solo avrai bisogno di comunicare con il tuo team, ma ti servirà chiarezza anche con i clienti, i collaboratori e chiunque altro venga coinvolto dal tuo lavoro.
- Crea un template per rivolgerti a ogni gruppo di persone separatamente.
- Aggiungi una lista degli investitori che dovranno essere informati su cosa sta succedendo.
- Assicurati di includere le loro informazioni di contatto aggiornate e la loro relazione con la tua attività.
La comunicazione è cruciale anche nello sviluppo del piano. Parla con il team, i colleghi e i clienti per capire se il tuo piano di lavoro li rassicura. La buona notizia? Questo aumenterà la loro fiducia nei tuoi confronti e vi darà l’opportunità di imparare a vicenda.
Andando avanti, la condivisione di questo piano potrebbe essere parte del tuo processo di onboarding per i tuoi compagni di squadra o colleghi freelance, e per i tuoi clienti. Non aspettare che ci sia una crisi: rivedilo ogni anno.
Resta agile e accogli il cambiamento con fiducia
Il tuo piano di continuità ti aiuterà a identificare ciò che è assolutamente vitale per il funzionamento della tua attività, in modo da poter proseguire indipendentemente da ciò che la vita prospetta.
Lavorando con i clienti, sai già come usare la creatività per raggiungere gli obiettivi. Ecco, questa è solo un’altra opportunità per farlo. E anche se questa passerà, ciò non significa che non ci saranno nuove sfide al tuo operato in futuro. Lasciati ispirare da questa esperienza.
“È arrivato il momento di mettere in moto quel piano di continuità, e imparare dai migliori che si sono distinti durante questo periodo di crisi”, aggiunge Nana. “In realtà, credo che imparare da ciò che ci circonda sia la chiave del successo. Quindi ricordati di condividere difficoltà e vittorie: lascia che gli altri imparino dai tuoi errori, o che si ispirino a te per migliorare ciò che fanno."
Jodi Cash è una scrittrice e fotoreporter freelance che si occupa di piccole imprese, comunità e sostenibilità. Gestisce un sito su queste tre cose chiamato The Seed & Plate.
