Quando si tratta di abbigliamento, segnali sociali o persino delle e-mail, ci sono alcune regole generali che è bene seguire. Tuttavia, è importante ricordare che i suggerimenti di galateo possono variare a seconda del settore, dell'azienda e persino della generazione.
Cosa si intende per galateo delle e-mail
In generale, seguire le regole di galateo è sinonimo di essere "professionali". Nell'ambito delle comunicazioni aziendali o semplicemente dell'invio di e-mail, il galateo delle e-mail consiste nell'assicurarsi di fornire a tutti i destinatari le informazioni di cui hanno bisogno.
In questo articolo, quando parliamo di "regole del galateo delle e-mail aziendali" o semplicemente di "galateo delle e-mail" in generale, intendiamo il modo migliore per comunicare qualcosa via e-mail . I suggerimenti in questo articolo dovrebbero essere in grado di guidare chiunque voglia assumere un tono professionale nelle e-mail in ambito professionale o educativo.
Perché abbiamo bisogno delle regole di galateo delle e-mail?
Il galateo delle e-mail è importante perché ti aiuta a comunicare in modo efficace. Un messaggio e-mail ben scritto può costruire relazioni più solide e affermare la tua credibilità in quanto collega, manager, cliente, studente, insegnante o freelance.
10 consigli per un corretto galateo delle e-mail aziendali
Seguire le regole del galateo delle e-mail non significa solo scrivere un'e-mail professionale e perfetta dal punto di vista grammaticale. Come vedrai in questo articolo, il galateo delle e-mail riguarda anche il modo, il momento, il motivo e il destinatario a cui invii le e-mail. Questi dieci consigli di galateo delle e-mail ti mostreranno come scrivere un'e-mail professionale.
10 suggerimenti per un corretto galateo delle e-mail
- Usa un indirizzo e-mail professionale
- Crea una firma e-mail
- Inizia a scrivere senza l'indirizzo del destinatario
- Usa il tono appropriato
- Crea oggetti brevi e chiari
- Rivedi il testo!
- Includi link e file allegati
- Assicurati che l'indirizzo e-mail sia corretto
- Usa "rispondi a tutti" solo quando necessario
- Rispondi al momento opportuno
1: Usa un indirizzo email professionale
A meno che il tuo datore di lavoro ti non fornisca un indirizzo, assicurati di avere un indirizzo e-mail appropriato, in modo che i destinatari sappiano chi li sta contattando. Anche se continuare a usare l'e-mail che hai dalla terza media non costituisce per forza un problema, assicurati che rispecchi ancora chi sei adesso. Ad esempio, se sei un titolare d'azienda o frequenti un Master, forse usare l'indirizzo email "cutiepie92@gmail.com" o "dnd_dude_4life@yahoo.com" non è una buona idea.
È consigliabile usare il nome o un soprannome riconoscibile, come Cam per Camilla o John per Johnathan. Puoi usare punti, trattini o un trattino basso per separare ogni parola se il tuo nome non è disponibile. Tuttavia, cerca di evitare i numeri dell'anno di nascita se vuoi evitare pregiudizi inutili sulla tua età.
Quando crei un indirizzo e-mail di marketing, assicurati che il nome dell'indirizzo sia chiaro ai clienti. Se stai creando un indirizzo e-mail per feedback, assistenza clienti o altre esigenze specifiche, assicurati di specificarlo chiaramente nell'indirizzo. Ad esempio, "feedback@latuaazienda.com".
2: crea una firma e-mail
Oltre ad avere un indirizzo e-mail chiaro, uno dei modi migliori per assicurarsi che i destinatari sappiano chi sta inviando loro una e-mail è aggiungere una firma professionale. Per fare ciò, vai nelle Impostazioni dell'e-mail. Dovresti trovare la sezione per aggiungerne una in modo che ogni volta che invii un'e-mail, questa includa automaticamente la tua firma.
Nella firma dell'e-mail, inserisci prima il nome, l'occupazione o il titolo professionale e i pronomi (se lo desideri). Dopo queste informazioni di base, puoi aggiungere qualsiasi informazione utile che ritieni applicabile. Ad esempio, potresti aggiungere un link al sito web della tua azienda, al profilo LinkedIn, al sito web personale o agli account social. Se hai un numero di telefono di lavoro, una seconda e-mail o altre informazioni di contatto pertinenti, assicurati di includerle. Sentiti libero di aggiungere anche il nome dell'azienda, il logo o lo slogan.
Se in genere lavori con persone che vivono in un altro stato o paese, considera se sia il caso di aggiungere il tuo fuso orario locale per aiutare i destinatari a capire quando sei reperibile. I colleghi potrebbero anche trovare utile l'inserimento nella tua firma di eventuali periodi di ferie programmati, nel caso abbiano bisogno di conoscere la tua disponibilità.
3: inizia a scrivere l’e-mail senza inserire il nome del destinatario
Il tuo primo istinto quando scrivi un nuovo messaggio e-mail potrebbe essere quello di aggiungere subito l'indirizzo del destinatario nella barra "invia a". Scrivi invece prima l'e-mail e poi inserisci i dettagli del destinatario. In questo modo, se la invii per sbaglio, quella persona non visualizzerà un'e-mail incompleta.
È del tutto accettabile scrivere e-mail brevi o lunghe, purché abbiano senso nel contesto di ciò che devi comunicare. Assicurati di fornire il contesto e i dettagli necessari nei paragrafi del corpo dell'e-mail.
Un'e-mail troppo breve potrebbe confondere il destinatario a causa della mancanza di informazioni. Al contrario, se la tua e-mail è troppo lunga, sovraccaricherai la persona di informazioni. Se hai bisogno di includere molti dettagli necessari, prova a suddividere i paragrafi del corpo dell'e-mail in elenchi puntati o paragrafi brevi.
4: Usa il tono giusto
In genere è buona norma evitare l'umorismo e mantenere un tono professionale se si invia un'e-mail a qualcuno che non si conosce bene. E ricorda che non puoi fare affidamento sul linguaggio del corpo per aiutarti a comunicare. Un'e-mail percepita come inadeguata dai clienti può danneggiare seriamente la reputazione della tua azienda, pertanto se vuoi essere sarcastico o divertente, assicurati che i destinatari lo capiscano. Considera anche il contesto culturale e le differenze culturali degli altri colleghi.
D’altra parte, se scrivi un'e-mail di marketing e cerchi di raggiungere una certa fascia demografica, usare umorismo, emoji o sarcasmo può essere un ottimo modo per connettersi con il tuo pubblico. L'importante è che il tono scelto sia adatto al tuo pubblico.
Per ulteriori consigli sulla scrittura di e-mail di marketing, dai un'occhiata a questi suggerimenti.
Assicurati che il tono della tua e-mail si allinei alla tua persona e alle tue intenzioni Il tono che usi deve rispecchiare bene la tua persona, il mittente. Se sei un avvocato che sta inviando un'e-mail formale con informazioni sensibili a un cliente, è meglio evitare lo slang, le faccine sorridenti o troppi punti esclamativi. Tuttavia, se invii la versione finale di un progetto a un collega, su cui avete lavorato duramente negli ultimi mesi, un tono entusiasta e felice con qualche faccina probabilmente sarà appropriato.
Punti ≠ maleducazione I giovani, in particolare le giovani donne, sono più propensi a inviare e-mail aziendali con punti esclamativi. Usarli di tanto in tanto non costituisce un problema, ma alcune persone tendono ad abusare dei punti esclamativi perché pensano che altrimenti sembrerebbero arrabbiati o presuntuosi. Al contrario, l’uso dei punti è assolutamente accettabile nel galateo delle e-mail; ti assicuriamo che non sembrerai scortese, cattivo o fastidioso.
Per saperne di più su come scrivere con il giusto tono, consulta questi suggerimenti.
5: Crea un oggetto breve e chiaro
L’oggetto è la prima cosa che le persone vedono nel momento in cui aprono l'e-mail e leggono il tuo messaggio. Assicurati che gli oggetti siano brevi e non superino le dieci parole. Sii descrittivo, limita l'uso della punteggiatura e assicurati di mettere in maiuscolo tutti i nomi propri. Se l'e-mail contiene questioni urgenti, assicurati di menzionarle nell'oggetto in modo che la persona non presuma che l'e-mail non sia importante.
Se scrivi e-mail di marketing e vuoi mettere in risalto una vendita o un'offerta limitata, assicurati di menzionarlo anche nell'oggetto.
6: rivedi il testo!
Controlla sempre la presenza di errori grammaticali prima di premere Invia, e non dimenticare di rileggere anche l'oggetto. Non c'è niente di più fastidioso che accorgersi di aver inviato un'e-mail con il nome sbagliato. O peggio, sbagliare a scrivere il nome nella tua firma.
Un consiglio per assicurarti di individuare gli errori di ortografia è rileggere l'ultima frase della tua e-mail e leggere ogni frase al contrario partendo da lì. Un altro consiglio è cambiare il carattere, perché è più probabile che gli occhi notino errori nel leggere il testo in un carattere diverso. Assicurati di reimpostarlo su uno dei tuoi caratteri standard in seguito.
È meglio essere chiari e concisi nelle comunicazioni via e-mail. Nel rileggere il messaggio, è bene chiedersi se l'e-mail è comprensibile e copre tutti i punti che si vogliono comunicare. Se puoi, esprimi qualcosa in una parola anziché in cinque.
7: includi link e file allegati
Se l'e-mail menziona un file allegato, assicurati di includerlo davvero! Se devi allegare file di grandi dimensioni, potresti doverli comprimere prima. Puoi anche inviare file di grandi dimensioni tramite Google Drive, OneDrive, WeTransfer o Dropbox.
Per le e-mail di marketing che hanno lo scopo di indirizzare il lettore altrove, come un post sul blog, una pagina di destinazione o un modulo di contatto, assicurati che il link funzioni. Sta a te decidere se inserire il tuo URL come collegamento ipertestuale o incollarlo per intero nel corpo dell'e-mail. Sentiti libero di inviare prima l'e-mail a un collega se vuoi essere ancora più sicuro che i tuoi link funzionino anche per gli altri.
8: assicurati che l'indirizzo e-mail sia corretto
La sezione al di sopra dell'oggetto è il punto dove aggiungerai gli indirizzi e-mail. Assicurati di inviare l'e-mail alla persona giusta e di mettere in Cc o Ccn le persone giuste. Se stai scrivendo e-mail di marketing, assicurati di avere le autorizzazioni corrette per poter inviare e-mail a ciascuna persona della tua lista.
9: Usa "rispondi a tutti" solo quando necessario
È tipico del galateo delle e-mail usare "rispondi a tutti" solo quando è necessario. Non tutte le persone nella lista di destinatari hanno bisogno di essere messe al corrente della tua risposta al mittente originale. A meno che tu non abbia informazioni pertinenti che è necessario che tutti conoscano, assicurati di rispondere solo alla persona o alle persone specifiche nella catena di e-mail.
10: rispondi al momento opportuno
Siamo tutti molto impegnati, quindi è comprensibile che non tutti possano rispettare i tempi di risposta adeguati. Tuttavia, ecco alcune linee guida generali da seguire, poiché ogni finestra di risposta dipende da chi contatti via e-mail.
- Colleghi diretti o compagni di squadra : rispondi entro la giornata lavorativa o entro 12 ore.
- Altri colleghi o compagni di squadra : rispondi entro 24 ore.
- Clienti diretti : rispondi entro la giornata lavorativa o entro 12 ore.
- Contatti esterni : a meno che l'e-mail non sia contrassegnata come urgente, rispondi entro qualche giorno o almeno entro la fine della settimana.
Se ricevi e-mail aziendali con informazioni importanti o sensibili, è necessario informare il mittente di aver ricevuto la sua e-mail iniziale. Anche se non hai una risposta o un aggiornamento immediati, rispondi comunque per dire che hai visto la sua e-mail e che presto ti farai sentire con una risposta o un aggiornamento.
Come accennato nella sezione della firma e-mail, se vivi in una zona con un fuso orario diverso, assicurati di informare ogni destinatario su quando sei reperibile. In questo modo, non si sentiranno frustrati o confusi se impiegherai più tempo a rispondere.
Perché seguire le regole di galateo delle e-mail = buona comunicazione
In definitiva, seguire le regole del galateo delle e-mail significa fornire al destinatario le informazioni di cui ha bisogno e comunicare con lui in modo efficiente. Scrivere e-mail professionali e preservare il galateo convenzionale delle e-mail può aiutati a costruire e mantenere relazioni più solide e ad affermarti come persona affidabile per colleghi, manager, insegnanti e clienti.
Se segui le regole del galateo delle e-mail, non scriverai solo un buon messaggio, ma comunicherai nel miglior modo possibile. Ecco cosa implica ciascuno dei nostri suggerimenti per una corretta comunicazione.
- Usare un'e-mail professionale : sei un professionista serio con un indirizzo comprensibile che le persone riconosceranno al primo sguardo.
- Avere una firma e-mail : fornisci informazioni aggiuntive su di te a un destinatario, il che lo aiuterà a capire chi sei, specialmente se questa è la prima e-mail che gli invii.
- Scrivere senza prima inserire l’indirizzo del destinatario : fai attenzione a scrivere per prima cosa il tuo messaggio in modo corretto e a non inviarlo accidentalmente prima che sia pronto.
- Usare il tono giusto : ti assicuri che il tono della tua e-mail corrisponda al contenuto e alle tue intenzioni. Inoltre, stai prendendo in considerazione il background del destinatario e ciò che potrebbe o meno trovare divertente (se usi l'umorismo).
- Creare un oggetto breve e chiaro : ti assicuri che il destinatario sappia esattamente di cosa tratta l'e-mail in dieci parole o meno.
- Revisione del testo: ricontrolli la grammatica per inviare non solo informazioni corrette, ma anche per assicurarti che siano scritte in modo coerente.
- Inclusione di link e allegati : sei organizzato e ti assicuri che il destinatario abbia tutti i file di cui ha bisogno senza dover inviare un'altra e-mail.
- Assicurarsi di avere l'indirizzo e-mail corretto : ti assicuri che l'e-mail arrivi alle persone giuste.
- Usare "Rispondi a tutti" solo quando necessario : non inondi le caselle di posta altrui con informazioni che devono essere inviate solo a una persona.
- Rispondere al momento giusto : comunichi al destinatario che presti attenzione alla conversazione con lui. Gli comunichi che può fidarsi di te in quanto collega, cliente o collaboratore affidabile.
L'invio di e-mail richiede una certa precisione
Inviare e-mail può sembrare un'attività banale, ma richiede abilità. Poiché non puoi fare affidamento sul tono verbale o sulle espressioni facciali, qualcuno potrebbe fraintendere qualsiasi parte dell'e-mail (il contenuto del messaggio, la lunghezza o l'orario in cui si risponde) anche se hai le migliori intenzioni.
Se scrivi la tua e-mail in modo corretto e al meglio delle tue capacità, dall'oggetto alla firma, e segui tutte queste regole di galateo delle e-mail, sarai conosciuto come persona affidabile che comunica efficacemente tramite e-mail.