Il galateo delle email fornisce le basi per scrivere email con la massima professionalità.
Le regole del galateo per le aziende includono una serie di linee guida che dettano il tono, la grammatica e la struttura delle tue email.
Fare attenzione alle buone maniere quando comunichi via email è fondamentale per garantire che il tuo messaggio sia chiaro, ben scritto e convincente. Milioni di email vengono scambiate ogni giorno tra clienti, colleghi, manager e stakeholder, quindi sapere tutto su come evitare errori può prevenire malintesi e presentare la tua attività in una luce positiva.
Se vuoi assicurarti che le tue email siano il più professionali possibile, è importante conoscere bene il galateo delle email. Tratteremo le migliori pratiche per aiutarti a portare le tue email al livello successivo.
Cos'è il galateo delle email?
Il galateo delle e-mail, noto anche come cortesia, comprende linee guida che ti aiutano a comunicare in modo appropriato, sia in ambito professionale che sociale.
Le aspettative sul galateo varieranno a seconda del tuo pubblico e della voce e del tono generale della tua email. Nelle email aziendali, l'obiettivo è assicurarsi che i contenuti siano chiari e rispettosi, indipendentemente dalla natura del pubblico.
Tieni presente che il galateo di base delle email può variare a seconda dei settori e delle culture, poiché è dettato dalle norme sociali.
Perché il galateo è importante
Che si tratti di scrivere email di vendita o creare campagne di attivazione, il galateo è fondamentale per inviare email in modo professionale, costruire un rapporto positivo con i clienti e mantenere la reputazione del tuo brand.
Il galateo delle e-mail dimostra anche ai destinatari che dai importanza al rapporto con loro e al loro tempo.
Ecco altri motivi per cui un corretto galateo delle e-mail è essenziale:
- Garantisci chiarezza. Più chiara sarà la tua email, più facile sarà leggerla e comprenderla. In questo modo, ci sono più possibilità che i destinatari rispondano più rapidamente ai tuoi messaggi.
- Previeni i malintesi. Le incomprensioni tra te e i tuoi clienti e partner commerciali possono tradursi in clienti frustrati, con un conseguente calo delle vendite. I malintesi possono anche creare attriti tra te e il tuo team, portando a ritardi nei progetti.
- Riduci al minimo gli errori. Una best practice comune per la scrittura di email efficaci è evitare gli errori grammaticali e di ortografia che potrebbero far apparire la tua attività poco professionale, svogliata o inesperta.
- Riduci i problemi di responsabilità. Il galateo delle email può aiutarti a comunicare in modo conforme alla policy della tua organizzazione, in modo da ridurre le probabilità di incorrere in problemi legali.
- Massimizza l'efficienza. Quando la tua email è diretta e pertinente, può ridurre i lunghi scambi i email. Quindi, si perde meno tempo a scrivere email.
- Proteggi le informazioni riservate. Il galateo delle email prevede la giusta attenzione nei confronti dei dati sensibili e l'utilizzo di misure di sicurezza appropriate, come la crittografia, quando condividi informazioni sensibili, dettagli sui clienti o dati proprietari.
Oltre a seguire le regole del galateo delle email, è importante assicurarsi che la tua email sia rilevante e di valore per i destinatari.
10 consigli sul galateo delle email
Se sei alle prime armi con il galateo delle email o hai bisogno di una rinfrescata, i consigli che seguono possono aiutarti a scrivere un'email professionale.
1. Usa un oggetto diretto
I consumatori ricevono diverse email al giorno e un oggetto chiaro può far risaltare la tua in un mare di corrispondenza non aperta. Poiché l'oggetto è la prima cosa che l'utente vedrà nella sua casella di posta, deve essere diretto ma sufficientemente descrittivo in modo da indicare chiaramente l'oggetto dell'email. Altrimenti, potrebbe non venire mai letta.
Sia che tu stia utilizzando oggetti di email di tendenza o qualcosa di più semplice, cerca di fare riferimento all'argomento dell'email senza esagerare o restare troppo sul vago. Inoltre, è meglio evitare oggetti fuorvianti che ingannano gli utenti facendogli credere che l'email riguardi un argomento mentre in realtà ne tratta un altro.
Alcuni oggetti chiari e diretti sono:
- Ordine del giorno della riunione di [mese]/[data]
- 50% di sconto su tutto il negozio + spedizione gratuita
- Il tuo ordine è stato spedito
2. Saluta adeguatamente il tuo pubblico
Inizia con un saluto cortese. Senza dubbio, il tipo di saluto da utilizzare nelle email dipende dal rapporto con i destinatari e dal messaggio che stai inviando.
Ad esempio, non invieresti mai una email a un cliente con "Hey [nome]" come saluto, ma potresti farlo parlando con degli amici. Ecco alcuni saluti popolari che puoi utilizzare nella tua prossima email:
- Ciao [nome],
- Salve [nome],
- Gentile [name],
Inoltre, puoi salutare i destinatari con i loro titoli convenzionali o professionali. Degli esempi sono Sig., Sig.ra, Dott. e così via.
Non dimenticare di presentarti dopo il saluto se stai inviando un'email a qualcuno per la prima volta. Mantieni questa introduzione breve e pertinente e spiega perché sei interessato a iniziare una conversazione. In questo modo avrai la certezza di fare una buona prima impressione.
3. Non utilizzare un indirizzo email senza risposta
Un indirizzo email senza risposta è un indirizzo che non consente risposte da parte del destinatario. In genere viene utilizzato per le email transazionali e le campagne di marketing che non richiedono una risposta.
Tuttavia, questo tipo di indirizzo può avere un impatto negativo sull'esperienza cliente, poiché i destinatari non possono rispondere e ottenere il supporto di cui hanno bisogno. Può anche influire sui tassi di consegna.
4. Evita le emoji
Una buona regola pratica è evitare di utilizzare emoji nelle email professionali. Anche se le usiamo regolarmente quando inviamo messaggi ad amici e familiari, sono spesso considerate troppo informali per gli ambienti professionali.
Detto questo, possono essere appropriate per le campagne di marketing rivolte a un pubblico più giovane piuttosto che per le conversazioni quotidiane con clienti o colleghi. Potresti anche utilizzare un'emoji nella tua risposta dopo che il destinatario ne ha utilizzata una.
5. Scopri quando usare CC o BCC
CC (copia carbone o copia conoscenza) e CCN (copia carbone nascosta) sono 2 tipi di campi di indirizzo che dovresti aver visto durante la creazione delle email. Il campo CC viene spesso utilizzato nelle email per cui non è prevista una risposta, ma i destinatari vedranno tutti i messaggi e gli indirizzi
D'altro canto, le email CCN proteggono gli indirizzi e li mantengono privati quando si comunica con più destinatari. Anche se possono sembrare simili, le due opzioni hanno scopi diversi e vanno usate correttamente.
6. Segui le regole grammaticali
Le regole grammaticali includono l'uso della punteggiatura corretta, l'evitare i frammenti di frase, l'uso della voce attiva e molte altre linee guida che possono rendere la tua scrittura più chiara e forte. Puoi utilizzare un software di controllo grammaticale per semplificarti la vita, ma assicurati di conoscere le nozioni di base perché non sempre riesce a cogliere gli errori.
7. Includi una firma professionale
Una chiusura professionale dell'email è importante tanto quanto il saluto. Questo perché la firma è l'ultima cosa che le persone leggono, quindi può influire sulla loro ulteriore interazione o meno con la tua email.
Come il saluto, deve riflettere la voce e il tono della tua email.
8. Correggi i tuoi contenuti
Una delle best practice dell'email marketing più importanti è la correzione dei contenuti. Questa aiuta a prevenire gli errori, quali quelli di ortografia, grammatica, formattazione e di altri tipi ancora che possono compromettere la reputazione del tuo brand. Controlla il contenuto più di una volta, leggi l'email ad alta voce e chiedi a qualcun altro di revisionarla per individuare eventuali errori.
Puoi anche inviarti una email di prova per verificare che sia priva di errori. Quando esegui un test sull'email, controlla anche che tutti gli allegati e i link funzionino correttamente.
9. Fai attenzione al tono
Presta attenzione alla voce e al tono, che non devono sembrare negativi o scortesi. Dopotutto, non puoi sapere come qualcuno nel mondo del business potrebbe interpretare la tua email. Assicurati di utilizzare un linguaggio positivo e amichevole e di non usare parole negative.
Inoltre, conviene evitare l'umorismo, il sarcasmo, troppi punti esclamativi e tutte le lettere maiuscole. Scrivere tutto in maiuscolo e usare punti esclamativi possono far sembrare che tu stia urlando al lettore.
Detto questo, la tua email non deve usare un linguaggio eccessivamente formale. Considera chi è il tuo pubblico e quale tipo di tono si aspetterebbe dalla tua attività. I clienti B2B potrebbero aspettarsi un linguaggio di tutti i giorni, che i soci in affari professionisti potrebbero invece trovare eccessivamente informale.
10. Mantieni i contenuti brevi
Le prime righe definiscono il tono della tua email, ma ciò non significa che debbano essere lunghe. Mantenendo l'email breve, puoi evitare che i destinatari perdano interesse e smettano di leggere.
Se lo fanno, potrebbero non passare alla fase successiva del funnel di vendita o marketing. Se stai parlando con un collega, un'email prolissa può sottrarre tempo alla sua giornata impegnativa. Inoltre, le email lunghe possono essere difficili da leggere da dispositivo mobile.
Errori comuni da evitare nelle email
Ci siamo passati tutti: inviare un'email rapida per poi renderci conto, pochi secondi dopo, di aver dimenticato l'allegato o di avere inviato il tutto alla persona sbagliata. Questi errori con le email capitano a tutti, dai nuovi tirocinanti ai dirigenti di alto livello, solitamente quando ci si destreggia tra più attività o si corre per rispettare le scadenze.
Il problema è che i contatti aziendali non vedono il tuo programma frenetico: vedono solo l'oggetto confusionario o il contesto mancante nella loro casella di posta. Un rapido controllo prima di premere invia può salvarti dall'inviare un'imbarazzante email di follow-up che inizi con "Perdonami, ho dimenticato di dire..."
Ecco alcuni errori comuni da evitare:
Utilizzo di oggetti poco chiari
Un oggetto pertinente è la prima occasione per stabilire una connessione con il destinatario, eppure molti professionisti inviano messaggi con oggetti vaghi o confusionari.
Assicurati di usare un oggetto conciso ed evita di lasciare il campo vuoto o di usare frasi generiche come "Una rapida domanda" o "Follow up". Invece, indica in modo specifico lo scopo della email. Prova qualcosa come "Richiesta di approvazione del budget per la campagna di marketing del 2° trimestre", che è molto più efficace di "Serve un'approvazione".
Invio di email senza contesto
Quando qualcuno riceve un'email da un indirizzo professionale, si aspetta una comunicazione professionale. Pensa alla comunicazione scritta come a una telefonata. Passare direttamente alle richieste o alle informazioni senza fornire un contesto di base lascia i destinatari confusi e frustrati.
Includi sempre dettagli sufficienti per consentire al lettore di comprendere la situazione, soprattutto quando fai riferimento a conversazioni precedenti o a progetti in corso. Ciò è particolarmente importante quando invii un'email a qualcuno dopo un intervallo di tempo significativo.
Allegati o link dimenticati
Non c'è niente che comprometta una comunicazione scritta professionale come promettere un allegato nel corpo dell'email per poi non includerlo. Allega sempre i documenti pertinenti prima di comporre il messaggio e verifica che i link funzionino correttamente prima di premere invia.
L'etichetta delle email nelle diverse culture
Gli standard di comunicazione professionale variano notevolmente nei mercati globali, quindi la consapevolezza culturale è essenziale per il successo delle attività internazionali.
Ciò che costituisce una formalità appropriato in una cultura potrebbe sembrare troppo informale o eccessivamente rigido in un'altra. Quando si creano relazioni con colleghi e clienti internazionali, comprendere queste sfumature è fondamentale.
Aspettative di formalità
Le diverse culture hanno aspettative differenti in merito alla struttura delle email professionali, che vanno da un saluto formale a una firma professionale.
Sebbene un "Ciao" informale possa funzionare per le startup della Silicon Valley, molte culture aziendali europee e asiatiche si aspettano saluti più formali, come "Gentile Sig. Rossi". Indaga sul background culturale del destinatario, quando possibile.
Sfumature di tono e di formulazione
Gli stili di comunicazione diretta che funzionano bene in alcune culture possono sembrare bruschi o scortesi in altre. Quello che i destinatari statunitensi potrebbero considerare conciso ed efficiente, altri potrebbero interpretarlo come sprezzante. Presta attenzione a come i tuoi contatti internazionali elaborano le loro email e rispecchia il loro livello di formalità e cordialità.
Comprensione delle implicazioni del fuso orario
Le differenze di fuso orario aggiungono complessità alle comunicazioni email internazionali, dato che i destinatari potrebbero controllare i messaggi in orari insoliti o durante brevi pause tra una riunione e l'altra.
Valuta la possibilità di menzionare, nel tuo messaggio, i livelli di urgenza e i tempi di risposta previsti e utilizza sempre un indirizzo email professionale che ti identifichi chiaramente, soprattutto quando contatti persone di aree geografiche diverse che potrebbero non riconoscere immediatamente il tuo nome.
Uso delle buone maniere online
Usare le buone maniere quando comunichi via email in un ambiente professionale è fondamentale. Non solo può mostrare al destinatario che apprezzi e rispetti il suo tempo, ma può anche garantire che la tua attività si rifletta positivamente.
Inoltre, può rendere la comunicazione più efficiente, consentendoti di ridurre la frustrazione tra clienti, colleghi, parti interessate e così via. Usa quindi i suggerimenti di galateo sopra riportati per rendere le tue email più efficaci e chiare.
Vuoi creare un'email straordinaria? Utilizza l'intuitivo Email Builder di Mailchimp per progettare una splendida email su misura per il tuo brand e i tuoi messaggi.
Punti chiave da ricordare
- La comunicazione professionale tramite email richiede grande attenzione ai dettagli, dalla creazione di oggetti chiari all'uso di saluti e chiusure appropriati per il tipo di rapporto con i destinatari.
- Gli errori comuni come oggetti vaghi, allegati mancanti e contesto poco chiaro possono danneggiare la tua reputazione professionale e tradursi in scambi di email di troppo.
- La consapevolezza culturale è essenziale per il successo aziendale globale. Le aspettative di formalità, le preferenze di tono e gli stili di comunicazione variano in modo significativo tra le diverse aree geografiche e i vari settori.
- Il galateo delle email ti consente di risparmiare tempo e prevenire malintesi, dimostrando rispetto per i destinatari e mantenendo un'immagine professionale del brand.