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Che cos'è il galateo delle email? Le 10 migliori pratiche per le aziende

Il galateo delle email fornisce le basi per scrivere email con la massima professionalità.

Le regole del galateo per le aziende includono una serie di linee guida che dettano il tono, la grammatica e la struttura delle tue email.

Fare attenzione alle buone maniere quando comunichi via email è fondamentale per garantire che il tuo messaggio sia chiaro, ben scritto e convincente. Milioni di email vengono scambiate ogni giorno tra clienti, colleghi, manager e stakeholder, quindi sapere tutto su come evitare errori può prevenire malintesi e presentare la tua attività in una luce positiva.

Se vuoi assicurarti che le tue email siano il più professionali possibile, è importante conoscere bene il galateo delle email. Tratteremo le migliori pratiche per aiutarti a portare le tue email al livello successivo.

Cos'è il galateo delle email?

Il galateo delle e-mail, noto anche come cortesia, comprende linee guida che ti aiutano a comunicare in modo appropriato, sia in ambito professionale che sociale.

Le aspettative sul galateo varieranno a seconda del tuo pubblico e della voce e del tono generale della tua email. Nelle email aziendali, l'obiettivo è garantire che i tuoi contenuti siano chiari e rispettosi, indipendentemente da chi sia il tuo pubblico.

Tieni presente che il galateo di base delle email può variare a seconda dei settori e delle culture, poiché è dettato dalle norme sociali.

Perché il galateo è importante

Che tu stia scrivendo email di vendita o creando campagne di attivazione, il galateo è fondamentale per scambiare email in modo professionale, costruire un rapporto positivo con i clienti e mantenere la reputazione del tuo brand.

Il galateo delle e-mail dimostra anche ai destinatari che dai importanza al rapporto con loro e al loro tempo.

Ecco altri motivi per cui un corretto galateo delle e-mail è essenziale:

  • Garantisci chiarezza . Più chiara sarà la tua email, più facile sarà leggerla e comprenderla. In questo modo i destinatari potrebbero rispondere più rapidamente ai tuoi messaggi.
  • Previeni i malintesi . Le incomprensioni tra te e i tuoi clienti possono portare a clienti frustrati, con conseguente diminuzione delle vendite. Le incomprensioni possono anche creare attriti tra te e il tuo team, con conseguenti ritardi nei progetti.
  • Riduci al minimo gli errori . Una best practice comune per scrivere email efficaci è evitare errori grammaticali e di ortografia che potrebbero far apparire la tua attività poco professionale, svogliata o inesperta.
  • Riduci i problemi di responsabilità . Il galateo delle email può aiutarti a comunicare in modo conforme alla policy della tua organizzazione, in modo da ridurre la probabilità di problemi legali.
  • Massimizza l'efficienza . Quando la tua email è diretta e pertinente, può ridurre i lunghi scambi i email. Pertanto, verrà sprecato meno tempo nella scrittura di email.

Oltre a seguire le regole del galateo delle email, è importante assicurarsi che la tua email sia rilevante e di valore per i destinatari.

10 consigli sul galateo delle email

Se sei alle prime armi con il galateo delle email o hai bisogno di una rinfrescata, i consigli che seguono possono aiutarti a scrivere email professionali.

Professional email etiquette quick tips

1. Usa un oggetto diretto

I consumatori ricevono diverse email al giorno e un oggetto chiaro può far risaltare la tua in un mare di corrispondenza non aperta. Poiché l'oggetto è la prima cosa che l'utente vedrà nella sua casella di posta, deve essere diretto ma sufficientemente descrittivo in modo da indicare chiaramente l'oggetto dell'email. Altrimenti, potrebbe non venire mai letta.

Sia che tu stia utilizzando oggetti per email di tendenza o qualcosa di più semplice, cerca di dare un contesto all'argomento dell'email senza esagerare o restare troppo sul vago. Inoltre, è meglio evitare oggetti fuorvianti che ingannano gli utenti facendo loro credere che l'email riguardi un argomento mentre in realtà ne tratta un altro.

Alcuni oggetti chiari e diretti sono:

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2. Saluta adeguatamente il tuo pubblico

Assicurati di salutare il tuo pubblico con un saluto appropriato. In definitiva, il tipo di saluto da utilizzare nelle tue email dipende dal rapporto che hai con i destinatari e dal messaggio che stai inviando. Ad esempio, non invieresti mai una email a un cliente con "Hey [nome]" come saluto, ma potresti farlo parlando con degli amici. Ecco alcuni saluti popolari che puoi utilizzare nella tua prossima email:

  • Ciao [nome],
  • Salve [nome],
  • Gentile [name],

Inoltre, puoi salutare i destinatari con i loro titoli convenzionali o professionali. Ciò include il signor, la signora, il dottor e così via.

Non dimenticare di presentarti dopo il saluto se stai inviando un'email a qualcuno per la prima volta. Mantieni questa introduzione breve e pertinente e spiega perché sei interessato a iniziare una conversazione. In questo modo avrai la certezza di fare una buona prima impressione.

3. Non utilizzare un indirizzo email senza risposta

Un indirizzo email senza risposta è un indirizzo che non consente risposte da parte del destinatario. In genere viene utilizzato per le email transazionali e le campagne di marketing che non richiedono una risposta.

Tuttavia, questo tipo di indirizzo può avere un impatto negativo sull'esperienza cliente, poiché i destinatari non possono rispondere e ottenere il supporto di cui hanno bisogno. Può anche influire sui tassi di consegna.

4. Evita le emoji

Una buona regola pratica è evitare di utilizzare emoji nelle email professionali. Anche se le usiamo regolarmente quando inviamo messaggi ad amici e familiari, sono spesso considerate troppo informali per gli ambienti professionali.

Detto questo, possono essere appropriate per le campagne di marketing rivolte a un pubblico più giovane piuttosto che per le conversazioni quotidiane con clienti o colleghi. Potresti anche utilizzare un'emoji nella tua risposta dopo che il destinatario ne ha utilizzata una.

5. Scopri quando usare CC o BCC

CC (copia carbone o copia conoscenza) e BCC (copia carbone/conoscenza cieca) sono due tipi di campi di indirizzo che potresti aver visto durante la creazione di un'email. Il campo CC viene spesso utilizzato nelle email in cui non è prevista una risposta, ma i destinatari verranno tenuti aggiornati.

Use the BCC field to protect the privacy of your email's recipients

D'altro canto, le email BCC possono mantenere privati e sicuri gli indirizzi quando comunicano con più destinatari. Anche se possono sembrare simili, hanno scopi diversi e dovrebbero essere usate correttamente.

6. Segui le regole grammaticali

Le regole grammaticali includono l'uso della punteggiatura corretta, l'evitare i frammenti di frase, l'uso della voce attiva e molte altre linee guida che possono rendere la tua scrittura più chiara e forte. Puoi utilizzare un software di controllo grammaticale per semplificarti la vita, ma assicurati di conoscere le nozioni di base perché non sempre riesce a cogliere gli errori.

7. Includi una firma professionale

Chiudere la tua email in modo professionale è importante quanto il tuo saluto. Questo perché la firma è l'ultima cosa che le persone leggeranno, il che può influire sull'ulteriore interazione o meno con la tua email.

Come il saluto, deve riflettere la voce e il tono della tua email.

Professional email sign offs

8. Correggi i tuoi contenuti

Una delle best practice dell'email marketing più importanti è la correzione dei tuoi contenuti. Ciò può prevenire errori, come errori di ortografia, di grammatica, di formattazione e altri errori che possono compromettere la reputazione del tuo brand. Esamina il contenuto più di una volta, leggi l'email ad alta voce e chiedi a qualcun altro di rivederla per individuare eventuali errori.

Puoi anche inviarti una email di prova per verificare che sia priva di errori. Quando esegui un test sull'email, controlla anche che tutti gli allegati e i link funzionino correttamente.

9. Fai attenzione al tono

Fai attenzione alla voce e al tono perché non devi sembrare negativo o scortese. Dopotutto, non sai mai come qualcuno potrebbe interpretare la tua email. Assicurati di utilizzare un linguaggio positivo e amichevole e di non usare parole negative.

Inoltre, conviene evitare l'umorismo, il sarcasmo, troppi punti esclamativi e tutte le lettere maiuscole. Scrivere tutto in maiuscolo e usare punti esclamativi possono far sembrare che tu stia urlando al lettore.

10. Mantieni i contenuti brevi

Mantenere il contenuto della tua email breve può evitare che i destinatari perdano interesse e smettano di leggere. Di conseguenza, potrebbero non passare alla fase successiva del funnel di vendita o marketing. Se stai parlando con un collega, un'email prolissa può sottrarre tempo alla sua giornata impegnativa. Anche le email lunghe possono essere difficili da leggere su dispositivo mobile.

Uso delle buone maniere online

Usare le buone maniere quando comunichi via email in un ambiente professionale è fondamentale. Non solo può mostrare al destinatario che apprezzi e rispetti il suo tempo, ma può anche garantire che la tua attività si rifletta positivamente. Inoltre, può rendere la comunicazione più efficiente, consentendoti di ridurre la frustrazione tra clienti, colleghi, parti interessate e così via. Usa quindi i suggerimenti di galateo sopra riportati per rendere le tue email più efficaci e chiare.

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