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Was ist E‑Mail‑Etikette? 10 Best Practices für Unternehmen

Die E‑Mail‑Etikette bildet die Grundlage für das Verfassen von professionellen E‑Mails.

Zur Etikette für Unternehmen gehören eine Reihe von Richtlinien, die den Ton, die Grammatik und die Struktur von E-Mails bestimmen.

Bei der Kommunikation per E-Mail ist es wichtig, auf gute Umgangsformen zu achten, um sicherzustellen, dass deine Nachricht eindeutig verfasst, gut geschrieben und überzeugend ist. Täglich werden Millionen von E-Mails zwischen Kunden, Kollegen, Managern und Stakeholdern ausgetauscht. Wenn du also genau weißt, wie du Fehler vermeiden kannst, kannst du Missverständnissen vorbeugen und dein Unternehmen in einem positiven Licht darstellen.

Wenn du sicherstellen willst, dass deine E-Mails so professionell wie möglich sind, ist es wichtig, die E-Mail-Etikette gut zu beherrschen. Wir behandeln die besten Best Practices, die dir dabei helfen, deine E-Mail-Kommunikation zu optimieren.

Was ist eine E-Mail-Etikette?

Die E-Mail-Etikette, auch bekannt als E-Mail-Höflichkeit, enthält Richtlinien, die dir helfen, auf angemessene Weise zu kommunizieren, egal ob in einer beruflichen oder gesellschaftlichen Funktion.

Die Erwartungen an die Etikette hängen davon ab, wer deine Zielgruppe ist und in welchem Ton deine E-Mail verfasst ist. Bei geschäftlichen E-Mails besteht das Ziel darin, sicherzustellen, dass Inhalte klar und respektvoll formuliert sind, unabhängig davon, wer die Zielgruppe ist.

Denke daran, dass die E-Mail-Etikette je nach Branche und Kultur variieren kann, da sie von gesellschaftlichen Normen bestimmt wird.

Warum Etikette wichtig ist

Egal, ob du Verkaufs-E-Mails schreibst oder Trigger-Kampagnen erstellst, die Etikette ist entscheidend für den professionellen Austausch von E-Mails, den Aufbau einer positiven Beziehung zu den Kunden und die Wahrung des Rufs deiner Marke.

E-Mail-Etikette zeigt den Empfängern auch, dass du deine Beziehung zu ihnen und ihre Zeit schätzt.

Hier sind einige weitere Gründe, warum eine E-Mail-Etikette unerlässlich ist:

  • Sorge für Klarheit . Je klarer eine E-Mail ist, desto einfacher ist sie zu lesen und zu verstehen. Dies kann dazu führen, dass Empfänger schneller auf deine Nachrichten reagieren.
  • Vermeide Missverständnisse . Missverständnisse zwischen dir und deinen Kunden können zu frustrierten Kunden führen, was zu weniger Umsatz führen kann. Missverständnisse können auch zu Reibung zwischen dir und deinem Team führen, was zu Verzögerungen bei Projekten führen kann.
  • Minimiere Fehler . Eine gängige Best Practice für das Schreiben effektiver Emails ist die Vermeidung von Grammatik- und Rechtschreibfehlern, die dein Unternehmen unprofessionell, faul oder unerfahren erscheinen lassen könnten.
  • Reduziere Haftungsprobleme . E-Mail-Etikette kann dir helfen, auf eine Weise zu kommunizieren, die mit den E-Mail-Richtlinien deines Unternehmens übereinstimmt, sodass du die Wahrscheinlichkeit rechtlicher Probleme verringern kannst.
  • Maximiere die Effizienz . Wenn deine E-Mail direkt ist und auf den Punkt kommt, kann ein zeitaufwändiges Hin und Her reduziert werden. Auf diese Weise wird weniger Zeit mit dem Schreiben von E-Mails verschwendet.

Zusätzlich zur Einhaltung der E-Mail-Umgangsregeln ist es wichtig, dass deine E-Mail für die Empfänger relevant und wertvoll ist.

10 Tipps zur E-Mail-Etikette

Ganz gleich, ob die E-Mail-Etikette neu für dich ist oder ob du eine Auffrischung benötigst – die folgenden Tipps helfen dir beim Schreiben professioneller E-Mails.

Professional email etiquette quick tips

1. Verwende eine aussagekräftige Betreffzeile

Verbraucher erhalten täglich mehrere E-Mails und eine aussagekräftige Betreffzeile kann dafür sorgen, dass deine E-Mail aus der Flut ungeöffneter Korrespondenz hervorsticht. Da die Betreffzeile das Erste ist, was jemand in seinem Posteingang sieht, sollte sie direkt sein, aber auch so aussagekräftig, dass sie deutlich macht, worum es in der E-Mail geht. Andernfalls erhältst du vielleicht keine Reaktion auf diese E-Mail.

Egal, ob du trendige E-Mail-Betreffzeilen verwendest oder etwas Schlichteres: Versuche, den Kontext zum Thema der E-Mail zu vermitteln, ohne dabei zu übertreiben oder zu vage zu sein. Man sollte außerdem irreführende Betreffzeilen vermeiden, die den Benutzern den Eindruck vermitteln, dass es in der E-Mail um ein bestimmtes Thema geht, wenn es in Wirklichkeit um ein anderes geht.

Einige unkomplizierte und klare Betreffzeilen sind:

  • Tagesordnung für die Sitzung am [Monat]/[Datum]
  • 50 % Rabatt im gesamten Store + kostenlose Lieferung
  • Deine Bestellung wurde versandt

2. Begrüße deine Zielgruppe angemessen

Stelle sicher, dass deine Zielgruppe mit einer angemessenen Anrede begrüßt wird. Welche Art von Begrüßung du in deiner E-Mail verwendest, hängt letztlich von deiner Beziehung zu den Empfängern und der Nachricht ab, die du versendest. Du würdest zum Beispiel keine E-Mail mit der Anrede „Yo [Name]“ an einen Kunden schicken, aber du würdest es tun, wenn du mit Freunden sprichst. Hier sind einige beliebte Grußformeln, die du verwenden kannst:

  • Hallo [Name],
  • Hi [Name],
  • Sehr geehrte(r) [Name],

Zusätzlich kannst du die Empfänger mit herkömmlichen Anreden oder Titeln ansprechen. Dazu gehören Herr, Frau, Dr. usw.

Vergiss nicht, dich nach der Begrüßung vorzustellen, wenn du jemandem zum ersten Mal eine E-Mail schickst. Halte diese Einleitung kurz und prägnant und erwähne, warum du interessiert bist, ein Gespräch zu beginnen. So sorgst du dafür, dass du einen guten ersten Eindruck hinterlässt.

3. Verwende keine No-Reply-E-Mail-Adresse

Eine No-Reply-E-Mail-Adresse ist eine Adresse, die keine Antworten vom Empfänger zulässt. Sie wird in der Regel für transaktionale E-Mails und Marketingkampagnen verwendet, die keine Antwort erfordern.

Diese Art der Ansprache kann sich jedoch negativ auf das Kundenerlebnis auswirken, da die Empfänger nicht antworten können und nicht die Unterstützung bekommen, die sie brauchen. Es kann sich auch auf die Zustellungsraten auswirken.

4. Vermeide Emojis

Eine gute Faustregel ist, dass Emojis in professionellen E-Mails vermieden werden sollten. Während wir sie regelmäßig verwenden, wenn wir Freunden und Familie SMS schreiben, werden sie im professionellen Kontext oft als zu leger empfunden.

Das heißt, sie eignen sich eher für Marketingkampagnen, die auf ein jüngeres Publikum abzielen, als für alltägliche Konversationen mit Kunden oder Kollegen. Möglicherweise kannst du in deiner Antwort auch ein Emoji verwenden, nachdem der Empfänger eines verwendet hat.

5. Wann sollte man CC oder BCC verwenden

CC (Carbon Copy) und BCC (Blind Carbon Copy) sind zwei Arten von Adressfeldern, die du möglicherweise beim Erstellen einer E-Mail gesehen hast. Das CC-Feld wird oft in E-Mails verwendet, bei denen keine Antwort erwartet wird, die Empfänger aber auf dem Laufenden gehalten werden.

Use the BCC field to protect the privacy of your email's recipients

Andererseits bleiben bei BCC-E-Mails die Adressen vertraulich und sicher, wenn mit mehreren Empfängern kommuniziert wird. Auch wenn sie ähnlich aussehen und klingen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken und sollten richtig verwendet werden.

6. Befolge die Grammatikregeln

Zu den Grammatikregeln gehören die Verwendung korrekter Zeichensetzung, das Vermeiden von Satzfragmenten, die Verwendung aktiver Stimme und viele andere Richtlinien, die dein Schreiben klarer und wirkungsvoller machen können. Du kannst eine Software zur Grammatikprüfung verwenden, um dir das Leben zu erleichtern. Stelle jedoch sicher, dass du dennoch die Grundlagen kennst, da so eine Software deine Fehler möglicherweise nicht immer erkennt.

7. Füge eine professionelle Verabschiedung hinzu

Deine E-Mail professionell zu schließen ist genauso wichtig wie die Begrüßung. Dies liegt daran, dass die Schlussformel das Letzte ist, was die Leute lesen, was Einfluss darauf haben kann, ob sie sich weiter mit Ihrer E-Mail beschäftigen oder nicht.

Ebenso wie die Anrede sollte ihr Ton dem Stil deiner E-Mail entsprechen.

Professional email sign offs

8. Lies deine Inhalte Korrektur

Eine der wichtigsten Best Practices im E-Mail-Marketing ist das Korrekturlesen des Inhalts. Dadurch kannst du Fehler wie Rechtschreibfehler, Grammatikprobleme, Formatierungsfehler und andere Fehler vermeiden, die den Ruf deiner Marke schädigen können. Sieh dir deinen Inhalt mehr als einmal an, lies die E-Mail laut vor und lass sie von einer anderen Person durchsehen, um alles zu entdecken, was du vielleicht übersehen hast.

Du kannst auch eine Test-E-Mail an dich selbst schicken, um zu überprüfen, ob sie fehlerfrei ist. Wenn du einen E-Mail-Test durchführst, überprüfe, ob auch alle Anhänge und Links korrekt funktionieren.

9. Achte auf deinen Tonfall

Achte auf deinen Tonfall, denn du willst nicht negativ oder unhöflich rüberkommen. Schließlich weißt du nicht, wie jemand deine E-Mail interpretiert. Achten Sie auf eine positive, freundliche Sprache und verzichte auf negative Worte.

Es empfiehlt sich auch, Humor, Sarkasmus, zu viele Ausrufezeichen und ganze Wörter in Großbuchstaben zu vermeiden. Wörter in Großbuchstaben und Ausrufezeichen können den Eindruck erwecken, dass du den Leser anschreist.

10. Halte die Inhalte kurz

Wenn du den Inhalt deiner E-Mail kurz hältst, kannst du verhindern, dass die Empfänger das Interesse verlieren und nicht weiterlesen. Das führt nämlich dazu, dass sie möglicherweise nicht zum nächsten Schritt im Marketing- oder Verkaufstrichter gelangen. Wenn du eine sehr ausführliche E-Mail an einen Kollegen schreibst, kostet ihn das Zeit eines arbeitsreichen Tages. Lange E-Mails können auch auf Mobilgeräten schwer zu lesen sein.

Manieren sind auch online wichtig

Wenn du in einem professionellen Umfeld bei der Kommunikation per E-Mail gute Manieren zeigst, kann dies viel bewirken. Damit zeigst du dem Empfänger nicht nur, dass du seine Zeit schätzt und respektierst, sondern stellst auch sicher, dass dein Unternehmen positiv dargestellt wird. Außerdem kann es die Kommunikation effizienter machen und so Frustrationen bei Kunden, Mitarbeitenden, Interessenvertretern usw. verringern. Nutze also die oben genannten Etikette-Tipps, um deine E-Mails effektiver und klarer zu gestalten.

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