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Qu’est‑ce que l’étiquette des e‑mails ? 10 bonnes pratiques pour les entreprises

L’étiquette des e‑mails constitue la base pour rédiger des courriers électroniques avec le plus grand professionnalisme.

Les règles d'étiquette pour les entreprises comprennent un ensemble de directives qui dictent le ton, la grammaire et la structure de votre e-mail.

Pour que votre message soit clair, bien rédigé et convaincant, il est essentiel que vous fassiez attention à vos manières lorsque vous communiquez par e-mail. Des millions d'e-mails sont échangés chaque jour entre clients, collègues, cadres et parties prenantes. Savoir comment éviter les erreurs permet donc de prévenir les malentendus et de donner une image positive de votre entreprise.

Si vous voulez rédiger des e-mails aussi professionnels que possible, il est important de maîtriser l'étiquette en matière de courrier électronique. Nous allons vous présenter les bonnes pratiques qui vous aideront à améliorer la qualité de vos e-mails.

Qu'est-ce que l'étiquette des e-mails ?

L'étiquette des e-mails, également connue sous le nom de règles de courtoisie des e-mails, comprend des directives qui vous aident à communiquer de manière appropriée, que ce soit dans un cadre professionnel ou social.

Les attentes en matière d'étiquette varient en fonction de l'identité de votre audience et de la voix et du ton de votre e-mail. Dans les e-mails professionnels, l'objectif est de garantir que votre contenu soit clair et respectueux, quel que soit l'audience.

N'oubliez pas que l'étiquette de base des e-mails peut varier selon les secteurs et les cultures, car elle est dictée par des normes sociétales.

Pourquoi l'étiquette est-elle importante ?

Que vous rédigiez des e-mails commerciaux ou créiez des campagnes de déclenchement, l'étiquette est essentielle pour échanger des e-mails de manière professionnelle, établir une relation positive avec les clients et maintenir la réputation de votre marque.

L'étiquette des e-mails montre également aux destinataires que vous appréciez votre relation avec eux et le temps qu'ils vous accordent.

Voici d'autres raisons pour lesquelles une étiquette d'e-mail appropriée est essentielle :

  • Assurer la clarté . Plus votre e-mail est clair, plus il sera facile à lire et à comprendre. Ainsi, vous avez plus de chances que les destinataires répondent à vos messages plus rapidement.
  • Éviter les malentendus . Un malentendu avec votre client peut générer de la frustration chez ce dernier et entraîner une baisse de vos ventes. Les malentendus peuvent également créer des frictions avec votre équipe, ce qui entraîne des retards et des dépassements dans les projets.
  • Minimiser les erreurs . Une bonne pratique courante associée à la rédaction d'e-mails efficaces consiste à proscrire les fautes grammaticales et d'orthographe qui peuvent transmettre l'image d'une entreprise peu professionnelle, paresseuse ou manquant d'expérience.
  • Réduire les problèmes de responsabilité . L'étiquette des e-mails peut vous aider à communiquer conformément à la politique de votre entreprise en matière d'e-mails, afin de réduire les risques de problèmes juridiques.
  • Optimiser le niveau d'efficacité . Un e-mail direct et précis a la capacité de réduire les échanges fastidieux. Ainsi, vous perdrez moins de temps à rédiger des e-mails.

Au-delà du respect des règles d’étiquette des e-mails, il est important de s’assurer que votre e-mail est pertinent et utile pour son destinataire.

10 conseils à propos de l'étiquette des e-mails

Que vous soyez novice en matière d'étiquette des e-mails ou que vous ayez besoin d'une petite mise à jour, les conseils ci-dessous vous aideront à rédiger des e-mails professionnels.

Professional email etiquette quick tips

1. Utilisez un objet direct

Les consommateurs reçoivent plusieurs courriers électroniques par jour, et une ligne objet forte peut aider le vôtre à se démarque dans un océan d’e-mails non lus. La ligne objet doit être directe, mais aussi suffisamment descriptive pour indiquer clairement ce dont parle l’e-mail, car c’est la première chose que le destinataire voit dans sa boîte de réception. À défaut, il risque de ne jamais ouvrir le message.

Que vous utilisiez des lignes objet tendance ou une alternative plus simple, essayez de donner du contexte sur le sujet de l’e-mail sans en dire trop ni être trop vague. Il est également préférable d’éviter les lignes objet trompeuses qui font croire aux utilisateurs que l’e-mail portera sur un sujet alors qu’il s’agit en fait d’un autre.

Voici quelques lignes objet simples et claires :

  • Ordre du jour de la réunion du [date]/[mois]
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  • Votre commande a été expédiée

2. Saluez votre audience de façon adéquate

Veillez à saluer votre audience avec une formule appropriée. En fin de compte, le type de message d’accueil que vous utilisez dans votre e-mail dépend de la relation que vous entretenez avec les destinataires et du message que vous envoyez. Par exemple, vous n’enverrez pas d’e-mail à un client en commençant par "Salut [nom]", mais vous pouvez vous le permettre si c’est à un ami que vous vous adressez. Voici des exemples de formules courantes que vous pourrez utiliser dans votre prochain e-mail :

  • Cher/Chère [nom],
  • Bonjour [nom],
  • Bonjour [nom],

De plus, vous pouvez vous adresser aux destinataires en utilisant leur titre de civilité ou leur titre professionnel, par exemple M., Mme, Dr, etc.

N’oubliez pas de vous présenter après la ligne de salutation si vous envoyez un e-mail à quelqu’un pour la première fois. Cette introduction doit être brève et directe, et expliquer le but de votre prise de contact. En procédant ainsi, vous aurez la garantie de faire une bonne première impression.

3. N’utilisez pas d’adresse e-mail de type "ne pas répondre"

Une adresse e-mail de type "ne pas répondre" est une adresse qui ne permet pas au destinataire de répondre à l’expéditeur. On l’utilise généralement pour les e-mails transactionnels et les campagnes marketing qui ne justifient pas de réponse.

Cependant, ce type d’adresse peut avoir un impact négatif sur l’expérience client : en effet, les destinataires ne peuvent pas répondre et obtenir l’aide dont ils ont besoin. Cela peut aussi affecter les taux de distribution.

4. Évitez les émojis

De façon générale, mieux vaut éviter les émojis dans des e-mails professionnels. Couramment utilisés pour écrire aux amis et à la famille, ils sont souvent considérés comme trop familiers dans le cadre professionnel.

Ils peuvent cependant être adaptés aux campagnes marketing ciblant des publics jeunes plutôt qu'aux échanges quotidiens avec des clients ou collègues. Vous pouvez également utiliser un émoji dans votre réponse si le destinataire en a utilisé un.

5. Sachez quand utiliser Cc ou Bcc/Cci

Cc (copie carbone) et Bcc/Cci (copie carbone invisible) sont deux types de champs d'adresse que vous avez pu rencontrer en écrivant un e-mail. Le champ Cc est souvent utilisé dans les e-mails où une réponse n'est pas attendue, mais où l'on souhaite tenir les destinataires informés.

Use the BCC field to protect the privacy of your email's recipients

D’autre part, les e-mails envoyés en copie cachée (Cci) permettent de préserver la confidentialité et la sécurité des adresses lorsque vous communiquez avec plusieurs destinataires. Bien qu’ils puissent sembler similaires, leur objectif est différent, il est donc important de les utiliser correctement.

6. Respectez les règles grammaticales

Pour respecter les règles grammaticales, utilisez une ponctuation correcte, évitez les phrases partielles et ayez recours à la voix active. Par ailleurs, de nombreuses autres directives peuvent rendre votre écriture plus claire et plus percutante. Vous pouvez utiliser un logiciel de vérification de la grammaire et l’orthographe pour vous simplifier la vie. Toutefois, vérifiez que vous connaissez toujours les bases, car l’outil ne détectera pas forcément toutes les erreurs.

7. Incluez une signature professionnelle

Conclure votre e-mail de manière professionnelle est tout aussi important que la façon de saluer vos destinataires. En effet, la signature est le dernier élément qu’ils liront, ce qui peut jouer sur leur envie d’interagir ou non avec votre e-mail.

Tout comme votre salutation, elle doit refléter la voix et le ton de votre e-mail.

Professional email sign offs

8. Relisez votre contenu

L’une des bonnes pratiques les plus importantes en matière d’e-mail marketing consiste à relire votre contenu. Vous éviterez ainsi les fautes d’orthographe, de grammaire, de mise en forme et autres bévues susceptibles de ternir la réputation de votre marque. Relisez votre contenu plusieurs fois, lisez l’e-mail à voix haute et demandez à quelqu’un d’autre de le relire pour relever les éventuels oublis.

Vous pouvez également vous envoyer un e-mail de test pour vérifier qu’il ne contient pas d’erreurs. Profitez-en pour vérifier également que toutes les pièces jointes et tous les liens fonctionnent correctement.

9. Attention au ton que vous employez

Choisissez soigneusement le ton et les tournures utilisés, car vous ne voulez pas donner l’impression d’être désagréable ou malpoli. Après tout, vous ne savez pas comment votre e-mail peut être interprété. Veillez à utiliser un langage positif et amical et évitez les mots négatifs.

Il est également préférable d’éviter l’humour, le sarcasme, les points d’exclamation et les lettres majuscules. Les majuscules et les points d’exclamation peuvent donner l’impression que vous criez après le lecteur.

10. Restez concis

Si le contenu de votre e-mail est court, vous éviterez que les destinataires se désintéressent de votre message et interrompent leur lecture. Dans le cas contraire, ils risqueraient de ne pas passer à l’étape suivante de l’entonnoir de marketing ou de vente. Si vous vous adressez à un collègue de travail, un e-mail trop long peut lui faire perdre du temps alors que sa journée est déjà bien remplie. Les e-mails longs peuvent également être difficiles à lire sur les appareils mobiles.

Les bonnes manières en ligne

Faire preuve de savoir-vivre lorsque vous communiquez par e-mail dans un environnement professionnel peut s’avérer très utile. Non seulement vous montrez au destinataire que vous appréciez et respectez son temps, mais vous veillez également à ce que votre entreprise soit perçue de manière positive. En outre, cela peut rendre la communication plus efficace, vous permettant de réduire les frustrations parmi les clients, les collègues, les parties prenantes, etc. Utilisez donc les conseils d’étiquette ci-dessus pour rendre vos e-mails plus efficaces et plus clairs.

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