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O que é etiqueta de e‑mail: 10 dicas e melhores práticas

A etiqueta de e‑mail fornece a base para escrever e‑mails com o máximo profissionalismo.

As regras de etiqueta para empresas incluem uma série de diretrizes que ditam o tom, a gramática e a estrutura do seu e-mail.

Prestar atenção aos seus modos ao se comunicar por e-mail é vital para garantir que sua mensagem seja clara, bem escrita e convincente. Milhões de e-mails são trocados diariamente entre clientes, colegas de trabalho, gerentes e partes interessadas, portanto, saber tudo sobre como evitar erros pode prevenir mal-entendidos e retratar seu negócio de forma positiva.

Se você quiser garantir que seus e-mails sejam o mais profissionais possível, é importante ter uma boa compreensão da etiqueta de e-mail. Vamos abordar as melhores práticas para ajudar a levar seus e-mails para o próximo nível.

O que é etiqueta de e-mail?

A etiqueta de e-mail, que também é conhecida como cortesia de e-mail, inclui diretrizes que ajudam você a se comunicar de maneira apropriada, seja em uma capacidade profissional ou social.

As expectativas de etiqueta variam dependendo de quem é o seu público e da voz e tom gerais do seu e-mail. Em e-mails de negócios, o objetivo é garantir que seu conteúdo seja claro e respeitoso, independentemente de quem seja seu público.

Lembre-se de que a etiqueta básica de e-mail pode variar entre diferentes setores e culturas, uma vez que é ditada pelas normas sociais.

Por que a etiqueta é importante

Quer você esteja escrevendo e-mails de vendas ou criando campanhas de acionamento, a etiqueta é crucial para trocar e-mails de maneira profissional, construir um relacionamento positivo com os clientes e manter a reputação da sua marca.

A etiqueta de e-mail também demonstra aos destinatários que você valoriza o relacionamento e o tempo deles.

Aqui estão algumas outras razões pelas quais a etiqueta de e-mail adequada é essencial:

  • Garantir clareza. Quanto mais claro for o seu e-mail, mais fácil será ler e entender. Isso pode fazer com que os destinatários respondam às suas mensagens mais rapidamente.
  • Evitar mal-entendidos. Os mal-entendidos entre você e seus clientes podem levar a clientes frustrados, o que pode resultar em diminuição das vendas. Os mal-entendidos também podem criar atrito entre você e sua equipe, resultando em projetos atrasados.
  • Minimizar erros. Uma prática recomendada comum para escrever e-mails eficazes é evitar erros gramaticais e ortográficos que possam fazer com que sua empresa pareça pouco profissional, preguiçosa ou inexperiente.
  • Reduzir problemas de responsabilidade. A etiqueta de e-mail pode ajudá-lo a se comunicar de uma forma que se alinhe com a política de e-mail da sua organização, para que você possa reduzir a probabilidade de problemas legais.
  • Maximizar a eficiência. Quando seu e-mail é direto e pontual, ele pode reduzir a demorada comunicação de ida e volta. Como tal, menos tempo será desperdiçado ao escrever e-mails.

Além de seguir as regras de etiqueta de e-mail, é importante garantir que seu e-mail seja relevante e valioso para os destinatários.

Dez dicas de etiqueta de e-mail

Se você é novo em etiqueta de e-mail ou precisa de uma atualização, as dicas abaixo podem ajudá-lo a escrever e-mails profissionais.

Professional email etiquette quick tips

1. Use uma linha de assunto direta

Os consumidores recebem vários e-mails por dia, e uma linha de assunto forte pode garantir que o seu se destaque em um mar de correspondências não abertas. Como a linha de assunto é a primeira coisa que alguém verá em sua caixa de entrada, ela deve ser direta, mas descritiva o suficiente para que declare claramente sobre o que é o e-mail. Caso contrário, eles podem nunca interagir com ele.

Quer você esteja aproveitando as linhas de assunto de e-mail da moda ou algo mais simples, tente dar contexto sobre o tópico do e-mail sem exagerar ou ser muito vago. Também é melhor evitar assuntos confusos que façam os usuários não terem certeza quanto ao tópico do e-mail.

Algumas linhas de assunto diretas e claras são:

  • Pauta para reunião em [mês]/[data]
  • 50% de desconto em toda a loja + Frete grátis
  • Seu pedido foi enviado

2. Cumprimente adequadamente seu público

Cumprimente seu público com uma saudação apropriada. Em última análise, o tipo de saudação que você usa em seu e-mail dependerá do relacionamento que você compartilha com os destinatários e da mensagem que está enviando. Por exemplo, você não enviaria um e-mail para um cliente com “E aí, [nome]”, como saudação, mas poderia se estivesse falando com amigos. Aqui estão algumas saudações populares que você pode usar em seu próximo e-mail:

  • Olá, [nome],
  • Oi, [nome],
  • Prezado [nome],

Além disso, você pode cumprimentar os destinatários com seus títulos convencionais ou profissionais. Isso inclui Sr., Sra., Dr. e assim por diante.

Não se esqueça de se apresentar após a saudação se estiver enviando um e-mail para alguém pela primeira vez. Mantenha esta introdução curta e direta e discuta por que você está interessado em iniciar uma conversa. Isso garantirá que você cause uma boa primeira impressão.

3. Não use um endereço de e-mail sem resposta

Um endereço de e-mail sem resposta é um endereço que não permite respostas do destinatário. Normalmente é usado para e-mails transacionais e campanhas de marketing que não justificam uma resposta.

No entanto, esse tipo de endereço pode ter um impacto negativo na experiência do cliente, pois os destinatários não podem responder e obter o suporte de que precisam. Também pode afetar as taxas de entrega.

4. Evite emojis

Uma boa regra prática é evitar usar emojis em e-mails profissionais. Embora possamos usá-los regularmente ao enviar mensagens de texto para amigos e familiares, eles geralmente são considerados muito casuais para ambientes profissionais.

Dito isso, eles podem ser apropriados para campanhas de marketing direcionadas a públicos mais jovens, em vez de conversas diárias com clientes ou colegas de trabalho. Você também pode usar um emoji em sua resposta depois que o destinatário tiver usado um.

5. Saiba quando usar CC ou BCC

CC (com cópia) e BCC (com cópia oculta) são dois tipos de campos de endereço que você pode ter visto ao criar um e-mail. O campo CC é frequentemente usado em e-mails em que uma resposta não é esperada, mas os destinatários serão mantidos informados.

Use the BCC field to protect the privacy of your email's recipients

Por outro lado, os e-mails BCC podem manter os endereços privados e seguros ao se comunicar com vários destinatários. Embora possam parecer semelhantes, eles servem a diferentes propósitos e devem ser usados corretamente.

6. Siga as regras gramaticais

As regras gramaticais incluem usar a pontuação correta, evitar fragmentos de frases, usar voz ativa e muitas outras diretrizes que podem tornar sua escrita mais clara e mais forte. Você pode usar um software de verificação de gramática para facilitar sua vida, mas certifique-se de ainda conhecer o básico, pois ele nem sempre detecta seus erros.

7. Inclua uma despedida profissional

Encerrar o e-mail profissionalmente é tão importante quanto sua saudação. Isso ocorre porque o encerramento é a última coisa que as pessoas lerão, o que pode influenciar se elas se envolvem ou não com seu e-mail.

Como sua saudação, ele deve refletir a voz e o tom do seu e-mail.

Professional email sign offs

8. Revise seu conteúdo

Uma das práticas recomendadas de marketing por e-mail mais importantes é revisar seu conteúdo. Fazer isso pode evitar erros, como erros ortográficos, problemas de gramática, erros de formatação e outros equívocos que podem prejudicar a reputação da sua marca. Analise o seu conteúdo mais de uma vez, leia o e-mail em voz alta e peça a outra pessoa para analisá-lo para capturar qualquer coisa que você possa ter perdido.

Você também pode enviar um e-mail de teste para si mesmo para verificar se ele está livre de erros. Ao realizar um teste de e-mail, verifique se todos os anexos e links também funcionam corretamente.

9. Esteja atento ao seu tom

Esteja atento à sua voz e tom para não soar negativo ou grosseiro. Afinal, você não sabe como alguém pode interpretar seu e-mail. Certifique-se de usar uma linguagem positiva e amigável e evite palavras negativas.

Também é melhor evitar humor, sarcasmo, muitos pontos de exclamação e todas as letras maiúsculas. Usar todas as letras maiúsculas e os pontos de exclamação podem fazer parecer que você está gritando com o leitor.

10. Mantenha o conteúdo curto

Manter o conteúdo do seu e-mail curto pode impedir que os destinatários percam o interesse e parem de ler. Como resultado, eles podem não passar para a próxima etapa no funil de marketing ou vendas. Se você estiver conversando com um colega de trabalho, um e-mail longo pode ocupar muito tempo do dia movimentado dele. E-mails longos também podem ser difíceis de ler em dispositivos móveis.

Como ser educado on-line

Ser educado ao se comunicar por e-mail em um ambiente profissional pode ajudar muito. Isso não só pode mostrar ao destinatário que você valoriza e respeita o tempo dele, mas também pode garantir que seu negócio seja refletido positivamente. Além disso, pode tornar a comunicação mais eficiente, permitindo que você reduza a frustração entre clientes, colegas de trabalho, partes interessadas e assim por diante. Portanto, use as dicas de etiqueta acima para tornar seus e-mails mais eficazes e claros.

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