Affinché un’azienda abbia successo, deve operare nel modo più efficiente possibile. Deve inoltre avere accesso immediato alle informazioni e a tipi di dati specifici per prendere decisioni e monitorare l’efficacia delle campagne.
È possibile generare report automatizzati per prestazioni, marketing, inventario, spedizioni, acquisti, dati finanziari, buste paga e molte altre operazioni su cui un'azienda fa affidamento per prosperare. L'automazione semplifica il monitoraggio dei dati.
Un sistema automatizzato di reporting dei dati fornisce informazioni accurate e aggiornate in qualsiasi momento. Questo ti consente di conoscere la tua situazione senza dovere attendere la creazione di un report.
I dati sono disponibili in tempo reale e presentati in un formato utilizzabile. Questi report possono anche essere condivisi con un gruppo specifico di persone o resi disponibili a chiunque necessiti delle informazioni per svolgere il proprio lavoro in modo efficace.
L'automazione dei report è conveniente dal punto di vista economico e ti permette di prendere decisioni rapidamente, poiché ti fornisce le informazioni più aggiornate. I report automatici possono essere salvati nel cloud o stampati secondo le necessità, il che li rende facilmente accessibili ovunque tu sia.
Con i giusti strumenti di reportistica automatizzata, non è più necessario passare ore a lavorare manualmente sui report.
Che cos'è il reporting automatizzato?
La creazione automatizzata dei report comporta la raccolta e la generazione automatica di informazioni specifiche che sono rese accessibili a una determinata persona in base a una pianificazione prestabilita.
Con l'automazione dei report, un utente può anche creare report al di fuori degli orari programmati per monitorare le operazioni di un'azienda nel corso della giornata. Essere in grado di accedere a dati accurati e aggiornati quando serve è essenziale perché un’azienda possa operare in modo efficiente.
L'utilizzo di software di marketing automation ti offre un vantaggio per seguire in modo corretto i diversi aspetti della tua attività. Il monitoraggio delle email aiuta nelle attività di marketing fornendo informazioni preziose sull'efficacia della campagna, mentre un sistema di inventario automatizzato ti avviserà quando le scorte diminuiscono.
Essere in grado di monitorare i dati utilizzando un programma per il flusso di lavoro automatizzato ti consente di dedicare più tempo alla gestione della tua attività, anziché occuparti della burocrazia.
Quali sono i vantaggi dell'automazione dei report?
L’automazione dei report offre diversi vantaggi, molti dei quali possono aiutare le tue attività di marketing. Ecco alcuni vantaggi importanti:
Maggiore precisione
Il software di automazione aumenterà la tua precisione. L'errore umano è responsabile della maggior parte delle discrepanze nel monitoraggio dell'inventario, nella generazione delle buste paga e in molte altre attività che implicano calcoli complessi.
Automatizzando il monitoraggio dei dati e utilizzando l'analisi dei dati, i tuoi report saranno più accurati e meglio organizzati che mai. I programmi software funzionano molto più rapidamente, senza aumentare la percentuale di errore. Questo ti permette di prendere decisioni in tempo reale con fiducia.
Maggiore coerenza
L'automazione dei report aumenta anche la coerenza. Invece di generare report a intervalli irregolari, puoi programmare report automatizzati a intervalli precisi utilizzando gli stessi parametri per monitorare ogni aspetto della tua attività.
I report manuali possono essere diversi a seconda di chi li ha creati. Possono contenere lo stesso tipo di dati, ma non tutti utilizzeranno lo stesso formato per la creazione del report.
Al contrario, il reporting automatizzato utilizza la stessa formula ogni volta che un report viene pianificato. La coerenza garantisce che le informazioni siano esatte per ciascun periodo programmato e per ciascun tipo di informazioni raccolte.
Accessibilità migliorata
L’automazione dei report consente anche una maggiore accessibilità. Invece di raccogliere informazioni da diverse aree, un sistema di reporting automatizzato raccoglie e mette in relazione i dati in modo che tutto sia accessibile in un unico e pratico report.
Quando necessiti rapidamente di una grande quantità di informazioni, uno strumento di reporting ti consente di accedere alle informazioni necessarie senza ritardi di tempo o senza dover cercare tra vari file. Questi report aziendali sono resi accessibili alle persone che ne hanno più bisogno in momenti predefiniti, facilitando il loro lavoro.
Risparmio sui costi
La creazione manuale dei report può richiedere ore. Per fortuna puoi automatizzare la creazione dei report e dedicare meno tempo ai processi complessi, così da dedicarti ad altre attività.
Il programma raccoglie tutte le informazioni necessarie e crea un report facile da comprendere e accessibile a chiunque sia stato selezionato per riceverlo. Questo consente anche di pianificare la generazione dei report. Devi solo impostare un orario per la generazione dei report e il programma si occuperà del resto.
Questi report possono anche essere archiviati direttamente nel cloud, così da ridurre i costi associati alla cancelleria. Se qualcuno deve stampare un report, può accedere al programma e crearne una copia cartacea senza stampare più del necessario.
Facilita il processo decisionale
Anche se la maggior parte dei report automatizzati viene generata in momenti specifici, potrebbe essere necessario aggiornare le cifre in tempo reale.
Un sistema automatizzato può generare un report accurato e aggiornato, consentendo di vedere cosa sta succedendo nella tua azienda in qualsiasi momento. Avrai a disposizione cifre aggiornate che ti permetteranno di prendere decisioni informate in tempo reale.
Usare dati recenti significa meno possibilità di errori e una rappresentazione più accurata di ciò che sta accadendo e di come avrà un impatto sulla tua attività. Quando le decisioni devono essere prese in modo rapido ed efficiente, la creazione di report automatizzati è il modo migliore per essere pienamente informati.
Maggiore efficienza e produttività
Esempi di marketing automation che coinvolgono il monitoraggio delle email e programmi di analisi dei dati complessi possono determinare quali strumenti di marketing sono più efficaci. Aumentare la produttività è fondamentale in ogni aspetto della tua attività. Alcuni destinatari potrebbero non rispondere alle email, ma è più probabile che interagiscano con te sui social.
Sapere quali tipi di marketing funzionano meglio per ogni tipo di pubblico migliora la tua produttività complessiva e aumenta i tuoi guadagni. I report automatici generati per ogni attività di marketing ti daranno tutti i dati di cui necessiti.
Limitazioni dei report automatizzati
Malgrado tutti i vantaggi che offrono, i report automatizzati hanno alcune limitazioni che devono essere attentamente prese in considerazione.
Ad esempio, una scarsa pianificazione e la mancanza di test possono rendere i report inaffidabili. In alcuni casi, devi lavorare con versioni diverse dello stesso report. Questo potrebbe non sembrare un problema, tuttavia piccoli dettagli possono confondere i numeri, compromettendo la validità dei dati.
Puoi acquistare un software per la creazione di report automatizzati oppure pagare qualcuno per occuparsene. A volte, l'utilizzo di un servizio a pagamento e del proprio programma software può essere più vantaggioso.
Nonostante gli svantaggi, gli strumenti di reportistica automatica possono essere estremamente utili se implementati correttamente. Secondo Nucleus Research, infatti, il ROI (ritorno sull'investimento) medio della marketing automation ammonta a quasi 6 dollari per ogni dollaro speso.
Come scegliere uno strumento di reportistica automatizzata
Se stai prendendo in considerazione l'utilizzo di strumenti di reportistica automatizzata, devi tenere a mente alcune cose.
Innanzitutto, è fondamentale conoscere le esigenze della tua azienda. Hai obiettivi di marketing specifici che devono essere monitorati o revisionati?
Un altro aspetto significativo da valutare nella scelta di uno strumento di reporting automatizzato è il budget. Un servizio a pagamento può essere più costoso, ma ti farà risparmiare tempo e fatica rispetto all'apprendimento di un software complesso.
Inoltre, ti solleverà dall'onere di risolvere eventuali problemi che potresti incontrare durante l'utilizzo del software. Se riesci a trovare una giusta via di mezzo, il ricorso a un servizio a pagamento in aggiunta a un software di marketing automatizzato può farti risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo.
Per i titolari di un'attività, l’efficienza delle operazioni quotidiane dipende dalla capacità di monitorare e utilizzare tutti i tipi di dati. Gli strumenti di reportistica automatizzata di Mailchimp consentono al sistema di occuparsi di tutto il lavoro mentre tu raccogli i risultati.
Avrai quindi l’opportunità di utilizzare le informazioni che ricevi per aumentare la produttività e ridurre i costi operativi a livello complessivo.
Principali casi d'uso per la reportistica automatizzata nel marketing
I team di marketing gestiscono ogni giorno innumerevoli campagne, canali e punti di contatto con i clienti. Senza un'adeguata procedura di monitoraggio e analisi, è praticamente impossibile sapere cosa funziona.
La reportistica automatica risolve questa sfida raccogliendo dati da tutte le tue attività di marketing e presentandoli in formati chiari e fruibili che ti aiutano a prendere più rapidamente decisioni più intelligenti. Alcuni scenari in cui dovresti usare i report automatizzati nel marketing sono:
Monitoraggio delle prestazioni della campagna
I report automatici aggregano metriche come i tassi di clic, i tassi di conversione e il ritorno economico sulla spesa dell'annuncio da tutte le tue campagne in un unico posto. Puoi osservare le tendenze nel tempo, confrontare le prestazioni tra diversi canali e individuare schemi che potrebbero non essere evidenti quando si esaminano i dati grezzi.
Dati approfonditi sul comportamento e sulla segmentazione dei clienti
I tuoi clienti lasciano tracce digitali ovunque interagiscano con il tuo brand. I report automatici acquisiscono queste interazioni e le trasformano in dati approfonditi significativi su come si comportano i diversi gruppi.
Puoi vedere quali segmenti rispondono meglio alle campagne email, quali contenuti risuonano con le diverse fasce d'età e come cambiano le preferenze dei clienti nel tempo. Gli strumenti di automazione aggiornano continuamente questi dati approfonditi, così che tu possa lavorare sempre con informazioni aggiornate sul tuo pubblico.
Analisi multicanale
Il marketing moderno avviene su diverse piattaforme, dai social media e le email, alla pubblicità a pagamento e al tuo sito web. Il reporting automatizzato riunisce tutte queste fonti di dati per mostrarti il percorso di acquisto completo.
Questa visione unificata ti aiuta a comprendere quali canali funzionano meglio e dove dovresti investire più risorse. Questo tipo di business intelligence è cruciale per ottimizzare il tuo marketing mix.
Avvisi sulle prestazioni in tempo reale
Non sempre si possono aspettare i report pianificati, soprattutto quando le campagne non stanno producendo risultati o quando si presentano delle opportunità. I sistemi di notifica automatizzati monitorano continuamente i tuoi indicatori chiave delle prestazioni e ti avvisano quando qualcosa richiede un'attenzione immediata.
Questi avvisi ti permettono di rispondere prontamente sia ai problemi che alle opportunità. Il sistema monitora le tue metriche chiave 24 ore su 24, 7 giorni su 7, così che tu non debba monitorare costantemente le dashboard.
Best practice per l'implementazione di report automatici
La configurazione della reportistica automatizzata non riguarda solo la scelta del software giusto. Il successo dipende anche da una pianificazione accurata e da un'ottimizzazione continua.
Le implementazioni più efficaci iniziano con una solida base di obiettivi e requisiti, per poi sviluppare sistemi di reporting che soddisfino realmente le esigenze del tuo team. Segui queste best practice per utilizzare i report automatizzati:
Definisci KPI e obiettivi chiari
Prima di creare report automatizzati, devi sapere esattamente in cosa consista il successo delle tue attività di marketing.
Identifica gli indicatori chiave delle prestazioni o le metriche che contano di più per la tua attività, non solo le metriche popolari che sembrano valide ma non portano risultati. Assicurati che i tuoi obiettivi siano specifici e misurabili. Obiettivi chiari ti aiutano a progettare report che si concentrano sulle informazioni più importanti ed evitano di sovraccaricare il tuo team con dati non necessari.
Assicurati che l'integrazione dei dati avvenga su tutte le piattaforme
I tuoi dati di marketing si trovano in decine di luoghi diversi, da Google Analytics agli annunci Facebook, fino alla tua piattaforma email e al tuo sistema CRM. Per garantire l'accuratezza dei dati, tutti questi sistemi devono lavorare perfettamente insieme.
Presta attenzione alla qualità dei dati fin dall'inizio. Convenzioni di attribuzione dei nomi incoerenti, record duplicati o informazioni mancanti possono compromettere l'intero sistema di reportistica. Una buona integrazione dei dati richiede uno sforzo iniziale ma fa risparmiare molte ore in seguito.
Personalizza le dashboard per i diversi team
Non tutti necessitano delle stesse informazioni. I tuoi dirigenti si preoccupano delle tendenze di alto livello e del ROI, mentre i responsabili della campagna necessitano di metriche dettagliate delle prestazioni per i singoli annunci.
Crea viste e template di report diversi per i diversi ruoli e le responsabilità all'interno della tua organizzazione. La visualizzazione dei dati svolge qui un ruolo cruciale. Grafici e diagrammi dovrebbero essere facili da comprendere rapidamente e le informazioni più importanti devono essere bene in evidenza.
Pianifica i report a intervalli ottimali
Il tempismo è fondamentale quando si tratta di reportistica automatizzata. I report giornalieri funzionano bene per le campagne attive che necessitano di un monitoraggio costante, mentre i riepiloghi mensili sono più adatti per la pianificazione strategica e per le discussioni sul budget.
Pensa anche alla sicurezza dei dati, soprattutto quando i report contengono informazioni sensibili come bilanci finanziari o dettagli dei clienti. Quando necessario, usa la crittografia dei dati e i controlli degli accessi per proteggere le informazioni riservate.
Tendenze future nella reportistica automatizzata
Le nuove tecnologie stanno emergendo costantemente, rendendo il marketing sempre più complesso. Quello che vediamo oggi è solo l'inizio di una trasformazione che renderà il reporting più intelligente, personalizzato e integrato nelle decisioni quotidiane.
Questi cambiamenti trasformeranno radicalmente il modo in cui i team di marketing accedono e utilizzano i dati per sviluppare le proprie strategie.
Analisi predittiva basata sull'AI
L'AI sta andando oltre la semplice raccolta dei dati, per prevedere effettivamente cosa potrebbe accadere in futuro. I futuri sistemi di reporting analizzeranno i modelli storici e le tendenze attuali per prevedere le prestazioni delle campagne, il comportamento dei clienti e le opportunità di mercato.
Questa capacità predittiva aiuterà i team di marketing ad anticipare le tendenze.
Maggiore personalizzazione dei report
Proprio come il marketing sta diventando più personalizzato, anche i report che guidano le decisioni di marketing stanno diventando più personalizzati. I sistemi futuri apprenderanno dal modo in cui i vari membri del team utilizzano i dati e adatteranno automaticamente i report per soddisfare le loro preferenze e responsabilità.
Questa personalizzazione si estende anche al formato e alla distribuzione dei report. I sistemi avanzati si adatteranno agli stili di comunicazione individuali e forniranno le informazioni nel formato più utile per ciascuno.
Integrazione con strumenti per il processo decisionale in tempo reale
Il confine tra reportistica e azione si sta offuscando via via che i sistemi diventano più sofisticati. Le piattaforme future non solo mostreranno cosa sta accadendo, ma eseguiranno anche decisioni basate su regole predefinite.
Questo livello di integrazione consente ai team di marketing di concentrarsi maggiormente sullo sviluppo strategico e sulla creatività, mentre l'automazione si occupa delle ottimizzazioni di routine.
Inizia a creare report automatizzati
Con la reportistica automatizzata, puoi monitorare i dati rapidamente e facilmente. I report vengono inviati ai corretti reparti, dove il tuo personale può utilizzare i dati per apportare modifiche e migliorare le prestazioni complessive della tua azienda.
Quando hai bisogno di un accesso immediato alle informazioni sull'efficienza delle tue operazioni di marketing, è essenziale disporre di un sistema di automazione dei report. Puoi usare report pianificati automaticamente o generarli manualmente in tempo reale quando devi prendere una decisione immediata in base ai dati più aggiornati e accurati.
Puoi iniziare con l’automazione dei report esaminando gli strumenti di marketing affidabili di Mailchimp. Mailchimp offre una varietà di strumenti di monitoraggio dei dati e strumenti di reportistica automatizzata che ti aiuteranno a monitorare l’efficacia delle tue campagne di marketing digitale. Questi strumenti possono aiutarti a verificare dove vengono destinate le tue risorse, assicurandoti sempre il miglior ritorno sull’investimento.
Punti chiave da ricordare
- La reportistica automatizzata elimina la raccolta manuale dei dati e fornisce dati approfonditi in tempo reale su tutti i canali di marketing.
- Il successo della reportistica automatizzata dipende dalla definizione di KPI chiari, dall'integrazione corretta delle fonti di dati e dalla personalizzazione delle dashboard per i diversi ruoli del team, al fine di garantire che tutti ottengano le informazioni di cui hanno bisogno.
- I moderni report automatizzati vanno oltre le metriche di base per includere analisi predittiva, monitoraggio del percorso di acquisto su più canali e avvisi sulle prestazioni in tempo reale che aiutano gli operatori di marketing a rimanere al passo con i problemi e le opportunità.
- Il futuro della reportistica automatizzata includerà previsioni basate sull'AI, formati di report personalizzati e sistemi in grado di eseguire automaticamente decisioni di marketing basate sui dati delle prestazioni.