Come la maggior parte delle persone, probabilmente sai preparare un panino, avviare una lavatrice o compilare un assegno. Per quanto semplici possano essere queste azioni, a volte potresti dover chiedere a qualcuno di farle per te, vero? Che cosa succede però se questa persona non sa cos'è il pane, la lavatrice o la penna? In questo caso il compito diventa un po' difficoltoso.
Per le piccole e medie imprese, alcuni processi possono sembrare semplici, ma possono complicarsi rapidamente quando entrano in gioco fattori variabili e flussi di processo alternativi. Ecco perché è fondamentale per la pianificazione dei progetti e lo sviluppo dei prodotti scrivere casi d'uso aziendali.
Che cos'è un caso d'uso?
Un caso d'uso è la descrizione dettagliata per iscritto di come un utente finale (ad esempio, un cliente) utilizza un sistema o un prodotto. Lo scopo della scrittura di un caso d'uso è capire specificamente le interazioni passo-passo tra il cliente e il sistema o i prodotti.
Per dirla in parole semplici, scrivere un caso d'uso riguarda il percorso, non la destinazione. Si tratta del processo di pianificazione di come qualcuno arriva dal punto A al punto B. Mentre l'obiettivo consiste nel raggiungimento del punto B da parte della persona, scrivere un caso d'uso riguarda più la comprensione dei passaggi tecnici necessari per arrivare al punto B.
Da una prospettiva aziendale, la persona è il cliente e il punto B è l'obiettivo del cliente. Scrivere un caso d'uso aziendale significa conoscere quali passaggi seguire perché il cliente raggiunga il suo obiettivo, che potrebbe essere effettuare un acquisto o fare clic su una scheda del sito web per arrivare alla pagina desiderata. Una volta scritto un caso d'uso, spetta ai tecnici e agli sviluppatori software progettare e codificare correttamente ciascuno di questi percorsi.
Numerose organizzazioni scrivono casi d'uso, ma esistono due tipi di team che fanno molto affidamento sui casi d'uso: l'ingegneria del software e lo sviluppo del prodotto.
Ingegneria software e dei sistemi
I casi d'uso sono creati principalmente in ambienti di ingegneria del software e dei sistemi. Aiutano gli sviluppatori e i tecnici a capire in che modo un utente interagisce con un sistema dal punto di vista dell'interfaccia utente (UI).
Ad esempio, se hai un negozio online, dovrai pensare a come i clienti interagirebbero con il tuo sito web. Se un cliente visita il sito e vuole acquistare un articolo, come può fare? La maggior parte dei clienti online potrebbe avere familiarità con l'interfaccia utente di un sito web, ma questo significa comunque che il caso d'uso "il cliente effettua un acquisto" dovrebbe specificare quanto segue:
- È un utente registrato o un nuovo utente?
- Come può aggiungere qualcosa al carrello l'utente?
- Come può eliminare un articolo dal proprio carrello l'utente?
- Di quali informazioni ha bisogno l'utente prima del checkout?
Sviluppo del prodotto
I casi d'uso vengono creati anche durante il processo di sviluppo del prodotto. In questo caso, i casi d'uso aiutano i project manager e gli sviluppatori a capire dal punto di vista dell'analisi e della gestione aziendale in che modo un utente interagisce con un prodotto.
Immagina ad esempio un barattolo in vetro con un coperchio di latta. Puoi usarlo in vari modi: per conservare del cibo, per bere o per riporre oggetti per la casa.
Ora immagina che, invece di un barattolo in vetro, la tua azienda venda dispositivi tecnologici o software, qualcosa di complesso che richiede una profonda riflessione su come gli utenti possono interagire con esso. Qui, il team di sviluppo del prodotto dovrà collaborare con i tecnici per individuare tutti i modi con cui un utente interagirebbe con quel prodotto.
Caso d'uso, user story e flusso di processo a confronto
I casi d'uso sono simili sia alle user story, sia ai flussi di processo, ma servono a scopi diversi.
Una user story è più generale per il pubblico. A differenza di un caso d'uso che elenca passaggi specifici su come un utente può completare un obiettivo, una user story descrive le esigenze e i desideri dell'utente per quel determinato obiettivo.
Le user story in genere seguono il modello "In qualità di / Posso / In modo che" e possono presentarsi in questo modo: "In qualità di cliente, posso acquistare il tuo brand preferito online in modo da non dover passare ore e ore a cercare un grande magazzino." Qui, la user story sottolinea il desiderio del cliente, che è trovare un articolo online senza dover andare in un negozio fisico.
In alternativa, i flussi di processo, i documenti di processo o le guide passo-passo sono formati generali che delineano i passaggi necessari per chiunque voglia raggiungere un obiettivo. Una guida all'onboarding dei nuovi dipendenti o una checklist di vendita sono buoni esempi dei flussi di processo.
Quello che li distingue da un caso d'uso è che i flussi di processo coprono ampiamente ogni fase e si concentrano sulle diverse interazioni tra persone, oggetti e altri processi, mentre un caso d'uso si concentra esclusivamente sull'interazione con un sistema o un prodotto.
Perché hai bisogno di un modello di caso d'uso per i processi aziendali
Scrivere una descrizione dettagliata di un caso d'uso all'inizio può richiedere del tempo. Ma una volta che completato il processo, puoi iniziare a raccoglierne i frutti.
Suddivide progetti di grandi dimensioni
Scrivere casi d'uso descrittivi fa parte di Scrum e del marketing agile perché aiutano a ottimizzare la produzione e a suddividere compiti complessi. Ovviamente, l'idea di creare un prodotto innovativo e unico può essere facile da comprendere dal punto di vista concettuale. Tuttavia, è necessario un modello di caso d'uso che aiuti a suddividere ogni attività, in modo che i tuoi utenti possano raggiungere il loro obiettivo di utilizzare effettivamente il tuo prodotto unico. Questo aiuterà anche a guidare i team Sviluppo del prodotto e Ingegneria del software mentre navigano in tutti i casi d'uso.
Adotta il punto di vista dei clienti
I casi d'uso riguardano principalmente l'allineamento alle esigenze dei clienti e la pianificazione di ogni attività affinché i clienti ottengano il massimo valore. Suddividendo gli obiettivi principali dei clienti in casi d'uso del sistema più piccoli, fornisci al team le informazioni necessarie per conoscere la prospettiva olistica dei clienti attraverso ogni attività.
Ti prepara per risultati alternativi e affrontare gli ostacoli
Non tutti i progetti riescono come previsto. I casi d'uso possono aiutarti a prepararti per risultati alternativi quando le attività vengono bloccate da nuovi ostacoli o persino da altre attività. Pianificando in anticipo e progettando percorsi alternativi, tu e il tuo team potrete far riprendere l'attività rapidamente. Anche l'atto di scrivere un caso d'uso può aiutare a individuare attività che la base di clienti potrebbe non considerare più utili, aiutando così ad allinearsi con il pubblico target.
Anatomia di un caso d'uso
Analizziamo gli elementi principali presenti nella scrittura dei casi d'uso aziendali.
Attori
Gli attori sono chi o cosa interagisce con il prodotto o il sistema. Nello sviluppo del prodotto, questi attori aziendali solitamente sono i clienti, sia singolarmente, sia in gruppo. Nell'ingegneria del software, può anche trattarsi di un sistema informatico esterno che interagisce con il processo, come ad esempio l'autenticazione a due fattori o un sistema di tracciamento dell'inventario.
Un attore primario è l'attore principale che avvia l'interazione con il prodotto o sistema. Alcuni casi d'uso possono avere attori secondari che interagiscono, ma l'attore principale è la star dello show, colui che di solito attiva il caso d'uso.
Obiettivi
L'obiettivo è il risultato delle interazioni dell'attore con il prodotto o il sistema. È quello che il tuo attore spera di ottenere alla fine dello scenario del caso d'uso.
Sistemi
Il sistema in un caso d'uso è il processo che consente agli attori di raggiungere il proprio obiettivo. Quando scrivi un caso d'uso, questo è lo spazio in cui scriverai ogni passaggio.
Corsi normali e alternativi
All'interno del tuo sistema, scriverai un normale corso degli eventi. Questa è la descrizione dettagliata e passo-passo che spiega come gli attori raggiungeranno l'obiettivo. Esistono inoltre corsi alternativi che coprono diversi percorsi per i tuoi attori.
Scenari di successo e di insuccesso
Uno scenario di successo è quando l'attore è in grado di completare con successo ogni fase nel sistema. Per ogni caso d'uso, delinea sempre lo scenario principale di successo in cui il tuo attore raggiunge un obiettivo. Tuttavia, devi anche includere uno scenario di insuccesso, che è il risultato se il tuo attore non riesce a raggiungere il suo obiettivo.
Come scrivere un caso d'uso aziendale
Scrivere un caso d'uso per nuovi sistemi può essere facile quando si inizia da zero e, nella maggior parte dei casi, puoi seguire un template di caso d'uso simile ogni volta che ne crei uno nuovo. Ma se scrivi casi d'uso per processi esistenti, tieni presente che probabilmente dovrai continuare a suddividere i sistemi in obiettivi più piccoli.
Definisci il tuo cliente
Innanzitutto, dovrai definire l'attore principale. Di solito saranno i tuoi clienti, ma, come accennato in precedenza, può anche essere un sistema esterno. Se non sei sicuro di chi rappresenta la tua base clienti, inizia a segmentare il tuo pubblico. Questo ti aiuterà a individuare i tipi di personalità, valori e comportamenti del pubblico.
Stabilisci gli obiettivi dei tuoi clienti
Successivamente, pensa a quali obiettivi specifici dovranno raggiungere i tuoi clienti per interagire con il tuo prodotto o sistema. Ad esempio, se sei un blogger che vende merci, dovrai elencare tutti i diversi casi d'uso che descrivono come i clienti possono leggere il tuo blog, acquistare un prodotto o contattarti.
Traccia il modello di caso d'uso aziendale
Ora dovrai delineare il tuo modello di caso d'uso. Un ottimo modo per farlo è attraverso una rappresentazione visiva, come un diagramma dei casi d'uso. Si tratta di un esempio semplice che individua l'attore principale, il suo obiettivo e il sistema con cui interagisce. Tuttavia, puoi anche solo scriverli in un template standardizzato.
Il diagramma del tuo caso d'uso dovrebbe descrivere il corso normale e quello alternativo degli eventi. Ad esempio, supponiamo che il tuo modello di caso d'uso descriva come un cliente acquisterebbe un articolo nel negozio online.
Un flusso normale descriverebbe ciascuno di questi passaggi, come aggiungere l'articolo desiderato al carrello, andare alla cassa e compilare le informazioni di spedizione. Un flusso alternativo potrebbe includere che cosa succede se un cliente inserisce un indirizzo incompleto o un numero di carta di credito errato. È importante notare che, anche se un cliente si imbatte in un flusso di eventi alternativo, raggiunga comunque l'obiettivo desiderato.
Tuttavia, questo sistema di casi d'uso potrebbe trasformarsi in uno scenario di errore. Se il cliente scopre che l'articolo desiderato non è disponibile nella sua taglia o è esaurito, questo rappresenterebbe un ostacolo al raggiungimento del suo obiettivo di effettuare un acquisto.
Individua le relazioni tra i casi d'uso
Alcuni casi d'uso possono essere abbastanza facili da scrivere, ma altri possono essere sicuramente più complessi. Quando sono coinvolti diversi attori e si hanno molteplici casi d'uso con vari flussi, è importante capire come possono collegarsi tra loro.
Ad esempio, supponiamo che tu gestisca una società di prenotazione di viaggi online. Se hai un caso d'uso per un cliente che ha bisogno di aiuto per pianificare il proprio viaggio e un caso d'uso per un cliente che ha bisogno di aiuto per riprogrammare il viaggio, potrebbe essere una buona idea combinare le due cose. Inoltre, entrambi i tipi di clienti hanno lo stesso obiettivo: vogliono contattare l'assistenza clienti.
Scrivi le specifiche dei requisiti dell'utente
Una volta che hai scritto il tuo caso d'uso, è il momento di creare la specifica dei requisiti utente. Si tratta di un elenco di requisiti fondamentali che un utente deve soddisfare per raggiungere il proprio obiettivo.
Mentre i casi d'uso sono per lo più orientati verso l'interno, i requisiti degli utenti sono orientati verso l'esterno. Vengono dati agli utenti che provano il prodotto o il sistema per verificare se funziona correttamente, noto anche come test di accettazione degli utenti. Se l'utente raggiunge il suo obiettivo, allora il sistema ha successo. Ma se si incontrano troppi ostacoli, potrebbe significare tornare al punto di partenza.
Migliora le operazioni aziendali con casi d'uso efficienti
I casi d'uso sono come il tessuto che porta i concetti e gli scenari aziendali nella realtà. Aiutano a fornire una direzione ai team e a individuare gli ostacoli affinché i clienti possano godere di un'esperienza senza interruzioni. Una volta che ti sentirai sempre più a tuo agio nello scrivere casi d'uso, sarai in grado di guidare la tua azienda verso il successo.