Probabilmente tutti ci siamo ritrovati in situazioni in cui le cose non sono andate come previsto. Sebbene nessuno voglia che i piani accuratamente elaborati vadano male, avere un piano B garantisce che sarai in grado di superare la maggior parte degli eventi imprevisti. Essere preparati ad azioni alternative è particolarmente cruciale in un contesto aziendale in cui l’imprevisto può verificarsi in qualsiasi momento.
Che cos'è un piano di emergenza?
Un piano di emergenza è una linea di azione chiaramente definita che può aiutare un’organizzazione ad affrontare potenziali rischi aziendali, garantire la continuità e quindi riprendere le normali operazioni il più rapidamente possibile.
Perché è importante creare piani di emergenza?
È generalmente improbabile che si verifichi un evento sfavorevole. Tuttavia, quando si ha un’impresa, avere un piano di emergenza per diversi scenari garantirà che tu sappia cosa fare se le cose vanno storte. Con questo tipo di piano di backup, il disaster recovery sarà un processo molto più semplice e le normali operazioni potranno riprendere rapidamente.
Ad esempio, nessuno può prevedere disastri naturali o eventi globali come la pandemia da coronavirus. Nel caso di quest’ultima, quasi tutte le aziende hanno dovuto affrontare difficoltà, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, ma le aziende che avevano piani di emergenza sono state in grado di rimettersi in piedi prima.
Oltre a fornire indicazioni in caso di imprevisti esterni, un piano di emergenza dovrebbe estendersi anche a possibili eventi interni, come violazioni dei dati, carenza di personale, tempi di inattività del software o relazioni commerciali in declino.
Un piano di emergenza non deve limitarsi a solo un evento negativo. Idealmente, dovresti anche predisporre un piano d'azione per situazioni di crescita o miglioramento, ad esempio, se si verifica un improvviso aumento delle richieste dei clienti o se identifichi una particolare opportunità di mercato.
Cosa differenzia un piano di emergenza da altri tipi di pianificazione del rischio?
Piano di continuità operativa
Un piano di continuità operativa è una soluzione temporanea che garantisce che la tua azienda sia in grado di continuare a funzionare anche dopo l'interruzione delle operazioni. Ad esempio, se improvvisamente non è possibile accedere al proprio ufficio, un piano di continuità aziendale potrebbe essere quello di investire in un software che consenta ai dipendenti di lavorare da casa fino a quando non sarà possibile garantire una nuova sede.
In alternativa, un piano di emergenza attiva una linea d’azione in risposta a un incidente specifico. Un piano d'emergenza per la perdita di un cliente importante sarebbe diverso da quello che si occupa di un arresto anomalo dei sistemi informatici.
Piano di disaster recovery
Anche se un piano di emergenza è una strategia proattiva, un piano di disaster recovery è reattivo e dovrebbe far parte di qualsiasi politica di emergenza per riportare le operazioni aziendali alla normalità. Può includere strategie di ripristino, come l’accesso continuo ai dati e l’infrastruttura IT, in modo che la tua azienda possa lavorare quasi al livello di prima che si verificasse il disastro.
Il piano di disaster recovery e quello di continuità operativa hanno un ambito più ristretto rispetto a un piano di emergenza. Si occupano principalmente di questioni operative nella tua organizzazione in modo da riprendersi da un evento negativo il più rapidamente possibile.
Piano di gestione delle crisi
Come il disaster recovery, un piano di gestione delle crisi si concentra di più sulla risposta in tempo reale in seguito a una crisi, rispetto alla pianificazione preventiva necessaria per un piano di emergenza. Una breve nota su come distinguere i disastri dalle crisi: un disastro si verifica all'improvviso, mentre una crisi si sviluppa nel tempo (sia velocemente che lentamente).
Non è possibile essere preparati per ogni eventualità nonostante i migliori tentativi di adottare le strategie di recupero più comprensive. Gli eventi che si verificano potrebbero non rientrare perfettamente nel piano di emergenza. In queste situazioni, l'unica soluzione è modificarlo il prima possibile.
Quando le aziende devono decidere in fretta e adattarsi a scenari imprevisti, entra in gioco la gestione generale delle emergenze.
Piano di gestione del rischio
I rischi sono sempre presenti nel mondo degli affari. Un piano di gestione del rischio è simile a un piano di emergenza perché è anche di natura proattiva. Tuttavia, con la gestione del rischio, hai un piano d’azione per prevenire potenziali crisi, riducendone al contempo l’impatto qualora si verifichino.
Un piano di emergenza entra in funzione solo quando un determinato evento negativo diventa inevitabile o quando ci sono segnali di avvertimento sufficienti per innescare una risposta di emergenza.
Insidie da evitare quando crei un piano di emergenza aziendale
Non pianificare il budget per il piano di emergenza aziendale
Un piano di emergenza deve includere un fondo di emergenza, che mette da parte una certa quantità di risorse (ad esempio, denaro, persone, tempo) per coprire i costi imprevisti. È una buona idea decidere in anticipo questo importo con il tuo team o con altri stakeholder per evitare controversie future.
Resisti alla tentazione di tagliare questi fondi anche in tempi di crisi di bilancio. Se qualcosa va storto, dovrai spiegare alla direzione cosa è successo al tuo piano di emergenza.
Non avere abbastanza supporto
Anche se la pianificazione di emergenza sembra una buona idea, non tutti concorderanno sul fatto che è necessaria. Prima di iniziare a fare qualsiasi cosa, scopri quanto sono aperti gli stakeholder della tua azienda. Se non riesci a identificare un numero sufficiente di dirigenti che pensano che sia importante, non sprecare tempo e impegno per crearne una.
Non aggiornare i piani di emergenza
I piani di emergenza devono essere aggiornati regolarmente per tenere conto dei nuovi rischi, oltre che dei cambiamenti nelle politiche governative e nella struttura organizzativa. In breve, devono rimanere sempre attuali. Crea dei promemoria un paio di volte all’anno per rivedere il piano esistente e apportare modifiche, se necessario.
Il processo di pianificazione di emergenza in 10 passi
Fase 1: crea una dichiarazione sulla politica di pianificazione di emergenza
Una dichiarazione sulla politica del piano di emergenza è un documento formale che delinea gli obiettivi di emergenza per la tua organizzazione, per esempio tornare alle normali attività entro un certo periodo di tempo. Questa dichiarazione indica anche l’autorità e fornisce le linee guida necessarie agli stakeholder per creare un piano di emergenza.
Essenzialmente, questo dovrebbe rispondere alle domande “Che cos’è la pianificazione di emergenza?”, e “Cosa possono aspettarsi gli stakeholder da un piano di emergenza?”.
Fase 2: esegui un'analisi dell'impatto aziendale
Un'analisi dell'impatto aziendale (Business Impact Analysis, BIA) viene utilizzata per determinare il potenziale impatto, sia operativo che finanziario, di un evento dirompente nella tua organizzazione. In questo modo, sarai in grado di riconoscere i sistemi, i componenti e i processi vitali per le funzioni aziendali e quindi identificare le priorità di ripristino in caso di emergenza.
Fase 3: conduci una valutazione completa dei rischi
Ogni organizzazione ha la sua serie unica di rischi potenziali, che possono essere identificati con una valutazione del rischio. Dopo aver implementato una BIA, saprai quali sono le tue operazioni business-critical. Per avere ancora più idee, programma una sessione di brainstorming con il team esecutivo e/o altri stakeholder.
Dopodiché, è necessario identificare le minacce che potrebbero danneggiare ciascuna di queste operazioni, ad esempio un problema tecnico o un cambiamento nelle normative aziendali. Una volta raccolti tutti questi dati, inseriscili in un registro dei rischi, ovvero un grafico che consente di monitorare i rischi e qualsiasi informazione che è necessario conoscere al riguardo.
Fase 4: classifica i rischi principali per la tua attività
Una volta individuati tutti i potenziali rischi, è il momento di valutare il loro impatto sull'organizzazione. Poniti le seguenti domande fondamentali:
- Qual è la probabilità che si verifichino questi rischi?
- In che modo questi rischi potrebbero influenzare la tua attività?
- Qual è il livello di gravità per ciascun rischio?
Un modo per classificare i rischi è utilizzare una valutazione qualitativa che ordini ciascun rischio in base alla sua probabilità di verificarsi e al suo potenziale impatto. Un altro metodo comune è la valutazione quantitativa del rischio, che stima quanto ogni rischio potrebbe costare alla tua azienda e classifica i risultati dal più costoso al meno costoso.
Fase 5: redigi una bozza dei piani di emergenza per i rischi prioritari
Ora inizierai a creare un piano di emergenza per i rischi con la massima priorità, vale a dire quelli che hanno maggiori probabilità di verificarsi e causare il maggior numero di danni. Delineare le azioni effettive necessarie per affrontare un disastro e includere controlli preventivi che possono ridurre gli effetti delle interruzioni.
Un esempio particolarmente dannoso legato alla modernità è la violazione dei sistemi informatici. Investi in un software antivirus di buona qualità, assicurati che il software sia regolarmente aggiornato, crea password complesse e fai il backup dei file in locale.
Per quanto riguarda il piano effettivo, queste strategie e procedure di emergenza sono solitamente personalizzate in base al livello di impatto sulla sicurezza del sistema e ai requisiti di ripristino.
Fase 6: ottieni l'approvazione degli stakeholder
Dopo aver creato una prima bozza del tuo piano di emergenza, è il momento di ottenere l’approvazione degli stakeholder. Dato che i piani di emergenza solitamente coinvolgono dipendenti e dirigenti in tutta l’azienda, sarà estremamente difficile implementarli senza un supporto adeguato. Ottenere l’approvazione con largo anticipo significa inoltre che i piani possono essere messi in atto subito dopo che si è verificato un incidente.
Fase 7: distribuisci i piani di emergenza e rendili facilmente accessibili per l’intera organizzazione
I piani di emergenza sono di solito a livello di reparto o aziendale. Inserendoli in una cartella pubblica condivisa con un nome di documento chiaro, ti assicuri che tutti abbiano facile accesso in caso di emergenza.
Fase 8: forma i tuoi dipendenti
Dopo aver gettato tutte le basi, puoi passare alla fase esecutiva. È essenziale che le parti che hanno un ruolo nel piano di emergenza sappiano quali sono le loro responsabilità in ogni scenario di rischio. Una volta che tutti saranno stati adeguatamente formati,ognuno di loro sarà pronto ad agire rapidamente in caso di emergenza.
La formazione deve essere fornita anche ai nuovi dipendenti in modo che sappiano cos’è la pianificazione di emergenza, cosa comporta e cosa potrebbero dover fare in futuro.
Fase 9: metti alla prova i tuoi piani di emergenza
In caso di un vero disastro, i tuoi piani di emergenza sarebbero efficaci? C'è solo un modo per scoprirlo: testandoli. Dedica del tempo a esaminare le procedure per ogni piano di emergenza come se ogni scenario fosse realmente in corso.
Questo non solo convaliderà le capacità di recupero di ciascun piano, ma mostrerà anche se vi sono carenze o lacune che possono essere migliorate.
Fase 10: rivedi e correggi incessantemente i piani di emergenza
I manager competenti sanno che non è sufficiente creare un piano di emergenza. La manutenzione del piano è più difficile e richiede più sforzi, ma è questo che lo rende ancora più critico. La gestione del rischio è un processo continuo e devi mantenere aggiornato il tuo piano quando i rischi o i requisiti aziendali cambiano.
Verifica la tua continuità operativa aziendale
Un piano di emergenza completo garantirà che tu possa affrontare tutti i rischi che derivano dalla gestione di un’attività. Disastri naturali, incidenti sul posto di lavoro, instabilità finanziaria, malware… sono solo la punta dell’iceberg di quel che potrebbe andare storto. Ma, con un piano di emergenza testato, puoi prepararti in modo efficace a qualsiasi cosa possa accadere.