La conformità delle e‑mail: una guida per gli operatori di marketing

Sebbene il Telephone Consumer Protection Act (TCPA) garantisca tutela ai consumatori in merito a telefonate e messaggi di testo, anche le e-mail devono rispettare le leggi e le normative locali.

La conformità delle e-mail si riferisce all'aderenza alle leggi, alle normative e alle best practice relative alle comunicazioni di marketing via e-mail. La conformità alle varie normative sulla protezione dei dati comprende un ampio spettro, che va dall'ottenimento del consenso esplicito per l'invio di e-mail ai clienti alla garanzia di trasparenza sull'identità del mittente, fino alla fornitura di chiare istruzioni per la rinuncia al consenso, il tutto proteggendo i dati degli utenti e garantendone la sicurezza.

La conformità delle e-mail va oltre l'invio di un'e-mail e si concentra invece sui processi che guidano l'email marketing, dal modo in cui si raccolgono gli indirizzi e-mail al modo in cui si archiviano e gestiscono tali dati. Tiene conto anche delle leggi regionali, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) nell'UE e il CAN-SPAM Act negli Stati Uniti, garantendo che gli operatori di marketing rispettino e tutelino i diritti dei loro clienti in ogni punto di contatto.

Principali normative sulla conformità delle e-mail

L'email marketing è uno dei canali principali per le aziende per coinvolgere il pubblico target. Tuttavia, tutte le aziende che inviano email massive hanno la responsabilità di aderire a normative rigorose volte a proteggere la privacy dei consumatori e impedire di ricevere messaggi indesiderati.

Conoscere le varie normative può aiutare a garantire la conformità per evitare sanzioni legali e danni alla reputazione.

CAN-SPAM Act

Il Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing (CAN-SPAM) Act è una normativa statunitense che stabilisce regole per l'invio di e-mail commerciali.

Emanata nel 2003, garantisce ai destinatari il diritto di impedire alle aziende di inviare loro e-mail e stabilisce le sanzioni per le violazioni e chiari requisiti per le aziende, come:

• Evitare informazioni false o fuorvianti
• Non usare un oggetto ingannevole
• Dichiarare esplicitamente che il messaggio è un'e-mail promozionale o una pubblicità
• Fornire un indirizzo postale fisico
• Informare i destinatari su come annullare l'iscrizione alle e-mail
• Rispettare le richieste di opt-out
• Monitorare le attività di e-mail marketing effettuate da terzi per proprio conto

A differenza di altre normative, il CAN-SPAM Act non richiede ai mittenti di fornire un consenso esplicito prima di inviare e-mail commerciali. Tuttavia, ogni email dovrebbe contenere un meccanismo chiaro che permetta ai destinatari di rinunciare a ricevere future email. Una volta che un utente annulla l'iscrizione, le aziende hanno dieci giorni per smettere di inviare e-mail.

Se la tua azienda viola il CAN-SPAM Act, puoi aspettarti di pagare una sanzione fino a 50.120 dollari per ogni e-mail. Non c'è un limite massimo per questa sanzione e potresti incorrere anche in sanzioni penali, inclusa la reclusione.

Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)

Il GDPR è un solido regolamento sulla protezione dei dati entrato in vigore nell'Unione europea nel 2018 che ha un ambito che va oltre le semplici e-mail. Il GDPR è applicabile a tutte le organizzazioni nel mondo che trattano i dati personali degli individui che risiedono nell'UE.

Ai sensi del GDPR, le aziende devono ottenere il consenso esplicito e informato delle persone prima di trattare i loro dati. Inserire caselle già spuntate o chiedere il consenso implicito non è sufficiente. I destinatari devono anche essere informati su come saranno utilizzati i loro dati. Il GDPR garantisce inoltre agli individui determinati diritti sui propri dati, tra cui il diritto di accedervi, rettificarli e cancellarli.

Anche il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) è soggetto a restrizioni secondo il GDPR. Le aziende devono assicurarsi che il paese o l'organizzazione che riceve i dati offra una protezione adeguata per i consumatori.

Canada's Anti-Spam Legislation (CASL)

La CASL è in vigore dal 2014 ed è una delle normative anti-spam più rigide al mondo. In base al CASL, le aziende devono ottenere il consenso esplicito o implicito prima di inviare messaggi elettronici commerciali (CEM), che includono e-mail e testi. Il consenso esplicito deve essere richiesto direttamente ai destinatari, mentre il consenso implicito può essere dedotto da una relazione commerciale o non commerciale esistente.

Secondo la CASL, ogni CEM inviato deve identificare il mittente. Inoltre, tutti i messaggi devono contenere un meccanismo che consenta di annullare l'iscrizione per non ricevere messaggi futuri, un processo che deve essere completato entro dieci giorni dalla richiesta.

Le violazioni della CASL comportano sanzioni elevate. Le persone fisiche possono incorrere in multe fino a 1 milione di dollari, mentre le aziende possono incorrere in sanzioni fino a 10 milioni di dollari. Le persone fisiche possono anche intentare cause legali private contro entità che violano la legge.

Il vero valore di una mailing list non risiede nelle sue dimensioni, ma nella qualità degli iscritti e nella conformità. Una mailing list conforme consente di contattare solo le persone che desiderano effettivamente ricevere notizie dalla tua attività e garantisce di operare entro i limiti legali del marketing digitale.

Creare e gestire un elenco di indirizzi e-mail conforme protegge la reputazione del tuo brand, aumenta la fiducia dei consumatori e migliora il tasso di interazione.

Ottenimento del consenso

Prima di aggiungere persone alla tua mailing list, devi ottenere il loro consenso chiaro e informato. Indica chiaramente perché raccogli il loro indirizzo e-mail e come intendi utilizzarlo. Evita termini vaghi e specifica invece il tipo di contenuti che possono aspettarsi di ricevere, che si tratti di newsletter, promozioni, aggiornamenti o altro.

Non utilizzare caselle già spuntate. La tentazione di obbligare i clienti a iscriversi alla mailing list può essere forte, ma lasciare che siano loro a scegliere attivamente di aderire, anziché dover annullare successivamente l'iscrizione, può aiutarti a costruire relazioni migliori con i clienti nuovi ed esistenti.

Marketing basato sul consenso

Il marketing basato sul consenso ruota intorno all'idea di rispettare la scelta dei destinatari. Ottenendo il consenso esplicito prima di inviare e-mail di marketing, le aziende danno priorità alle preferenze dei clienti, garantendo la conformità alla maggior parte delle normative sulle e-mail a livello globale e ottenendo livelli di interazione più elevati.

Avere un processo di doppio opt-in può proteggere ulteriormente la tua azienda. Un utente fornisce la propria e-mail, di solito tramite un modulo di iscrizione. Successivamente, invii a questo utente un e-mail di opt-in chiedendo di confermare la sua iscrizione. Una volta ricevuta la conferma, la sua e-mail viene aggiunta alla mailing list. Questo processo garantisce che l'email sia valida e conferma l'interesse del'utente, determinando un maggiore coinvolgimento e garantendo la conformità dell'e-mail.

Gestione delle liste

Una mailing list richiede una manutenzione regolare per garantire che rimanga efficace e conforme. Rimuovere gli indirizzi non validi riduce il tasso di bounce e migliora la deliverability complessiva. Dovresti anche aggiornare gli indirizzi modificati utilizzando strumenti e integrazioni capaci di identificare questi cambiamenti. Infine, assicurati che ogni iscritto sia presente una sola volta nel database per eliminare i duplicati.

Dovresti anche gestire gli iscritti inattivi che non interagiscono con le e-mail da un lungo periodo di tempo. Puoi inviare campagne di re-engagement per riaccendere il loro interesse, sondaggi di feedback per chiedere perché sono inattivi o considerare l'utilizzo del monitoraggio delle e-mail e cancellarli completamente dalla lista se sono stati effettuati più tentativi e rimangono inattivi.

Man mano che l'email marketing diventa un'attività globale per la tua azienda, si presentano delle complessità in termini di conformità. Le normative di conformità delle e-mail variano da paese a paese e ciò che è consentito in uno potrebbe non esserlo in un altro. Le aziende devono conoscere questi dettagli per garantire la conformità delle e-mail quando si inviano campagne di e-mail agli iscritti in altri paesi.

Email marketing transfrontaliero

Il GDPR ha una serie di standard globali per la privacy dei dati. Anche se un'azienda non ha sede all'interno dell'UE, rientra nell'ambito del GDPR se elabora i dati dei residenti nell'UE.

Per gli operatori di marketing che operano al di fuori dell'UE, ciò significa garantire il consenso per la raccolta e l'elaborazione dei dati, fornire meccanismi chiari affinché i residenti dell'UE possano esercitare i propri diritti sui dati, tra cui l'accesso, la correzione e l'eliminazione dei dati, ed essere trasparenti sulle pratiche di utilizzo e condivisione dei dati.

Il trasferimento dei dati personali oltre confine pone sfide significative ai sensi del GDPR. Le aziende devono assicurarsi che il paese ricevente offra un livello di protezione dei dati comparabile. Le aziende devono utilizzare meccanismi di trasferimento dati approvati, come le clausole contrattuali standard (SCC) o le norme vincolanti d'impresa (BCR), e informare gli utenti su dove sono archiviati i loro dati e sulle misure adottate per proteggerli.

Navigare tra più giurisdizioni

Espandendo le proprie attività di email marketing a livello globale, le aziende dovranno fare in conti con le leggi e le normative di conformità di ciascun paese.

Per orientarsi tra queste normative è necessario segmentare le mailing list per area geografica e personalizzare le comunicazioni in base alle normative locali. Inoltre, le aziende dovrebbero aggiornare regolarmente le politiche di conformità delle e-mail interne man mano che le leggi cambiano e implementare sistemi di gestione dei dati per gestire requisiti di protezione variabili.

Se non hai la certezza della conformità delle tue e-mail, puoi anche considerare di consultare un consulente legale. Coinvolgere esperti legali locali per comprendere le specificità della conformità globale alle normative sulle e-mail e condurre audit regolari per correggere eventuali problemi può consentirti di garantire la conformità.

Monitora e verifica frequentemente

Rimanere conformi è un impegno continuo. Il monitoraggio e i controlli regolari garantiscono che le mailing list e le comunicazioni rimangano conformi. Devi anche assicurarti di restare al passo con i cambiamenti normativi. Le leggi sono dinamiche e riflettono le preoccupazioni della società, pertanto è opportuno collaborare regolarmente con gli enti di regolamentazione e tenersi aggiornati sulle ultime modifiche ai requisiti di conformità.

Garantisci la conformità con Mailchimp. La nostra piattaforma di email marketing semplifica l'ottenimento del consenso esplicito per l'invio di comunicazioni e-mail ai clienti tramite moduli di iscrizione, pop-up e altro ancora. Quindi, gestisci i dati dei clienti in modo da soddisfare senza difficoltà gli obblighi relativi ai diritti sui dati imposti dalle leggi sulla privacy, come il CAN-SPAM Act e il GDPR.