Un corso intensivo di email marketing per l'istruzione superiore

L'ABC dell'email marketing nel settore dell'istruzione superiore

L'email marketing funziona per tutti i tipi di istituti scolastici, dai corsi intensivi di programmazione e le scuole professionali ai college comunitari e alle università della Ivy League. Che si tratti di istituti grandi o piccoli, in presenza o online, se accompagnate gli studenti nel loro percorso di apprendimento, una strategia di email marketing ben pensata può fare la differenza.

La parte migliore? Il modello per una strategia di successo è sorprendentemente semplice. Si basa su tre principi fondamentali facili da ricordare come l'ABC:

• A sta per audience: chi c'è dall'altra parte dello schermo? Uno studente di prima generazione? Un genitore stressato? Un neodiplomato? Le tue email colpiscono nel segno quando ti rivolgi direttamente alle loro speranze, ai loro sogni e alle loro preoccupazioni.
• B sta per il branding: come puoi rendere le tue email inconfondibilmente tue? Mantieni lo stesso stile e lo stesso tono in tutte le email, proprio come faresti sul tuo sito web o sui social media.
• C sta per i contenuti: quali vantaggi offre ai destinatari? Che si tratti di un promemoria su una scadenza, di un link a un tour virtuale o della testimonianza di uno studente attuale, i tuoi contenuti devono offrire un valore reale.

Se riesci a mettere a punto questi elementi fondamentali, avrai una base solida su cui costruire tutto il resto.

Perché l'email è uno strumento indispensabile per il marketing nel settore dell'istruzione superiore

Forse ti starai chiedendo se l'email sia ancora efficace in un mondo pieno di app, feed e caselle di posta sovraccariche. La risposta? Assolutamente sì, soprattutto nel settore dell'istruzione superiore. Ecco perché merita ancora un posto di primo piano nella tua strategia.

Attira potenziali studenti

I post sui social media possono attirare l'attenzione, ma le email ti aiutano a dare seguito ai contatti e a mantenere viva la conversazione. È uno dei modi più semplici per raggiungere gli studenti che hanno mostrato interesse visitando il tuo sito web, partecipando a una fiera virtuale o prendendo parte a un tour del campus.

Accompagna gli studenti in ogni fase del loro percorso

L'email ti permette di rimanere in contatto con gli studenti dal loro primo giorno di lezione fino a ogni fase della loro vita post-laurea. Ti aiuta a fornire loro ciò di cui hanno bisogno nel momento giusto, che si tratti di promemoria sulle lezioni, consigli di orientamento professionale o notizie sugli ex studenti. Ogni messaggio contribuisce a mantenere vivo il rapporto, indipendentemente dalla fase del percorso in cui si trovano.

Ottieni risultati migliori con meno risorse

Dal punto di vista del budget, l'email è difficile da battere. Costa molto meno rispetto alla pubblicità tradizionale, ma garantisce un elevato ritorno sull'investimento (ROI). Molte piattaforme di email marketing consentono di iniziare con un piano gratuito o a basso costo e poi di sfruttare l'automazione per espandersi senza sovraccaricare il team di marketing.

Come prepararsi al successo nell'email marketing

Un'efficace strategia di marketing nel settore dell'istruzione superiore inizia molto prima di premere il pulsante Invia nella tua prima campagna email. Il vero lavoro si svolge nella fase di preparazione, dove scelte oculate relative a piattaforme, destinatari e organizzazione ti consentono di gettare le basi per un successo duraturo.

Scegli il software di email marketing più adatto

Che tu stia lavorando alla promozione dei corsi di certificazione o all'email marketing per le università, ti serve ben più di un semplice strumento per inviare newsletter. Le migliori piattaforme per il settore dell'istruzione superiore gestiscono ogni fase del processo, dall'acquisizione di potenziali clienti alla misurazione dei risultati.

Tra le funzionalità da tenere in considerazione figurano:

• Integrazione con il database degli studenti
• Segmentazione avanzata del pubblico
• Builder di email drag-and-drop con template
• Personalizzazione dei contenuti dinamici
• Flussi di lavoro automatizzati
• Dashboard di dati analitici
• Piani tariffari convenienti

Fai la scelta giusta oggi e avrai a disposizione uno strumento in grado di adattarsi alle esigenze del tuo istituto scolastico man mano che questo amplia i propri programmi, lancia nuove iniziative o si pone obiettivi più ambiziosi.

Comprendi il tuo pubblico target

Prima di poter entrare in contatto con gli studenti, è necessario capire chi sono. Per molti istituti scolastici, ciò significa conoscere la Gen Z, compresi i loro obiettivi, punti deboli e preferenze di comunicazione.

Ma gli attuali studenti delle scuole superiori non sono l'unico gruppo da prendere in considerazione. A seconda dei propri programmi, potresti rivolgerti anche a:

• Studenti adulti
• Studenti provenienti da altri atenei
• Studenti internazionali
• Genitori e tutori
• Neolaureati

Prenditi il tempo necessario per analizzare attentamente ogni gruppo. Man mano che approfondisci l'analisi, potresti persino individuare dei sottogruppi, come i veterani militari che tornano alla vita civile, che necessitano di messaggi più specifici. Quanto meglio conosci il tuo pubblico, più le tue email risulteranno pertinenti e personalizzate.

Crea una mailing list di qualità

Dimentica i lead acquistati. Crea la tua mailing list nel modo giusto, con consensi espliciti in ogni punto di contatto. Il tuo obiettivo è attirare persone che desiderano ricevere tue notizie, e ottenere il loro consenso fin dall'inizio ti aiuta a rispettare le normative mantenendo alto il livello di interazione.

Ecco alcuni modi efficaci per ampliare la tua lista di contatti:

• Aggiungi dei moduli di iscrizione alla newsletter sul tuo sito web.
• Prepara dei moduli di iscrizione da distribuire alle fiere universitarie e del lavoro.
• Utilizza contenuti scaricabili come lead magnet.
• Condividi i moduli di interesse tramite codici QR sulle brochure.
• Inserisci un campo email nel modulo di prenotazione del tour del campus.

Definisci chiaramente cosa riceveranno gli iscritti e con quale frequenza. Rendi semplice per gli utenti aggiornare le proprie preferenze o annullare l'iscrizione. Inoltre, pulisci regolarmente la tua lista per rimuovere i contatti inattivi. Un'interazione di qualità è sempre più importante delle dimensioni della lista.

Segmenta correttamente la tua mailing list

Man mano che la tua mailing list cresce, crea segmenti di pubblico in base a ciò che interessa a ciascuna persona. Perché? Perché le persone vogliono sentirsi comprese. Le tue email dovrebbero offrire un valore reale e aiutare ogni studente a progredire nel proprio percorso personale.

Per farlo, raccogli i dati direttamente dai tuoi iscritti. L'email di benvenuto è l'occasione ideale per chiedere loro quali argomenti vorrebbero approfondire o quali programmi li interessano. Includi dei semplici menu a tendina in modo che possano indicare rapidamente le loro preferenze.

Ecco alcuni modi innovativi per segmentare la tua lista:

• Età e posizione
• Interessi relativi ai programmi
• Fase del percorso formativo
• I loro interessi oltre l'ambito accademico
• Come interagiscono con le tue email

I segmenti guidano la tua strategia di comunicazione e la tempistica delle tue iniziative, oltre a essere alla base dei tuoi processi di automazione. Vale quindi la pena definirli con cura. Non limitarti però a impostarli una volta per tutte. Le esigenze degli studenti cambiano, quindi rivedi regolarmente i tuoi segmenti oppure lascia che la segmentazione dinamica gestisca gli aggiornamenti in modo automatico.

La struttura di un'email marketing di grande efficacia

Cosa spinge le persone ad aprire le tue email e, soprattutto, a compiere l'azione desiderata? Le email ben strutturate presentano le seguenti caratteristiche fondamentali.

Oggetto chiaro

L'oggetto determina se la tua email verrà aperta o ignorata. Scrivi oggetti brevi (meno di 50 caratteri) e che catturino immediatamente l'attenzione del lettore. Invece di "Aggiornamento importante", prova con "La scadenza della tua borsa di studio è la prossima settimana". Concentrati su di loro, non su di te.

Messaggi personalizzati

Una vera personalizzazione significa utilizzare i dati sul pubblico per rendere le email pertinenti e tempestive. I promemoria relativi alle domande di ammissione dovrebbero essere inviati solo ai potenziali studenti che non hanno ancora presentato domanda. Gli aggiornamenti sulla mensa universitaria interessano gli studenti iscritti, non gli ex studenti che vivono in altre parti del Paese.

Storytelling del brand

Ogni email deve trasmettere chiaramente l'impressione di provenire dal proprio istituto. È importante mantenere un visual branding e uno stile comunicativo coerenti, condividendo al contempo storie autentiche degli studenti. I fatti informano, ma sono le storie a convincere, soprattutto quando aiutano le persone a immedesimarsi nei panni dei propri laureati.

Call to action (CTA) accattivanti

Indica chiaramente alle persone cosa vuoi che facciano dopo, utilizzando un linguaggio chiaro e orientato all'azione. Pensa a frasi come "Prenota la tua visita al campus", non a "Scopri di più". Inoltre, usa pulsanti di colori contrastanti e limita l'uso a una sola CTA per ogni email. Quando si offrono troppe opzioni, spesso le persone finiscono per non sceglierne nessuna.

Design ottimizzato per i dispositivi mobili

La maggior parte degli studenti controlla la posta elettronica sui propri dispositivi mobili, quindi è importante progettare il layout pensando agli schermi di piccole dimensioni. Ciò significa utilizzare caratteri grandi e di facile lettura, impaginazioni a colonna singola e pulsanti abbastanza grandi da poter essere selezionati con il pollice. Prima di inviare ogni email, controllala sul tuo telefono. Se per te è difficile da navigare, il tuo pubblico non si prenderà nemmeno la briga di farlo.

Strategie di email marketing full funnel per l'istruzione superiore

Un'efficace strategia di email marketing accompagna il percorso dello studente dall'inizio alla fine. Con una strategia full funnel, è possibile guidare ogni persona lungo l'intero processo e rimanere in contatto anche molto tempo dopo la laurea. Vediamo come supportare ogni fase con le email giuste.

Fase preliminare alla domanda di ammissione

I futuri studenti sono curiosi, pieni di speranze e di domande. Non vogliono essere convinti con tecniche di vendita aggressive. Hanno bisogno di una guida utile che li aiuti a orientarsi tra le diverse opzioni e che mostri loro perché il tuo istituto è la scelta giusta per loro.

• Invia loro una serie automatizzata di messaggi di benvenuto per presentare la tua università.
• Invia informazioni specifiche sui programmi, accompagnate da testimonianze reali degli studenti.
• Condividi contenuti utili per facilitare la ricerca di un'università.
• Organizza seminari sugli aiuti finanziari e invia notifiche sulle opportunità di borse di studio.
• Invita gli studenti a partecipare a visite guidate virtuali o in sede, senza esercitare pressioni.

Procedura di presentazione della domanda

Ora, i futuri studenti hanno deciso di procedere, ma spesso si sentono stressati da tutti i requisiti e dalle scadenze imminenti. Le tue email dovrebbero semplificare il processo e aiutarli a sentirsi a proprio agio nel presentare la domanda di ammissione alla tuo istituto.

• Invia un promemoria cordiale per le domande di ammissione non completate.
• Metti a disposizione una checklist scaricabile relativa all'ammissione e agli aiuti finanziari.
• Pianifica una serie di email con informazioni sulle scadenze importanti.
• Fornisci riprove sociali, come le testimonianze degli studenti attualmente iscritti.
• Inserisci un link per fissare un appuntamento con i responsabili delle ammissioni.

Onboarding degli studenti ammessi

Gli studenti ammessi nutrono grandi sogni e si pongono domande ancora più grandi su ciò che li attende. Il tuo compito è aiutarli a prepararsi al passaggio, ad ambientarsi e a sentirsi già parte integrante della vita del campus.

• Invia email di conferma dell'ammissione con indicazioni chiare sui passi successivi.
• Fornisci guide alla programmazione accademica e tutorial per l'iscrizione ai corsi.
• Presenta le risorse del campus e i servizi di assistenza, tra cui l'orientamento e il tutoraggio.
• Pubblica video di benvenuto e testimonianze di studenti attualmente iscritti allo stesso corso di studi.
• Invitali agli eventi dedicati ai nuovi studenti e alle anteprime dell'orientamento.

Coinvolgimento degli studenti attualmente iscritti

Gli studenti iscritti necessitano di un supporto continuo per avere successo negli studi e integrarsi nella vita del campus. L'obiettivo è restare in contatto regolarmente con risorse utili, opportunità e tanto incoraggiamento lungo il percorso.

• Invia consigli di studio e risorse per la gestione dello stress durante il periodo degli esami finali.
• Condividi avvisi su stage e annunci di eventi dedicati al mondo del lavoro relativi al loro corso di studi.
• Promuovi associazioni, eventi in programma e opportunità di leadership in linea con i loro interessi.
• Invia promemoria sul supporto accademico, come ad esempio "Orari del centro di tutoraggio questa settimana".
• Festeggia i loro successi e le tappe significative del loro coinvolgimento nella vita del campus.

Rapporti con gli ex studenti

I laureati desiderano mantenere i contatti con la loro alma mater e vedere in che modo il loro successo possa aiutare i futuri studenti. Il tuo ruolo? Aiutarli a partecipare attivamente, sia attraverso attività di tutoraggio, donazioni o semplicemente rimanendo aggiornati sulle novità.

• Condividi le storie dei nostri ex studenti per suscitare ammirazione e creare legami.
• Promuovi i corsi di formazione continua o i programmi di laurea specialistica.
• Invitali a fare da mentori agli studenti attuali o a partecipare a campagne di raccolta fondi.
• Invia messaggi personalizzati su riunioni e opportunità di networking.
• Offri vantaggi esclusivi agli ex studenti o sconti presso i tuoi partner.

Fai di più con l'automazione delle email

L'automazione delle email ti permette di essere sempre presente al momento giusto senza sovraccaricare il tuo team. Anziché inviare manualmente ogni messaggio, basta impostare una volta per tutte dei flussi di lavoro intelligenti e lasciare che le email vengano gestite in background. Ecco 3 semplici modi per sfruttare l'automazione a tuo vantaggio.

Pianifica le drip campaign

Le drip campaigns sono sequenze di email pianificate in anticipo e inviate secondo un calendario prestabilito. Invece di inviare tutto in una volta, guidi gli studenti passo dopo passo nel tempo. Potresti iniziare con informazioni di base sul programma, proseguire con indicazioni sugli aiuti finanziari e poi inviare un promemoria per la domanda di iscrizione. L'onboarding? Stesso principio. Invia informazioni a piccole dosi per evitare che i nuovi studenti si sentano sopraffatti.

Imposta le email basate su trigger

Le email basate su trigger vengono inviate automaticamente quando un iscritto compie un'azione specifica, come scaricare una brochure, partecipare a un evento o visitare determinate pagine del tuo sito web. Supponiamo che uno studente inizi a compilare un modulo di iscrizione, ma non lo completi. Il sistema lo rileva e invia automaticamente un promemoria amichevole. Se un nuovo studente conferma la propria partecipazione a una visita guidata del campus, ciò potrebbe attivare l'invio di un'email di follow-up che illustra cosa aspettarsi.

Personalizza con contenuti dinamici

Grazie ai contenuti dinamici, non è necessario creare decine di email separate. È invece possibile creare un unico template intelligente per offrire esperienze personalizzate a ogni destinatario. Uno studente al primo anno potrebbe ricevere informazioni sugli aiuti finanziari, mentre uno studente che si trasferisce da un altro ateneo potrebbe trovare consigli sul riconoscimento dei crediti, il tutto a partire dallo stesso template. E non occorre dedicare tempo o energie aggiuntive per ottenere questo risultato.

Best practice di email marketing per l'istruzione superiore

Anche il messaggio meglio scritto può rivelarsi un fallimento se viene inviato nel momento sbagliato, non rispetta le linee guida sull'accessibilità o viene segnalato come spam. Queste best practice ti aiutano a rimanere sulla giusta strada.

Tempistica

Il segreto per aumentare i tassi di apertura? Contattare gli studenti nel momento in cui sono più propensi a controllare la loro casella di posta. Di solito questo significa evitare di inviare messaggi durante il fine settimana o nelle prime ore del mattino. Tuttavia, è consigliabile provare diversi orari per individuare il momento ideale.

Inoltre, tieni conto dei fusi orari se il tuo pubblico va oltre il campus. E non dimenticare il calendario accademico. Puoi starne certo, nessuno ha voglia di leggere email non essenziali durante la settimana degli esami finali, le vacanze di primavera o le festività.

Accessibilità

Quando progetti le tue email, tieni sempre conto dell'accessibilità. Inizia usando un template responsive, in modo che le tue email vengano visualizzate correttamente su qualsiasi dispositivo Per ottenere i migliori risultati, scegli layout con colori ad alto contrasto e caratteri facilmente leggibili.

Inoltre, mantieni il testo ben strutturato utilizzando titoli, paragrafi brevi ed elenchi puntati. Aggiungi anche un testo alternativo descrittivo alle immagini, ad esempio "studenti che collaborano a un progetto di gruppo in una piccola biblioteca" invece di limitarti a "studenti che studiano".

Quando possibile, verifica i tuoi contenuti utilizzando lettori di schermo e altri strumenti per l'accessibilità. Oltre ad essere la cosa giusta da fare, l'accessibilità è spesso un requisito legale per le scuole. Dedicare il tempo necessario per garantire che tutto funzioni correttamente significa che il tuo messaggio raggiungerà tutti i destinatari previsti.

Conformità

Gli addetti al marketing nel settore dell'istruzione superiore devono attenersi a rigide norme di conformità per le email. Potrebbe sembrare un impegno notevole, ma garantire la conformità tutela la reputazione del proprio istituto di istruzione superiore e contribuisce a instaurare un rapporto di fiducia con il pubblico.

A seconda del luogo in cui ti trovi, è importante assicurarsi che ogni email rispetti le leggi sulla protezione dei dati, come ad esempio:

• Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)
• Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing (CAN-SPAM)
• Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)

Prima di inviare un'email, assicurati almeno di ottenere sempre un consenso esplicito, offri la possibilità di annullare rapidamente l'iscrizione ed evita di condividere informazioni sensibili tramite email.

Vuoi semplificare ulteriormente la procedura? Valuta la possibilità di utilizzare una piattaforma di email marketing dotata di funzionalità di conformità integrate, come il doppio opt-in, gli elenchi di esclusione e i centri preferenze.

Come analizzare i risultati della tua campagna email

Una volta inviate le tue email, non limitarti a incrociare le dita e sperare per il meglio. Usa questi strumenti per capire cosa funziona, cosa no e come continuare a migliorare.

Test A/B

Non sai quale oggetto, CTA o immagine otterrà risultati migliori? Esegui un A/B test. Ti permette di testare due versioni della stessa email su una piccola parte della tua lista, per poi inviare quella vincente al resto dei destinatari. Assicurati di testare un solo elemento alla volta, in modo da capire esattamente cosa ha fatto la differenza. E lascia che il test venga eseguito abbastanza a lungo da ottenere risultati affidabili, di solito un paio di centinaia di persone per ogni variazione.

Analisi marketing

L'analisi dei dati di marketing ti permette di monitorare in modo significativo i risultati di campagne specifiche. Ma non limitarti a considerare solo i tassi di apertura e di clic. Concentrati sui dati che corrispondono ai tuoi obiettivi nel settore dell'istruzione superiore, come il numero di potenziali studenti che presentano domanda, prenotano una visita al campus o si iscrivono dopo aver letto le tue email.

Utilizza strumenti di tracciamento come i codici UTM per capire quali email generano traffico verso il tuo sito e quali azioni intraprendono gli utenti una volta arrivati lì. Inoltre, imposta il monitoraggio delle conversioni per seguire l'intero percorso di iscrizione degli studenti e oltre.

Mentre analizzi i tuoi dati, confronta il livello di interazione dei diversi gruppi. Gli studenti adulti cliccano di più di notte? Ci sono oggetti specifici delle email che spingono i potenziali studenti a completare le loro domande di iscrizione? Questi pattern possono aiutarti a perfezionare i tuoi contenuti, i tempi e la strategia.

Feedback del pubblico

I dati analitici ti dicono cosa è successo, ma è il tuo pubblico a poterti spiegare il perché. Invita gli studenti a condividere le loro opinioni tramite sondaggi, votazioni e centri di gestione delle preferenze via email. Chiedi che tipo di contenuti preferiscono, con quale frequenza vorrebbero ricevere tue notizie e cosa manca.

Presta attenzione anche alle risposte via email, ai log dei chatbot e alle menzioni sui social media. Spesso gli studenti condividono informazioni preziose quando rispondono alle tue campagne. Potresti scoprire che sono confusi riguardo alle scadenze, entusiasti delle caratteristiche del programma o frustrati da informazioni poco chiare.

Non trascurare nemmeno chi annulla l'iscrizione. Utilizza i sondaggi di abbandono per capire perché se ne vanno e cosa potrebbe averli mantenuti coinvolti. A volte, le opportunità di apprendimento più importanti derivano proprio dai feedback più difficili da ascoltare.