Ein Crashkurs zum E‑Mail‑Marketing für Hochschulen

Das ABC des E-Mail-Marketings im Hochschulbereich

E-Mail-Marketing funktioniert für alle Arten von Schulen, von Programmier-Bootcamps und Berufsschulen bis hin zu Fachhochschulen und renommierten Universitäten. Groß oder klein, persönlich oder online, wenn du Studierende auf ihrer Lernreise begleitest, kann eine durchdachte E-Mail-Strategie einen großen Unterschied ausmachen.

Und das Beste daran? Der Plan für eine erfolgreiche Strategie ist überraschend einfach. Er basiert auf drei Grundprinzipien, die genauso leicht zu merken sind wie das ABC:

• A steht für die Audience (Zielgruppe): Wer sitzt auf der anderen Seite des Bildschirms? Jemand im Erstsemester? Ein gestresster Elternteil? Jemand, der kürzlich den Abschluss gemacht hat? Deine E-Mails kommen an, wenn du direkt auf ihre Hoffnungen, Träume und Sorgen eingehst.
• B steht für Branding: Wie kannst du deinen E-Mails einen unverwechselbaren Ton verleihen? Verwende in deinen E-Mails denselben Stil und Ton, genau wie auf deiner Website oder in den sozialen Medien.
• C steht für Content (Inhalt): Was haben sie davon? Ob es sich um eine Frist-Erinnerung, einen Link zu einer virtuellen Tour oder eine Geschichte von einem aktuellen Studierenden handelt, dein Inhalt muss echten Mehrwert bieten.

Wenn du diese Grundlagen beherrschst, hast du eine solide Basis für alle weiteren Maßnahmen.

Warum E-Mail für das Hochschulmarketing unverzichtbar ist

Du fragst dich vielleicht, ob E-Mails in einer Welt voller Apps, Feeds und überfüllter Inboxes immer noch bedeutsam sind. Die Antwort? Auf jeden Fall, vor allem im Hochschulbereich. Darum verdienen sie nach wie vor einen vorrangigen Platz in deiner Strategie.

Potenzielle Studierende anziehen

Beiträge in sozialen Medien könnten Aufmerksamkeit erregen, aber E-Mails helfen dir, nachzufassen und das Gespräch am Laufen zu halten. Das ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Studierende zu erreichen, die Interesse gezeigt haben, indem sie deine Website oder eine virtuelle Messe besucht oder an einer Campusführung teilgenommen haben.

Begleite jeden Schritt der Lernreise der Studierenden

E-Mails können die Studierenden von ihrem allerersten Tag an der Uni bis hin zu jeder Phase des Studiums begleiten. Sie helfen dir dabei, das mit ihnen zu teilen, was sie brauchen, wann sie es brauchen, beispielsweise Erinnerungen an den Unterricht, Karrieretipps oder Neuigkeiten für Absolventen. Jede Nachricht stärkt die Beziehung, egal wo sie sich auf ihrem Weg befinden.

Erziele bessere Ergebnisse mit weniger Ressourcen

Aus Budgetsicht sind E-Mails kaum zu schlagen. Sie kosten viel weniger als herkömmliche Werbung, bieten aber einen hohen Return on Investment (ROI). Viele E-Mail-Marketingplattformen bieten dir die Möglichkeit, mit einem kostenlosen oder kostengünstigen Tarif zu beginnen und dann mithilfe von Automatisierung zu skalieren, ohne dein Marketingteam zu überlasten.

So schaffst du die Voraussetzungen für erfolgreiches E-Mail-Marketing

Großartiges Marketing im Hochschulbereich beginnt lange bevor du deine erste E-Mail-Kampagne abschickst. Die eigentliche Arbeit findet in der Aufbauphase statt, in der kluge Entscheidungen über Plattformen, Zielgruppen und Organisation dich auf langfristigen Erfolg vorbereiten.

Wähle die richtige E-Mail-Marketing-Software

Egal, ob du im Bereich Zertifizierungsmarketing oder E-Mail-Marketing für Universitäten tätig bist, du brauchst mehr als nur eine Möglichkeit, Newsletter zu versenden. Die besten Plattformen für den Hochschulsektor übernehmen jeden Schritt des Prozesses, von der Erfassung von Leads bis zur Erfolgsmessung.

Auf folgende Features solltest du achten:

• Integration von Studentendatenbanken
• Erweiterte Zielgruppensegmentierung
• E-Mail-Generatoren mit Drag-and-Drop-Funktion und Vorlagen
• Dynamische Personalisierung von Inhalten
• Automatisierungs-Workflows
• Analyse-Dashboards
• Günstige Preistarife

Triff jetzt die kluge Wahl für ein Tool, das mit deiner Schule mitwächst, wenn Programme erweitert werden, neue Kampagnen starten oder größere Ziele zu verfolgen sind.

Recherchiere deine Zielgruppe

Bevor du mit den Studierenden in Kontakt treten kannst, musst du verstehen, wer sie sind. Für viele Schulen bedeutet das, die Generation Z kennenzulernen, einschließlich ihrer Ziele, Probleme und Kommunikationspräferenzen.

Aber die aktuellen Schulabsolventen sind nicht die einzige Gruppe, die du berücksichtigen solltest. Je nach deinem Programmangebot erreichst du möglicherweise auch:

• Erwachsene Lernende
• Studierende nach einem Hochschulwechsel
• Internationale Studierende
• Eltern und Erziehungsberechtigte
• Aktuelle Absolventen

Nimm dir Zeit, um dich über jede Gruppe sorgfältig zu informieren. Wenn du dich eingehend mit den Themen beschäftigst, könntest du sogar Untergruppen entdecken, zum Beispiel Militärveteranen, die ins zivile Leben zurückkehren und eine spezifischere Botschaft benötigen. Je besser du deine Zielgruppe verstehst, desto relevanter und persönlicher wirken deine E-Mails.

Erstelle eine hochwertige E-Mail-Liste

Vergiss gekaufte Leads. Baue deine E-Mail-Liste richtig auf, mit expliziten Opt-ins an jedem Kontaktpunkt. Du möchtest Menschen interessieren, die von dir hören wollen. Indem du ihre Einwilligung im Voraus einholst, bleibst du konform und sorgst für ein hohes Engagement.

Dies sind unter anderem effektive Methoden zum Aufbau deiner Liste:

• Füge Anmeldefelder für den Newsletter auf deiner Website hinzu.
• Lege Anmeldelisten auf Uni- und Karrieremessen aus.
• Nutze herunterladbare Inhalte als Lead-Magnet.
• Teilen Interessenformulare über QR-Codes auf Broschüren.
• Füge ein E-Mail-Feld in dein Buchungsformular für Campusführungen ein.

Setze klare Erwartungen darüber, was Abonnenten erhalten und wie oft. Mach es den Benutzern leicht, ihre Präferenzen zu aktualisieren oder sich vom Abonnement abzumelden. Bereinige deine Kontaktliste regelmäßig, um inaktive Kontakte zu entfernen. Qualitativ hochwertiges Engagement übertrifft die Listengröße auf jeden Fall.

Nutze die richtige Segmentierung der E-Mail-Liste

Wenn deine E-Mail-Liste wächst, erstelle Zielgruppensegmente basierend darauf, was jedem Einzelnen wichtig ist. Der Grund: Weil Menschen sich verstanden fühlen wollen. Deine E-Mails sollten einen echten Mehrwert bieten und jedem Studierenden helfen, auf seiner einzigartigen Reise voranzukommen.

Dafür erfasst du Daten direkt von deinen Abonnenten. Eine Willkommens-E-Mail ist eine gute Möglichkeit, um zu fragen, worüber sie mehr erfahren möchten oder welche Programme sie interessieren. Füge einfache Dropdown-Menüs ein, damit sie ihre Vorlieben schnell teilen können.

Zu den innovativen Möglichkeiten, deine Liste zu segmentieren, gehören:

• Alter und Standort
• Interessen am Programm
• Phase in ihrer Bildungsreise
• Was ihnen jenseits des Akademischen wichtig ist
• Wie sie mit deinen E-Mails interagieren

Deine Segmente steuern deine Botschaften und deren Zeitpunkt und bilden zudem die Basis für deine Automatisierung. Deshalb lohnt es sich, sie richtig zu gestalten. Einfaches Einstellen und dann Vergessen reicht nicht. Die Bedürfnisse der Studierenden ändern sich. Überprüfe deine Segmente regelmäßig oder lass die dynamische Segmentierung automatisch aktualisieren.

Die Anatomie einer leistungsstarken Marketing-E-Mail

Was bewegt Menschen dazu, deine E-Mails zu öffnen und, noch wichtiger, die gewünschte Aktion auszuführen? Gut verfasste E-Mails weisen die folgenden Hauptmerkmale auf.

Eindeutige Betreffzeile

Deine Betreffzeile bestimmt, ob deine E-Mail geöffnet oder ignoriert wird. Achte darauf, dass deine Betreffzeilen kurz ist (unter 50 Zeichen) und sofort relevant wirkt. Versuche es anstatt mit „Wichtige Aktualisierung“ mit „Deine Stipendiumsfrist endet nächste Woche“. Mach es für sie, nicht für dich.

Personalisierte Nachrichten

Echte Personalisierung bedeutet, die Daten der Zielgruppe zu nutzen, um E-Mails relevant und zeitgemäß zu gestalten. Bewerbungserinnerungen sollten nur an Studieninteressierte verschickt werden, die sich noch nicht beworben haben. Aktualisierungen des Mensaangebots sind für eingeschriebene Studierende relevant, nicht aber für Absolventen, die im ganzen Land verteilt leben.

Brand-Storytelling

In jeder E-Mail sollte unmissverständlich klar werden, dass sie von deiner Schule kommt. Wahre ein einheitliches visuelles Branding und einen einheitlichen Ton, wenn du authentische Geschichten von Studierenden teilst. Fakten sprechen für sich, aber Geschichten verkaufen sich besser, besonders wenn sie den Menschen helfen, sich in die Lage deiner Absolventen zu versetzen.

Überzeugender Call-to-Action (CTA)

Sag den Leuten mit einer klaren, handlungsorientierten Sprache genau, was sie als Nächstes tun sollen. Zum Beispiel „Plane deine Campustour" anstelle von „Erfahre mehr“. Verwende außerdem kontrastierende Schaltflächenfarben und bleibe bei einem einzigen CTA pro E-Mail. Wenn du den Menschen zu viele Möglichkeiten gibst, entscheiden sie sich oft für keine davon.

Mobilfreundliches Design

Die meisten Studierenden checken ihre E-Mails auf ihren Mobilgeräten, also gestalte sie für kleine Bildschirme. Das bedeutet die Verwendung von großen, leicht lesbaren Schriftarten, einspaltigen Layouts und Schaltflächen, die groß genug sind, um mit dem Daumen darauf zu tippen. Teste jede E-Mail auf deinem Smartphone, bevor du sie absendest. Wenn die Navigation schwerfällt, wird sich deine Zielgruppe nicht die Mühe machen.

E-Mail-Marketingstrategien im gesamten Trichter für Hochschulen

Gutes E-Mail-Marketing begleitet Studierende von Anfang bis Ende. Mit einer Strategie für den gesamten Trichter kannst du jede Person durch den Prozess führen und lange nach dem Abschluss in Kontakt bleiben. Schauen wir uns an, wie wir jede Phase mit den richtigen E-Mails unterstützen können.

Vor der Bewerbung

Zukünftige Studierende sind neugierig, hoffnungsvoll und voller Fragen. Sie wollen keine aggressiven Verkaufstaktiken. Sie benötigen einen hilfreichen Leitfaden, der sie durch ihre Optionen führt und ihnen zeigt, was deine Schule zu einer großartigen Wahl macht.

• Biete eine automatisierte Begrüßungsserie zur Vorstellung deiner Schule an.
• Sende gezielte Programm-Highlights mit Geschichten echter Studierender.
• Teile relevante Inhalte, um die allgemeine Hochschulsuche zu erleichtern.
• Biete Workshops zur Studienfinanzierung und Hinweise auf Stipendienmöglichkeiten an.
• Erinnere mit unverbindlichen Einladungen zu virtuellen oder vor Ort auf dem Campus stattfindenden Führungen.

Bewerbungsprozess

Wenn sich die Bewerber entschieden haben, fühlen sie sich oft aufgrund all der Anforderungen und anstehenden Fristen gestresst. Deine E-Mails sollten den Prozess vereinfachen und den Bewerbern ein gutes Gefühl bei der Bewerbung an deiner Schule vermitteln.

• Sende eine freundliche Erinnerung bei einer abgebrochenen Bewerbung.
• Biete eine herunterladbare Checkliste für Zulassung und finanzielle Unterstützung an.
• Plane im Voraus eine Reihe von E-Mails mit Informationen zu wichtigen Terminen.
• Biete soziale Beweise, wie zum Beispiel Erfahrungsberichte von aktuellen Studierenden.
• Sende einen Link, um einen Termin mit den Zulassungsbeauftragten zu vereinbaren.

Onboarding zugelassener Studierender

Zugelassene Studierende haben große Träume und noch größere Fragen darüber, was als Nächstes kommt. Es ist deine Aufgabe, ihnen dabei zu helfen, sich auf den Übergang vorzubereiten, sich einzuleben und das Gefühl zu bekommen, dass sie bereits Teil des Campuslebens sind.

• Sende E-Mails zur Zulassungsbestätigung mit klaren nächsten Schritten.
• Biete Leitfäden zur Studienplanung und Tutorials zur Kursanmeldung an.
• Empfiehl Campus-Ressourcen und Unterstützungsdienste, einschließlich Beratung und Nachhilfe.
• Präsentiere Willkommensvideos und Geschichten von aktuellen Studierenden im gleichen Studiengang.
• Lade zu Veranstaltungen für neue Studierende und Orientierungsangeboten ein.

Engagement aktueller Studierender

Eingeschriebene Studierende benötigen kontinuierliche Unterstützung, um akademisch erfolgreich zu sein und sich in das Campusleben einzubringen. Das Ziel ist es, regelmäßig mit hilfreichen Ressourcen, Möglichkeiten und viel Ermutigung in Kontakt zu bleiben.

• Versende während der Prüfungszeit Lerntipps und Ressourcen zur Stressbewältigung.
• Teile Praktikumsangebote und Ankündigungen von Jobmessen für ihren Studiengang.
• Bewirb Clubs, bevorstehende Veranstaltungen und Führungspositionen, die ihren Interessen entsprechen.
• Teile akademische Support-Erinnerungen, wie „Öffnungszeiten des Nachhilfezentrums diese Woche.“
• Feiere ihre Erfolge und Meilensteine ihres Engagements am Campus.

Beziehungen zu Absolventen

Absolventen möchten mit ihrer Alma Mater in Verbindung bleiben und sehen, wie ihr Erfolg zukünftigen Studierenden helfen kann. Deine Aufgabe? Mach es ihnen leicht, sich zu beteiligen, sei es als Mentoren, in Form von Spenden oder einfach, um auf dem Laufenden zu bleiben.

• Teile Highlights von Ehemaligen, um Stolz und Verbundenheit zu wecken.
• Bewirb Weiterbildungs- oder weiterführende Studiengänge.
• Lade sie ein, aktuelle Studierende zu betreuen oder an Spendenaktionen teilzunehmen.
• Sende personalisierte Nachrichten über Treffen und Netzwerkmöglichkeiten.
• Biete exklusive Vorteile für Absolventen oder Partnerrabatte an.

Erledige mehr mit E-Mail-Automatisierung

Mit der E-Mail-Automatisierung erledigst du immer genau zur richtigen Zeit die entsprechenden Aufgaben, ohne dass dein Team überfordert wird. Statt jede Nachricht manuell zu versenden, richtest du einmalig intelligente Workflows ein und lässt deine E-Mails dann im Hintergrund laufen. Hier sind 3 einfache Möglichkeiten, die Automatisierung für dich zu nutzen.

Drip-Kampagnen im Voraus planen

Drip-Kampagnen sind vorgeplante E-Mail-Sequenzen, die nach einem bestimmten Zeitplan verschickt werden. Anstatt alles auf einmal zu teilen, leitest du die Studierenden im Laufe der Zeit an. Du könntest mit grundlegenden Informationen zum Studiengang beginnen, anschließend Hinweise zur finanziellen Unterstützung bieten und dann eine Erinnerung an die Bewerbung senden. Die Einführung? Hier gilt das Gleiche. Sende Informationen in kleinen Häppchen, um neue Studierende davor zu bewahren, sich überfordert zu fühlen.

Einrichten von Trigger-E-Mails

Trigger-E-Mails werden automatisch verschickt, wenn ein Abonnent eine bestimmte Maßnahme ergreift, wie zum Beispiel das Herunterladen einer Broschüre, die Teilnahme an einer Veranstaltung oder der Besuch auf bestimmten Seiten auf deiner Website. Nehmen wir an, ein Studierender startet mit einer Bewerbung, schließt sie aber nicht ab. Das System erkennt das und sendet dann automatisch eine freundliche Erinnerung. Wenn sich ein neuer Studierender für eine Campusführung anmeldet, könnte das eine Folge-E-Mail auslösen, in der dargelegt wird, was ihn erwartet.

Personalisiere mit dynamischen Inhalten

Mit dynamischen Inhalten musst du nicht Dutzende separate E-Mails erstellen. Stattdessen kannst du eine einzige intelligente Vorlage erstellen, um jedem Empfänger personalisierte Erlebnisse zu bieten. Ein Bewerber für das Erstsemester könnte Informationen über die finanzielle Unterstützung erhalten, während jemand, der von einer anderen Hochschule wechselt, Tipps zur Credit-Übertragung bekommt – alles in derselben Vorlage. Und du musst keine zusätzliche Zeit oder Mühe investieren, um das zu erreichen.

Best Practices für E-Mail-Marketing in der Hochschulbildung

Selbst die am besten gestaltete Nachricht kann ins Leere verlaufen, wenn sie zur falschen Zeit versendet wird, gegen die Barrierefreiheitsrichtlinien verstößt oder als Spam gekennzeichnet wird. Diese Best Practices helfen dir, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Timing

Der Trick für höhere Öffnungsraten? Erreiche die Studierenden, wenn sie am ehesten ihre Inbox prüfen. Das bedeutet in der Regel, den Versand am Wochenende oder am frühen Morgen zu vermeiden. Du solltest aber auf jeden Fall verschiedene Zeitpunkte ausprobieren, um den optimalen zu finden.

Berücksichtige außerdem verschiedene Zeitzonen, wenn deine Reichweite über den Campus hinausgeht. Und behalte den akademischen Kalender im Auge. Du kannst sicher sein, dass niemand während der Prüfungsphase, in den Semesterferien oder an Feiertagen Interesse daran hat, unwichtige E-Mails zu lesen.

Barrierefreiheit

Berücksichtige die Barrierefreiheit stets beim Design deiner E-Mails. Verwende zunächst eine responsive Vorlage, damit deine E-Mails auf jedem Gerät gut zu lesen sind. Für optimale Ergebnisse solltest du Designs mit kontrastreichen Farben und gut lesbaren Schriftarten wählen.

Anschließend solltest du deine Inhalte mit Überschriften, kurzen Absätzen und Stichpunkten strukturieren. Füge deinen Bildern außerdem beschreibende Alt-Texte hinzu, zum Beispiel „Schüler arbeiten in einer kleinen Bibliothek an einem Gruppenprojekt“ anstatt nur „Schüler beim Lernen“.

Teste deine Inhalte, wenn möglich, mit Screenreadern und anderen Tools zur Barrierefreiheit. Neben der Tatsache, dass du das Richtige tust, ist Barrierefreiheit oft eine gesetzliche Anforderung für Schulen. Wenn du dir die Zeit nimmst, es richtig zu machen, erreicht deine Botschaft auch diejenigen, für die sie bestimmt ist.

Compliance

Marketingfachleute für den Hochschulbereich müssen strenge E-Mail-Compliance-Regeln befolgen. Es mag nach viel Arbeit aussehen, aber die Einhaltung der Vorschriften schützt den Ruf deiner Hochschule und schafft Vertrauen bei deiner Zielgruppe.

Je nach deinem Standort solltest du sicherstellen, dass jede E-Mail den Datenschutzgesetzen entspricht, wie zum Beispiel:

• Gesetz über die Rechte und den Schutz der Privatsphäre im Bildungswesen (FERPA)
• Kontrolle des Angriffs von nicht angeforderter Pornografie und Marketing (CAN-SPAM)
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Du vor dem Versenden einer E-Mail immer mindestens eine ausdrückliche Genehmigung einholen, schnelle Abmeldeoptionen anbieten und die Weitergabe sensibler Informationen per E-Mail vermeiden.

Möchtest du es dir viel einfacher machen? Erwäge die Verwendung einer E-Mail-Marketingplattform mit integrierten Compliance-Features, wie Double-opt-ins, Unterdrückungslisten und Präferenzzentren.

So prüfst du die Berichtskarte deiner E-Mail-Kampagnen

Sobald deine E-Mails versendet sind, solltest du nicht einfach die Daumen drücken und auf das Beste hoffen. Nutze diese Tools, um zu erkennen, was funktioniert und was nicht, und wie du dich weiter verbessern kannst.

A/B-Tests

Bist du unsicher, welche Betreffzeile, CTA oder welches Bild bessere Ergebnisse liefert? Führe einen A/B-Test durch. Damit kannst du zwei Versionen derselben E-Mail an kleinen Segmenten deiner Liste testen und sendest dann die überzeugende Version an den Rest. Teste ein Element nach dem anderen, damit du genau weißt, was den Unterschied gemacht hat. Und lass den Test lange genug laufen, um zuverlässige Ergebnisse zu erhalten, normalerweise einige hundert Personen pro Variante.

Marketinganalysen

Mit Marketinganalysen kannst du die Leistung einzelner Kampagnen aussagekräftig verfolgen. Beachte dabei aber nicht nur Öffnungs- und Klickraten. Konzentriere dich auf die Zahlen, die deinen Zielen im Hochschulbereich entsprechen, z. B. wie viele potenzielle Studierende sich bewerben, Campusführungen buchen oder sich nach dem Lesen deiner E-Mails einschreiben.

Nutze Tracking-Tools wie UTM-Codes, um zu sehen, welche E-Mails den Traffic auf deine Seite bringen und welche Maßnahmen die Benutzer dort ergreifen. Richte außerdem ein Conversion-Tracking ein, um die gesamte Anmeldephase und die Zeit danach zu verfolgen.

Vergleiche bei der Analyse deiner Daten, wie sich verschiedene Gruppen verhalten. Klicken erwachsene Lernende nachts mehr? Bringen bestimmte Betreffzeilen potenzielle Studierende dazu, ihre Bewerbungen abzuschließen? Diese Muster können dir dabei helfen, deine Inhalte, dein Timing und deine Strategie optimal abzustimmen.

Feedback der Zielgruppe

Analysen sagen dir, was passiert ist, aber deine Zielgruppe verrät dir die Gründe. Fordere die Studierenden auf, ihre Gedanken in Umfragen, Abstimmungen und E-Mail-Präferenzzentren zu teilen. Frage sie, welche Art von Inhalten sie sich wünschen, wie oft sie von dir hören wollen und was ihnen fehlt.

Achte auch auf E-Mail-Antworten, Chatbot-Protokolle und Erwähnungen in sozialen Medien. Studierende geben oft wertvolle Einblicke, wenn sie auf deine Kampagnen reagieren. Möglicherweise erfährst du, dass sie über Fristen verunsichert, von Programm-Features begeistert oder über unklare Informationen frustriert sind.

Ignoriere auch nicht die Leute, die sich abmelden. Nutze Exit-Umfragen, um zu verstehen, warum sie gehen und was sie möglicherweise gehalten hätte. Manchmal ergeben sich deine größten Lernchancen aus dem Feedback, das am schwersten zu verkraften ist.