El recorrido académico de un estudiante no es para nada lineal. La interacción ocurre a través de docenas de canales, desde las redes sociales y los chatbots hasta las visitas al campus. Pero sin algo que lo unifique, es solo ruido. Entonces, ¿cómo conectas los puntos? Anclas todo con correo electrónico.
Espera, sin embargo, esto no es como enviar correos electrónicos a la gente sobre ventas o actualizaciones de software. Los estudiantes no compran impulsivamente su educación. Están eligiendo su futuro y ese proceso de decisión se ve completamente diferente al marketing típico.
Los clientes de e-commerce hacen clic y compran en minutos. Los estudiantes sufren durante meses, pierden el sueño por los costos de matrícula y necesitan que se les asegure constantemente que están tomando la decisión correcta. Luego, una vez aceptados en la universidad de su elección, se mantienen conectados de por vida. Tu estrategia de correo electrónico debe coincidir con esta realidad. Veamos paso a paso cómo hacerlo bien.
Lo básico del email marketing en la educación superior
El email marketing funciona para todo tipo de instituciones, desde bootcamps de programación y escuelas vocacionales hasta colegios comunitarios y universidades de la Ivy League. Grande o pequeño, en persona o en línea, si estás guiando a los estudiantes en su proceso de aprendizaje, una estrategia de correo electrónico bien pensada puede marcar la diferencia.
¿Y lo mejor? El plan para una estrategia exitosa es increíblemente simple. Se basa en tres principios básicos que son tan fáciles de recordar como el ABC:
- A es para el público: ¿quién está al otro lado de la pantalla? ¿Un estudiante de primera generación? ¿Un padre estresado? ¿Eres un recién graduado? Tus correos electrónicos llegan al corazón cuando hablas directamente de sus esperanzas, sueños y preocupaciones.
- B es para la marca: ¿cómo puedes hacer que tus correos electrónicos se vean inconfundiblemente tuyos? Mantén el mismo estilo y tono en todos los correos electrónicos, tal como lo harías en tu sitio web o redes sociales.
- C es de contenido: ¿qué les puedes ofrecer? Ya sea un recordatorio de una fecha límite, un enlace a un recorrido virtual o la historia de un estudiante actual, tu contenido debe proporcionar un valor real.
Conoce bien estos fundamentos y tendrás una base sólida para todo lo demás que hagas.
Por qué el correo electrónico es imprescindible para el marketing de educación superior
Quizás te preguntes si el correo electrónico sigue teniendo su peso en un mundo lleno de aplicaciones, feeds y bandeja de entrada sobrecargada. ¿La respuesta? Claro que sí, especialmente en la educación superior. He aquí por qué sigue mereciendo un asiento de primera fila en tu estrategia.
Atrae a estudiantes potenciales
Las publicaciones en las redes sociales pueden llamar la atención, pero el correo electrónico te ayuda a hacer un seguimiento y mantener la conversación. Es una de las formas más fáciles de llegar a los estudiantes que han mostrado interés al visitar tu sitio web, asistir a una feria virtual o unirse a un recorrido por el campus.
Fomenta cada paso del recorrido del estudiante
El correo electrónico te permite mantenerte en contacto con los estudiantes desde su primer día de clase y a lo largo de todas las etapas de su vida después de la graduación. Te ayuda a compartir lo que necesitan cuando lo necesitan, como recordatorios de clases, consejos profesionales o noticias para exalumnos. Cada mensaje ayuda a mantener vivo el vínculo, sin importar en qué punto del camino se encuentren.
Obtén mejores resultados con menos recursos
Desde el punto de vista del presupuesto, el correo electrónico es difícil de superar. Cuesta mucho menos que la publicidad tradicional, pero proporciona un alto retorno de la inversión (ROI). Muchas plataformas de email marketing te permiten comenzar con un plan Free o de bajo costo y luego usar la automatización para ampliar sin abrumar a tu equipo de marketing.
Prepararte para el éxito en el email marketing
Un buen marketing para la educación superior comienza mucho antes de que pulses Enviar en tu primera campaña por correo electrónico. El verdadero trabajo ocurre en la fase de configuración, donde las decisiones inteligentes sobre las plataformas, los públicos y la organización te preparan para el éxito a largo plazo.
Elige el software de email marketing adecuado
Ya sea que estés trabajando en un programa de divulgación de certificación o email marketing universitario, necesitas algo más que una forma de enviar boletines. Las mejores plataformas para el sector de la educación superior gestionan cada paso del proceso, desde la captura de prospectos hasta la medición del éxito.
Las funciones que debes buscar incluyen:
- Integración de la base de datos de estudiantes
- Segmentación avanzada de público
- Creador de correo electrónico tipo arrastrar y soltar con plantillas
- Personalización de contenido dinámico
- Procesos de automatización
- Paneles de control de análisis
- Planes de precios asequibles
Elige sabiamente ahora y tendrás una herramienta que se adapta a medida que tu institución amplía los programas, lanza nuevas campañas o asume objetivos más grandes.
Investiga a tu público objetivo
Antes de conectarte con los estudiantes, debes entender quiénes son. Para muchas instituciones, eso significa conocer a la Generación Z, lo que incluye sus metas, puntos débiles y preferencias de comunicación.
Sin embargo, los estudiantes actuales de secundaria no son los únicos grupos a considerar. Dependiendo de tus programas, también podrías llegar a:
- Alumnos adultos
- Estudiantes de transferencia
- Estudiantes internacionales
- Padres y tutores
- Graduados recientes
Tómate el tiempo para investigar cuidadosamente cada grupo. A medida que profundizas, incluso podrías descubrir subgrupos, como veteranos militares que regresan a la vida civil, que necesitan mensajes más específicos. Cuanto mejor entiendas a tu público, más relevantes y personales se sentirán tus correos electrónicos.
Crea una lista de correo electrónico de calidad
Olvida los leads comprados. Crea tu lista de correo electrónico de la manera correcta, con suscripciones explícitas en cada punto de contacto. Quieres atraer a personas que quieran saber de ti y obtener su permiso desde el principio te ayuda a cumplir con las normas y a mantener un alto nivel de interacción.
Las formas efectivas de crear tu lista incluyen:
- Agrega casillas opt-in al boletín en tu sitio web.
- Configura hojas de suscripción en ferias universitarias y profesionales.
- Utiliza contenido descargable como lead magnet.
- Comparte los formularios de interés a través de códigos QR en los folletos.
- Coloca un campo de correo electrónico en tu formulario de reserva de recorrido por el campus.
Establece expectativas claras sobre lo que recibirán los suscriptores y con qué frecuencia. Facilita que las personas actualicen sus preferencias o cancelen su suscripción. Limpia regularmente tu lista para eliminar contactos inactivos. La interacción de calidad siempre supera al tamaño de la lista.
Usa una segmentación adecuada de la lista de correo electrónico
A medida que tu lista de correo electrónico crezca, crea segmentos de público basados en lo que le importa a cada persona. ¿Por qué? Porque la gente quiere sentirse entendida. Tus correos electrónicos deben ofrecer un valor real y ayudar a cada estudiante a avanzar en su recorrido único.
Para ello, recopila datos directamente de tus suscriptores. Un correo electrónico de bienvenida es un excelente lugar para preguntar sobre qué quieren aprender más o qué programas les interesan. Incluye menús desplegables sencillos para que puedan compartir rápidamente sus preferencias.
Algunas formas innovadoras de segmentar tu lista incluyen:
- Edad y ubicación
- Intereses del programa
- Etapa en tu trayectoria educativa
- Lo que les importa más allá de lo académico
- Cómo interactúan con tus correos electrónicos
Tus segmentos guían tus mensajes y tiempos, además de impulsar tu automatización. Así que vale la pena hacerlos bien. Simplemente no lo configures y no lo olvides. Las necesidades de los estudiantes cambian, así que revisa tus segmentos regularmente o deja que la segmentación dinámica maneje las actualizaciones automáticamente.
La anatomía de un correo electrónico de marketing de alto rendimiento
¿Qué hace que la gente abra tus correos electrónicos y, lo que es más importante, realice la acción deseada? Los correos electrónicos bien elaborados comparten las siguientes características clave.
Línea de asunto clara
Tu línea de asunto determina si tu correo electrónico se abre o se ignora. Procura que las líneas de asunto sean breves (menos de 50 caracteres) e inmediatamente relevantes para el lector. En lugar de "Actualización importante", prueba con "La fecha límite de tu beca es la próxima semana". Haz que se trate de ellos, no de ti.
Mensajes personalizados
La verdadera personalización significa usar los datos de la audiencia para que los correos electrónicos se sientan relevantes y oportunos. Los recordatorios de aplicación solo deben enviarse a los posibles estudiantes que aún no han aplicado. Las actualizaciones de los restaurantes del campus son importantes para los estudiantes matriculados, no para los exalumnos que viven en todo el país.
Narrativa de marca
No debe caber duda de que cada correo viene de tu institución. Mantén una marca visual y una voz coherentes mientras compartes historias auténticas de estudiantes. Los hechos cuentan, pero las historias venden, especialmente cuando ayudan a las personas a verse en los zapatos de tus graduados.
Llamada a la acción (CTA) convincente
Di a la gente exactamente lo que quieres que haga a continuación con un lenguaje claro y orientado a la acción. Piensa en “Programa tu recorrido por el campus”, no en “Más información”. Además, usa colores de botones que contrasten y apégate a una sola llamada a la acción (CTA) por correo electrónico. Cuando le das a la gente demasiadas opciones, a menudo no elige ninguna.
Diseño optimizado para dispositivos móviles
La mayoría de los estudiantes revisan el correo electrónico en sus dispositivos móviles, así que diseña para pantallas pequeñas. Eso significa usar tipografías grandes y fáciles de leer, diseños de una sola columna y botones lo suficientemente grandes como para pulsar con el pulgar. Prueba todos los correos electrónicos en tu teléfono antes de enviarlos. Si te cuesta navegar, tu público ni se molestará en hacerlo.
Estrategias de email marketing de embudo completo para educación superior
Un buen email marketing sigue el recorrido del estudiante de principio a fin. Con una estrategia de embudo completo, puedes guiar a cada persona a través del proceso y mantener el contacto mucho después de la graduación. Veamos cómo brindar el soporte adecuado en cada etapa con los correos electrónicos correctos.
Fase previa a la aplicación
Los futuros estudiantes son curiosos, optimistas y tienen muchas preguntas. No buscan una venta agresiva. Necesitan una guía útil que les explique las opciones disponibles y les muestre por qué tu institución es la opción ideal para ellos.
- Envía una serie automatizada de bienvenida para presentar tu institución.
- Envía aspectos destacados de programas específicos con historias reales de estudiantes.
- Comparte contenido relevante para ayudar con la búsqueda general de universidades.
- Ofrece talleres sobre ayuda financiera y alertas sobre oportunidades de becas.
- Sugerencias con invitaciones a recorridos virtuales o presenciales al campus, sin presionar.
Proceso de aplicación
Ahora, los solicitantes han decidido seguir adelante, pero a menudo se sienten estresados por todos los requisitos y los próximos plazos. Tus correos electrónicos deben simplificar el proceso y ayudarlos a sentirse bien al postularse en tu institución.
- Envía un Recordatorio amistoso de aplicación abandonada.
- Ofrece una lista de verificación descargable para admisiones y ayuda financiera.
- Programa una serie de correos electrónicos con información sobre plazos importantes.
- Proporciona prueba social, como testimonios de estudiantes actuales.
- Entrega un enlace para programar una cita con los responsables de admisiones.
Onboarding de estudiantes admitidos
Los estudiantes admitidos tienen grandes sueños e incluso dudas aún más grandes sobre lo que viene después. Es tu trabajo ayudarlos a prepararse para la transición, adaptarse y sentir que ya son parte de la vida del campus.
- Envía correos electrónicos de confirmación de aceptación con pasos claros a seguir.
- Proporciona guías de planificación académica y tutoriales de registro en los cursos.
- Ingresa los recursos del campus y los servicios de soporte, como el asesoramiento y las tutorías.
- Presenta videos de bienvenida e historias de estudiantes actuales en el mismo programa.
- Invítalos a eventos para nuevos estudiantes y vistas previas de orientación.
Interacción actual de los estudiantes
Los estudiantes matriculados necesitan soporte continuo para tener éxito académico y conectarse con la vida del campus. El objetivo es mantenerse en contacto regularmente con recursos útiles, oportunidades y mucho ánimo en el camino.
- Envía consejos de estudio y recursos para el manejo del estrés durante los exámenes finales.
- Comparte alertas de prácticas y anuncios de ferias de empleo de tu carrera.
- Promociona clubes, próximos eventos y oportunidades de liderazgo que coincidan con tus intereses.
- Proporciona recordatorios de soporte académico, como “Horario del centro de tutorías esta semana”.
- Celebra sus logros y los hitos de participación en el campus.
Relaciones con exalumnos
Los graduados desean mantenerse conectados con su alma máter y ver cómo su éxito puede ayudar a los futuros estudiantes. ¿Tu función? Facilítales involucrarse, ya sea con mentorías, donaciones o simplemente información actualizada.
- Compartir historias destacadas de exalumnos para inspirar orgullo y conexión.
- Promover la educación continua o los programas de grado avanzado.
- Invítalos a ser mentores de estudiantes actuales o a participar en campañas de donación.
- Envía mensajes personalizados sobre reuniones y oportunidades de networking.
- Ofrece beneficios exclusivos para antiguos alumnos o descuentos de Partners.
Saca más provecho con la automatización del correo
La automatización del correo electrónico te permite aparecer en el momento justo cada vez sin agotar a tu equipo. En lugar de enviar manualmente cada mensaje, configuras procesos de trabajo inteligentes una vez y luego dejas que tus correos electrónicos se ejecuten en segundo plano. Aquí tienes tres formas sencillas de poner la automatización a tu favor.
Programar campañas de goteo
Las campañas de goteo son secuencias de correos electrónicos planeadas con antelación que se envían según un calendario establecido. En lugar de dejar todo de una vez, guías a los estudiantes con el tiempo. Puedes comenzar con información básica del programa, seguir con orientación sobre ayuda financiera y luego enviar un recordatorio de solicitud. ¿Onboarding? La misma idea. Envía pasos pequeños para evitar que los nuevos estudiantes se sientan abrumados.
Configura correos electrónicos basados en activadores
Los correos electrónicos basados en activadores se envían automáticamente cuando un suscriptor realiza una acción específica, como descargar un folleto, asistir a un evento o visitar ciertas páginas de tu sitio web. Supongamos que un estudiante empieza una solicitud pero no la termina. El sistema lo detecta y luego envía automáticamente un recordatorio amistoso. Si un nuevo estudiante confirma su asistencia a una visita al campus, puede que se active un correo electrónico de seguimiento que detalle lo que se espera.
Personaliza con contenido dinámico
Con el contenido dinámico, no tienes que crear docenas de correos electrónicos separados. En cambio, puedes crear una sola plantilla inteligente para ofrecer experiencias personalizadas a cada destinatario. Un solicitante de primer año puede obtener información sobre ayuda financiera, mientras que un estudiante transferido ve consejos de transferencia de créditos, todo desde la misma plantilla. Y no tienes que dedicar más tiempo o esfuerzo para que suceda.
Prácticas recomendadas de email marketing para la educación superior
Incluso el mensaje mejor elaborado puede fracasar si aparece en el momento equivocado, infringe las pautas de accesibilidad o se marca como spam. Estas prácticas recomendadas te ayudan a mantenerte en el camino correcto.
Temporización
¿Cuál es el secreto para conseguir mayores tasas de apertura? Captura a los estudiantes cuando es más probable que revisen su bandeja de entrada. Eso suele significar evitar los envíos los fines de semana o a primera hora de la mañana. Pero definitivamente deberías probar diferentes horarios para encontrar el punto óptimo.
Además, ten en cuenta las zonas horarias si tu alcance va más allá del campus. Y no te olvides del calendario académico. Puedes estar seguro de que a nadie le interesa leer correos electrónicos que no sean imprescindibles durante la semana de exámenes finales, las vacaciones o las fiestas.
Accesibilidad
Ten en cuenta siempre la accesibilidad en el diseño de tu correo electrónico. Empieza por usar una plantilla adaptable para que tus correos electrónicos se vean bien en cualquier dispositivo. Para obtener los mejores resultados, busca diseños con colores de alto contraste y tipografías fáciles de leer.
Luego, mantén las cosas organizadas con encabezados, párrafos cortos y viñetas. Además, agrega texto alternativo descriptivo a tus imágenes, como “estudiantes colaborando en un proyecto grupal en una pequeña biblioteca” en lugar de solo “estudiantes estudiando”.
Prueba tu contenido con lectores de pantalla y otras herramientas de accesibilidad cuando sea posible. Más allá de ser lo correcto, la accesibilidad suele ser un requisito legal para las escuelas. Tomarte el tiempo para hacerlo bien significa que tu mensaje llegue a todos a los destinatarios.
Conformidad
Los especialistas en marketing de educación superior deben seguir estrictas reglas de cumplimiento de correo electrónico. Puede parecer mucho trabajo, pero cumplir con las normas protege la reputación de tu institución de educación superior y genera confianza con tu público.
Dependiendo de tu ubicación, debes cerciorarte de que cada correo electrónico cumpla con leyes de privacidad de datos como:
- Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la familia (FERPA)
- Control del envío de pornografía y marketing no solicitado (CAN-SPAM)
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
Como mínimo, obtén siempre permiso explícito antes de enviar un correo electrónico, ofrece opciones rápidas para cancelar la suscripción y evita compartir información confidencial por correo electrónico.
¿Quieres que esto sea mucho más fácil? Considera usar una plataforma de email marketing con funciones de conformidad integradas, como suscripción doble, listas de exclusión y centros de preferencias.
Cómo verificar el informe de tu campaña de correo electrónico
Una vez que tus correos electrónicos estén en circulación, no te limites a cruzar los dedos y esperar lo mejor. Usa estas herramientas para ver qué funciona, qué no y cómo seguir mejorando.
Pruebas A/B
¿No tienes claro qué línea de asunto, CTA o imagen dará mejores resultados? Ejecutar una prueba A/B. Te permite probar dos versiones del mismo correo electrónico en pequeñas partes de tu lista, y luego envía el ganador al resto. Asegúrate de probar un solo elemento a la vez para saber exactamente qué marcó la diferencia. Por último, deja que la prueba se ejecute durante el tiempo suficiente para obtener resultados confiables, generalmente unos cientos de personas por variación.
Análisis de marketing
Los análisis de marketing te permiten realizar un seguimiento significativo del rendimiento de campañas específicas. No te fijes solo en las tasas de apertura y de clics. Concéntrate en los números que coinciden con tus objetivos de educación superior, como cuántos estudiantes potenciales aplican, reservan visitas al campus o se inscriben después de leer tus correos electrónicos.
Emplea herramientas de seguimiento como los códigos UTM para ver qué correos atraen tráfico a tu sitio y qué acciones toman los usuarios una vez allí. Además, configura el seguimiento de conversiones para seguir todo el proceso de matrícula estudiantil y más.
A medida que analizas tus datos, compara cómo interactúan los diferentes grupos. ¿Los estudiantes adultos hacen más clic por la noche? ¿Las líneas de asunto específicas hacen que los futuros estudiantes completen sus aplicaciones? Estos patrones pueden ayudarte a ajustar tu contenido, tiempo y estrategia.
Comentarios del público
Los análisis te dicen lo que sucedió, pero tu público puede decirte por qué. Invita a los estudiantes a compartir sus pensamientos a través de encuestas, sondeos y centros de preferencias de correo electrónico. Pregunta qué tipo de contenido quieren, con qué frecuencia quieren saber de ti y qué falta.
Presta atención también a las respuestas por correo electrónico, los registros de chatbots y las menciones en redes sociales. Los estudiantes suelen compartir ideas valiosas cuando responden a tus campañas. Es posible que descubras que están confundidos acerca de los plazos, entusiasmados con las funciones del programa o frustrados con información poco clara.
Tampoco ignores a las personas que cancelan la suscripción. Usa encuestas de salida para comprender por qué se van y qué podría haberlos mantenido comprometidos. A veces, tus mayores oportunidades de aprendizaje provienen de los comentarios que son más difíciles de escuchar.