Ir al contenido principal

Cómo sortear la conformidad del correo electrónico: una guía para especialistas en marketing

Sortea la conformidad del correo electrónico de manera eficaz con nuestra guía completa para especialistas en marketing. Mantente al tanto de las normativas de conformidad de correo electrónico y las prácticas recomendadas para un marketing exitoso.

El correo electrónico es uno de los medios de comunicación más personalizados y directos entre las marcas y sus clientes. Para las empresas pequeñas que están ganando sus primeros clientes leales, las empresas medianas que están ampliando su alcance o las grandes corporaciones que buscan retener su extensa base de clientes, el email marketing es una herramienta crucial.

Sin embargo, si bien el poder del correo electrónico es inmenso, no se puede sobrevalorar la responsabilidad de garantizar la conformidad. Si usas email marketing y plataformas como Mailchimp para establecer conexiones más profundas con los clientes, debes centrarte en la conformidad del correo electrónico.

Con un enfoque creciente en la privacidad de los datos y el consentimiento, la conformidad del correo electrónico es esencial en cualquier estrategia de email marketing. El incumplimiento puede arruinar la imagen de una marca, dar lugar a multas y desgastar la confianza de los clientes.

Sigue leyendo para obtener más información sobre la conformidad del email marketing y asegurarte de que cada correo electrónico que envíes cumpla con los requisitos legales, respete las preferencias de los usuarios y mejore la confiabilidad de tu marca.

Si bien la Ley de Protección al Consumidor Telefónico (TCPA) ofrece protecciones a los consumidores en cuanto a llamadas telefónicas y mensajes de texto, los correos electrónicos también deben cumplir con las leyes y normativas locales.

La conformidad del correo electrónico hace referencia al cumplimiento de las leyes, normativas y prácticas recomendadas relacionadas con las comunicaciones de marketing por correo electrónico. Esta conformidad con diversas normativas de protección de datos abarca un amplio espectro, desde obtener el consentimiento explícito para enviar correos electrónicos a los clientes hasta garantizar la transparencia sobre la identidad del remitente y proporcionar instrucciones claras para darse de baja; en este proceso, siempre se deben proteger los datos del usuario y garantizar su seguridad.

La conformidad del correo electrónico va más allá de enviar un correo electrónico y se centra en los procesos que impulsan el email marketing, desde cómo recopilas las direcciones de correo electrónico hasta cómo almacenas y gestionas esos datos. También se tienen en cuenta las leyes regionales, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la UE y la Ley de control del asalto de la pornografía y el marketing no solicitado (Ley CAN-SPAM) en los EE. UU., y se garantiza que los especialistas en marketing respeten y cumplan con los derechos de sus clientes en cada punto de contacto.

Normativas clave de conformidad del correo electrónico

El email marketing es uno de los principales canales para que las empresas se conecten con su público objetivo. Sin embargo, todas las empresas que envían correos electrónicos masivos tienen la responsabilidad de cumplir con normativas estrictas realizadas con el fin de proteger la privacidad del consumidor y evitar que reciban mensajes no solicitados.

Si comprendes las diversas normativas, podrás asegurarte de cumplirlas y evitar sanciones legales y daños a la reputación.

Ley CAN-SPAM

La Ley CAN-SPAM (Ley de control del asalto de la pornografía y el marketing no solicitado) es una legislación de EE. UU. que establece normas para el envío de correos electrónicos comerciales.

Promulgada en 2003, otorga a los destinatarios el derecho a impedir que las empresas les envíen correos electrónicos y establece las sanciones por violaciones y requisitos claros para las empresas, tales como:

  • Evita información falsa o engañosa
  • No uses líneas de asunto engañosas.
  • Revela el mensaje como un correo electrónico promocional o un anuncio
  • Proporciona una dirección postal física.
  • Informa a los destinatarios cómo darse de baja de los correos electrónicos.
  • Aprueba las solicitudes de baja.
  • Controla el email marketing de terceros realizado en tu nombre.

A diferencia de algunas otras normativas, la Ley CAN-SPAM no exige que los remitentes obtengan el consentimiento explícito antes de enviar correos electrónicos comerciales. Sin embargo, cada correo electrónico debe incluir un mecanismo claro para que los destinatarios puedan darse de baja de futuros correos electrónicos. Una vez que un usuario se da de baja, las empresas tienen diez días para dejar de enviarles correos electrónicos.

Si se descubre que tu empresa infringe la Ley CAN-SPAM, prepárate para pagar una multa de hasta $50 112 por cada correo electrónico. No hay un límite para esa sanción, y podrías enfrentar sanciones penales que incluyen la prisión.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

El RGPD es un reglamento de protección de datos estricto que entró en vigencia en la Unión Europea en 2018 con un alcance que se extiende más allá de los correos electrónicos. El RGPD se aplica a todas las organizaciones a nivel mundial que procesan los datos personales de aquellos que residen en la UE.

En virtud del RGPD, las empresas deben obtener el consentimiento explícito e informado de las personas antes de procesar sus datos. Las casillas premarcadas o el consentimiento implícito no son suficientes. Los destinatarios también deben ser informados sobre cómo se usarán sus datos. El RGPD también otorga a las personas derechos sobre sus datos, incluidos los derechos de acceso, rectificación y eliminación.

Transferir datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) también está sujeto a restricciones en virtud del RGPD. Las empresas deben asegurarse de que el país u organización que recibe los datos ofrezca suficiente protección para los consumidores.

Ley Canadiense Anti-spam (CASL)

La CASL está en vigencia desde 2014 y es una de las leyes anti-spam más estrictas del mundo. En virtud de la CASL, las empresas deben obtener el consentimiento explícito o implícito antes de enviar mensajes electrónicos comerciales (CEM), que incluyen correos electrónicos y mensajes de texto. El consentimiento explícito se puede obtener directamente de los destinatarios, mientras que el consentimiento implícito puede inferirse de una relación comercial o no comercial existente.

En virtud del CASL, cada mensaje electrónico comercial (CEM) enviado debe identificar al remitente. Además, todos los mensajes deben incluir un mecanismo que permita a los destinatarios cancelar la suscripción para recibir mensajes en el futuro, un proceso que debe completarse dentro de los diez días posteriores a la solicitud.

Las infracciones de la CASL son severas. Las personas pueden enfrentar multas de hasta un millón de dólares, y las empresas pueden enfrentar sanciones de hasta diez millones de dólares. Las personas también pueden iniciar demandas privadas contra entidades que infrinjan la ley.

El verdadero valor de una lista de correo electrónico no está en su tamaño, sino en la calidad de los suscriptores y la conformidad. Con una lista de correo electrónico conforme, te aseguras de comunicarte solo con personas que realmente desean recibir noticias de tu empresa y de operar dentro de los límites legales del marketing digital.

Crear y mantener una lista de correos electrónicos conforme protege la reputación de tu marca, mejora la confianza del consumidor y aumenta las tasas de interacción.

Obtención del consentimiento

Antes de agregar personas a tu lista de correo electrónico, debes obtener su consentimiento claro e informado. Indica claramente por qué estás recopilando su dirección de correo electrónico y cómo piensas usarla. Debes evitar términos imprecisos y, en su lugar, especificar el tipo de contenido que recibirán, ya sean boletines, promociones, actualizaciones o todo lo anterior.

Asegúrate de no incluir casillas premarcadas. Puede ser tentador forzar a los clientes a unirse a listas de correo electrónico, pero permitirles inscribirse activamente en lugar de tener que cancelar la suscripción puede ayudarte a desarrollar mejores relaciones con clientes nuevos y existentes.

Marketing basado en permisos

El marketing basado en permisos se centra en la idea de respetar la elección del destinatario. Al obtener el consentimiento explícito antes de enviar correos electrónicos de marketing, las empresas priorizan las preferencias de los clientes, se aseguran de cumplir con la mayoría de las normativas de correo electrónico a nivel mundial y fomentan mayores niveles de interacción.

Tener un proceso de suscripción doble puede proteger aun más tu negocio. Un usuario proporciona su correo electrónico, normalmente a través de un formulario de suscripción. Luego, les envías un correo electrónico de suscripción y les pides que la confirmen. Una vez que hayan confirmado, su correo electrónico se agrega a la lista de correos electrónicos. Este proceso garantiza que el correo electrónico sea válido y reafirma su interés, lo que genera una mayor interacción y asegura la conformidad del correo electrónico.

Administración de la lista

Una lista de correo electrónico requiere mantenimiento frecuente para seguir siendo eficaz y conforme. Eliminar direcciones no válidas reduce las tasas de rebote y mejora la entregabilidad general. También debes actualizar las direcciones cambiadas con herramientas e integraciones que puedan identificar estos cambios. Y, por último, asegúrate de que cada suscriptor aparezca solo una vez en tu base de datos para eliminar duplicados.

También deberías administrar a los suscriptores inactivos que no han interactuado con tus correos electrónicos durante un período prolongado. Puedes enviar campañas de recaptación para reavivar su interés, encuestas de comentarios para preguntar por qué han estado inactivos o considerar el uso de seguimiento de correo electrónico y cancelar su suscripción en tu lista por completo si permanecen inactivos tras varios intentos.

Cuando el email marketing pasa a ser un esfuerzo global para tu empresa, presenta complejidades en términos de conformidad. Las normas de conformidad del correo electrónico varían según el país, y lo que está permitido en uno puede estar prohibido en otro. Las empresas deben identificar estos matices para garantizar el cumplimiento del correo electrónico al enviar campañas a suscriptores en otros países.

Email marketing internacional

El RGPD tiene un conjunto de normas globales para la privacidad de los datos. Incluso si una empresa no tiene su sede en la UE, debe cumplir con el RGPD si procesa datos de residentes de la UE.

En el caso de los especialistas en marketing que no pertenezcan a la UE, esto significa asegurar el consentimiento para la recopilación y el procesamiento de datos, proporcionar mecanismos claros para que los residentes de la UE ejerzan sus derechos sobre los datos, lo que incluye el acceso, la corrección y la eliminación de datos, y ser transparentes sobre el uso y el intercambio de datos.

La transferencia internacional de datos personales plantea desafíos significativos en virtud del RGPD. Las empresas deben asegurarse de que el país receptor ofrezca un nivel similar de protección de datos. Las empresas deben utilizar mecanismos aprobados de transferencia de datos, como las cláusulas contractuales tipo (SCC) o las normas corporativas vinculantes (BCR), e informar a los usuarios sobre dónde se almacenan sus datos y las medidas tomadas para protegerlos.

Cumplimiento en varias jurisdicciones

A medida que las empresas expandan sus esfuerzos de email marketing a nivel mundial, tendrán que cumplir con las leyes y normativas de conformidad de cada país.

Para cumplir con estas normativas, debes segmentar las listas de correo electrónico por región y adaptar el alcance según las normativas locales. Además, las empresas deben actualizar con frecuencia las políticas internas de conformidad de correo electrónico a medida que cambian las leyes e implementar sistemas de gestión de datos para abordar los diversos requisitos de protección.

Si tienes dudas sobre la conformidad del correo electrónico, podrías buscar asesoramiento legal. Para asegurarte de mantener la conformidad, puedes involucrar a expertos legales locales a fin de entender los matices de la conformidad global del correo electrónico y realizar auditorías periódicas para corregir problemas.

Monitorea y audita con frecuencia

Mantener la conformidad es un compromiso constante. La supervisión y auditoría frecuentes aseguran que tus listas de correo electrónico y comunicaciones permanezcan en conformidad. También deberías mantenerte al tanto de los cambios normativos. Las leyes son dinámicas y reflejan las preocupaciones de la sociedad, así que debes interactuar con frecuencia con las entidades reguladoras y mantenerte al día con los últimos cambios en los requisitos de conformidad.

Mantén la conformidad con Mailchimp. Con nuestra plataforma de email marketing, es sencillo obtener el consentimiento explícito para enviar comunicaciones por correo electrónico a los clientes mediante formularios de suscripción, ventanas emergentes y más. Luego, gestiona los datos de los clientes para cumplir fácilmente con las obligaciones sobre derechos de datos establecidas por leyes de privacidad de datos como la Ley CAN-SPAM y el RGPD.

Comparte este artículo