Come aumentare i tassi di risposta con promemoria cordiali

Le email di promemoria vengono utilizzate come follow-up a un’interazione precedente e, in genere, quando è necessaria un’azione da parte di qualcuno.

Questo tipo di email può ricordarti un evento futuro, chiederti un aggiornamento di stato se c’è stata una mancanza di comunicazione da parte tua o anche inviarti un follow-up in caso di una scadenza mancata. Un’email di promemoria educata è un ottimo modo per attirare l’attenzione del destinatario e invitarlo ad agire in un modo o nell’altro.

Quando inviare un’email di promemoria

Le email di promemoria vengono utilizzate in varie situazioni. In generale, vengono utilizzate per ricordare qualcosa a qualcuno prima che accada o per inviare un follow-up a qualcuno dopo che è stata superata una data di scadenza o è successo qualcosa.

Può essere un promemoria di una riunione tra colleghi, un appuntamento con i clienti, un pagamento, un sollecito per i clienti o anche solo per ricordare a un amico un evento futuro.

Se formulati correttamente, i messaggi di promemoria sono un ottimo modo per suscitare con tatto una risposta da parte degli utenti prima che la data di scadenza arrivi di soppiatto e non ci sia più tempo.

Perché le email di promemoria cordiali sono importanti?

La ricerca suggerisce che oltre 330 miliardi di email vengono inviate e ricevute ogni giorno. Questa cifra sbalorditiva è utile a sottolineare l’importanza delle email di follow-up visto che molte email vengono accidentalmente ignorate ogni giorno. Per garantirti una risposta da parte un utente, è meglio pianificare in anticipo: aspettati di dover inviare un’email di promemoria prima o poi, sia prima che dopo una data di scadenza.

Le email di promemoria ti aiutano anche a dimostrare ai destinatari che ti stanno davvero a cuore. Per mantenere buoni rapporti virtuali con i clienti, il tono e il modo con cui ti rivolgi al cliente sono molto importanti: un’email di promemoria positiva e scritta con tatto aiuta ad aumentare la fiducia che il destinatario nutre nei tuoi confronti e a costruire un rapporto positivo con il cliente.

Esempi di email di promemoria cordiali

Non esiste un template per email di promemoria adatto a tutti: in generale, per essere efficace l’email deve essere scritta con attenzione e tenendo a mente il motivo specifico per il follow-up. Tuttavia, il tipo più universale di email di promemoria, ossia una semplice email dai toni educati, può essere utile nella maggior parte delle situazioni.

In genere, queste email sono brevi, presentano un tono educato e ricordano con tatto un richiesta semplice. In questi casi, il livello di formalità dipende da quanto conosci il destinatario. Se non c’è una scadenza, queste email possono essere ancora più rilassate e usare frasi come:

"Hai avuto modo di leggere la mia ultima email?" "Ti scrivo solo per ricordarti..." "Ti scrivo due righe solo per ricordarti..."

D’altro canto, se c’è una scadenza rigida (ad esempio, l’email è un follow-up al promemoria di un appuntamento o è un promemoria per un evento), allora è bene valutare se fare in modo che il tono risulti un po’ più urgente.

In ogni caso, è importante che tu usi sempre un tono educato e scelga le tue parole con attenzione. Per assicurarti che il messaggio venga recepito con chiarezza e in maniera efficace, i promemoria degli appuntamenti devono essere informativi, indicare i dettagli di data e ora dell’appuntamento ed evitare espressioni gergali difficili da capire.

Un’email di promemoria di pagamento è probabilmente leggermente più lunga e può contenere allegati che illustrano le possibili ripercussioni legali e le prove fattuali a supporto della richiesta. Anche in questo caso, le email sono scritte in maniera rispettosa.

Se la circostanza è più informale, come un concerto o una festa in ufficio, puoi usare un linguaggio in linea con il tipo di evento.

Un’email di promemoria a un collega può avere un tono diverso a seconda di quanto conosci la persona in questione, della frequenza con cui collaborate e dell’urgenza della tua richiesta.

L’email può riguardare qualsiasi argomento, dal promemoria per una riunione su Zoom che contiene solo la password e il collegamento nel caso in cui l’email precedente sia andata persa a promemoria più professionali che in genere contengono più informazioni o allegati. Se hai bisogno di una risposta urgente, ecco alcune frasi utili:

"Il team è in attesa della tua risposta." "Abbiamo bisogno di queste informazioni per poter continuare il progetto..." "La tua risposta è richiesta quanto prima possibile."

Valuta se scrivere un’email efficace con il nostro strumento di creazione di template per email per avere sempre a disposizione la struttura perfetta per le email che vuoi inviare. Puoi anche scoprire quali sono i diversi tipi di template per email disponibili e come utilizzarli in maniera efficace.

Elementi di un’email di promemoria

La maggior parte delle email di promemoria è costituita da alcuni componenti chiave. Ognuno di questi componenti deve essere scritto con cura in modo da comunicare con un tono educato e cordiale che risulti sempre rispettoso a prescindere dal fatto che la scadenza sia passata da un pezzo o che la risposta sia richiesta con urgenza. Questi elementi includono:

• Oggetto dell’email
• Apertura
• Corpo
• Chiusura

Usa l’oggetto per attirare l’attenzione del lettore e avvisarlo immediatamente del problema/evento/appuntamento in relazione a cui stai inviando un promemoria.

Un oggetto conciso e un accenno chiaro all’argomento dell’email ti aiutano a catturare immediatamente l’attenzione del lettore e a evitare che la tua email si perda nella valanga di messaggi non letti. Senza un oggetto informativo, il destinatario potrebbe anche non aprire la tua email.

Inoltre, l’oggetto aiuta il lettore a comprendere il contenuto dell’email prima ancora di averla aperta, il che significa leggerà l’email sapendo già di che cosa tratta, almeno in linea di massima.

Inizia sempre con un saluto educato e rispettoso, a prescindere da quanto è urgente il promemoria che stai inviando. Dopo il saluto iniziale, l’apertura dell’email deve sempre includere alcune frasi brevi e concise che descrivano in dettaglio lo scopo esatto dell’email di follow-up e perché è necessaria.

Cerca di esprimerti nella maniera più chiara e concisa possibile. Vai subito al punto per assicurarti che il destinatario prenda nota immediatamente del promemoria.

Il corpo dell’email deve contenere tutte le informazioni di cui il destinatario ha bisogno per rispondere. Per evitare che la situazione si trascini ulteriormente, includi tutte le informazioni, gli allegati e i dettagli pertinenti che erano presenti nell’email iniziale: in questo modo, puoi evitare ulteriori domande di chiarimento.

Per chiudere l’email, valuta se includere una call-to-action, fornisci dettagli su come il destinatario può rispondere, indica entro quando desideri ricevere la risposta e spiega quali sono i passaggi successivi.

Se l’email di promemoria viene inviata per ricordare a un utente una riunione futura, un evento o un appuntamento, ossia se l’utente non deve intraprendere alcuna azione, basta una semplice firma.

Come scrivere un’email di promemoria di successo

Scrivere un’email di promemoria di successo può essere un delicato atto di equilibrismo. Da un lato devi assicurarti che il tuo messaggio sia abbastanza assertivo da suscitare una risposta, dall’altro non vuoi risultare scortese o troppo pressante.

Con una posta tanto alta in gioco, è essenziale usare un’email di promemoria ben scritta che abbia il tono giusto e trasmetta il tuo messaggio in modo chiaro. Continua a leggere per scoprire suggerimenti pratici su come scrivere un’email di promemoria efficace che risulti convincente, professionale ed educata.

Inizia con un saluto cordiale

Inizia con il piede giusto con un saluto caloroso che trasmetta un senso di professionalità e sia al tempo stesso personale. La formula giusta dipende da quanto conosci la persona a cui stai inviando l’email.

Se si tratta di un amico, un collega o una persona con cui hai parlato in passato, basta dire "Caro/a (nome)". Se stai inviando un’email a un cliente, il tono deve essere più formale: per una fattura di pagamento o una riunione futura su Zoom con un cliente, scegli "Gentile (nome)" o anche "Gentile Signore/Signora".

Non dimenticare la buona educazione

La buona educazione è uno dei fattori più importanti nelle email di promemoria di successo. Se vuoi creare un’email di promemoria dai toni giusti e che non risulti troppo brusca o aggressiva, scegli un tono rispettoso ed educato che inspiri una risposta ben ponderata da parte del destinatario. Se il destinatario si sente offeso o insultato dall’email, potrebbe non rispondere o, ancora peggio, potrebbe rispondere in maniera scortese.

Per evitare questo rischio, utilizza "formule di cortesia" in tutta l’email e assicurati che il testo sia quanto più conciso e obiettivo possibile, soprattutto se parli di argomenti delicati. Se hai familiarità con il lettore e il soggetto è meno serio, puoi anche includere una carineria nell’email. Ad esempio, puoi chiudere dicendo:

"Ti auguro una bella serata e spero che ti stia godendo il bel tempo!"

Ricorda con tatto il compito al destinatario

Usa le call-to-action per ricordare con tatto al destinatario le attività che ti auguri questi porti a termine. Le call-to-action comprendono espressioni come "Segui questo collegamento per pagare ora", "Fai clic sul collegamento qui sotto per confermare la tua prenotazione" o "Rispondi a questa email con la data o l’ora che preferisci."

In questo modo, puoi ricordare al destinatario che è necessaria un’azione da parte sua pur preservando un tono educato in tutto il corpo dell’email che lo incoraggi a rispondere presto.

Fornisci un motivo per l’email di promemoria

Fornire un motivo per cui hai deciso di inviare un follow-up può contribuire a creare un senso di urgenza nel lettore e aiutarti a ottenere una risposta. Questa tattica offre i risultati migliori all’inizio dell’email, ad esempio:

"Ti scrivo solo per ricordarti la riunioni che abbiamo in programma per venerdì..." "Questo è l’ultimo promemoria in merito alla fattura scaduta. Si prega di saldare la fattura immediatamente utilizzando..."

Chiarire perché stai inviando l’email di follow-up può aiutarti a prevenire qualsiasi irritazione da parte del destinatario e lo aiuta a comprenderne lo scopo. Se l’email di promemoria viene inviata prima della scadenza, in genere il tono tende a essere più rilassato. Se la scadenza è trascorsa e hai bisogno di una risposta tempestiva, il tono della tua email può riflettere questo senso di urgenza.

Offri aiuto

Comunicare al destinatario che può contattarti in qualsiasi momento è un ottimo modo per addolcire le email di promemoria, soprattutto se si parla di denaro o argomenti sensibili.

In questo modo, puoi anche scoprire che cosa sta facendo il lettore e se ha letto le tue email oppure no. Questa frase apparentemente irrilevante ma importante è efficace in quasi tutti i contesti. Ti basta aggiungere una semplice riga alla fine della tua email:

"Non esitare a contattarmi in caso di domande."

Termina con una nota cordiale

Oltre a quanto detto prima, offrire aiuto è un ottimo modo per chiudere l’email con una nota positiva, il che è importante se vuoi ricevere una risposta costruttiva dal lettore.

Una firma semplice e professionale è sempre efficace, ma è importante che l’ultima riga comunichi al lettore che può contattarti in caso di qualsiasi dubbio. Inserire i tuoi recapiti alla fine dell’email ti aiuta a conquistarti affidabilità agli occhi del lettore e lo incoraggia a rispondere.

Per misurare i tassi di risposta delle email, confronta il numero di email consegnate con il numero di risposte.

Suggerimenti per scrivere email di promemoria cordiali

Visti i ritmi frenetici del mondo contemporaneo, non stupisce che, a volte, le email possano essere trascurate o dimenticate. Il che può essere frustrante se aspetti una risposta da qualcuno.

Tuttavia, ci sono modi per scrivere email di promemoria cordiali che ti aiutano a ricordare al destinatario che aspetti una risposta senza per questo farti sembrare insistente o scortese.

Usa un tono cordiale

Abbiamo già ripetuto questo consiglio diverse volte, ma non possiamo ribadirlo abbastanza! Un’email di promemoria cordiale previene reazioni negative o esagerate da entrambe le parti e contribuisce a creare un buon rapporto con il cliente o il collega grazie a una comunicazione che rimane sempre positiva.

Assicurati che il tuo messaggio sia conciso

Scrivi un messaggio conciso e vai dritto al punto in modo da comunicare il tuo punto di vista in maniera efficiente e senza creare confusione inutile. Molti lettori danno solo un’occhiata veloce alle email e vogliono arrivare immediatamente al sodo: quanto più conciso è il messaggio, tanto meglio.

Detto ciò, è comunque importante che la tua email sia scritta con educazione e in un tono cordiale.

Personalizza il tuo messaggio

Usa il nome del lettore per aggiungere un tocco di intimità che generi nel lettore un senso di responsabilità personale e lo spinga a rispondere all’email e ad agire.

Se conosci il destinatario, puoi menzionare anche altri argomenti in modo che l’email di promemoria abbia un tono cordiale e allegro. Ad esempio, se stai scrivendo un’email a un collega, puoi dire:

"Ottimo lavoro con la presentazione della settimana scorsa! Ti scrivo per ricordarti..."

Usa una call-to-action chiara

Fornisci al lettore istruzioni chiare su quali sono le azioni che ti aspetti da parte sua e su cosa speri di ottenere con questa email di promemoria. Ciò ti aiuta a evitare confusione e ulteriori ritardi. Se aggiungi collegamenti alle call-to-action, puoi semplificare ulteriormente questo processo per il destinatario.

Scegli il momento giusto

Capire quando inviare l’email di promemoria non è sempre facile: la risposta giusta spesso dipende dalle circostanze. A prescindere che l’email venga inviata prima o dopo la scadenza, assicurati sempre di lasciare un intervallo di tempo sufficiente affinché il lettore possa rispondere all’email e intraprendere l’azione richiesta. Questo intervallo di tempo varia in base all’attività, quindi tieni presente questo fattore quando pianifichi le email di promemoria.

Errori comuni da evitare nelle email di promemoria

Ci sono anche alcuni errori che vanno assolutamente evitati quando si scrive un’email di promemoria. Un’email vaga, un messaggio che non comunica un senso di urgenza o un numero eccessivo di comunicazioni possono spingere il lettore a ignorare le tue email o, addirittura, a non vederle nemmeno. Cattura il lettore con un oggetto conciso e che vada dritto al punto ed evita questi errori comuni.

• Insistenza eccessiva
• Messaggio non personalizzato
• Vaghezza eccessiva
• Assenza di valore
• Numero eccessivo di promemoria
• Email non testate

Aumenta i tassi di risposta con email di promemoria cordiali

L’invio di email di promemoria è un ottimo modo per aumentare il tasso di risposta e il coinvolgimento. Sia che tu abbia deciso di inviare un promemoria prima della scadenza oppure che la scadenza sia già passata, un’email ben scritta è spesso tutto ciò di cui il destinatario ha bisogno per scrivere una risposta.

Per scrivere un’email di promemoria davvero efficace, assicurati che il tono sia educato, chiaro, personalizzato e mirato. Concentrati sulla comunicazione dell’azione che desideri che il lettore intraprenda: agire in questo modo ti aiuta anche a costruire un rapporto solido e basato sulla fiducia tra te e il lettore.

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