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Comment booster vos taux de réponse avec des e‑mails de rappel ?

Suivez ces conseils pour améliorer vos taux de réponse en envoyant des e‑mails de rappel efficaces. Découvrez comment inciter votre audience à vous répondre.

Nous sommes tous très occupés dans nos vies quotidiennes, et notre boîte de réception peut parfois sembler impossible à gérer. Alors que nous recevons chaque jour de plus en plus d'e-mails, il est peu surprenant que de nombreuses personnes oublient un paiement, une date limite ou une réunion à venir en étant simplement passées à côté d'un e-mail. Beaucoup d'e-mails marketing passent donc à travers les mailles du filet, c'est pourquoi les e-mails de suivi peuvent être utiles.

Les e-mails de rappel servent justement à éviter ce genre de situation, que ce soit dans un contexte professionnel ou plus personnel.

Quoi qu'il en soit, il est important que le ton de votre e-mail soit amical et rédigé avec soin pour éviter toute réaction négative de la part du destinataire, en particulier s'il s'agit d'un sujet délicat, comme un rappel de paiement.

Les e-mails de rappel sont généralement utilisés comme message de suivi, après un échange, lorsque vous avez besoin que quelqu'un fasse quelque chose.

Il peut s'agir d'un rappel concernant un événement à venir, d'une demande d'informations si vous n'avez pas reçu de réponse à un message ou même pour demander des explications si un délai n'a pas été respecté. Un e-mail de rappel poli est un excellent moyen d'attirer l'attention du destinataire et de l'inciter à agir d'une manière ou d'une autre.

Quand devez-vous envoyer un e-mail de rappel ?

Les e-mails de rappel peuvent être utilisés dans de nombreuses situations. En règle générale, ils sont utilisés pour rappeler à quelqu'un que telle ou telle chose va se produire ou arriver, ou encore pour se renseigner auprès de quelqu'un lorsqu'une date d'échéance est dépassée, ou après que quelque chose se soit produit.

Il peut donc s'agir d'un rappel de réunion entre collègues, d'un rappel concernant un rendez-vous client, d'un rappel de paiement, d'une demande envoyée à un client ou même d'un simple rappel envoyé à un ami à propos d'un événement à venir.

Lorsqu'ils sont correctement rédigés, ces messages sont un excellent moyen de gentiment rappeler à une personne que vous attendez une réponse sans lui dire que la date d'échéance est dépassée et qu'elle est gravement en retard.

Pourquoi les rappels amicaux par e-mail sont-ils importants ?

Des études indiquent que plus de 330 milliards d'e-mails sont envoyés et reçus chaque jour. Ce chiffre astronomique montre à quel point les e-mails de suivi sont importants, car de très nombreux e-mails sont ignorés chaque jour sans le vouloir. Pour obtenir une réponse de la part de quelqu'un, il est préférable de mettre toutes les chances de votre côté : vous devrez certainement envoyer un e-mail de rappel à un moment donné, que ce soit avant ou après une date d'échéance.

Les e-mails de rappel peuvent également montrer à vos destinataires que vous vous souciez vraiment d'eux. Entretenir de bonnes relations virtuelles avec vos clients dépend en grande partie de votre ton et de la manière dont vous vous adressez à eux. Un e-mail de rappel positif et amical peut jouer un rôle déterminant pour renforcer la confiance que vos destinataires ont en vous et établir des relations clients positives.

Exemples d'e-mail de rappel amical

Il n'existe pas de modèle universel pour tous les e-mails de rappel. Pour être efficaces, ils doivent être soigneusement rédigés en fonction de la raison pour laquelle vous envoyez un e-mail de suivi. Cependant, le type d'e-mail de rappel le plus universel, et qui peut être utilisé dans la plupart des situations, est un e-mail de rappel simple et poli.

En général, ces e-mails sont brefs, courtois et servent de rappel amical concernant quelque chose de simple. Quant au niveau de formalisme de l'e-mail, il dépend de votre niveau de familiarité avec le destinataire. S'il n'y a pas de date limite, ces e-mails peuvent être plus décontractés en utilisant des phrases telles que :

"Avez-vous eu le temps de consulter mon dernier e-mail ?" "Je voulais simplement vous rappeler…" "Juste un petit rappel concernant..."

D'un autre côté, s'il y a une échéance stricte (par exemple, s'il agit d'un e-mail de suivi concernant un rendez-vous ou un événement à venir), le ton du message peut être un peu plus pressant.

Quoi qu'il en soit, il est important de rester courtois et de choisir vos mots avec soin. Les rappels de rendez-vous doivent être informatifs, en mentionnant la date et l'heure du rendez-vous avec un minimum de jargon pour que le message soit transmis de manière claire et efficace.

Un e-mail de rappel de paiement sera probablement un peu plus long, avec des pièces jointes détaillant les conséquences sur le plan juridique et des preuves factuelles pour appuyer vos affirmations, tout en conservant un ton respectueux.

S'il s'agit d'un sujet moins formel, comme un concert ou une fête de bureau, vous pouvez choisir des mots et un ton adaptés à la situation.

Un e-mail de rappel destiné à un collègue peut avoir un ton différent en fonction de votre proximité avec cette personne, de la fréquence à laquelle vous travaillez ensemble et de l'urgence de votre demande.

Il peut s'agir d'un rappel concernant une réunion Zoom qui contient simplement le mot de passe et le lien au cas où l'e-mail précédent se serait perdu, ou d'un rappel professionnel, qui regroupe généralement plus d'informations ou de pièces jointes. Si vous avez besoin d'une réponse urgente de la part d'un collègue, vous pourriez par exemple dire :

"L'équipe attend votre réponse." "Nous avons besoin de ces informations pour faire avancer le projet..." "Merci de répondre dans les plus brefs délais."

Par ailleurs, vous pouvez utiliser notre outil de création de modèles pour rédiger un e-mail parfaitement structuré en fonction de votre objectif. Vous pouvez aussi en apprendre davantage sur les différents types de modèles d'e-mail disponibles et sur la manière de les utiliser efficacement.

Composants d'un e-mail de rappel

La plupart des e-mails de rappel comportent plusieurs éléments clés. Chacun de ces composants doit être soigneusement conçu pour rester poli, amical et respectueux, quel que soit le retard pris par votre destinataire ou l'urgence d'obtenir une réponse. Ces éléments incluent :

  • Ligne d'objet de l'e-mail
  • Introduction
  • Corps du message
  • Conclusion

La ligne d'objet doit être utilisée pour attirer l'attention du destinataire et l'alerter immédiatement du problème, événement ou rendez-vous que vous souhaitez lui rappeler.

Votre ligne d'objet doit être concise et résumer le sujet principal de l'e-mail pour attirer immédiatement l'attention du destinataire et éviter que votre e-mail se noie dans la masse. Si la ligne d'objet ne fournit pas d'informations claires sur le sujet de l'e-mail, il se peut que le destinataire ne l'ouvre même pas.

La ligne d'objet peut aussi aider votre destinataire à comprendre le contenu de l'e-mail avant même de l'avoir ouvert, en sachant immédiatement ce dont il est question.

Commencez toujours votre e-mail de rappel par une formule polie et respectueuse, quelle que soit la gravité du sujet. Après le message initial, l'introduction doit toujours inclure quelques phrases courtes et concises expliquant le motif exact de l'e-mail de suivi et la raison pour laquelle vous l'avez envoyé.

Plus l'introduction est claire et concise, mieux c'est. Allez droit au but pour vous assurer que le destinataire se souvienne du rappel.

Le corps de l'e-mail doit ensuite contenir toutes les informations dont le destinataire a besoin pour vous formuler sa réponse. Pour faire avancer les choses et éviter de répondre plusieurs fois aux mêmes questions, ajoutez les informations, pièces jointes et détails importants que vous aviez envoyés avec votre premier e-mail.

Enfin, pour conclure votre e-mail, vous pouvez indiquer clairement au destinataire ce qu'il doit faire en laissant des informations sur la manière dont il peut répondre, le délai dans lequel il doit vous répondre est ce qui est attendu de lui.

Si votre e-mail de rappel concerne une réunion, un événement ou un rendez-vous à venir, cela signifie que vous n'attendez aucune action concrète de la part du destinataire. Dans ce cas, une phrase de conclusion simple et agréable est toujours efficace.

Comment rédiger un e-mail de rappel efficace ?

Pour rédiger un e-mail de rappel efficace, tout est question d'équilibre. D'une part, vous devez vous assurer que votre message est suffisamment ferme et convaincant pour provoquer une réaction, mais d'autre part, vous ne voulez pas être perçu comme grossier ou agressif.

Avec tant de choses en jeu, il est essentiel que votre e-mail de rappel soit bien conçu, en employant un ton approprié et en transmettant clairement votre message. Lisez la suite pour découvrir des conseils pratiques sur la façon de rédiger un e-mail de rappel efficace, persuasif, professionnel et poli.

Commencez par un salut amical

Commencez votre message en utilisant le même ton que vous emploierez par la suite. Utilisez une formule de politesse chaleureuse, à la fois professionnelle et personnelle. Cependant, cela dépend de votre proximité avec la personne que vous contactez par e-mail.

S'il s'agit d'un ami, d'un collègue ou d'une personne avec laquelle vous avez déjà échangé, un simple "Bonjour (nom)" suffira. Si vous envoyez un e-mail à un client à propos d'une facture ou d'une réunion Zoom à venir, une formule plus formelle comme "Cher/Chère (nom)" ou même "Madame/Monsieur" fonctionnerait mieux.

Soyez poli

La politesse est l'un des aspects les plus importants d'un e-mail de rappel réussi. Pour rédiger un e-mail de rappel chaleureux, il est important de maintenir un ton respectueux et poli tout au long du message, sans être offensant ou agressif, pour que le destinataire réponde de manière calme. S'il se sent offensé ou contrarié par votre e-mail, il se peut que vous ne receviez aucune réponse ou que la réponse soit désagréable.

Pour éviter que cela ne se produise, utilisez des formules telles que "Veuillez ; Merci de bien vouloir ; Je vous prie de" tout au long de votre e-mail, en préférant les phrases concises et factuelles si le message concerne un sujet sensible. Si vous connaissez le destinataire et que le sujet est moins sérieux, vous pouvez aussi ajouter une phrase agréable quelque part dans l'e-mail. Par exemple, vous pourriez conclure votre e-mail en disant :

"J'espère que vous passerez une belle soirée et que vous profiterez du beau temps !"

Rappelez-leur gentiment le sujet de l'e-mail

Rappelez poliment au destinataire ce que vous attendez de lui en utilisant des termes qui l'incitent à agir. Vous pouvez par exemple lui demander : "cliquez sur ce lien pour payer maintenant", "cliquez sur le lien ci-dessous pour confirmer votre réservation" ou "merci de répondre à cet e-mail en indiquant la date ou l'heure qui vous convient le mieux."

Cela vous permettra de montrer que vous attendez quelque chose de sa part tout en utilisant un ton poli du début à la fin de l'e-mail qui l'encourage à répondre le plus tôt possible.

Expliquez pourquoi vous envoyez un e-mail de rappel

Le fait d'expliquer pourquoi vous lui avez envoyé un e-mail de suivi peut mettre l'accent sur l'urgence du problème et encourager votre destinataire à vous répondre. Il est préférable d'expliquer cette raison au début de l'e-mail, par exemple :

"Je souhaitais simplement vous rappeler que nous avons prévu une réunion ce vendredi..." "Je vous envoie un dernier rappel concernant votre facture en retard. Merci de payer la facture dans les plus brefs délais en suivant..."

Le fait d'expliquer pourquoi vous envoyez un e-mail de suivi vous permettra d'éviter que le destinataire s'énerve tout en l'aidant à comprendre le but de votre message. Si l'e-mail de rappel est envoyé avant la date limite, le ton peut généralement être plus détendu. Si la date limite est dépassée et que vous attendez une réponse rapide, votre ton peut refléter cette urgence.

Proposez de l'aide

Faire savoir au destinataire qu'il peut vous contacter à tout moment est un excellent moyen d'adoucir vos e-mails de rappel, en particulier s'ils concernent de l'argent ou un sujet sensible.

Cela vous aidera également à en savoir plus sur ce que fait votre destinataire et s'il a lu vos e-mails ou non. Cette invitation fonctionne dans la plupart des cas et peut se présenter sous la forme d'une simple phrase à la fin de votre e-mail :

"N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions."

Terminez l'e-mail de manière amicale

En plus du point mentionné ci-dessus, offrir de l'aide est un excellent moyen de conclure l'e-mail sur une note positive, ce qui est important si vous souhaitez recevoir une réponse constructive.

Une formule de politesse simple et professionnelle est toujours efficace, mais la dernière phrase de votre e-mail doit montrer au destinataire qu'il peut vous contacter si besoin est. Pensez à fournir vos coordonnées à la fin de l'e-mail pour montrer à votre destinataire que vous êtes fiable et qu'il peut vous répondre en toute confiance.

Pour mesurer le taux de réponse par e-mail, comparez le nombre d'e-mails envoyés au nombre de réponses reçues.

Conseils pour rédiger des e-mails de rappel sur un ton amical

De nos jours, il n'est pas rare que des e-mails soient négligés ou oubliés, ce qui peut être frustrant lorsque vous attendez une réponse de quelqu'un.

Cependant, il existe des moyens de rédiger des e-mails de rappel amicaux pour rafraîchir la mémoire de votre destinataire sans paraître trop insistant ou impoli.

Utilisez un ton amical

Nous l'avons rappelé à plusieurs reprises tout au long de cet article, et ce pour une bonne raison ! Un e-mail de rappel amical permet d'éviter les réactions hostiles des deux côtés et d'établir de bonnes relations avec vos clients ou collègues en maintenant une communication positive !

Soyez bref

Soyez concis et direct pour faire passer votre message de la manière la plus efficace possible. Beaucoup de gens lisent les e-mails à la va-vite pour aller droit au but, vous avez donc tout intérêt à ce que vos messages soient brefs,

sans sacrifier les formules de politesse pour autant.

Personnalisez votre message

Mentionnez le nom de votre destinataire pour ajouter une touche personnelle et l'inciter à répondre à l'e-mail en lui montrant que vous vous adressez directement à lui.

Si vous connaissez le destinataire, vous pouvez aussi aborder d'autres sujets pour que l'e-mail de rappel reste amical et positif. Par exemple, si vous envoyiez un e-mail à un collègue, vous pourriez lui dire :

"Bravo pour la présentation de la semaine dernière ! Je vous envoie simplement cet e-mail pour vous rappeler que..."

Expliquez vos attentes

Expliquez clairement au destinataire ce que vous attendez de lui et ce que vous espérez qu'il fasse après avoir lu votre e-mail de rappel. Cela évitera toute ambiguïté ou tout retard supplémentaire. De plus, le fait d'indiquer clairement ce que le destinataire doit faire en ajoutant des liens Web rendra les choses bien plus simples pour lui.

Envoyez vos rappels au bon moment

Il peut être difficile de savoir quand envoyer un e-mail de rappel, car cela dépend de chaque situation. Que ce soit avant ou après une date limite, assurez-vous de laisser suffisamment de temps à votre destinataire pour qu'il réponde à votre e-mail et fasse ce que vous attendez de lui. Ce délai peut varier en fonction de la tâche que vous souhaitez qu'il fasse, vous devez donc en tenir compte au moment de planifier vos e-mails de rappel.

Erreurs à éviter avec les e-mails de rappel

Il y a également plusieurs choses à ne jamais faire lorsque vous rédigez un e-mail de rappel. Le manque de précision, le manque d'urgence et un trop grand nombre d'e-mails peuvent dissuader le destinataire de répondre à vos e-mails, voire même de les lire. Attirez l'attention de votre destinataire avec une ligne d'objet concise et directe et assurez-vous d'éviter certaines de ces erreurs courantes :

  • Être trop insistant
  • Ne pas personnaliser votre message
  • Être trop vague
  • Ne proposer aucune valeur ajoutée
  • Envoyer trop de rappels
  • Ne pas tester vos e-mails

Boostez vos taux de réponse grâce à des e-mails de rappel

Les e-mails de rappel sont un excellent moyen de stimuler le taux de réponse et l'engagement. Que vous envoyiez un rappel en anticipant une échéance à venir ou que la date limite soit déjà passée, un e-mail de rappel bien écrit est souvent tout ce dont le destinataire a besoin pour formuler sa réponse.

Assurez-vous d'employer un ton poli, clair, personnalisé et qui va droit au but pour que votre e-mail de rappel soit efficace. Concentrez-vous sur le fait de faire passer votre message et mettez l'accent sur ce que vous attendez de la part du destinataire, tout en veillant à établir une relation de confiance entre vous.

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