Cómo escribir correctamente un correo electrónico de recordatorio
Escribir correctamente un correo electrónico de recordatorio puede ser un delicado acto de equilibrio. Por un lado, debes asegurarte de que el mensaje es lo suficientemente asertivo como para provocar una respuesta, pero por otro no debe tropezar con la grosería o la agresividad.
Con tanto en juego, es esencial tener un correo electrónico de recordatorio bien elaborado que tenga el tono correcto y transmita el mensaje con claridad. Sigue leyendo para descubrir consejos prácticos sobre cómo escribir un correo electrónico de recordatorio eficaz que sea persuasivo, profesional y educado.
Empezar con un saludo amable
Mantén la coherencia entre el comienzo y la manera que piensas seguir: con un saludo cordial que sea a la vez profesional y personal. Eso sí, esto depende de lo familiarizado que estés con la persona a la que estás enviando el correo electrónico.
Si se trata de un amigo, compañero de trabajo o alguien con quien has conversado antes, un simple "Hola, (su nombre)" será suficiente. Si envías un correo electrónico a un cliente, se requiere un tono más formal, como una factura de pago o una próxima reunión de Zoom con un cliente. "Estimado/a (su nombre)" o incluso "Estimado/a Señor/Señora" funcionaría mejor.
Muestra cortesía
Este es uno de los factores más importantes del éxito de los correos electrónicos de recordatorio. Para crear un correo electrónico de recordatorio suave que no sea desagradable o agresivo, es importante mantener un tono cortés y respetuoso en todo momento para garantizar una respuesta calmada del destinatario. Si se siente ofendido o molesto por el correo electrónico, puede no responder o, si lo hace, su respuesta puede ser grosera.
Para evitarlo, utiliza fórmulas de cortesía, como "por favor", en todo el correo electrónico, a la vez que utilizas frases breves y basadas en hechos si el asunto trata de temas delicados. Si tienes confianza con la persona y el asunto no es demasiado serio, puedes incluir una frase simpática en algún lugar del correo electrónico. Por ejemplo, como cierre podrías decir:
"¡Que pases una noche estupenda y disfrutes del buen tiempo!"
Recuerda con delicadeza la tarea
Recuérdale amablemente las tareas pendientes utilizando términos de llamada a la acción. Estas pueden incluir “"Utiliza este enlace para pagar ahora”," “"Haz clic en el siguiente enlace para confirmar tu reserva"” o "“Responde a este correo electrónico cuando mejor te venga”."
Esto afirma que se requiere una acción por su parte, al tiempo que se mantiene un tono educado en todo el cuerpo del correo electrónico que le alienta a responder de inmediato.
Proporciona una razón para el correo electrónico de recordatorio
Proporcionar una razón para hacer un seguimiento puede enfatizar la urgencia para tu lector y ayudar a obtener una respuesta. Esto se utiliza mejor al principio del correo electrónico, por ejemplo:
"Solo un recordatorio de la próxima reunión que hemos programado para el viernes..."
"Este es el último recordatorio sobre tu factura vencida. Por favor, paga la factura inmediatamente utilizando..."
La aclaración de por qué envías el correo electrónico de seguimiento puede evitar la irritación del destinatario y ayudarle a comprender el propósito. Si el correo electrónico de recordatorio se envía antes de la fecha límite, el tono suele ser más flexible. Si ha pasado la fecha límite y la respuesta requerida depende del tiempo, puedes reflejarlo en tu tono.
Ofrece ayuda
Hacer saber al destinatario que puedes ponerte en contacto con él en cualquier momento es una buena manera de atenuar los correos electrónicos de recordatorio, sobre todo si el tema es económico o delicado.
Eso también te ayudará a decir más sobre lo que el lector está haciendo y si ha visto o no tus correos electrónicos. Esta frase pequeña, pero sutil, funciona de forma bastante universal y puede ser una línea sencilla al final de tu correo electrónico:
"No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta."
Termina con una nota amistosa
Además del punto anterior, ofrecer ayuda es una excelente manera de dejar el correo electrónico con una nota positiva, algo importante si deseas una respuesta constructiva de tu lector.
Una firma sencilla y profesional siempre es eficaz, pero en la última línea debes asegurarte de que el lector sepa que puede ponerse en contacto contigo en caso de duda. Dejar tus datos de contacto al final del correo electrónico es también un consejo útil que hará que tu lector sienta que eres fiable y, por lo tanto, esté lo suficientemente cómodo como para responder.
Para medir las tasas de respuesta de los correos electrónicos, compara el número de correos electrónicos entregados con el número de respuestas.
Consejos para escribir recordatorios amistosos por correo electrónico
En un mundo tan frenético como el actual, no es raro que los correos electrónicos se pasen por alto o se olviden. Como resultado, puede ser frustrante cuando esperas la respuesta de alguien.
Sin embargo, hay formas de redactar recordatorios amistosos que pueden ayudar a refrescar la memoria del destinatario sin que suenen prepotentes o groseros.
Utiliza un tono amable
Este punto se ha reiterado mucho en este artículo y por una buena razón. Un recordatorio amistoso por correo electrónico evita muchas reacciones no deseadas y dramas por ambas partes, lo que crea una buena relación entre cliente y colega al mantener una comunicación positiva.
Sé breve
Sé breve, ve al grano y asegúrate de transmitir tu mensaje con eficacia y el menor desorden posible. Muchos lectores escanean los correos electrónicos para ir al grano inmediatamente, así que cuantas menos palabras, mejor.
Sin embargo, no sacrifiques por ello ninguna palabra de cortesía que mantenga el tono amable.
Personaliza el mensaje
Utilizar el nombre del lector contribuye a darle un toque personal que le ayuda a entender que tiene la responsabilidad personal de responder al correo electrónico y actuar.
Si conoces al destinatario, añadir otros temas también puede ser útil para mantener el tono amable y animado del correo electrónico. Por ejemplo, si estuvieras enviando un correo electrónico a un compañero de trabajo, podrías decir:
"¡Buen trabajo en la presentación de la semana pasada! Te estaba enviando un correo electrónico para
recordarte..."
Utiliza una llamada a la acción clara
Proporciona al lector instrucciones claras sobre cuáles son sus próximos pasos y qué esperas que logre después de este correo electrónico de recordatorio. Esto evita confusiones y retrasos adicionales. Si se añaden términos de llamada a la acción directa con enlaces, el destinatario lo tendrá fácil y sin complicaciones.
Calcula bien los tiempos
Saber cuándo enviar el correo electrónico de recordatorio puede ser complicado, ya que depende de cada situación. Tanto si es antes o después de la fecha límite, asegúrate de dejarles margen suficiente para responder al correo electrónico y tomar las medidas necesarias. Esto puede variar en función de lo que necesites del destinatario, así que tenlo en cuenta al planificar tus correos electrónicos recordatorios.
Errores comunes en los correos electrónicos de recordatorio que hay que evitar
También hay algunas cosas que no se pueden hacer al escribir un correo electrónico de recordatorio. La vaguedad, la falta de urgencia y la sobrecarga de mensajes pueden hacer que un lector no responda a tus mensajes, o que tan siquiera se fije en ellos. Capta a tu lector con una línea de asunto concisa y directa, y asegúrate de evitar algunos de estos errores comunes.
- Ser demasiado insistente
- No personalizar el mensaje
- Ser demasiado impreciso
- No proporcionar valor
- Enviar demasiados recordatorios
- No probar tus correos electrónicos
Aumentar las tasas de respuesta con recordatorios amistosos por correo electrónico
Enviar correos electrónicos de recordatorio es una gran manera de aumentar la tasa de respuesta y el compromiso. Tanto si se trata de un recordatorio preventivo como si el plazo ya ha vencido, un correo electrónico de recordatorio bien redactado puede ser a menudo todo lo que el destinatario necesita para responder.
Garantizar que el tono es educado, claro, personalizado y directo ayudará a que tu correo electrónico de recordatorio tenga éxito. Centrarte en transmitir tu punto de vista haciendo hincapié en las tareas pendientes del lector, también ayuda a construir una relación sólida y de confianza entre tú y el lector.
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