Come scrivere promemoria che generano risultati

Come scrivere un promemoria

Il formato del promemoria deve rimanere coerente indipendentemente dall'annuncio. Anche se tendono a variare in base alle notizie, i promemoria non devono mai essere più lunghi di 1 o 2 pagine. Invece, lo scopo principale è condividere le informazioni il più rapidamente possibile, il che significa che un breve promemoria è solitamente l’opzione più efficace.

Ecco alcuni passaggi per imparare a scrivere un promemoria aziendale:

1. Scrivi la tua intestazione

L'intestazione contiene elementi come A, Da, Data promemoria e Oggetto, che aiutano il destinatario a comprendere che il messaggio è per lui e di cosa si tratta. Poiché i promemoria possono servire a documentare che qualcuno è stato informato, inclusa la data è fondamentale perché aiuterà entrambe le parti a trovarla in seguito.

L’oggetto di un promemoria deve essere semplice. Poiché un promemoria ha solo 1 oggetto, deve fornire una panoramica di base di ciò di cui si tratterà.

2. Scrivi la tua dichiarazione di apertura

La dichiarazione di apertura fa parte del corpo del promemoria. Qui condividi lo scopo della comunicazione e il motivo per cui la invii al destinatario. Ti consente di presentare l’idea principale semplicemente indicando informazioni chiave e fornendo dettagli di base.

3. Fornisci contesto

Dopo la dichiarazione di apertura, la parte del promemoria dedicata alla discussione che approfondisce l’argomento, riconoscendo l’argomento finale e l’obiettivo del messaggio. Il corpo del testo deve disporre di informazioni chiare e organizzate e di 1 o 2 paragrafi per presentare le informazioni in modo coerente. Utilizza punti elenco o elenchi ove possibile per garantire la leggibilità.

4. Includi i passaggi successivi

Se ai destinatari viene richiesto di agire, il promemoria deve includere le fasi successive che indicano l’attività e la scadenza.

5. Termina con una dichiarazione di chiusura

La tua dichiarazione conclusiva termina il promemoria con una firma educata e professionale che include il tuo nome e la tua posizione.

Il promemoria può anche includere allegati se lo invii come email. Se il tuo memorandum è lungo, devi anche fornire un riepilogo nel caso in cui il personale debba ritornarci per ulteriori informazioni.

Quando hai finito di scrivere il promemoria, puoi distribuirlo ai destinatari via email o posta interna. Pubblicare il promemoria su una bacheca in uno spazio condiviso, come la sala ristoro o l’atrio dell’ufficio, è anche un buon modo per diffondere il tuo messaggio.

Template di promemoria

Il template di promemoria di base segue la stessa struttura, che sia lungo o breve. I luoghi di lavoro tendono a utilizzare un singolo formato e template di promemoria per facilitarne la creazione e la comprensione.

Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di template di promemoria che puoi utilizzare per iniziare a comunicare con dipendenti, partner commerciali e clienti:

Template di promemoria aziendale

• A: [Nomi dei destinatari]
• Da: [il tuo nome]
• Data: [mese, giorno, anno]
• Oggetto: [oggetto chiaro e conciso]
• Testo: [ alcuni paragrafi che trasmettono informazioni, tra cui background e contesto. Deve essere breve, descrittivo e dettagliato]
• Elementi di azione: [un elenco delle fasi o delle azioni successive che devono essere completate e le relative scadenze]
• Dichiarazione di chiusura: [una call-to-action finale o una dichiarazione di chiusura che ringrazia i dipendenti. Può includere informazioni aggiuntive che fanno riferimento a eventuali allegati nell’email.]
• Firma: [una dichiarazione di chiusura comune che include il tuo nome e titolo professionale]

Ecco un esempio di promemoria aziendale che può aiutarti a capire come apparirebbe compilato questo template di promemoria e iniziare a redigere le comunicazioni del tuo ufficio:

A: Tutti i dipendenti

Da: Jacob Parker

Data: 26 luglio 2023

Oggetto: Lancio del programma di riconoscimento dei dipendenti

Ti scrivo per informarti che il nostro programma di riconoscimento dei dipendenti sarà lanciato questo mese. Questo programma mira a riconoscere e apprezzare i contributi eccezionali di ciascuno dei nostri dipendenti, promuovendo un ambiente di lavoro sano e positivo, riconoscendo al contempo gli sforzi eccezionali che guidano il nostro successo.

Le caratteristiche principali del programma di riconoscimento dei dipendenti sono:

- Dipendenti sotto i riflettori ogni mese - Caselle di suggerimenti - Riconoscimento di reparto

Nei prossimi giorni riceverai un’email relativa alle procedure e ai criteri del programma e invitiamo tutti a partecipare attivamente a questa iniziativa.

Grazie per la tua dedizione alla nostra attività.

Cordiali saluti,

Jacob Parker

Amministratore delegato

Questo è un esempio di promemoria che informa il personale del lancio di un nuovo riconoscimento dei dipendenti, che interessa tutti in tutta l’organizzazione. Come puoi vedere, contiene elementi essenziali, come un oggetto semplice e chiaro, una dichiarazione di apertura che fornisce contesto e fatti più specifici o di supporto sul programma nel corpo del promemoria. Qui, l’oggetto riassume lo scopo e il contenuto del promemoria.

Sebbene questo esempio non abbia necessariamente le fasi o le azioni successive, informa i dipendenti che riceveranno un’email con i dettagli del programma tra pochi giorni.

L’esempio di promemoria aziendale include una breve dichiarazione di chiusura che ringrazia i dipendenti e un’approvazione semplice e di facile comprensione con il nome e il titolo del mittente.

Suggerimenti per scrivere un promemoria aziendale

Imparare a scrivere un promemoria aziendale è relativamente facile se sai come scrivere un’email. Tuttavia, gli obiettivi di queste 2 comunicazioni aziendali sono diversi. Sebbene le email siano progettate per coinvolgere i dipendenti e siano più personali, un promemoria è più formale e utilizzato per le comunicazioni organizzative ufficiali. Sapere quando utilizzare un promemoria di ufficio invece di un’email dipende dall’oggetto e dalla natura generale del messaggio.

È necessario inviare un promemoria per le comunicazioni aziendali ufficiali, in particolare quelle che trasmettono informazioni complesse o dettagliate. Poiché i promemoria aziendali seguono una struttura di base e organizzata, consentono una migliore leggibilità rispetto alle email interne all'ufficio.

I promemoria sono più adatti per le comunicazioni interne all’interno dell’azienda o dei reparti, specialmente se le informazioni contenute nel messaggio richiedono documentazione.

D’altra parte, le email interne all’ufficio sono le migliori quando è necessario facilitare la comunicazione continua tra i membri del personale. L’email è l’opzione migliore se hai bisogno di una risposta rapida.

Altri suggerimenti per scrivere un promemoria aziendale includono quanto segue:

• Revisiona il tuo promemoria. Revisiona sempre il promemoria prima di inviarlo. Devi assicurarti che i nomi di tutti siano corretti, insieme all’oggetto del promemoria e ai paragrafi del testo. Il promemoria dovrebbe essere facile da comprendere, quindi modificalo per correggere la grammatica e la leggibilità generale. Poiché i promemoria solitamente fungono da documentazione all’interno di un’azienda, si desidera che il promemoria abbia tutte le informazioni necessarie trasmesse ai dipendenti in un formato di facile lettura.
• Ricorda il tuo pubblico. Se il tuo pubblico è il tuo staff, non ha bisogno di tutti fronzoli di cui i tuoi clienti avrebbero bisogno in un'email di marketing. L'obiettivo qui non è convertire. Al contrario, vuoi informare i dipendenti per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
• Arriva al punto. Lo scopo di un promemoria è trasmettere le informazioni nel modo più efficiente ed efficace. Il tuo paragrafo iniziale, o il primo paragrafo, deve essere breve e fornire contesto, mentre il corpo del promemoria fornisce informazioni più dettagliate. Cerca di mantenere il promemoria il più breve possibile, fornendo ai dipendenti informazioni sufficienti per comprendere il documento scritto.

Comunica con il tuo team utilizzando un promemoria

In un ambiente aziendale frenetico, la comunicazione rapida è fondamentale per la produttività. Un promemoria è un modo semplice ed efficace per comunicare esternamente e internamente. Questi importanti documenti aziendali possono migliorare la chiarezza, fornendo ai leader un formato strutturato e conciso per trasmettere informazioni importanti sull’azienda.

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