Le aziende fanno affidamento su una comunicazione efficace, sia all'interno che all'esterno. Si connettono con i clienti e i potenziali clienti per aumentare le vendite. Le comunicazioni interne garantiscono invece che tutti i dipendenti siano aggiornati sulle ultime notizie aziendali.
Un modo in cui le aziende comunicano internamente è tramite promemoria, o memorandum. Sapere come scrivere un promemoria può aiutare a comunicare efficacemente informazioni essenziali ai dipendenti di un'azienda.
Noto anche come memorandum, un promemoria fornisce informazioni di base e viene inviato a più persone contemporaneamente, il che lo rende ideale per la comunicazione di massa. Tuttavia, è anche possibile inviare promemoria ai singoli dipendenti. Ad esempio, se stai effettuando virtualmente l'onboarding di un nuovo assunto, puoi inviare un promemoria che spiega il processo. Questi messaggi forniscono anche dettagli sulle azioni che i destinatari devono intraprendere.
Puoi usare i promemoria per notificare ai dipendenti gli aggiornamenti aziendali, spiegare nuove procedure, informare il personale dei cambiamenti all'interno dell'azienda e annunciare promozioni. Uno degli aspetti più importanti di un promemoria è la sua struttura. Poiché fornisce solo le informazioni necessarie, è fondamentale sapere come scrivere un promemoria breve e conciso.
Continua a leggere per imparare a scrivere un promemoria per la tua azienda:
Come scrivere un promemoria
Il formato del promemoria deve rimanere coerente indipendentemente dall'annuncio, sia che si stia informando il team di una riunione imminente o si stia facendo un annuncio generale.
Anche se tendono a variare in base alle notizie, i promemoria non devono mai essere più lunghi di una o due pagine. L'obiettivo principale è quello di condividere le informazioni il più rapidamente possibile, scrivendo quelle più importanti in alto, il che significa che un promemoria breve rappresenta solitamente l’opzione più efficace.
Ecco alcuni passaggi per imparare come scrivere un promemoria aziendale:
1. Scrivi l'intestazione
L'intestazione contiene elementi come A, Da, Data del promemoria e Oggetto, che aiutano il destinatario a comprendere che il messaggio è per lui e di cosa si tratta. Poiché i promemoria possono servire a documentare che qualcuno è stato informato, includere la data è fondamentale perché aiuterà entrambe le parti a trovarla in seguito.
L'oggetto di un promemoria deve essere semplice. Poiché un promemoria ha solo un oggetto, questo deve fornire una panoramica di base di ciò di cui si parlerà.
2. Scrivi la tua dichiarazione di apertura
La dichiarazione o frase di apertura fa parte del testo del promemoria. Qui condividi lo scopo della comunicazione e il motivo per cui la invii al destinatario. Ti consente di presentare l’idea principale in modo semplice, fornendo le informazioni chiave e alcuni dettagli di contesto.
3. Fornisci contesto
Dopo la dichiarazione di apertura arriva la parte del promemoria dedicata alla discussione, che fornisce informazioni di contesto e approfondisce l’argomento, affrontando l’effettivo argomento e l’obiettivo del messaggio. Il corpo del testo deve disporre di informazioni chiare e organizzate e di uno o due paragrafi per presentare le informazioni in modo coerente. Laddove possibile, utilizza elenchi puntati o liste per garantire la leggibilità.
4. Includi i prossimi passaggi
Se ai destinatari viene chiesto di agire, il promemoria deve includere le fasi successive, contenenti le attività e le scadenze.
5. Termina con una dichiarazione di chiusura
La dichiarazione di chiusura conclude il promemoria con un saluto educato e professionale che include nome e ruolo.
Il promemoria può anche includere allegati se lo invii sotto forma di email. Se il promemoria è lungo, dovresti fornire anche un riassunto, nel caso in cui il personale debba tornare a consultarlo per maggiori informazioni.
Quando hai finito di scrivere il promemoria, puoi distribuirlo ai destinatari tramite email o posta interna. Anche affiggere il promemoria su una bacheca in uno spazio condiviso, come la sala ristoro o l’atrio dell’ufficio, rappresenta un buon modo per diffondere il messaggio.
Template di promemoria
Il template di promemoria di base segue la stessa struttura, indipendentemente dalla lunghezza del contenuto. Gli ambienti di lavoro tendono a utilizzare un unico formato e template di promemoria per renderne più facile la creazione e la comprensione.
Perché un template di promemoria fa risparmiare tempo
Lavorare con un template o un promemoria di esempio non solo salva del tempo qua e là, bensì crea un sistema che funziona in modo coerente in tutta l'organizzazione. Quando tutti seguono lo stesso formato, la comunicazione diventa più trasparente ed efficiente. Ecco perché usare un template di promemoria fa risparmiare tempo:
Standardizza la comunicazione tra i team
Per mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda, bisogna parlare la stessa lingua e avere una comunicazione chiara. Quando il team di marketing invia un promemoria alla contabilità, non ci dovrebbe essere alcuna confusione su dove si trovino le informazioni d'importanza chiave.
Questa standardizzazione diventa particolarmente preziosa via via che le aziende crescono o operano in diverse sedi. Noterai meno email che vanno avanti e indietro per chiedere chiarimenti e avrai più tempo da dedicare a ciò che conta.
Inoltre, quando si uniscono all'azienda, i nuovi dipendenti possono apprendere rapidamente un formato uniforme anziché gestire i diversi stili utilizzati dai diversi reparti.
Elimina l'incertezza nella formattazione
Fissare un documento di promemoria vuoto e chiedersi come strutturare il messaggio fa perdere tempo prezioso. Con un template, non bisogna partire da zero ogni volta che si deve inviare un promemoria.
La struttura di base è già pronta: l'intestazione, la spaziatura, il carattere e il layout generale sono impostati. Questo significa che puoi concentrarti su ciò che è davvero importante, ovvero il messaggio. Passerai meno tempo ad aggiustare i margini e più tempo a creare comunicazioni chiare ed efficaci.
Migliora trasparenza e coerenza
Quando ogni promemoria segue lo stesso formato, i lettori sviluppano un ritmo naturale per elaborare le informazioni. Sanno dove cercare dettagli chiave, scadenze e azioni da intraprendere. Questa uniformità introduce efficienza nel processo di comunicazione.
Col tempo, questa coerenza aiuta a ridurre le incomprensioni e garantisce che i dettagli essenziali non vadano persi nella traduzione. Crea anche un'immagine più professionale per la tua organizzazione, dimostrando che apprezzi una comunicazione chiara e organizzata.
Diversi tipi di promemoria e i loro scopi
Ogni promemoria ha uno scopo specifico e comprendere i diversi tipi aiuta a scegliere l'approccio giusto per il proprio messaggio. Esploriamo i tipi principali e quando usarli.
Promemoria informativi
Queste sono comunicazioni essenziali, progettate per tenere tutti informati circa aggiornamenti aziendali, eventi imminenti, cambiamenti di policy o annunci importanti. Comunicano i fatti senza richiedere azioni specifiche.
I promemoria informativi potrebbero annunciare una nuova assunzione, spiegare cambiamenti nelle politiche aziendali o condividere i risultati trimestrali.
I promemoria informativi efficaci anticipano le domande e forniscono risposte prima che siano poste, consentendo di risparmiare tempo ed evitando eventuale confusione lungo il percorso.
Promemoria di richiesta
Quando devi fare qualcosa, i promemoria di richiesta sono il formato di riferimento. Questi promemoria sono orientati all'azione, comunicano chiaramente cosa deve succedere, chi deve farlo e quando deve essere completato.
Il successo di un promemoria di richiesta dipende dalla sua chiarezza e specificità. Devi spiegare di cosa hai bisogno, perché è importante e come questo si inserisca negli obiettivi più ampi. Un promemoria di richiesta ben fatto rende facile per i destinatari capire il loro ruolo e agire.
Promemoria persuasivi
A volte, non basta informare o chiedere: bisogna convincere.
I promemoria persuasivi fanno leva su una particolare linea d'azione, sia che si tratti di adottare un nuovo sistema, modificare un processo o approvare un progetto. Questi promemoria richiedono un'attenta riflessione e struttura, oltre alla presentazione di prove e argomentazioni logiche come dettagli di supporto.
Per scrivere un promemoria persuasivo ed efficace, devi anticipare le possibili obiezioni e affrontarle direttamente, mettendo in risalto i benefici della proposta.
Promemoria di conferma
La documentazione è importante per gli affari. I promemoria di conferma sono documenti scritti che registrano decisioni, accordi o discussioni. Aiutano a prevenire le incomprensioni dichiarando chiaramente ciò che è stato deciso o concordato. Immaginali come i verbali di una riunione o di un focus group, ma più orientati all'azione.
I promemoria di conferma sono particolarmente preziosi nella gestione dei progetti, nelle negoziazioni contrattuali o in qualsiasi situazione in cui serve una chiara traccia cartacea. Aiutano a mantenere tutti responsabili e forniscono un punto di riferimento nel caso in cui sorgano domande in seguito.
Suggerimenti per scrivere un promemoria aziendale
Imparare a scrivere un promemoria aziendale è relativamente facile se si sa come scrivere un’email. Tuttavia, gli obiettivi di queste due comunicazioni aziendali sono diversi.
Sebbene le email siano studiate per coinvolgere i dipendenti e siano più personali, un promemoria è più formale e usato per le comunicazioni ufficiali dell'organizzazione. Sapere quando utilizzare un promemoria al posto di un’email dipende dall’oggetto e dalla natura generale del messaggio.
È necessario inviare un promemoria per le comunicazioni aziendali ufficiali, in particolare quelle che trasmettono informazioni complesse o dettagliate. Poiché i promemoria aziendali seguono una struttura di base e organizzata, consentono una migliore leggibilità rispetto alle email interne.
Al contrario, le email interne sono migliori quando è necessario facilitare la comunicazione continua tra i membri del personale. L’email è l’opzione migliore se necessiti di una risposta rapida.
Altri suggerimenti per scrivere un promemoria aziendale includono:
- Rileggi il promemoria. Rileggi sempre l'intero promemoria prima di inviarlo. Devi assicurarti che i nomi di tutti siano corretti, così come l'oggetto del promemoria e i paragrafi del testo. Il promemoria deve essere facile da comprendere, quindi modificalo per correggere la grammatica e la leggibilità generale. Poiché i promemoria solitamente fungono da documentazione all’interno di un’azienda, il promemoria deve trasmettere tutte le informazioni necessarie ai dipendenti in un formato di facile lettura.
- Ricorda il tuo pubblico. Se il pubblico è il tuo personale, non necessita di tutti i fronzoli che inseriresti in un'email di marketing per i clienti. Qui l'obiettivo non è convertire, bensì informare i dipendenti per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
- Vai al punto. Lo scopo di un promemoria è quello di trasmettere le informazioni nel modo più efficiente ed efficace. Il paragrafo di apertura, o il primo paragrafo, deve essere breve e fornire contesto, mentre il corpo del promemoria fornisce informazioni più dettagliate. Cerca di mantenere il promemoria il più breve possibile, fornendo ai dipendenti informazioni sufficienti per comprendere il documento scritto.
Comunica con il team usando un promemoria
In un ambiente aziendale frenetico, la comunicazione rapida è essenziale per la produttività. Un promemoria è un modo semplice ed efficace per comunicare esternamente e internamente. Questi importanti documenti aziendali possono migliorare la chiarezza, fornendo ai leader un formato strutturato e conciso per trasmettere informazioni importanti sull'azienda.
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Punti chiave da ricordare
- La stesura di promemoria efficaci è essenziale per una comunicazione aziendale chiara, poiché aiuta i team a condividere informazioni in modo efficiente mantenendo la professionalità in tutta l'organizzazione.
- L’uso dei template crea uniformità tra i reparti e fa risparmiare tempo prezioso, eliminando le incertezze sulla formattazione e sulla struttura.
- Comprendere i diversi tipi di promemoria ti aiuta a scegliere il formato giusto per il tuo messaggio, sia che si tratti di condividere informazioni, fare richieste, perorare una causa o documentare decisioni.