Comment rédiger des mémos qui génèrent des résultats ?

Comment rédiger un mémo ?

Le format du mémo doit rester cohérent quelle que soit l'annonce que vous avez à faire. Si leur longueur a tendance à varier en fonction des nouvelles communiquées, les mémos ne doivent jamais dépasser 1 ou 2 pages. L'objectif principal est de partager les informations le plus rapidement possible, ce qui signifie qu'un mémo bref est généralement plus efficace.

Voici quelques étapes pour vous aider à apprendre à rédiger une note de service :

1. Écrire votre titre

Le titre contient des éléments tels que le destinataire, l'expéditeur, la date et l'objet du mémo, qui aident tous le destinataire à comprendre que le message le concerne et son sujet. Étant donné que les mémos peuvent aider à servir de documentation indiquant qu'une personne a été informée de quelque chose, il est essentiel d'indiquer la date, car cela aidera les deux parties à la retrouver plus tard.

La ligne objet d'un mémo doit être simple. Un mémo n'abordant qu'un seul sujet, il doit fournir une vue d'ensemble simple concernant le sujet de la note.

2. Rédiger votre déclaration d'ouverture

La déclaration d'ouverture, également appelée déclaration, fait partie du corps de la note. C'est là que vous partagez l'objectif de la communication et la raison pour laquelle vous l'envoyez au destinataire. Elle vous permet de présenter l'idée principale en énonçant simplement des informations clés et en fournissant des détails sur le contexte.

3. Fournir un contexte

Une fois la déclaration d'ouverture terminée, rédigez la partie "discussion" du mémo, qui aborde le sujet de façon plus détaillée, en reconnaissant le thème et l'objectif ultimes du message. Le corps doit comprendre des informations claires et organisées, sous forme de paragraphe (un ou deux) afin de créer une présentation cohérente. Utilisez des puces ou des listes autant que possible pour garantir la lisibilité.

4. Inclure les prochaines étapes

Si les destinataires doivent prendre des mesures, le mémo doit inclure les prochaines étapes indiquant l'activité et l'échéance.

5. Terminer par une conclusion

Votre conclusion clôture le mémo avec une signature polie et professionnelle comprenant votre nom et votre poste.

Elle peut également inclure des pièces jointes si vous l'envoyez sous forme d'e-mail. Si votre mémorandum est long, pensez à fournir un résumé au cas où le personnel devrait à nouveau le consulter pour obtenir plus d'informations.

Lorsque vous avez terminé de rédiger le mémo, vous pouvez le distribuer aux destinataires par e-mail ou via la messagerie interne. Pour diffuser votre message, vous pouvez également publier le mémo sur un tableau d'affichage dans un espace partagé, tel qu'une salle de pause ou le hall d'entrée du bureau.

Modèle de mémorandum

Le modèle de mémo de base suit la même structure, quelle que soit sa longueur. Les lieux de travail ont tendance à utiliser un seul format et modèle de mémo pour faciliter leur création et leur compréhension.

Passons en revue quelques exemples de modèles de mémo à utiliser pour commencer à communiquer avec vos employés, vos partenaires commerciaux et vos clients :

Modèle de mémo commercial

• À : [Noms des destinataires]
• De : [Votre nom]
• Date : [Jour, mois, année]
• Objet : [Ligne objet claire et concise]
• Corps : [ Quelques paragraphes qui relaient des informations, y compris le contexte et la situation actuelle. Il doit être court, descriptif et détaillé]
• Actions : [Une liste des prochaines étapes ou actions à réaliser et leurs échéances]
• Conclusion : [Un dernier appel à l'action ou une conclusion qui remercie les employés. Il peut s'agir d'informations supplémentaires faisant référence à des pièces jointes dans l'e-mail.]
• Signature : [Une phrase de conclusion courante qui comprend votre nom et l'intitulé de votre poste]

Voici un exemple de note de service pour vous aider à comprendre à quoi ressemblerait ce modèle de mémo une fois rempli et à commencer à rédiger vos propres communications au bureau :

À : Tous les employés

De : Jacob Parker

Date : 26 juillet 2023

Objet : Lancement du programme de reconnaissance des employés

Je vous écris pour vous informer que notre programme de reconnaissance des employés sera lancé ce mois-ci. Ce programme vise à reconnaître et à apprécier les contributions exceptionnelles de chacun de nos employés, en favorisant un environnement de travail sain et positif, tout en reconnaissant les efforts remarquables qui contribuent à notre réussite.

Le programme de reconnaissance des employés comprend les éléments suivants :

- Un salarié à l'honneur tous les mois - Des boîtes à suggestions - La reconnaissance en fonction du département

Vous recevrez un e-mail dans les prochains jours concernant les procédures et les critères du programme, et nous encourageons tout le monde à participer de façon active à la réussite de cette initiative.

Je vous remercie pour votre dévouement envers notre entreprise.

Cordialement,

Jacob Parker

PDG

Il s'agit d'un exemple de mémo informant le personnel du lancement d'un programme de reconnaissance des nouveaux employés, qui affecte tous les membres de l'organisation. Comme vous pouvez le voir, il contient des éléments essentiels, tels qu'une ligne objet simple et claire, une déclaration d'ouverture qui fournit un contexte, et des faits plus spécifiques ou soutenant le programme dans le corps du mémo. Ici, la ligne objet résume l'objectif et le contenu du mémo.

Bien que cet exemple ne comporte pas nécessairement les prochaines étapes ou mesures à prendre, il informe les employés qu'ils recevront un e-mail avec les détails du programme dans quelques jours.

Il comprend également une brève phrase de conclusion remerciant les employés et une signature simple et facile à comprendre avec le nom et le titre de l'expéditeur.

Conseils pour la rédaction d'une note de service

Si vous savez comment rédiger un e-mail, alors apprendre à rédiger une note de service sera relativement facile. Cependant, ces 2 communications professionnelles ont des objectifs différents. Les e-mails sont plus personnels et conçus pour engager les employés, tandis que le mémo, plus formel, est utilisé pour les communications organisationnelles officielles. Savoir dans quelle situation utiliser une note de service plutôt qu'un e-mail dépend de l'objet et de la nature globale du message.

Vous devez envoyer un mémo pour les communications professionnelles officielles, en particulier celles qui transmettent des informations complexes ou détaillées. Étant donné que les notes de service suivent une structure basique et organisée, elles offrent une meilleure lisibilité que les e-mails internes du bureau.

Les mémos conviennent mieux aux communications internes au sein de l'entreprise ou des services, en particulier si les informations contenues dans le message doivent être documentées.

Par ailleurs, les e-mails internes sont préférables pour faciliter la communication entre les membres du personnel. Il s'agit de la meilleure option si vous avez besoin d'une réponse rapidement.

Voici quelques conseils supplémentaires pour rédiger une note de service :

• Relisez votre mémo. Lisez toujours l'intégralité de votre mémo avant de l'envoyer. Vous devez vous assurer que tous les noms sont corrects, ainsi que l'objet et les paragraphes du corps du mémo. Votre mémo doit être facile à comprendre, vérifiez la grammaire et la lisibilité globale. Étant donné que les mémos servent généralement de documentation au sein d'une entreprise, assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont transmises aux employés dans un format facile à lire.
• N'oubliez pas votre audience. Si votre audience est votre personnel, inutiles d'ajouter les fioritures dont vos clients auraient besoin dans un e-mail marketing. L'objectif ici n'est pas de convertir. Au lieu de cela, vous souhaitez informer les employés pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
• Soyez direct. L'objectif d'un mémo est de relayer les informations de la manière la plus efficace. Votre paragraphe d'ouverture, ou le premier paragraphe, doit être court et fournir un contexte, tandis que le corps du mémo fournit des informations plus détaillées. Faites en sorte que votre mémo soit aussi court que possible, tout en fournissant aux employés suffisamment d'informations pour comprendre le document écrit.

Communiquer avec votre équipe à l'aide d'un mémo

Dans un environnement commercial en constante évolution, une communication rapide est cruciale pour la productivité. Le mémo est un moyen simple et efficace de communiquer en externe et en interne. Ces documents commerciaux importants peuvent améliorer la clarté tout en fournissant aux dirigeants un format structuré et concis pour transmettre des informations majeures sur l'entreprise.

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