Memo schreiben leicht gemacht

So schreibst du ein Memo

Das Memo-Format sollte unabhängig von der Ankündigung einheitlich sein. Memos variieren in der Regel je nach Nachrichtenlänge, sollten jedoch niemals länger als 1 oder 2 Seiten sein. Der Hauptzweck besteht stattdessen darin, Informationen so schnell wie möglich zu teilen. Dies bedeutet, dass ein kurzes Memo üblicherweise die effektivste Option ist.

Hier findest du ein paar Schritte, mit deren Hilfe du lernen kannst, wie du ein Geschäftsmemo verfasst:

1. Schreibe deine Überschrift

Die Überschrift enthält Elemente wie „An“, „Von“, „Memo-Datum“ und „Betreff“. Diese zeigen den Empfängern, ob die Nachricht sich an sie richtet und worum es geht. Da Memos als Dokumentation für die Benachrichtigung einer Person dienen können, ist das Datum entscheidend, da es beiden Parteien später dabei hilft, das Memo wiederzufinden.

Die Betreffzeile eines Memos sollte einfach gehalten sein. Da ein Memo nur ein Thema behandelt, sollte sie einen grundlegenden Überblick über den Inhalt geben.

2. Verfasse deine einleitende Botschaft

Die einleitende Botschaft, auch als Kernaussage bezeichnet, ist Teil des Memotextes. Hier informierst du über den Zweck der Mitteilung und warum du diese an die jeweiligen Empfängern sendest. Sie ermöglicht es dir, die zentrale Botschaft vorzustellen, indem du wichtige Informationen nennst und Hintergrunddetails lieferst.

3. Erkläre den Kontext

Auf die einleitende Botschaft folgt der Diskussionsteil des Memos, der detaillierter ins Thema einsteigt und die zentrale Aussage sowie das Ziel der Mitteilung vertieft. Der Text sollte klar und übersichtlich aufgebaut sein und 1 oder 2 Absätze umfassen, um die Informationen kohärent zu präsentieren. Verwende wenn möglich Aufzählungspunkte oder Listen, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.

4. Beschreibe die nächsten Schritte

Wenn die Empfänger Maßnahmen ergreifen müssen, sollte das Memo die nächsten Schritte in Form der einzelnen Handlungen und ihrer Fristen enthalten.

5. Ende mit einer abschließenden Botschaft

Deine abschließende Botschaft beendet das Memo mit einem höflichen und professionellen Schlusswort, das deinen Namen und deine Position enthält.

Dein Memo kann auch Anhänge umfassen, wenn du es als E-Mail versendest. Wenn dein Memorandum lang ist, solltest du eine Zusammenfassung bereitstellen und deinem Team damit ermöglichen, bei einem gegebenenfalls erforderlichen erneuten Lesen weitere Informationen zu erhalten.

Wenn du mit dem Verfassen des Memos fertig bist, kannst du es per E-Mail oder interner Nachricht an Empfänger verschicken. Das Veröffentlichen des Memos auf einer Pinnwand in einem gemeinschaftlich genutzten Raum wie beispielsweise einem Pausenraum oder einer Bürolobby ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, deine Botschaft zu verbreiten.

Memo-Vorlage

Ein Memo folgt der gleichen grundlegenden Struktur, egal ob es lang oder kurz ist. Unternehmen verwenden in der Regel ein einziges Memo-Format und eine einheitliche Vorlage, um Memos einfacher zu erstellen und leichter zu verstehen.

Sehen wir uns einige Beispiele für Memo-Vorlagen an, mit denen du mit Mitarbeitenden, Partnerunternehmen und deiner Kundschaft kommunizieren kannst:

Vorlage für Geschäftsmemos

• An: [Namen von Empfängern]
• Von: [Dein Name]
• Datum: [Tag, Monat, Jahr]
• Betreff: [Klare und prägnante Betreffzeile]
• Haupttext: [ Ein paar Absätze, die Informationen vermitteln, einschließlich Hintergrundinformationen und Kontext. Der Text sollte kurz, beschreibend und detailliert sein]
• Aktionspunkte: [Eine Liste der nächsten Schritte oder Aktionspunkte, die erledigt werden müssen, und deren Fristen]
• Abschlusserklärung: [Ein abschließender Handlungsaufruf oder eine abschließende Aussage, die den Mitarbeitenden dankt. Der Abschnitt kann zusätzliche Informationen enthalten, die auf Anhänge in der E-Mail verweisen.]
• Unterzeichnung: [Eine übliche Abschlusserklärung, die deinen Namen und deine Berufsbezeichnung enthält]

Hier findest du ein Beispiel für ein Geschäftsmemo. Dieses soll dir dabei helfen, zu verstehen, wie die Memo-Vorlage ausgefüllt aussehen könnte, und mit dem Entwurf deiner eigenen Mitteilungen zu beginnen:

An: Alle Mitarbeiter

Von: Peter Müller

Datum: 26. Juli 2023

Betreff: Einführung eines Programms zur Mitarbeiteranerkennung

Ich möchte euch darüber in Kenntnis setzen, dass unser Programm zur Mitarbeiteranerkennung noch in diesem Monat startet. Das Programm zielt darauf ab, herausragende Leistungen unserer Mitarbeiter zu würdigen, ein gesundes und positives Arbeitsumfeld zu schaffen und gleichzeitig die außergewöhnlichen Bemühungen anzuerkennen, die zu unserem Erfolg beitragen.

Zu den wichtigsten Merkmalen des Programms zur Mitarbeiteranerkennung gehören:

– Monatliche Spotlights auf Mitarbeiter – Vorschlagsboxen – Würdigung von Abteilungen

In den kommenden Tagen erhaltet ihr eine E-Mail zu den Abläufen und Kriterien für das Programm. Wir möchten alle ermutigen, aktiv daran teilzunehmen, um diese Initiative zu einem vollen Erfolg zu machen.

Vielen Dank für euer Engagement für unser Unternehmen.

Herzliche Grüße

Peter Müller

CEO

Dies ist ein Beispiel für ein Memo, das die Belegschaft über den Start eines neuen Programms zur Mitarbeiteranerkennung informiert, das alle Mitarbeiter im gesamten Unternehmen betrifft. Wie du daran siehst, enthält es wesentliche Elemente wie eine einfache und verständliche Betreffzeile, eine einleitende Aussage zum generellen Kontext und spezifischere und detailliertere Informationen über das Programm im Hauptteil des Memos. Die Betreffzeile fasst den Zweck und Inhalt des Memos gut zusammen.

Das Beispiel enthält zwar keine nächsten Schritte oder Aktionspunkte, informiert die Belegschaft jedoch, dass sie in ein paar Tagen eine E-Mail mit den Details des Programms erhält.

Das Geschäftsmemo beinhaltet außerdem eine kurze abschließende Erklärung, in der den Mitarbeitern gedankt wird, und eine einfache und leicht verständliche Abzeichnung mit dem Namen und Titel des Absenders.

Tipps zum Verfassen eines Geschäftsmemos

Es ist relativ einfach, ein Geschäftsmemo zu verfassen, wenn man weiß, wie man eine E-Mail schreibt. Die Ziele dieser beiden Formen der Geschäftskommunikation sind jedoch unterschiedlich. Während E-Mails die Mitarbeiter einbeziehen sollen und persönlicher sind, ist ein Memo ein formelleres Format, das für offizielle organisatorische Bekanntmachungen verwendet wird. Die Entscheidung, wann ein Memo anstelle einer E-Mail verfasst werden soll, hängt vom Thema und der allgemeinen Art der Nachricht ab.

Du solltest Memos für offizielle Geschäftsmitteilungen nutzen, insbesondere für solche, die komplexe oder detaillierte Informationen enthalten. Da Geschäftsmemos einer bestimmten festgelegten Struktur folgen, ermöglichen sie eine bessere Lesbarkeit als interne Büro-E-Mails.

Memos eignen sich am besten für die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens oder seiner Abteilungen und vor allem dann, wenn die Informationen in der Nachricht dokumentiert werden müssen.

Interne Büro-E-Mails eignen sich am besten, wenn die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter Möglichkeiten zum Antworten und kontinuierlichen Austausch beinhalten muss. E-Mails sind die beste Option, wenn du schnell eine Rückmeldung benötigst.

Weitere Tipps zum Verfassen eines Geschäftsmemos:

• Lies dir dein Memo erneut durch. Überprüfe immer dein gesamtes Memo, bevor du es versendest. Du musst sicherstellen, dass alle Namen korrekt sind. Gleiches gilt für den Betreff und die einzelnen Textabschnitte. Dein Memo sollte leicht verständlich sein, also bearbeite es hinsichtlich grammatischer Aspekte und der allgemeinen Lesbarkeit. Da Memos in der Regel als Dokumentation innerhalb eines Unternehmens dienen, muss dein Memo der Belegschaft alle erforderlichen Informationen in einem leicht lesbaren Format übermitteln.
• Denke an deine Zielgruppe. Wenn es sich bei deiner Zielgruppe um deine Belegschaft handelt, braucht diese nicht dieselbe Art von Ausschmückung wie deine Kundschaft in einer Marketing-E-Mail. Das Ziel besteht nicht darin, den Inhalt in eine andere Form zu übersetzen. Stattdessen musst du deine Beschäftigten benachrichtigen und damit sicherstellen, dass alle auf demselben Stand sind.
• Komm schnell auf den Punkt. Der Zweck eines Memos ist es, Informationen auf möglichst effiziente und effektive Weise zu übermitteln. Dein einleitendes Statement – der erste Absatz – sollte kurz sein und Kontextinformationen liefern, während der Text des Memos stärker ins Detail geht. Versuche, dein Memo so kurz wie möglich zu halten und deinem Team zugleich ausreichend Informationen zu geben, um dieses schriftliche Dokument zu verstehen.

Kommuniziere mithilfe von Memos mit deinem Team

In einem schnelllebigen Geschäftsumfeld ist eine schnelle Form der Kommunikation entscheidend für die Produktivität. Memos sind eine einfache und effektive Möglichkeit der externen und internen Kommunikation. Diese wichtigen Geschäftsdokumente sorgen für Klarheit und bieten Führungskräften zugleich ein strukturiertes und prägnantes Format zur Vermittlung wichtiger Informationen über das Unternehmen.

Nutze das Potenzial von Geschäftsmemos mit Mailchimp. Unser All-in-one-Marketingtool macht es dir leicht, wichtige Nachrichten zu übermitteln und Updates mit deinen Mitarbeitern zu teilen. Darüber hinaus kannst du unsere Insights und Datenvisualisierungsberichte verwenden, um zu sehen, ob deine Memos geöffnet und gelesen wurden. Auf diese Weise gewährleistest du eine effektivere Kommunikation innerhalb deines Unternehmens. Registriere dich noch heute für Mailchimp.