Como escrever um memorando passo a passo

Como escrever um memorando

O formato do memorando deve permanecer consistente, independentemente do anúncio. Embora eles tendam a variar em tamanho dependendo das notícias, os memorandos nunca devem ter mais de uma ou duas páginas. Em vez disso, o objetivo principal é compartilhar informações o mais rápido possível, o que significa que um memorando curto geralmente é a opção mais eficaz.

Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a aprender a escrever um memorando de negócios:

1. Escreva seu cabeçalho

O cabeçalho contém elementos como Para, De, Data do memorando e Assunto, que por sua vez ajudam o destinatário a entender que a mensagem é para ele e do que se trata. Como os memorandos podem ajudar a servir como documentação de que alguém foi notificado, incluir a data é crucial, pois ajudará ambas as partes a encontrá-lo mais tarde.

A linha de assunto de um memorando deve ser direta. Como um memorando tem apenas um assunto, ele deve fornecer uma visão geral básica do que se trata.

2. Escreva sua introdução

A introdução, também conhecida como declaração, faz parte do texto do memorando. É aqui que você compartilha a finalidade da comunicação e porque a está enviando para o destinatário. Ela permite que você apresente a ideia principal simplesmente declarando informações importantes e fornecendo detalhes de histórico.

3. Forneça contexto

Após a introdução vem a parte de discussão do memorando, que entra em mais detalhes sobre o assunto, reconhecendo o tópico final e o objetivo da mensagem. O texto deve conter informações claras e organizadas e um ou dois parágrafos para apresentar as informações de forma coerente. Use marcadores ou listas sempre que possível para garantir a legibilidade.

4. Inclua as próximas etapas

Se os destinatários devem realizar alguma ação, o memorando deve incluir as próximas etapas indicando a atividade e o prazo.

5. Termine com uma conclusão

Sua conclusão encerra o memorando com uma assinatura educada e profissional que inclui seu nome e cargo.

Seu memorando também pode incluir anexos se você o estiver enviando como um e-mail. Se o seu memorando for longo, você também deve fornecer um resumo caso a equipe precise retornar para obter mais informações.

Quando terminar de escrever o memorando, você pode distribuí-lo aos destinatários por e-mail ou correio interno. Publicar o memorando em um quadro de avisos em um espaço compartilhado, como uma sala de descanso ou de espera, também é uma boa maneira de espalhar sua mensagem.

Modelo de memorando

O modelo de memorando básico segue a mesma estrutura, seja ela longa ou curta. Os locais de trabalho tendem a usar um único formato e modelo de memorando para facilitar a criação e a compreensão.

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de modelos de memorando que você pode usar para começar a se comunicar com funcionários, parceiros de negócios e clientes:

Modelo de memorando de negócios

• Para: [Nomes dos destinatários]
• De: [Seu nome]
• Data: [Dia, Mês, Ano]
• Assunto: [Linha de assunto clara e concisa]
• Texto: [ Alguns parágrafos que transmitem informações, incluindo histórico e contexto. Deve ser curto, descritivo e detalhado]
• Itens de ação: [Uma lista das próximas etapas ou itens de ação que devem ser concluídos e seus prazos]
• Conclusão: [Uma chamada final à ação ou conclusão, agradecendo aos funcionários. Pode incluir informações adicionais que fazem referência a anexos no e-mail.]
• Assinatura: [Uma declaração de encerramento comum que inclui seu nome e cargo]

Aqui está um exemplo de memorando que pode ajudar você a entender como o modelo acima ficaria preenchido e começar a elaborar suas próprias comunicações:

Para: Todos os funcionários

De: Jacob Parker

Data: 26 de julho de 2023

Assunto: Lançamento do programa de reconhecimento de funcionários

Envio essa comunicação para informar que nosso programa de reconhecimento de funcionários será lançado este mês. Esse programa visa reconhecer e apreciar as contribuições excepcionais de cada um de nossos funcionários, promovendo um ambiente de trabalho saudável e positivo, ao mesmo tempo em que reconhece os esforços excepcionais que impulsionam nosso sucesso.

Os principais recursos do programa de reconhecimento de funcionários incluem:

- Destaques mensais dos funcionários - Caixas de sugestão - Reconhecimento departamental

Você receberá um e-mail nos próximos dias sobre os procedimentos e critérios para o programa, e encorajamos todos a participar ativamente para tornar essa iniciativa um sucesso.

Obrigado por sua dedicação ao nosso negócio.

Atenciosamente,

Jacob Parker

CEO

Esse é um exemplo de um memorando informando a equipe sobre o lançamento de um novo reconhecimento de funcionários, que afeta todos, em toda a organização. Como você pode ver, ele contém elementos essenciais, como uma linha de assunto simples e clara, uma declaração de abertura que fornece contexto e fatos mais específicos ou de apoio sobre o programa no texto do memorando. Aqui, a linha de assunto resume a finalidade e o conteúdo do memorando.

Embora esse exemplo não tenha necessariamente as próximas etapas ou itens de ação, ele informa aos funcionários que eles receberão um e-mail com os detalhes do programa em alguns dias.

O exemplo do memorando de negócios inclui uma breve conclusão agradecendo aos funcionários e uma forma simples de assinar com o nome e o cargo do remetente.

Dicas para escrever um memorando de negócios

Aprender a escrever um memorando de negócios é relativamente fácil se você souber como escrever um e-mail. No entanto, as metas dessas duas comunicações comerciais são diferentes. Embora os e-mails sejam concebidos para envolver os funcionários e sejam mais pessoais, um memorando é mais formal e usado para comunicações organizacionais oficiais. Determinar quando usar um memorando em vez de um e-mail depende do assunto e da natureza geral da mensagem.

Você deve enviar um memorando para comunicações comerciais oficiais, especialmente aquelas que transmitem informações complexas ou detalhadas. Como os memorandos seguem uma estrutura básica e organizada, eles permitem melhor legibilidade do que os e-mails internos do escritório.

Memorandos são mais adequados para comunicações internas dentro da empresa ou departamentos, especialmente se as informações na mensagem exigirem documentação.

Por outro lado, os e-mails internos do escritório são melhores quando você precisa facilitar a comunicação entre os membros da equipe. O e-mail é a melhor opção se você precisar de uma resposta rápida.

Outras dicas para escrever um memorando de negócios incluem o seguinte:

• Revise seu memorando. Sempre revise todo o seu memorando antes de enviá-lo. Você deve garantir que os nomes de todos estejam corretos, juntamente com o assunto do memorando e os parágrafos do texto. Seu memorando deve ser fácil de entender. Portanto, revise seu texto quanto à gramática e à legibilidade geral. Como os memorandos normalmente servem como documentação dentro de uma empresa, o seu memorando deve conter todas as informações que devem ser transmitidas aos funcionários em um formato fácil de ler.
• Lembre-se do seu público. Se o seu público for a sua equipe, eles não precisam dos mesmos adicionais que seus clientes precisariam em um e-mail de marketing. O objetivo aqui não é converter. Em vez disso, você deve notificar os funcionários para garantir que todos estejam em sintonia.
• Vá direto ao ponto. O objetivo de um memorando é transmitir informações da maneira mais eficiente e eficaz. Sua introdução, ou o primeiro parágrafo, deve ser curto e fornecer contexto, enquanto o texto do memorando fornece informações mais detalhadas. Tente manter seu memorando o mais curto possível, fornecendo aos funcionários informações suficientes para entender o documento escrito.

Comunique-se com sua equipe usando um memorando

Em um ambiente de negócios acelerado, a comunicação rápida é crucial para a produtividade. Um memorando é uma maneira simples e eficaz de se comunicar externa e internamente. Esses importantes documentos de negócios podem melhorar a clareza e, ao mesmo tempo, oferecer aos líderes um formato estruturado e conciso para transmitir informações importantes sobre a empresa.

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