As empresas dependem de uma eficaz comunicação tanto externa quanto interna. Elas ajudam na conexão com os clientes e potenciais clientes, impulsionando as vendas. Por outro lado, as comunicações internas garantem que todos os colaboradores estejam a par das últimas notícias da companhia.
Uma maneira de as empresas se comunicarem internamente é por meio de memorandos. Saber redigir esses comunicados ajuda você a comunicar informações essenciais aos colaboradores de uma empresa com toda a eficiência.
Também conhecido como memorandos de escritório, eles contêm informações básicas e são enviados para diversas pessoas ao mesmo tempo, o que faz deles ideais na comunicação em massa. Mas também é possível enviar memorandos para colaboradores individuais. Se você estiver, por exemplo, integrando virtualmente um novo funcionário, pode enviar-lhe um memorando explicando o processo. Mensagens desse tipo também dão aos destinatários detalhes sobre as etapas que eles devem seguir.
Você pode usar os memorandos para comunicar aos funcionários novidades na empresa, explicar novos procedimentos, informar o pessoal sobre mudanças na companhia e anunciar promoções. Um dos aspectos mais importantes dos memorandos é sua estrutura. Como eles apresentam apenas as informações necessárias, é crucial saber como compor um memorando curto, que vá direto ao ponto.
Continue lendo e aprenda como escrever memorandos para seu negócio:
Como escrever um memorando
O formato do memorando deve ser consistente, independentemente do anúncio, esteja você escrevendo para informar a equipe sobre uma reunião futura ou fazendo comunicados gerais.
Embora a extensão dos memorandos varie dependendo da notícia, eles devem ter entre uma e duas páginas. O objetivo principal desses comunicados é compartilhar informações com rapidez, colocando as mais importantes na parte de cima. Ou seja, memorandos curtos costumam ser mais eficazes.
Estes passos ajudarão você a escrever memorandos comerciais:
1. Escreva o título
O título contém elementos como Para, De, Data do memorando e Assunto. Eles ajudam o destinatário a saber se a mensagem é para ele e do que se trata. Os memorandos podem servir como registro de que uma pessoa foi notificada. Por isso, incluir a data é essencial, pois ajudará todas as partes a localizá-los posteriormente.
O assunto dos memorandos deve ser direto. Como os memorandos têm apenas um assunto, os campos de assunto devem fornecer uma visão geral do conteúdo da mensagem.
2. Escreva a frase de abertura
A declaração de abertura faz parte do corpo do memorando. É nela que você informa o propósito do comunicado e por que ele está sendo enviado ao destinatário. Ela lhe permite apresentar a ideia principal da mensagem apenas apontando as informações-chave e dando mais informações sobre o contexto.
3. Forneça contexto
Após a declaração de abertura, segue a parte discursiva do memorando. Ela fornece informações sobre o contexto e aprofunda o assunto em detalhes, abordando o tema principal e o objetivo da mensagem. O corpo deve conter informações claras e organizadas, além de um ou dois parágrafos para apresentar as informações de forma coerente. Use marcadores ou listas sempre que possível para facilitar a leitura.
4. Inclua as próximas etapas
Se os destinatários precisarem tomar alguma medida, o memorando deve incluir as próximas etapas, indicando quais são elas e o prazo.
5. Termine com uma declaração de encerramento
Sua declaração de encerramento finaliza o memorando com uma despedida educada e profissional, incluindo seu nome e posição.
Os memorandos também podem incluir anexos se você os estiver enviando por e-mail. Se seu comunicado for extenso, forneça um resumo. Assim, a equipe poderá consultá-lo novamente para obter mais informações.
Quando terminar de escrever o memorando, você poderá distribuí-lo aos destinatários por e-mail ou correio interno. Afixar o comunicado em quadros de avisos em ambientes compartilhados, como salas de descanso ou o saguões do escritório, também é uma boa maneira de divulgar a mensagem.
Modelo de memorando
O modelo de memorando básico segue a mesma estrutura, não importa se ele for longo ou curto. Com o objetivo de tornar mais fácil a criação e compreensão dos memorandos, os espaços de trabalho costumam usar um único formato e modelo.
Por que usar um modelo de memorando economiza tempo
Trabalhar com um modelo ou exemplo de memorando não só economiza um pouco do seu tempo, mas também cria um sistema consistente em toda a organização. Quando todos seguem o mesmo formato, a comunicação fica mais transparente e eficiente. Veja por que usar um modelo de memorando economiza tempo:
Padronizar a comunicação entre as equipes
Alinhar todos os envolvidos começa por padronizar a comunicação e garantir sua clareza. Quando sua equipe de marketing envia um memorando para a contabilidade, não deve haver dúvidas sobre onde encontrar as principais informações.
Essa padronização se torna especialmente valiosa conforme as empresas crescem ou passam a operar em diferentes locais. Você vai perceber um menor vai e vem de e-mails com pedidos de esclarecimentos e mais tempo realmente dedicado ao que importa.
Além disso, fica fácil para os funcionários novos aprenderem um formato único e consistente, em vez de lidar com distintos estilos em diferentes departamentos ao ingressarem na empresa.
Acabe com as dúvidas quanto à formatação
Encarar um documento de memorando em branco e se perguntar como organizar sua mensagem desperdiça um tempo valioso. Com um modelo, você não tem que reinventar a roda toda vez que precisa enviar um memorando.
A estrutura básica já está lá: cabeçalho, espaçamento, fonte e layout geral estão definidos. Assim, você se concentra no que realmente importa — a mensagem em si. Você vai gastar menos tempo ajustando as margens e mais tempo criando comunicados claros e eficazes.
Melhore a clareza e a consistência
Quando todos os memorandos seguem o mesmo formato, os leitores desenvolvem um jeito natural de processar as informações. Eles sabem onde procurar pelas principais informações, prazos e medidas a tomar. Essa consistência deixa seu processo de comunicação mais eficiente.
Com o tempo, essa consistência diminui os mal-entendidos e evita que informações essenciais se percam. Também dá uma imagem mais profissional à sua organização, mostrando que você valoriza uma comunicação clara e estruturada.
Diferentes tipos de memorandos e seus objetivos
Cada memorando tem um propósito específico. Entender os diferentes tipos ajuda você a escolher a abordagem certa para sua mensagem. Vamos conhecer os principais tipos e quando empregar cada um.
Memorandos informativos
Os memorandos informativos são seus comunicados do dia a dia, projetados para manter todos por dentro das novidades da empresa, eventos futuros, mudanças nas políticas ou anúncios importantes. Eles apresentam fatos sem exigir ações específicas.
Esses comunicados servem para anunciar novas contratações, explicar mudanças nas políticas da companhia ou compartilhar os resultados do trimestre.
Bons memorandos informativos fornecem respostas antes mesmo que as pessoas façam as perguntas, economizando tempo e evitando confusão mais à frente.
Memorandos de requerimento
Os memorandos de requerimento são o formato ideal quando você precisa que algo seja feito. Eles servem para a tomada de ações e indicam claramente o que precisa ser feito, quem deve fazer e quando a medida deve estar concluída.
A eficiência desses memorandos dependerá da clareza e especificidade deles. Explique o que você precisa, por que é importante e como isso se encaixa nos objetivos maiores. Memorandos de requerimento bem elaborados esclarecem o papel dos destinatários e as medidas que devem tomar.
Memorandos persuasivos
Às vezes, é preciso fazer mais do que apenas informar ou solicitar: você precisa persuadir.
Memorandos persuasivos defendem um curso de ação específico, seja a adoção de um sistema novo, mudança de um processo ou aprovação de um projeto. Eles demandam reflexão e estrutura cuidadosas, bem como a apresentação de evidências e argumentos lógicos de apoio.
Para escrever um memorando persuasivo de sucesso, você deve prever potenciais objeções e abordá-las diretamente, destacando os benefícios da sua proposta.
Memorandos de confirmação
A documentação é importante para os negócios. Memorandos de confirmação são registros escritos de decisões, acordos ou discussões. Eles ajudam a evitar mal-entendidos ao registrar claramente o que foi decidido ou acordado. Pense neles como as atas de uma reunião ou grupo focal, mas mais voltadas para a ação.
Memorandos de confirmação são especialmente úteis no gerenciamento de projetos, nas negociações de contratos ou nas situações em que você precisa de um registro claro. Eles atribuem responsabilidades a cada indivíduo e servem de referência caso surjam dúvidas posteriormente.
Dicas para escrever um memorando comercial
Redigir memorandos comerciais é relativamente fácil se você souber escrever e-mails. No entanto, os objetivos desses dois tipos de comunicados empresariais são diferentes.
Enquanto os e-mails têm o objetivo de engajar os funcionários e são mais pessoais, os memorandos são mais formais e usados nas comunicações organizacionais oficiais. Saber quando usar um memorando comercial em vez de um e-mail depende do assunto e da natureza geral da mensagem.
Use o memorando nas comunicações empresariais oficiais, especialmente aquelas contendo informações complexas ou detalhadas. Os memorandos comerciais seguem uma estrutura básica e organizada, oferecendo melhor legibilidade do que os e-mails internos de escritório.
Por outro lado, os e-mails internos de escritório são ideais quando você precisa facilitar a comunicação contínua entre os membros da equipe. Além disso, o e-mail é a melhor opção se você precisa de respostas rápido.
Entre as dicas para redigir memorandos comerciais estão:
- Revise o memorando. Sempre revise todo o memorando antes de enviá-lo. Tenha certeza de que os nomes de todos estejam corretos, assim como o assunto do memorando e os parágrafos do corpo. Seu comunicado deve ser fácil de entender, então edite-o, assegurando a correção gramatical e a legibilidade geral. Como os memorandos costumam servir como documentação dentro das empresas, seus memorandos devem conter todas as informações necessárias para os funcionários em um formato fácil de ler.
- Pense no seu público. Se o público for sua equipe, você não precisa ornamentar a mensagem como faria para seus clientes em um e-mail de marketing. O objetivo aqui não é conquistar. O que você quer é notificar os funcionários para garantir que estejam todos alinhados.
- Vá direto ao ponto. O objetivo dos memorandos é comunicar informações da forma mais eficiente e eficaz possível. O primeiro parágrafo deve ser breve e apresentar o contexto, enquanto o corpo do memorando precisa apresentar informações mais detalhadas. Tente manter seu memorando o mais breve possível, sem deixar de dar aos funcionários informações suficientes para compreenderem o documento.
Comunique-se com sua equipe usando memorandos
Em um ambiente de negócios dinâmico, uma comunicação rápida é essencial para a produtividade. Os memorandos são uma maneira simples e eficaz de se comunicar tanto externamente quanto internamente. Esses importantes documentos empresariais podem trazer mais clareza, dando aos líderes um formato estruturado e conciso para transmitir informações cruciais sobre a empresa.
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Principais conclusões
- Redigir memorandos eficazes é fundamental para uma comunicação empresarial clara. Isso ajuda as equipes a compartilhar informações de forma eficiente, mantendo o profissionalismo na organização.
- Usar modelos de memorando traz consistência para os diversos departamentos e economiza um tempo valioso ao eliminar as dúvidas quando à formatação e estrutura.
- Ao conhecer os diferentes tipos de memorando, você se torna capaz de escolher o formato adequado conforme seu objetivo, seja compartilhar informações, fazer requerimentos, montar um "case" ou documentar decisões.