Massimizza il tuo tempo e le tue risorse con l'automazione delle attività

Cos'è l'automazione delle attività?

L'automazione delle attività è il processo di automazione di compiti che richiedono molto tempo e che non contribuiscono necessariamente agli obiettivi aziendali complessivi.

Al contrario, potrebbe essere necessario tenere traccia delle informazioni importanti e assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Sfortunatamente, queste attività amministrative meno critiche impediscono ai tuoi dipendenti di ottenere maggiori risultati in una giornata.

È possibile automatizzare le attività lavorative per migliorare la precisione del flusso di lavoro e rendere i dipendenti più efficienti, eliminando al contempo alcune attività noiose e ripetitive dalle liste di cose da fare. Le aziende tipicamente utilizzano software di automazione delle attività per completarle invece di gestirle manualmente, il che consente di risparmiare tempo e può migliorare il morale dei dipendenti.

Cosa sono gli strumenti di automazione delle attività?

I software di automazione delle attività sono progettati per automatizzare determinate attività, il che significa non doverle più svolgere manualmente. Sono disponibili molti tipi diversi di programmi per automatizzare le attività manuali e il tipo di programma di cui avrai bisogno dipenderà dai flussi di lavoro che desideri automatizzare.

Ad esempio, puoi automatizzare l'inserimento dei dati con il tuo software di gestione della relazione con il cliente (CRM) oppure automatizzare il processo di fatturazione con una soluzione contabile che include strumenti di automazione delle attività.

Gli strumenti di automazione delle attività possono essere strumenti di project management o altri software progettati per il supporto ad altre aree della tua azienda. Ecco alcuni esempi per aiutarti a capire le opzioni disponibili:

Software CRM

Un software CRM efficace ti permette di impostare marketing automation e flussi di lavoro basati su attivazioni. In sostanza, determinerai quando accadrà qualcosa e cosa accadrà.

Ad esempio, se vuoi inviare un'email a un determinato orario, puoi utilizzare il tuo CRM per pianificarla. Inoltre, puoi creare email di benvenuto automatiche mentre automatizzi i potenziali lead inviando nuove informazioni di contatto direttamente a un addetto alle vendite non appena un utente ha compilato un modulo.

Software per il servizio clienti

Se gestisci più richieste di assistenza clienti al giorno, potresti investire nell'automazione del servizio clienti che semplifica il modo in cui comunichi con i tuoi stimati clienti. Con questo software, i clienti possono creare ticket, utilizzare la live chat o i chatbot e inviare email direttamente alla tua azienda.

Software di gestione delle attività

I software di gestione delle attività sono progettati per aumentare la produttività sul posto di lavoro e migliorare la collaborazione fornendo ai team liste di cose da fare e attività. Con un software efficace, puoi automatizzare attività semplici come inviare una notifica a un manager per informarlo che un'attività è stata completata.

Vantaggi dell'automazione delle attività

Lo scopo principale dell'automazione delle attività è migliorare la produttività. Quando automatizzi le attività lavorative, riduci efficacemente il tempo necessario per completare un'operazione, il che può aiutare i tuoi dipendenti a realizzare di più in meno tempo.

I vantaggi dell'automazione delle attività includono quanto segue:

Migliora la gestione del tempo

L'automazione delle attività migliora la gestione del tempo, soprattutto quando utilizzata con software di gestione delle attività. Poiché i tuoi dipendenti non devono preoccuparsi di attività amministrative come l'inserimento dei dati, possono passare senza problemi da un'attività all'altra.

Aumenta l'efficienza

L'automazione delle attività consente ai dipendenti di fare di più. Con l'automazione del flusso di lavoro, possono aumentare la loro produttività giornaliera concentrandosi su iniziative aziendali più importanti. Questa efficienza può anche migliorare la soddisfazione dei dipendenti eliminando attività noiose che potrebbero trovare tediose.

Riduce gli errori

L'automazione delle attività elimina l'errore umano. L'inserimento dei dati è una delle attività più automatizzate perché richiede molto tempo e a nessuno piace occuparsene. Tuttavia, è anche soggetto a errori umani.

Ad esempio, qualcuno potrebbe immettere una cifra in modo errato, causando inesattezze nei report e nelle informazioni finanziarie. Con l'automazione, invece, i dati vengono trasferiti da un programma all'altro senza problemi e senza errori.

Migliora l'equilibrio tra lavoro e vita privata

L'automazione dei compiti può migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata di un dipendente. Poiché l'automazione dei compiti riduce il tempo necessario per completare le attività, i dipendenti possono sentirsi più a loro agio nel lavorare entro determinate scadenze, riducendo lo stress durante le notti e i fine settimana in cui cercano di rilassarsi.

Come automatizzare le attività

Automatizzare le attività è semplice, ma il modo in cui lo fai dipenderà in ultima analisi dagli strumenti che usi. Molti software odierni sono dotati di funzionalità di automazione delle attività, quindi puoi trovare tutorial online o lavorare direttamente con il tuo fornitore di software per imparare come farlo. In generale, il processo per automatizzare le attività è il seguente:

1. Crea una lista delle tue attività

Crea una lista di tutte le attività che svolgi su base regolare, che possono includere compiti semplici come controllare l'email e cancellare lo spam o compiti complessi come la revisione delle informazioni finanziarie.

2. Categorizza le tue attività

Alcune attività non possono essere automatizzate, ma molte invece sì. Con la tua lista di attività di routine in mano, creane due nuove in base alla possibilità o meno di automatizzarle.

3. Trova uno strumento di automazione delle attività

Dopo aver completato la lista delle attività automatizzate, puoi trovare un software che ti aiuti. Nella maggior parte dei casi, potrebbero essere necessari più strumenti, a seconda del tipo di attività che desideri completare.

Esistono tuttavia diversi strumenti che ti consentono di progettare e di implementare le automazioni delle tue attività. Assicurati che si integrino con il tuo software esistente.

4. Implementa l'automazione delle attività

Una volta trovato lo strumento giusto, puoi iniziare a implementare l'automazione delle attività. Dopo aver creato un flusso di lavoro, puoi rivederlo e testarlo per assicurarti che funzioni correttamente.

Tipi di attività che possono essere automatizzate

Prima abbiamo detto che esistono due tipi di attività: quelle che possono essere automatizzate e quelle che non possono esserlo. Purtroppo, non tutto ciò che fai al lavoro può essere fatto tramite un programma informatico.

Ecco un elenco di attività che possono essere automatizzate per aiutarti a creare la tua lista e a trovarne di nuove da delegare:

Attività ripetitive

Attività ripetitive come l'inserimento di dati, l'invio di notifiche e l'eliminazione di email di spam possono essere automatizzate. La maggior parte delle persone utilizza l'automazione delle attività per eliminare le attività ripetitive dal proprio carico di lavoro, liberando così più tempo per il lavoro a supporto di obiettivi aziendali più importanti.

Gestione delle email

Creare e inviare email di marketing non deve essere complicato. Invece di aspettare il momento giusto per inviare le email, puoi prepararle in anticipo e stabilire una pianificazione di invio. Puoi farlo per tutte le tue email, comprese le sequenze di email.

Ad esempio, puoi inviare sequenze per coltivare i lead o per seguire le azioni intraprese dagli iscritti sul tuo sito, come l'abbandono del carrello.

Post sui social

Può essere difficile gestire i social, soprattutto se pubblichi un post ogni giorno della settimana. Per fortuna, puoi risparmiare tempo nella creazione di post e concentrarti di più sul coinvolgimento del tuo pubblico investendo in uno strumento di gestione dei social che ti permetta di pianificare i post su tutte le tue piattaforme e rivedere le metriche in tempo reale.

Servizio clienti

Automatizzare il servizio clienti può consentire al tuo team di supporto di avere più tempo per concentrarsi su questioni di assistenza più urgenti.

Ad esempio, se un operatore del servizio clienti non deve più avere a che fare con clienti che gli inviano email chiedendo informazioni sulla spedizione e può invece utilizzare la chat live o la funzionalità chatbot, può concentrarsi sui clienti con preoccupazioni più serie.

Marketing e vendite

Molti aspetti delle vendite e del marketing possono essere automatizzati.

Ad esempio, ogni volta che qualcuno compila un modulo sul tuo sito web, puoi inviargli un'email di benvenuto e inviare un'email interna al team di vendita per informarli che hanno un nuovo contatto. Grazie ai flussi di lavoro interni, puoi automatizzare diversi aspetti delle tue attività di marketing, tra cui la generazione di lead, il lead nurturing e l'analisi dei dati.

Come scegliere un software di automazione delle attività

Non tutti i software di automazione delle attività sono progettati per tutti gli scopi. Mentre alcuni ti consentono di automatizzare qualsiasi attività possibile con la giusta struttura di implementazione, altri sono funzionalità aggiunte a un altro tipo di prodotto. Ad esempio, se utilizzi un software di contabilità, puoi impostare automazioni di fatture e promemoria.

Considera i seguenti fattori per aiutarti a decidere quale tipo di software di automazione delle attività è il più adatto per gestire la tua attività:

Prezzo

Se hai bisogno di uno strumento solido, preparati a pagare di più. Molte piccole imprese non hanno bisogno di un software che possa fare tutto per loro, ma potrebbero essere in grado di utilizzare funzionalità aggiuntive della loro attuale soluzione software.

Tuttavia, se cerchi una piattaforma di gestione delle attività più solida, puoi determinare il prezzo contattando il team di vendita o scegliendo un piano in base a quante automazioni intendi creare.

Funzionalità

Non tutti i software di automazione delle attività si integrano con i tuoi strumenti esistenti. Se hai bisogno di automatizzare un tipo specifico di attività, potresti essere in grado di lavorare con uno dei tuoi fornitori esistenti.

Ad esempio, se usi software di email marketing, hai già accesso a funzionalità di automazione.

Integrazioni

Affinché un software di gestione delle attività funzioni, deve integrarsi con i tuoi strumenti esistenti. Se utilizzi quotidianamente degli strumenti specifici, puoi consultare il sito web del provider per scoprire quali integrazioni sono disponibili.

Adotta l'automazione delle attività per una migliore gestione del tempo

La maggior parte dei dipendenti a tempo pieno ha solo otto ore per svolgere le proprie attività giornaliere. Con un software di automazione delle attività, puoi migliorare la gestione del tempo liberando più tempo per compiti aziendali importanti a supporto dei tuoi obiettivi finali.

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