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Utilizzare l’EDI: che cos’è e perché è importante

Scopri cos’è l’EDI e come può migliorare l’efficienza operativa della tua azienda.

Nella maggior parte dei settori, il business è impossibile senza l’aiuto dei partner. Potresti fornire ad altre aziende beni o risorse di cui hanno bisogno. Altrettanto probabilmente, hai partner che ti forniscono anche gli elementi essenziali.

Indipendentemente da come si svolgono queste relazioni, la comunicazione è un aspetto chiave dell’attività. Ogni volta che tu e un’azienda partner lavorate insieme, c’è una serie di documenti aziendali che vengono scambiati e la loro gestione aumenta il carico di lavoro totale per ogni azienda coinvolta. Anche il trasferimento di questi documenti può essere difficile e molte aziende desiderano un approccio più snello.

Se vuoi un modo più efficiente e capace di trasferire documenti aziendali tra partner commerciali, ci sono metodi, strumenti e risorse standardizzati che possono aiutarti, come l’EDI.

L’EDI, o scambio elettronico di dati, è un metodo di comunicazione formulato e standardizzato da un gran numero di aziende e in grado di snellire le catene di approvvigionamento, la logistica e le comunicazioni delle transazioni business-to-business. L’EDI può semplificare la tua attività in innumerevoli modi, aiutandoti a condividere facilmente le informazioni aziendali con i tuoi partner commerciali con il semplice clic di un pulsante.

Ma cos’è un sistema EDI e che vantaggi può portare alla tua azienda? Continua a leggere per saperne di più sul processo EDI e su come trasmettere documenti EDI in modo da rendere la tua attività più efficiente che mai.

Che cos’è l’EDI?

Che cos’è il software EDI e perché è così importante?

L’interscambio elettronico di dati (EDI) è un modo standardizzato con cui le aziende possono condividere informazioni digitali. Il software EDI elimina la necessità di comunicazioni cartacee, facendo ridurre i costi, aumentare la produttività, accelerare lo scambio di informazioni e consentendo una migliore funzionalità aziendale in generale.

Anche se l’EDI è in grado di gestire un’ampia gamma di dati e comunicazioni, viene utilizzato più comunemente per le fatture, gli ordini di acquisto e gli avvisi di spedizione anticipati, quindi è facile capire perché molte aziende vorrebbero standardizzare questi documenti elettronici.

L’EDI gestisce la comunicazione per informazioni di acquisto specifiche, consentendo alle aziende di scambiare beni e servizi senza la necessità di posta. L’implementazione dell’EDI è una soluzione comune per qualsiasi sito web di e-commerce o chiunque lavori nell’evasione degli ordini.

Come funziona l’EDI?

Come funzionano le transazioni EDI e qual è la capacità del formato EDI?

L’implementazione di soluzioni EDI nel processo aziendale è piuttosto semplice. Ci sono innumerevoli opzioni, ma in generale, le soluzioni EDI funzionano con SAP o sono costruite su SAP.

All’interno di SAP, è possibile preparare i documenti necessari e inviarli tramite EDI. L’altra azienda li riceverà nel formato universale e potrà gestirli a proprio piacimento.

Ad esempio, puoi inviare una fattura via email direttamente dal software SAP. L’azienda destinataria riceve il documento automaticamente e, poiché hai utilizzato l’EDI, avrà le risorse per visualizzare e utilizzare il documento. Lo scambio è automatizzato e immediato.

La funzionalità del formato EDI consente uno scambio semplice e fluido di documenti aziendali in un formato standard. Ciò elimina il rischio di incongruenze tra le attività, consentendo una comunicazione facile e rapida.

Tipi di EDI

Esistono diversi tipi di EDI, i più importanti sono l’EDI diretto, EDI tramite VAN, EDI web, EDI mobile ed EDI di outsourcing.

L’EDI diretto è di immediata comprensione. Si tratta di una soluzione software che consente di gestire autonomamente le comunicazioni EDI. Tale software consente di scegliere documenti, inviarli ai destinatari desiderati, ricevere documenti e archiviarli elettronicamente. Non è necessario nessuno strumento o intermediario aggiuntivo.

Un VAN (rete a valore aggiunto) è essenzialmente un servizio che si occupa della comunicazione EDI per te. Come SaaS, ti connetti con un provider EDI. Puoi inviare documenti elettronici al VAN. Il VAN gestirà la comunicazione diretta sulle reti EDI e garantirà la consegna.

Per i documenti inviati all’utente, l’EDI riceverà i documenti e li invierà a quest’ultimo secondo un metodo scelto in precedenza (come l’email o qualsiasi altra comunicazione preferita).

WebEDI è simile al VAN, ma il meccanismo è diverso. Stai ancora utilizzando un servizio middleman per gestire la comunicazione EDI, ma in questo caso è attraverso strumenti abilitati per il web.

Con WebEDI, è necessario preparare i documenti e accedere al portale Web per inviarli. Oppure, puoi accedere al portale e scaricare i documenti che ti sono stati inviati tramite EDI. I tuoi documenti saranno convertiti in un messaggio EDI che potrai inviare tramite web.

L’EDI mobile è proprio come WebEDI, ma con un’app mobile. È sempre un servizio intermediario, ma si utilizza l’accesso e le funzionalità dei dispositivi mobili.

Infine, con EDI in outsourcing, assumi un’azienda per gestire il processo EDI per te. Potrebbe utilizzare software specializzati o digitalizzare i documenti cartacei che gli invii.

Tutto dipende dal modello di business e da ciò di cui hai bisogno. In un modo o nell’altro, si occupano della comunicazione EDI diretta per tuo conto.

Vantaggi dell’EDI

Ci sono molti motivi per esaminare la possibilità di implementare una soluzione EDI nella tua azienda. Per prima cosa, l’EDI semplifica la comunicazione tra le aziende

partner e migliora l’efficienza operativa. Ma i vantaggi dell’EDI non finiscono qui. Alcuni dei vantaggi principali dell’EDI includono:

  • Miglioramento di efficienza e produttività. Predisporre e gestire documenti cartacei può comportare un notevole dispendio di tempo. Fortunatamente, l’EDI elimina una fonte significativa di documentazione cartacea. Per avere un’idea di quanto tempo si può risparmiare, basta confrontare il processo di ricerca di un file in un archivio con l’utilizzo di Google. Ora moltiplica questo tempo per ogni operazione aziendale nella tua organizzazione.
  • Risparmio di denaro: il software EDI può far risparmiare denaro alla tua azienda in due modi. Innanzitutto, riduce i costi legati alla gestione della carta, poiché le soluzioni digitali sono solitamente meno costose di quelle cartacee. Inoltre, l’EDI consente di risparmiare denaro standardizzando la comunicazione. Non è necessario spendere denaro extra per vari strumenti software diversi per stare al passo con ogni cliente o fornitore.
  • Riduce al minimo gli errori: Riduce al minimo gli errori: L’automazione dell’EDI aiuta a eliminare il rischio di errori di inserimento manuale dei dati nel sistema aziendale. Questo migliora la precisione, riducendo ulteriormente i costi legati alla correzione e alla gestione degli errori. Con un EDI, puoi ridurre i costi di manodopera su più fronti e migliorare la precisione delle tue transazioni commerciali.
  • Migliora il servizio clienti: Infine, l’EDI è utile nel servizio clienti. Riduci al minimo gli errori, permetti ai clienti di risparmiare denaro, migliori la velocità e l’efficienza delle comunicazioni e automatizzi le comunicazioni importanti. Una maggiore soddisfazione dei clienti può anche permetterti di fidelizzare più clienti a lungo termine.

Sfide dell’EDI

Considerando tutti questi vantaggi, potrebbe essere facile supporre che l’EDI sia una soluzione completa che può solo migliorare le cose. In realtà, come per qualsiasi strumento digitale, i vantaggi dipenderanno dall’applicazione.

L’EDI presenta alcune sfide e comprenderle prima di investire in soluzioni EDI può aiutarti a evitare i problemi comuni e a massimizzare i tuoi vantaggi.

La prima sfida è il costo. Se non disponi già di risorse EDI, incorporarle richiede un investimento ex novo. Stai creando una nuova risorsa per la tua azienda. Anche se puoi gestire questi costi nel tempo, stai comunque aggiungendo una spesa che non faceva parte del tuo budget.

Un’altra sfida sono i requisiti tecnici. L’EDI è standardizzato e ciò significa che la tua tecnologia deve essere compatibile con gli standard EDI. Ciò potrebbe richiedere l’acquisto di nuovo hardware o software per un EDI diretto.

Oppure, dovrai investire in risorse di outsourcing per compensare. In entrambi i casi, è necessario soddisfare i requisiti tecnici prima di poter ottenere vantaggi dell’EDI.

La terza sfida principale è cambiare gli standard. L’EDI ha protocolli standardizzati e ciò significa che deve seguire i cambiamenti tecnologici. L’EDI non viene ristrutturato completamente, ma viene comunque aggiornato nel tempo.

Qualsiasi software utilizzato per EDI dovrà tenere il passo con tali modifiche o la comunicazione EDI non riuscirà, vanificando la sua utilità.

Anche se queste sono alcune sfide comuni dell’EDI, i vantaggi superano di gran lunga gli svantaggi. Se riesci a superare queste sfide, puoi passare all’EDI in modo efficiente e godere dei vantaggi fin dall’inizio.

Perché l’integrazione EDI è importante sul posto di lavoro?

A parte i vantaggi, perché l’integrazione EDI è importante nel tuo posto di lavoro?

Per cominciare, potrebbe essere una vera e propria necessità. Se i tuoi fornitori e/o clienti utilizzano l’EDI, devi scegliere se stare al passo con loro o essere lasciato indietro. Dopo tutto, gli ordini di acquisto e le fatture sono documenti essenziali. Se non puoi inviarli e riceverli secondo gli standard aziendali, la tua attività ne risentirà.

Inoltre, l’EDI può aiutare la forza lavoro a svolgere vari aspetti del lavoro quotidiano. L’automazione legata all’EDI può liberare i lavoratori dal lavoro più pesante e consentire loro di concentrarsi su compiti più importanti.

L’integrazione EDI può anche rendere le informazioni più accessibili ai dipendenti, quando si rendono necessarie. L’EDI può essere utilizzato per il monitoraggio statistico e l’analisi dei dati, fino a diventare uno strumento integrato per il monitoraggio, il reportinge la sicurezza dei dati.

In generale, l’EDI può semplificare i flussi di lavoro che vengono spesso interrotti da problemi di comunicazione lenta e migliorare l’efficienza della tua azienda.

Migliorare i processi aziendali con l’integrazione EDI

L’EDI è essenziale per la tua azienda se desideri uno scambio automatizzato di documenti elettronici. Ma se stai cercando risorse EDI e non sai dove rivolgerti, Mailchimp può aiutarti. Mailchimp è un fornitore digitale con un’ampia gamma di strumenti e risorse che puoi utilizzare per gestire i dati del tuo pubblico e raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

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