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Descubriendo qué es EDI: qué es y por qué es importante para ti

Descubre qué es EDI (intercambio electrónico de datos) y explora cómo puede hacer tu empresa más eficiente al optimizar tu negocio con un simple clic.

En la mayoría de los sectores, es imposible hacer negocios sin la ayuda de los socios. Puedes suministrar a otras empresas los bienes o recursos que necesitan. Del mismo modo, es muy probable que también tengas socios que te proporcionen productos básicos.

Independientemente de cómo se desarrollen esas relaciones, la comunicación es un aspecto clave en el funcionamiento general. Cada vez que trabajas con una empresa asociada hay un montón de documentos que van y vienen, y gestionarlos todos aumenta la carga de trabajo general de las empresas implicadas. Además, transferir esos documentos puede ser difícil y muchas empresas buscan un enfoque más simplificado para ello.

Si deseas una forma más eficiente y competente de transferir documentos comerciales entre socios, existen métodos, herramientas y recursos estandarizados que pueden ayudarte, como el EDI.

El intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange, EDI) es un método de comunicación que ha sido elaborado y estandarizado por un gran número de empresas y que puede simplificar las cadenas de suministro, la logística y las comunicaciones en las transacciones entre empresas. El EDI puede agilizar tu empresa de innumerables maneras y ayudarte a compartir fácilmente información comercial con tus socios con solo clicar un botón.

Ahora bien, ¿qué es un sistema EDI y cómo puede beneficiar a tu empresa? Sigue leyendo para conocer mejor el proceso de EDI y cómo transmitir documentos de EDI para que tu empresa sea más eficiente que nunca.

¿Qué es el EDI?

¿Qué es el software de EDI y por qué es tan importante?

El intercambio electrónico de datos (EDI) es una forma normalizada para que las empresas compartan información digital. El software de EDI elimina la necesidad de la comunicación en papel, lo que puede ahorrar costes, aumentar la productividad, acelerar el intercambio de datos y permitir una mejor funcionalidad general de la empresa.

Aunque el EDI puede gestionar una amplia gama de datos y comunicaciones, suele utilizarse para facturas, pedidos de compra y avisos de envío anticipado, por lo que es fácil entender que muchas empresas quieran normalizar estos documentos electrónicos.

El EDI maneja la comunicación de información de compra específica, lo que permite a las empresas intercambiar bienes y servicios sin necesidad de correo postal. La implementación de EDI es una solución habitual en cualquier sitio web de comercio electrónico o cualquier persona que trabaje en el cumplimiento de pedidos.

¿Cómo funciona el EDI?

Entonces, ¿cómo funcionan las transacciones de EDI y qué es la capacidad de formato de EDI?

La implementación de soluciones de EDI en el proceso de tu empresa es bastante sencilla. Hay varias opciones, pero generalmente las soluciones de EDI funcionan con SAP o están integradas en la capa superior de SAP.

Dentro de SAP, puedes preparar los documentos necesarios y enviarlos después a través de EDI. La otra empresa los recibirá en el formato universal y podrá utilizarlos de la forma que desee.

A modo de ejemplo, puedes enviar una factura por correo electrónico directamente desde tu software de SAP. La empresa destinataria recibe el documento automáticamente y, dado que has utilizado EDI, tendrá los recursos para verlo y utilizarlo. El intercambio está automatizado y es inmediato.

La capacidad del formato EDI permite un intercambio de documentos empresariales sencillo y sin problemas, en un formato estándar. Esto elimina el riesgo de discrepancias entre las empresas, lo que permite una comunicación fácil y rápida.

Tipos de EDI

Existen varios tipos de EDI y algunos de los más destacados son el EDI directo, el EDI a través de VAN, el EDI web, el EDI móvil y el EDI de subcontratación.

El EDI directo es exactamente lo que parece. Se trata de una solución de software que te permite gestionar las comunicaciones mediante EDI por tu cuenta. Con este software puedes seleccionar documentos, enviarlos a los destinatarios deseados, recibir documentos y archivarlos en soporte electrónico. No se necesitan herramientas adicionales ni intermediarios.

Una VAN (por las siglas en inglés de red de valor añadido) es básicamente un servicio que se encarga de la comunicación de EDI. Al igual que en el caso de SaaS, te conectas con un proveedor de EDI. Puedes enviar documentos electrónicos a la VAN. La VAN se encargará de la comunicación directa a través de las redes de EDI y garantizará la distribución.

En el caso de los documentos que te envíen, EDI los recibirá y te los enviará según un método elegido previamente (como el correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación que prefieras).

WebEDI es similar a VAN, pero su mecanismo es diferente. Sigues utilizando un servicio intermediario para gestionar la comunicación de EDI, pero en este caso es a través de herramientas habilitadas para web.

Con WebEDI, necesitas preparar tus documentos e iniciar sesión en el portal web para enviarlos. O puedes iniciar sesión en el portal y descargar los documentos que te enviaron a través de EDI. Tus documentos se convertirán en un mensaje de EDI que podrás enviar a través de la web.

El EDI móvil es como WebEDI, solo que utilizas una aplicación móvil. Sigue siendo un servicio intermediario, pero en este caso aprovechas el acceso móvil y sus funciones.

Por último, con EDI subcontratado, contratas a una empresa para que se encargue del proceso de EDI. Esta empresa puede utilizar software especializado o digitalizar documentos en papel que tú les envíes.

Todo depende del modelo de negocio y de lo que necesites de ellos. De una manera u otra, se encargan de la comunicación de EDI directa en tu nombre.

Ventajas del EDI

Hay muchas razones para plantearse implementar una solución EDI en tu empresa. En primer lugar, EDI agiliza la comunicación entre empresas y mejora la eficiencia operativa.

Ahora bien, los beneficios de EDI no terminan ahí. Algunas de las muchas ventajas de EDI son:

  • Mejora la eficiencia y la productividad. Preparar y gestionar documentos en papel puede requerir mucho tiempo. Por suerte, el EDI elimina una fuente importante de documentación en papel. Para hacerte una idea del tiempo que te puede ahorrar, compara el proceso de encontrar un archivo dentro de un archivador con el de usar Google. Ahora multiplícalo por el alcance de cada transacción comercial de tu empresa.
  • Te ahorra dinero: el software de EDI puede ahorrar dinero a tu empresa de dos maneras. La primera es que reduce los costes relacionados con la gestión del papel, ya que las soluciones digitales suelen ser más económicas que sus equivalentes en papel. Además, el EDI ahorra dinero al normalizar la comunicación. No tienes que gastar dinero adicional en un montón de diferentes herramientas de software para estar al día de cada cliente o proveedor.
  • Minimiza los errores: Minimiza los errores: la automatización de EDI ayuda a eliminar el riesgo de errores durante la entrada manual de datos en tu sistema empresarial. Esto mejora la precisión, lo que reduce aún más los costes relacionados con la corrección y gestión de errores. Con el EDI, reduces los costes laborales en varios frentes y mejoras la precisión de tus transacciones comerciales.
  • Mejora el servicio al cliente: Por último, el EDI te ayuda con el servicio al cliente. Minimizas los errores, ayudas a los clientes a ahorrar dinero, mejoras la velocidad y la eficacia de la comunicación y automatizas las comunicaciones importantes. Además, la mejora en la satisfacción del cliente puede ayudarte a retener más clientes a largo plazo.

Desafíos del EDI

Teniendo en cuenta todas estas ventajas, puede ser fácil asumir que el EDI es una solución completa que solo mejora las cosas. Pero, en realidad, es como cualquier herramienta digital: los beneficios dependerán de la aplicación.

El EDI presenta algunos desafíos, y conocerlos antes de invertir en soluciones de EDI puede ayudarte a evitar problemas comunes y maximizar tus beneficios.

El primer desafío es el coste. Si aún no dispones de recursos de EDI, incorporarlos requiere una inversión a partir de cero. Estás creando un nuevo recurso para tu empresa. Aunque puedes gestionar estos costes con el tiempo, sigues añadiendo un gasto que originalmente no formaba parte de tu presupuesto.

Los requisitos técnicos son otro desafío. El EDI está estandarizado, lo que significa que tu tecnología debe ser compatible con los estándares EDI. Eso puede exigir la compra de nuevo hardware o software para el EDI directo.

De no hacerlo, tendrás que invertir en recursos de subcontratación para compensarlo. En cualquiera de los dos casos, debes cumplir con los requisitos técnicos antes de beneficiarte de las ventajas del EDI.

El tercer desafío importante son los cambios en los estándares. El EDI se basa en protocolos estandarizados, lo que significa que debe estar actualizado ante los cambios en la tecnología. El EDI no se reestructura de arriba hacia abajo todos los años, pero se actualiza con el tiempo.

Sea cual sea el software que utilices para el EDI, tendrá que adaptarse a estos cambios. De lo contrario, la comunicación EDI fallará y todo su propósito se irá al traste.

Aunque estos son algunos de los desafíos comunes del EDI, los pros superan con creces los contras. Si puedes afrontar estos desafíos, puedes pasarte a EDI de manera eficiente y disfrutar de sus ventajas desde el principio.

¿Por qué es importante la integración de EDI en el lugar de trabajo?

Dejando de lado las ventajas, ¿por qué es importante la integración de EDI en tu lugar de trabajo?

Para empezar, puede ser una necesidad real. Si tus proveedores o clientes utilizan EDI, puede ser una cuestión de mantenerse al día o quedarse atrás. Al fin y al cabo, los pedidos de compra y las facturas son documentos esenciales. Si no puedes enviarlos y recibirlos conforme a los estándares empresariales, tu empresa se verá afectada.

Además, el EDI puede ayudar a tu plantilla en una serie de aspectos del trabajo diario. La automatización vinculada al EDI puede eliminar trámites a los trabajadores y permitirles centrarse en tareas más importantes.

La integración EDI también puede hacer que los empleados tengan más acceso a la información cuando la necesiten. Esto puede evolucionar hacia el seguimiento estadístico y el análisis de datos. Esto la convierte en una herramienta integral para el seguimiento de datos, los informes de datos y la seguridad de los datos.

En general, el EDI puede agilizar los procesos de trabajo que suelen verse interrumpidos por problemas de comunicación lenta y mejorar la eficiencia de tu empresa.

Mejora tus procesos comerciales con la integración de EDI

El EDI es esencial para tu empresa si deseas un intercambio automatizado de documentos electrónicos. Pero si estás buscando recursos de EDI y no sabes dónde dirigirte, Mailchimp puede ayudarte. Mailchimp es un proveedor digital con una amplia gama de herramientas y recursos que te permiten gestionar los datos de tu público y alcanzar tus objetivos comerciales.

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