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Elektronischen Datenaustausch (EDI) freischalten: Was es ist und warum es wichtig ist

Finde heraus, was EDI ist, und erfahre, wie es die betriebliche Effizienz deines Unternehmens verbessern kann.

In den meisten Branchen ist das Geschäft ohne die Hilfe von Partnern unmöglich. Du könntest andere Unternehmen mit Waren oder Ressourcen versorgen, die sie benötigen. Genauso wahrscheinlich ist es, dass du auch Partner hast, die dir deine Essentials liefern.

Unabhängig davon, wie sich diese Beziehungen gestalten, ist die Kommunikation ein wichtiger Aspekt für das Funktionieren des Ganzen. Jedes Mal, wenn du mit einem Partnerunternehmen zusammenarbeitest, gibt es eine Fülle von Geschäftsdokumenten, die hin und her gehen, und die Verwaltung dieser Dokumente erhöht die gesamte Arbeitsbelastung für jedes beteiligte Unternehmen. Auch die Übertragung dieser Dokumente kann schwierig sein, und viele Unternehmen suchen nach einem optimierten Ansatz für diese Aufgabe.

Wenn du eine effizientere und leistungsfähigere Methode zur Übertragung von Geschäftsdokumenten zwischen Handelspartnern wünschst, gibt es standardisierte Methoden, Tools und Ressourcen, wie etwa EDI, die dir dabei von Nutzen sein können.

EDI oder elektronischer Datenaustausch ist eine Kommunikationsmethode, die von einer großen Anzahl von Unternehmen formuliert und standardisiert wurde und Lieferketten, Logistik und Business-to-Business-Transaktionskommunikation bereinigen kann. EDI kann dein Unternehmen auf zahllose Arten optimieren und dir dabei helfen, Geschäftsinformationen mit einem einfachen Klick mit deinen Handelspartnern zu teilen.

Aber was ist ein EDI-System und wie kann es deinem Unternehmen Vorteile bringen? Lies weiter, um mehr über den EDI-Prozess und die Übertragung von EDI-Dokumenten zu erfahren, sodass du dein Unternehmen effizienter denn je gestalten kannst.

Was ist das EDI?

Was ist EDI-Software und warum ist sie so wichtig?

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist ein standardisierter Weg für Unternehmen, digitale Informationen zu teilen. EDI-Software macht die Kommunikation in Papierform überflüssig. Das spart Kosten, erhöht die Produktivität, beschleunigt den Informationsaustausch und verbessert die Geschäftsabläufe im Allgemeinen.

Obwohl EDI eine enorme Bandbreite an Daten und Kommunikationsvorgängen abwickeln kann, wird es am häufigsten für Rechnungen, Bestellungen und Lieferavis verwendet. Es ist daher leicht verständlich, warum viele Unternehmen diese elektronischen Dokumente standardisieren wollen.

EDI wickelt die Kommunikation über spezifische Kaufinformationen ab und ermöglicht es Unternehmen, Waren und Dienstleistungen auszutauschen, ohne dass der Postweg notwendig ist. Die EDI-Implementierung ist eine gängige Lösung für jede E-Commerce Website oder alle, die in der Auftragsabwicklung tätig sind.

Wie funktioniert elektronischer Datenaustausch (EDI)?

Wie funktionieren also EDI-Transaktionen und was ist EDI-Fähigkeit?

Die Implementierung von EDI-Lösungen in deinen Geschäftsprozess ist eigentlich ziemlich einfach. Es gibt unzählige Optionen, aber im Allgemeinen funktionieren EDI-Lösungen mit SAP oder bauen auf SAP auf.

Innerhalb von SAP kannst du die notwendigen Dokumente vorbereiten und sie dann per EDI versenden. Das andere Unternehmen erhält sie im universellen Format und kann sie nach Belieben nutzen.

Du könntest beispielsweise eine E-Mail-Rechnung direkt von deiner SAP-Software senden. Das empfangende Unternehmen erhält das Dokument automatisch und da du EDI verwendet hast, wird es die Ressourcen haben, das Dokument einzusehen und zu nutzen. Der Austausch erfolgt automatisch und unmittelbar.

Die EDI-Fähigkeit ermöglicht einen einfachen und reibungslosen Austausch von Geschäftsdokumenten in einem Standardformat. Dadurch wird das Risiko von Unstimmigkeiten zwischen Unternehmen eliminiert und eine einfache und schnelle Kommunikation ermöglicht.

Arten von EDI

Es gibt verschiedene Arten von EDI, von denen die bekanntesten direktes EDI, EDI über VAN, WebEDI, mobiles EDI und Outsourcing-EDI sind.

Direktes EDI ist genau das, wonach es sich anhört. Es handelt sich um eine Softwarelösung, mit der du die EDI-Kommunikation selbst verwalten kannst. Mit dieser Software kannst du Dokumente auswählen, an die gewünschten Empfänger senden, Dokumente empfangen und elektronisch ablegen. Es sind keine zusätzlichen Tools oder Zwischenhändler erforderlich.

Ein VAN (Value-Added Network) ist im Wesentlichen ein Dienst, der die EDI-Kommunikation für dich erledigt. Ähnlich wie bei SaaS stellst du eine Verbindung zu einem EDI-Anbieter her. Du kannst elektronische Dokumente an das VAN senden. Das VAN wickelt die direkte Kommunikation über EDI- Netzwerke ab und gewährleistet die Lieferung.

Für Dokumente, die an dich gesendet werden, nimmt das EDI die Dokumente entgegen und sendet sie dir dann nach einer zuvor gewählten Methode (z. B. per E-Mail oder einer anderen bevorzugten Kommunikation) zu.

WebEDI ist dem VAN ähnlich, der Mechanismus ist jedoch ein anderer. Für die Abwicklung der EDI-Kommunikation nutzt du zwar immer noch den Dienst eines Zwischenhändlers, in diesem Fall geschieht dies allerdings über webfähige Tools.

Mit WebEDI musst du deine Dokumente vorbereiten und dich im Webportal anmelden, um sie zu versenden. Oder du kannst dich im Portal anmelden und Dokumente herunterladen, die dir per EDI gesendet wurden. Deine Dokumente werden in eine EDI-Nachricht umgewandelt, die du dann über das Internet versenden kannst.

Mobiles EDI funktioniert genau wie WebEDI, nur dass du stattdessen eine mobile App nutzt. Es handelt sich zwar immer noch um die Dienstleistung eines Zwischenhändlers, aber jetzt profitierst du von mobilen Zugriffen und Features.

Zu guter Letzt beauftragst du beim EDI-Outsourcing ein Unternehmen, das den EDI-Prozess für dich abwickelt. Sie verwenden möglicherweise spezielle Software oder digitalisieren Dokumente in Papierform, die du ihnen schickst.

Alles hängt vom Geschäftsmodell ab und davon, was du von ihnen benötigst. So oder so, sie kümmern sich in deinem Namen um die direkte EDI-Kommunikation.

Vorteile von EDI

Es gibt viele Gründe, die dafür sprechen, die Implementierung einer EDI-Lösung in deinem Unternehmen zu erwägen. Zum einen optimiert EDI die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern und verbessert die betriebliche Effizienz.

Aber damit nicht genug der Vorteile von EDI. Einige der vielen Vorteile von EDI umfassen:

  • Verbessert Effizienz und Produktivität. Das Vorbereiten und Verwalten von Papierdokumenten kann eine große Zeitfalle sein. Zum Glück fällt mit EDI eine wesentliche Quelle der Dokumentation in Papierform weg. Um eine Vorstellung davon zu gewinnen, wie viel Zeit dies sparen kann, vergleiche die Suche nach einer Datei in einem Aktenschrank mit der Nutzung von Google. Multipliziere das jetzt mit dem Umfang jeder Geschäftstransaktion in deiner Organisation.
  • Spart Geld: EDI-Software kann deinem Unternehmen auf zweierlei Wegen Geld einsparen. Erstens senkt es die Kosten für die Papierverwaltung, da digitale Lösungen in der Regel günstiger sind als ihre Pendants in Papierform. Darüber hinaus spart EDI Geld, indem es die Kommunikation standardisiert. Du brauchst kein zusätzliches Geld für verschiedene Softwaretools auszugeben, um mit jedem Kunden oder Lieferanten Schritt zu halten.
  • Minimiert Fehler: Minimiert Fehler: Die Automatisierung von EDI erleichtert es dir, das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe in deinem Geschäftssystem zu eliminieren. Dies verbessert die Genauigkeit, was die Kosten im Zusammenhang mit Fehlerbehebung und -management weiter senkt. Mit EDI senkst du die Arbeitskosten an mehreren Fronten und verbesserst die Genauigkeit deiner Geschäftstransaktionen.
  • Verbessert den Kundenservice: Zu guter Letzt hilft EDI beim Kundenservice. Du minimierst Fehler, hilfst Kunden Geld sparen, verbesserst die Kommunikationsgeschwindigkeit und ‑effizienz und automatisierst wichtige Mitteilungen. Eine verbesserte Kundenzufriedenheit kann dir auch helfen, langfristig mehr Kunden zu binden.

Herausforderungen von EDI

Angesichts all dieser Vorteile liegt es nahe anzunehmen, dass EDI eine umfassende Lösung ist, die die Dinge nur verbessert. Aber in Wirklichkeit ist es wie jedes digitale Tool: die Vorteile hängen von der Anwendung ab.

EDI bringt einige Herausforderungen mit sich. Wenn du vor der Investition in EDI-Lösungen ein Verständnis dafür entwickelst, kannst du gängige Probleme vermeiden und deine Vorteile optimal nutzen.

Die erste Herausforderung sind die Kosten. Wenn du nicht bereits über EDI-Ressourcen verfügst, erfordert deren Integration eine Investition von Grund auf. Du baust eine neue Ressource für dein Unternehmen auf. Du kannst diese Kosten zwar im Laufe der Zeit überschaubar machen, aber es kommen immer noch Ausgaben hinzu, die ursprünglich nicht in deinem Budget vorgesehen waren.

Technische Anforderungen sind eine weitere Herausforderung. EDI ist standardisiert und das bedeutet, dass deine Technologie mit EDI-Standards kompatibel sein muss. Dazu musst du möglicherweise neue Hardware oder Software für direktes EDI anschaffen.

Oder du musst in Outsourcing-Ressourcen investieren, um das zu kompensieren. In jedem Fall musst du die technischen Anforderungen erfüllen, bevor du von EDI profitieren kannst.

Die dritte große Herausforderung besteht darin, Standards zu ändern. EDI verfügt über standardisierte Protokolle, was bedeutet, dass es mit technologischen Änderungen Schritt halten muss. EDI wird nicht jedes Jahr vollständig und gründlich strukturiert, aber es wird im Laufe der Zeit aktualisiert.

Egal, welche Software du für EDI verwendest, sie muss mit diesen Veränderungen Schritt halten, sonst scheitert deine EDI-Kommunikation, und das verfehlt ihren eigentlichen Zweck.

Auch wenn dies einige der gängigen Herausforderungen von EDI sind, überwiegen die Vorteile die Nachteile bei weitem. Wenn du imstande bist, diese Herausforderungen zu meistern, kannst du effizient zu EDI wechseln und von Anfang an von den Vorteilen profitieren.

Warum ist die EDI-Integration am Arbeitsplatz wichtig?

Abgesehen von den Vorteilen, warum ist die EDI-Integration an deinem Arbeitsplatz wichtig?

Zunächst einmal kann es eine echte Notwendigkeit sein. Wenn deine Lieferanten und/oder Kunden EDI nutzen, kann es sein, dass du mit ihnen Schritt hältst oder zurückbleibst. Schließlich sind Bestellungen und Rechnungen grundlegende Dokumente. Wenn du sie nicht gemäß den Geschäftsstandards versenden und empfangen kannst, wird dein Unternehmen darunter leiden.

Darüber hinaus kann EDI deine Belegschaft bei einer Reihe von Aspekten der täglichen Arbeit unterstützen. Die mit EDI verbundene Automatisierung kann Mitarbeitern viel Arbeit abnehmen und sie in die Lage versetzen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Die EDI-Integration kann die Informationen bei Bedarf auch zugänglicher für die Mitarbeiter machen. Es kann in statistisches Tracking und Datenanalysen integriert werden. Dies macht es zu einem integralen Tool für Datentracking, Datenberichterstattung und Datensicherheit.

Insgesamt kann EDI die Workflows, die oft durch schleppende Kommunikation beeinträchtigt werden, optimieren und die Effizienz deines Unternehmens verbessern.

Verbessere deine Geschäftsprozesse mit EDI-Integration

EDI ist für dein Unternehmen unerlässlich, wenn du einen automatisierten Austausch elektronischer Dokumente wünschst. Aber wenn du auf der Suche nach EDI-Ressourcen bist und nicht weißt, an wen du dich wenden sollst, kann Mailchimp dir weiterhelfen. Mailchimp ist ein digitaler Anbieter mit einer breiten Palette von Tools und Ressourcen, die du nutzen kannst, um die Daten deiner Zielgruppe zu verwalten und deine Geschäftsziele zu erreichen.

Sieh dir an, was Mailchimp alles zu bieten hat, und verbessere deine Geschäftsprozesse mit EDI-Integration.

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