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O que é EDI

Saiba o que é EDI (electronic data interchange) e como usá‑lo para aumentar a eficiência operacional da sua empresa.

Na maioria dos setores, é impossíveis fazer negócios sem a ajuda de parceiros. Você pode fornecer a outras empresas bens ou recursos de que elas precisam. Muito provavelmente, você também tem parceiros que lhe fornecem o essencial.

Independentemente de como esses relacionamentos funcionam, a comunicação é um aspecto fundamental de como tudo funciona. Toda vez que você e um parceiro de negócios trabalham juntos, há uma série de documentos comerciais que vão e vêm, e gerenciar esses documentos aumenta a carga de trabalho total de todas as empresas envolvidas. Transferir esses documentos também pode ser difícil, e muitas empresas estão procurando uma abordagem mais simplificada para isso.

Se você quiser uma maneira mais eficiente e capaz de transferir documentos comerciais entre parceiros de negócios, existem métodos, ferramentas e recursos padronizados que podem ajudar, como o EDI.

O EDI, ou intercâmbio eletrônico de dados, é um método de comunicação que foi formulado e padronizado por um grande número de empresas e pode limpar cadeias de suprimentos, logística e comunicações de transações entre empresas. O EDI pode otimizar os negócios de várias maneiras, ajudando a compartilhar informações comerciais com parceiros comerciais com o simples clique de um botão.

Mas o que é um sistema EDI e como ele pode beneficiar sua empresa? Continue lendo para saber mais sobre o processo EDI e como transmitir documentos EDI para que você possa tornar sua empresa mais eficiente do que nunca.

O que é EDI?

O que é o software EDI e por que ele é tão importante?

O intercâmbio eletrônico de dados (EDI) é uma maneira padronizada de as empresas compartilharem informações digitais. O software de EDI elimina a necessidade de comunicação em papel, o que pode economizar custos, aumentar a produtividade, acelerar a troca de informações e permitir uma funcionalidade comercial aprimorada em geral.

Embora o EDI possa lidar com uma ampla variedade de dados e comunicações, ele é mais comumente usado para faturas, pedidos de compra e avisos de envio antecipado, então é fácil perceber por que muitas empresas preferem padronizar esses documentos eletrônicos.

O EDI lida com a comunicação para obter informações específicas sobre compras, permitindo que as empresas troquem mercadorias e serviços sem a necessidade de correspondência. A implementação do EDI é uma solução comum para qualquer site de comércio eletrônico ou qualquer pessoa que trabalhe no atendimento de pedidos.

Como o EDI funciona?

Então, como as transações de EDI funcionam e o que é a capacidade do formato EDI?

Implementar soluções de EDI em seu processo de negócios é, na verdade, bastante simples. Há inúmeras opções por aí, mas, em geral, as soluções de EDI funcionam ou são construídas com base no SAP.

No SAP, você pode preparar os documentos necessários e enviá-los via EDI. A outra empresa os receberá no formato universal e poderá fazer o que quiser com eles.

Por exemplo, você pode enviar uma fatura por e-mail diretamente do seu software SAP. A empresa receptora recebe o documento automaticamente e, como você usou o EDI, ela terá os recursos para visualizar e utilizar o documento. O intercâmbio é automatizado e imediato.

A capacidade do formato EDI permite um intercâmbio simples e tranquilo de documentos comerciais em um formato padrão. Isso elimina o risco de discrepâncias entre as empresas, permitindo uma comunicação fácil e rápida.

Tipos de EDI

Há vários tipos diferentes de EDI, sendo que os mais proeminentes incluem o EDI direto, EDI via VAN (Rede de Valor Agregado), EDI na web, EDI móvel e EDI de terceirização.

O EDI direto é exatamente o que parece. É uma solução de software que permite gerenciar as comunicações EDI por conta própria. Esse software permite que você escolha documentos, os envie para os destinatários desejados, receba documentos e os arquive eletronicamente. Não há necessidade de ferramenta ou intermediário extra.

Uma VAN (rede de valor agregado) é essencialmente um serviço que cuida da comunicação EDI para você. Como o SaaS (Software como Serviço), você se conecta a um provedor de EDI. Você pode enviar documentos eletrônicos para a VAN. A VAN lidará com a comunicação direta através de redes EDI e garantirá a entrega.

Para documentos enviados a você, o EDI receberá os documentos e os enviará a você de acordo com um método escolhido anteriormente (como e-mail ou qualquer outra comunicação preferencial).

O WebEDI é semelhante à VAN, mas o mecanismo é diferente. Um serviço intermediário ainda é usado para lidar com a comunicação EDI, mas, nesse caso, por meio de ferramentas habilitadas para a web.

Com o WebEDI, você precisa preparar seus documentos e fazer login no portal da web para enviá-los. Ou você pode fazer login no portal e baixar documentos que foram enviados a você via EDI. Seus documentos serão convertidos em uma mensagem EDI que você pode enviar pela web.

O Mobile EDI é como o WebEDI, mas você usa um aplicativo móvel. Ainda é um serviço intermediário, mas você pode aproveitar o acesso e os recursos móveis.

Por fim, com o EDI terceirizado, você contrata uma empresa para lidar com o processo de EDI para você. Eles podem utilizar software especializado ou digitalizar documentos em papel que você envia a eles.

Tudo depende do modelo de negócios e do que você precisa deles. De uma forma ou de outra, eles cuidam da comunicação direta de EDI em seu nome.

Benefícios do EDI

Há muitos motivos para considerar a implementação de uma solução de EDI em seu negócio. Por um lado, o EDI simplifica a comunicação entre os parceiros comerciais e melhora a eficiência operacional.

Mas os benefícios do EDI não terminam por aí. Alguns dos muitos benefícios do EDI incluem:

  • Melhora a eficiência e a produtividade. Preparar e gerenciar documentos em papel pode ser uma grande perda de tempo. Felizmente, o EDI remove uma fonte significativa de documentação impressa. Para se ter uma ideia de quanto tempo ele pode economizar, compare o processo de encontrar um arquivo em um ficheiro usando o Google. Agora multiplique esse tempo pelo escopo de cada transação comercial em sua organização.
  • Economiza dinheiro: O software EDI pode economizar o dinheiro da sua empresa de duas maneiras. Em primeiro lugar, ele reduz os custos relacionados à gestão de papel, pois as soluções digitais geralmente são mais baratas do que as equivalentes em papel. Além disso, o EDI economiza dinheiro padronizando a comunicação. Você não precisa gastar dinheiro extra em um monte de ferramentas de software diferentes para acompanhar cada cliente ou fornecedor.
  • Minimiza erros: Minimiza erros: A automação do EDI ajuda a eliminar o risco de erros manuais de entrada de dados em seu sistema de negócios. Isso melhora a precisão, o que reduz ainda mais os custos relacionados à correção e ao gerenciamento de erros. Com um EDI, você reduz os custos de mão de obra em várias frentes e melhora a precisão de suas transações comerciais.
  • Melhora o atendimento ao cliente: Por fim, o EDI ajuda no atendimento ao cliente. Você minimiza erros, ajuda os clientes a economizarem dinheiro, melhora a velocidade e a eficiência da comunicação e automatiza as comunicações importantes. Uma maior satisfação do cliente também pode ajudá-lo a reter mais clientes a longo prazo.

Desafios do EDI

Considerando todos esses benefícios, pode ser fácil presumir que o EDI é uma solução abrangente que só melhora as coisas. Mas, na realidade, é como qualquer ferramenta digital: os benefícios dependerão da aplicação.

O EDI traz alguns desafios, e entendê-los antes de investir em soluções de EDI pode ajudá-lo a evitar problemas comuns e maximizar seus benefícios.

O primeiro desafio é o custo. Se você ainda não tem recursos de EDI em vigor, incorporá-los requer um investimento direto. Você está criando um novo recurso para o seu negócio. Embora você possa gerenciar esses custos ao longo do tempo, ainda está adicionando uma despesa que originalmente não fazia parte do seu orçamento.

Os requisitos técnicos são outro desafio. O EDI é padronizado e isso significa que sua tecnologia precisa ser compatível com os padrões de EDI. Isso pode exigir que você compre um novo hardware ou software para EDI direto.

Ou você terá que investir em recursos terceirizados para compensar. De qualquer forma, você precisa satisfazer os requisitos técnicos antes de obter qualquer benefício do EDI.

O terceiro grande desafio é a mudança dos padrões. O EDI tem protocolos padronizados, o que significa que ele precisa acompanhar as mudanças na tecnologia. O EDI não é reestruturado completamente todos os anos, mas é atualizado ao longo do tempo.

Qualquer software que você use para EDI precisará acompanhar essas alterações, ou sua comunicação EDI falhará, o que anula toda a finalidade.

Embora esses sejam alguns desafios comuns do EDI, os prós superam de longe os contras. Se puder enfrentar esses desafios, você pode fazer a transição para o EDI de forma eficiente e aproveitar os benefícios desde o início.

Por que a integração de EDI é importante no local de trabalho?

Além dos benefícios, por que a integração de EDI é importante no seu local de trabalho?

Para começar, pode ser uma necessidade genuína. Se seus fornecedores e/ou clientes estiverem utilizando EDI, pode ser um caso de acompanhar ou ficar para trás. Afinal, pedidos de compra e faturas são documentos essenciais. Se você não puder enviá-los e recebê-los de acordo com os padrões comerciais, sua empresa sofrerá.

Além disso, o EDI pode ajudar sua força de trabalho em vários aspectos do trabalho diário. A automação vinculada ao EDI pode remover o trabalho atribulado dos funcionários e permitir que eles se concentrem em tarefas mais importantes.

A integração do EDI também pode tornar as informações mais acessíveis aos funcionários, conforme necessário. Ele pode ser implementado no rastreamento estatístico e na análise de dados. Isso o torna uma ferramenta integral para rastreamento de dados, geração de relatórios de dados e segurança de dados.

No geral, o EDI pode otimizar os fluxos de trabalho que geralmente são interrompidos por problemas de comunicação lenta e melhorar a eficiência do seu negócio.

Melhore seus processos comerciais com a integração do EDI

O EDI é essencial para o seu negócio se você quiser um intercâmbio automatizado de documentos eletrônicos. Mas se você está procurando recursos de EDI e não sabe a quem recorrer, o Mailchimp pode ajudar. O Mailchimp é um provedor digital com uma ampla variedade de ferramentas e recursos que você pode usar para gerenciar os dados do seu público e atingir suas metas de negócios.

Veja tudo o que o Mailchimp tem a oferecer e melhore seus processos comerciais com a integração do EDI.

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