10 consigli per redigere un comunicato stampa

Che cos’è un comunicato stampa?

I comunicati stampa hanno lo scopo di condividere notizie sulla tua attività. Pertanto, ciò che condividi deve essere degno di nota, ossia deve esserci un motivo per cui lo invii nel momento scelto.

Per prima cosa, redigi un breve articolo. Bastano pochi paragrafi concisi che forniscano informazioni di base sulla tua attività. Potrai sfruttare queste informazioni quando la tua azienda presenterà novità come una nuova assunzione, un nuovo prodotto, un nuovo servizio o una fusione. Quando scrivi questi comunicati, tieni presente dove speri di trovare copertura mediatica. Un piccolo giornale locale potrebbe essere interessato a notizie su un tuo nuovo collaboratore, ma le pubblicazioni più grandi richiederanno notizie più importanti.

Il tuo comunicato stampa deve essere scritto per un giornalista o un'agenzia specifica. Fagli sapere se sei interessato a comparire in un servizio su una tendenza più ampia del settore, in un articolo o come esperto con un'opinione attuale. Assicurati di indicare che sai a chi stai scrivendo e perché è appropriato per la loro particolare pubblicazione.

Lezioni dal primo comunicato stampa in assoluto

Un ex giornalista di nome Ivy Lee scrisse il primo comunicato stampa in assoluto per conto del suo cliente, la Pennsylvania Railroad, in risposta a un incidente ferroviario del 1906. Per assicurarsi che i media avessero informazioni accurate sull'incidente, scrisse una dichiarazione e il New York Times pubblicò il suo comunicato integralmente.

Il primo comunicato stampa insegna due cose fondamentali su ciò che dovrebbero sempre fornire:

1. Informazioni tempestive su una storia avvincente
2. Dettagli imparziali e veritieri che permettono una cronaca onesta

I comunicati stampa si sono evoluti e sono cambiati in modi diversi nel corso degli anni e hanno dimostrato di essere uno strumento vitale per molte aziende e organizzazioni. Eppure, queste due lezioni chiave continuano a essere valide ancora oggi.

Perché scrivere un comunicato stampa?

Esistono molti motivi diversi per cui scegliere un determinato formato e il comunicato stampa presenta parecchi vantaggi per le aziende. Di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi della stesura di un comunicato stampa.

Attira l’attenzione dei media

Se scrivi un comunicato stampa degno di nota, questo può essere ripreso dai media. Se il tuo comunicato stampa viene condiviso da altre organizzazioni o da un organo di stampa, ciò può attirare l’attenzione sulla tua azienda e aiutarti a raggiungere un nuovo pubblico.

Attira pubblicità e consapevolezza di brand

Le attività, soprattutto quelle più piccole, hanno molto lavoro da fare quando si parla di consapevolezza del brand. Un buon comunicato stampa può aiutarti ad attirare un po’ di pubblicità e potenzialmente creare un senso di entusiasmo intorno al tuo brand.

Migliora la SEO

La SEO (Ottimizzazione per i motori di ricerca) è un elemento importante per molte attività e organizzazioni in quanto contribuisce a migliorare il posizionamento del sito web della tua azienda nei risultati di ricerca. Un comunicato stampa redatto con cura può migliorare la SEO se contiene parole chiave rilevanti o viene condiviso da altri siti web.

Modella la percezione pubblica della tua attività

Fare girare la voce è importante, ma altrettanto importante è assicurarti che gli utenti si facciano una buona impressione di te. I comunicati stampa sono un’ottima opportunità per mostrare la voce e la personalità del tuo brand e dunque per plasmare il modo in cui il pubblico in generale percepisce la tua organizzazione. Aggiungi poi strategie come l’email marketing per mantenere una presa salda sull’immagine del tuo brand.

Quando scrivere un comunicato stampa

I comunicati stampa sono particolarmente efficaci per condividere un’aggiunta o una modifica importante all’azienda, che si tratti di nuove assunzioni entusiasmanti (come dirigenti o sviluppatori), fusioni, nuovi prodotti o altri eventi degni di nota. Puoi anche utilizzare un comunicato stampa per pubblicizzare i premi che la tua azienda o i tuoi dipendenti hanno ricevuto per generare apprezzamento e rispetto per il tuo brand.

Come scrivere un comunicato stampa

Il tuo comunicato stampa ha maggiori possibilità di ottenere una risposta se sai cosa deve contenere. Seguendo questo formato, potrai scrivere un comunicato in grado di raccontare la tua storia e di aiutarti a ottenere la copertura mediatica che desideri.

• Scrivi un titolo chiaro e accattivante. Il titolo deve trasmettere il senso della tua storia e catturare l’attenzione del destinatario. Pensa ai titoli degli articoli della pubblicazione che stai contattando e cerca di creare qualcosa di simile.
• Includi data e luogo. Comunica al destinatario la data di pubblicazione del comunicato stampa (o la data dell’evento di cui lo stai informando) e la sede della tua azienda. Ciò contribuirà a stabilire la sua rilevanza.

• Comunica subito tutte le informazioni principali. Il paragrafo di apertura deve rispondere alle cinque domande fondamentali e spiegare al giornalista tutti i fatti più importanti:

  • Chi è coinvolto in questa storia?
  • Cosa succederà?
  • Dove succederà?
  • Quando succederà?
  • Perché è importante?
• Ora offri maggiori informazioni. Nei paragrafi che seguono l’introduzione, includi altri dettagli sulla storia in ordine decrescente di importanza. Mantieni un approccio semplice e diretto. Scrivi di ciò che fai e perché lo fai, ma non scrivere una storia approfondita di tutto ciò che hai fatto.
• Scegli un approccio onesto e imparziale. I giornalisti non si lasceranno ingannare o convincere da un comunicato stampa in cui si afferma che il tuo prodotto o servizio è il “migliore”. A meno che tu non li stia informando di un premio che te ne dà il diritto, fai attenzione ad evitare un linguaggio iperbolico. In caso di dubbio, basta esporre i fatti.
• Evita i tecnicismi di settore. Controlla che il tuo comunicato stampa non sia pieno di termini del settore che non sono noti alla gente comune. Per assicurartene, chiedi a un amico che non lavora nel tuo settore di leggere il tuo comunicato. Se lo trova noioso o complicato, modificalo per renderlo più chiaro e conciso.
• Inserisci citazioni pertinenti e vivaci. Per dare un tocco di colore ai tuoi comunicati stampa, includi citazioni decise e mirate. Se sei il proprietario dell'azienda, potresti scrivere qualcosa di tuo pugno oppure includere una citazione di un dipendente rilevante per questa specifica notizia. Può essere personale e opinionistica, ma assicurati di attribuirti la citazione.
• Concludi il comunicato stampa nella maniera corretta. Questa parte del comunicato varia a seconda del luogo in cui ti trovi, ma è importante concludere il comunicato stampa in modo da indicare che è terminato. Alcune opzioni comuni sono ###, XXX o -30-. Fai una piccola ricerca su quali sono gli standard del settore del paese in cui stai inviando il comunicato.
• Fornisci le tue informazioni di contatto. In fondo al comunicato stampa, assicurati di includere le informazioni di contatto per il referente, che sia tu o qualcun altro nella tua azienda. Includi un nome, un indirizzo e-mail e un numero di telefono. Inoltre, includi gli URL e i social media della tua attività.
• Riassumi la tua attività in un boilerplate. In fondo ai tuoi comunicati stampa, includi una breve descrizione dell’azienda, ossia l’equivalente di ciò che scriveresti nella pagina “Chi siamo” del tuo sito web. Questo è il cosiddetto testo boilerplate; si tratta di informazioni che raramente subiscono modifiche, ma dovresti sempre assicurarti che siano ancora valide prima di inviare un nuovo comunicato.

Template per il comunicato stampa

Anche se un comunicato stampa non è difficile da scrivere, i titolari di attività che non sono abituati a redigere dichiarazioni pubbliche possono sentirsi un po’ intimiditi. Ecco perché alcuni si rivolgono ad agenzie di PR esterne per i comunicati stampa.

Tuttavia, un template di comunicato stampa può aiutarti a scrivere questo tipo di annuncio in maniera autonoma e a risparmiare tempo poiché ti offre un esempio di comunicato stampa facile da usare. Di conseguenza, scrivere un comunicato stampa diventa molto più facile. Se hai bisogno di un template di comunicato stampa, scaricalo qui.

Prima di inviare il tuo comunicato stampa

Assicurati di inviare i comunicati stampa solo quando hai notizie degne di nota e di mantenerli sintetici. La maggior parte delle persone non apre allegati provenienti da sconosciuti, quindi limita il tuo comunicato a una lunghezza e a un formato che possa essere inviato nel corpo di un’email. Scopri quali sono i giornalisti che si occupano della storia che vuoi diffondere e scrivi una breve nota su misura per loro.

Con la pratica, perfezionerai le tue capacità di scrittura di comunicati stampa e costruirai rapporti con i giornalisti che vogliono nuove storie. In cambio, otterrai una maggiore esposizione che aiuterà la tua attività a crescere.

Ricorda anche che, dopo aver inviato i comunicati stampa, è importante misurare l’impatto delle tue campagne di PR. Esamina i dati analitici e determina l’efficacia delle tue campagne di PR e marketing per promuovere il tuo brand in modo da raggiungere il tuo pubblico target e continuare a crescere.