Melhore a legibilidade dos e‑mails e aumente as taxas de resposta

O que é a legibilidade de e-mail?

A legibilidade do e-mail é a facilidade com que o seu público consegue consumir e compreender a sua mensagem. Abrange tudo, desde a escolha de vocabulário e estrutura de frases, até a formatação e apresentação visual. Quando um e-mail tem alta legibilidade, os destinatários podem rapidamente entender os seus pontos principais sem despender esforço mental significativo.

Leitores de mensagens fáceis de entender absorvem informações de forma mais completa e têm mais chances de lembrar de seus pontos principais. A baixa legibilidade de e-mail cria barreiras cognitivas. Destinatários que têm dificuldade em compreender sua mensagem, frequentemente a abandonam por completo.

A legibilidade afeta diretamente as taxas de abertura, a métricas de envolvimento e as conversões. E-mails escritos em um nível de leitura adequado (geralmente em torno do 9º ano) apresentam um desempenho significativamente melhor do que aqueles escritos em níveis de complexidade mais altos. Isso não é sobre "simplificar" a sua mensagem; é sobre remover obstáculos desnecessários entre as suas ideias e a compreensão do seu público.

Entendendo as pontuações de legibilidade

A pontuação de legibilidade é uma medida que indica o quão difícil é para você ler um texto. Muitos tipos de ferramentas oferecem testes de legibilidade para e-mails, conteúdo web, páginas web e outras formas de comunicação por escrito.

As pontuações de legibilidade são calculadas usando fórmulas que analisam vários fatores, como o comprimento da frase, a complexidade das palavras, a contagem de sílabas e a estrutura do parágrafo. A pontuação resultante geralmente corresponde a um nível de escolaridade específico, indicando os anos de educação geralmente necessários para compreender confortavelmente o texto.

Várias fórmulas comuns de legibilidade são usadas para avaliar o conteúdo escrito:

• Flesch-Kincaid: O nível de escolaridade Flesch-Kincaid é talvez a fórmula de legibilidade mais conhecida que mede o texto em nível escolar dos EUA. Ele considera o comprimento médio de frases e a média de sílabas por palavra.
• Índice de Legibilidade de Gunning: Esta fórmula de legibilidade de texto fornece uma pontuação de nível escolar, mas coloca enfatiza as palavras complexas. Ele conta especificamente palavras com três ou mais sílabas para identificar um vocabulário que pode ser desafiador.
• Índice SMOG (medida simples de algaraviada): Esta fórmula conta palavras polissilábicas (três ou mais sílabas) em uma amostra de 30 frases. É especialmente útil para avaliar comunicações críticas em que a compreensão é crucial. O SMOG tende a atribuir níveis de leitura ligeiramente mais altos do que as outras fórmulas, pois é intensamente focado na complexidade das palavras.
• Índice de Coleman-Liau: Ao contrário das fórmulas baseadas em sílabas, o índice Coleman-Liau analisa caracteres por palavra, em vez de sílabas. Isso o torna particularmente útil para comunicações digitais onde a contagem de caracteres é importante.

A pontuação ideal de legibilidade para o marketing por e-mail geralmente está entre o nível de leitura do 7° e 9° ano de ensino. Essa gama garante que sua mensagem seja acessível ao público mais amplo possível enquanto possibilita ideias sofisticadas.

Conteúdo de e-mail com pontuação acima do nível do 2° ano do ensino médio frequentemente sofre quedas significativas no envolvimento. Lembre-se de que até mesmo públicos altamente instruídos valorizam uma comunicação clara e direta, especialmente em ambientes de caixa de entrada movimentados, em que a compreensão rápida é importante.

Por que a legibilidade importa no marketing por e-mail

Então, por que a legibilidade no e-mail é importante? Uma escrita clara, sem erros de ortografia, melhora radicalmente a compreensão e o envolvimento dos leitores.

Quando os destinatários conseguem seguir facilmente a sua mensagem, sem precisar reler frases ou se preocupar com o significado, é mais provável que leiam seu e-mail inteiro e tomem a ação desejada. O cérebro humano tende naturalmente a preferir conteúdos que exigem um esforço cognitivo menor.

E-mails redigidos em níveis de leitura adequados geram taxas de cliques mais altas, mais respostas e métricas de conversão melhores. Essa relação entre a legibilidade dos e-mails e o envolvimento torna-se ainda mais evidente em dispositivos móveis, em que as limitações de tela tornam a legibilidade ainda mais essencial para o sucesso.

Considere estes exemplos contrastantes:

Baixa legibilidade: " De acordo com a nossa comunicação previamente estabelecida sobre a implementação do novo framework processual, pedimos que você analise rapidamente e forneça seu feedback sobre a documentação mencionada que anexamos."

Alta legibilidade: "Como discutimos na semana passada, anexamos o novo guia de procedimentos para você ver. Você poderia dar uma olhada e compartilhar suas ideias até sexta-feira?

O segundo exemplo utiliza uma linguagem clara para transmitir as mesmas informações, precisando de muito menos esforço mental para ser compreendido. Essa diferença impacta diretamente na forma como os destinatários respondem à sua mensagem.

Dicas para melhorar a legibilidade dos e-mails

Escrever de forma mais direta torna o seu e-mail acessível a um público mais amplo. Elaborar e-mails legíveis não requer habilidades especializadas; basta prestar atenção aos fundamentos.

Estas estratégias práticas podem aumentar consideravelmente a facilidade com que os destinatários processam e reagem às suas mensagens:

• Use uma linguagem clara e concisa: Seja simples e preciso em suas escolhas de palavras. Pergunte-se: "Será que eu poderia expressar essa ideia de uma forma mais direta?" Frequentemente, você pode reduzir a contagem de palavras sem perder o significado, criando espaço suficiente para o uso eficaz do espaço em branco e para melhorar o design do e-mail.
• Divida o conteúdo em partes menores: Crie um espaço visual que torne a sua mensagem mais acessível. Junto com a fonte de e-mail e o tamanho da fonte, considere o comprimento dos seus parágrafos e se é possível usar listas com marcadores para dividir grandes blocos de texto. Blocos de texto longos intimidam os leitores e podem conduzir ao abandono da mensagem, enquanto mensagens curtas melhoram a legibilidade do e-mail.
• Escolha palavras simples e familiares: Embora a terminologia especializada tenha o seu lugar, um vocabulário desnecessariamente complexo cria barreiras para a compreensão. "Usar" é melhor do que "utilizar", e "ajudar" é mais claro do que "facilitar".
• Use a voz ativa para clareza: A voz ativa cria uma clareza que a voz passiva muitas vezes não tem. Compare "O relatório foi concluído pela nossa equipe" com "Nossa equipe concluiu o relatório". A versão ativa é mais curta e mais direta, e cria uma sensação de maior autonomia.
• Otimize o comprimento de frases e parágrafos: Procure uma média de 14 a 20 palavras por frase ou menos, alternando entre frases curtas e longas para criar ritmo. Lembre-se de que telas de dispositivos móveis tornam frases longas mais difíceis de se acompanhar.
• Incorpore cabeçalhos atraentes e relevantes: Os cabeçalhos ajudam os destinatários a navegar pelo seu conteúdo e encontrar as informações mais relevantes para eles. Eles também dividem o texto visualmente, tornando a mensagem geral menos intimidadora.

Como verificar e melhorar sua pontuação de legibilidade

Várias ferramentas on-line excelentes podem te ajudar a avaliar e melhorar a legibilidade do seu e-mail. O Editor Hemingway (hemingwayapp.com) destaca frases complexas, voz passiva e palavras excessivamente complicadas no seu texto. Enquanto isso, o Grammarly oferece avaliações de legibilidade juntamente com uma revisão gramatical, fornecendo um nível de escolaridade estimado para a sua escrita. Muitos editores de texto, incluindo o Microsoft Word, também possuem estatísticas de legibilidade integradas.

Ao interpretar as pontuações de legibilidade, foque nas tendências, em vez de se fixar em números exatos. Se o seu e-mail estiver consistentemente no nível de leitura do 3° ano do ensino médio, trabalhe para simplificar sua linguagem e estrutura de frases. No entanto, não sacrifique sua voz autêntica ou as informações técnicas necessárias apenas para alcançar uma certa pontuação.

Testar e refinar o e-mail com base em métricas de legibilidade deve se tornar parte do seu processo normal. Considere fazer testes A/B com diferentes versões de e-mails importantes, variando os níveis de legibilidade, para ver qual tem o melhor desempenho com seu público. Lembre-se de que os assuntos também precisam de atenção especial à legibilidade, pois muitas vezes são o fator determinante para que o seu e-mail seja aberto.

Certifique-se de revisar o seu e-mail. Não importa o quão bem estruturada seja a sua comunicação, erros gramaticais e de digitação prejudicam o profissionalismo e desviam a atenção da sua mensagem. Sempre reserve um tempo para revisar antes de enviar, de preferência após se afastar de seu rascunho por alguns minutos para analisá-lo com atenção

Erros comuns que prejudicam a legibilidade de e-mails

São variadas as razões pelas quais e-mails cuidadosamente elaborados podem ser ignorados. Esses obstáculos de legibilidade podem estar sabotando sua mensagem antes mesmo que ela tenha uma chance:

• Linguagem e jargões excessivamente complexos: A terminologia específica do setor tem seu lugar, mas o uso excessivo de jargões afasta os leitores que não estão familiarizados com a linguagem especializada. Mesmo ao escrever para colegas do seu campo, alternativas mais simples a termos técnicos geralmente comunicam de forma mais eficiente.
• Parágrafos longos e densos, sem quebras: Quando confrontados com um grande bloco de texto, muitos destinatários simplesmente ignoram a mensagem inteira. O espaço em branco é seu aliado na criação de um conteúdo de e-mail acessível e convidativo que não sobrecarrega os leitores à primeira vista.
• Falta de elementos visuais para guiar o leitor: O uso estratégico de textos em negrito, itálico, cabeçalhos e listas com marcadores cria uma hierarquia visual que ajuda os leitores a navegar pelo conteúdo. Os princípios de design de marketing por e-mail sugerem usar esses elementos com moderação, mas de forma intencional, para destacar as informações-chave.
• Ignorando a legibilidade em dispositivos móveis: Com mais pessoas lendo e-mails em telas pequenas, o design responsivo de e-mails é essencial. Em telas pequenas, os assuntos são truncados, e e-mails bem formatados se adaptam a diferentes tamanhos de dispositivo. Sempre teste como sua mensagem aparece em diferentes tipos de dispositivos antes de enviar comunicações importantes.

Melhorando a legibilidade do seu e-mail para obter resultados melhores

A legibilidade dos e-mails não apenas torna suas comunicações digitais mais fáceis de ler; ela respeita o tempo e a atenção dos destinatários. Mensagens bem estruturadas e claras demonstram profissionalismo e consideração pelo seu público. Eles também aumentam radicalmente a probabilidade de que sua comunicação atinja o objetivo pretendido.

Antes de enviar qualquer e-mail importante, reserve um tempo para revisar os erros e garantir a legibilidade. Considere pedir a colegas que analisem comunicações críticas a fim de identificar áreas que podem ser mais claras. Lembre-se de que a entregabilidade de e-mails depende de fatores técnicos e da criação de conteúdo com o qual os destinatários queiram interagir.

O Mailchimp ajuda você a avaliar e melhorar a legibilidade dos seus e-mails de forma consistente. O Otimizador de Conteúdo analisa suas mensagens e pode sugerir melhorias para aumentar as métricas de envolvimento e as taxas de resposta. O Mailchimp também oferece modelos de e-mail responsivos que se adaptam automaticamente a diferentes tamanhos de tela, garantindo que o seu conteúdo cuidadosamente elaborado mantenha a legibilidade, independentemente do dispositivo.

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Principais conclusões

• A legibilidade do e-mail impacta diretamente as taxas de abertura, de envolvimento e de conversões.
• Dividir o conteúdo em parágrafos curtos, com uso de linguagem simples e incorporação de elementos visuais eleva drasticamente a compreensão e as taxas de resposta.
• Ferramentas como analisadores de legibilidade podem ajudar a avaliar os seus e-mails em relação a fórmulas estabelecidas, como o Flesch-Kincaid e o Gunning Fog Index.
• O design de e-mail responsivo e otimizado para dispositivos móveis é essencial, pois a maioria dos destinatários hoje lê e-mails em telas menores.