O e-mail oferece a você a chance de ter uma conversa direta com seu público. Quer você esteja alcançando clientes em potencial, atualizando assinantes fiéis ou compartilhando notícias da empresa, a maneira como você se comunica influencia a forma como você consegue se conectar com os leitores.
O marketing por e-mail é uma das melhores maneiras de construir relacionamentos com os clientes. Mas com a concorrência na caixa de entrada mais acirrada do que nunca, não é suficiente enviar mensagens. Você precisa criar comunicações que ressoem com seus recipients e reflitam a identidade da marca.
A voz e o tom certos podem transformar um email standard em uma mensagem envolvente que cria confiança e incentiva a ação. Ele ajuda sua empresa a se destacar em caixas de entrada lotadas, mantendo a consistência da marca em todas as comunicações.
Continue lendo para saber mais sobre o tom do e-mail, por que ele é importante, os tipos de tons e quando usá-los.
Por que o tom do email é importante para o envolvimento do público
Seu tom é a linguagem corporal do e-mail na forma escrita. A Unusing não consegue ver expressões faciais em comunicações escritas, o que pode dificultar a compreensão do tom de alguém. O tom de e-mail diz aos destinatários exatamente o quanto você os conhece e os valoriza.
A conexão entre o tom e a percepção do público é mais profunda do que muitos imaginam. Cada escolha de palavra, cada estrutura de frase e cada saudação moldam a forma como os leitores veem sua empresa. Quando você acerta o tom certo, cria uma conexão imediata que faz com que os leitores se sintam compreendidos e valorizados.
O sucesso do marketing de marca depende muito de quão bem você se comunica com seu público e transmite o tom. O tom que você usa nos e-mails influencia diretamente o fato de os leitores confiarem na sua mensagem, se envolverem com o conteúdo e agirem. Se você errar, corre o risco de afastar clientes em potencial ou prejudicar os relacionamentos comerciais existentes.
Situações diferentes exigem abordagens diferentes. Entender quando usar cada tipo de tom ajuda você a criar campanhas de e-mail que atendam aos desejos e pontos problemáticos do seu público-alvo, mantendo-se fiel ao guia de estilo da sua marca.
Tenha em mente que você não deve usar mais de um tom na mesma mensagem, mas isso dependerá principalmente de para quem você está escrevendo. Aqui estão os diferentes tipos de tons de e-mail para escolher ao escrever e-mails:
Tom profissional
Um tom profissional e respeitoso funciona bem para anúncios formais, propostas comerciais e comunicações com clientes corporativos. Mantenha sua linguagem clara, concisa e respeitosa. Evite jargões, a menos que tenha certeza de que seu público o entenderá.
Tom amigável e coloquial
Perfeito para boletins informativos e atualizações regulares de postagens em blogs, o tom conversacional ajuda a construir relacionamento com os leitores. Escreva como se estivesse tendo uma conversa presencial, usando uma linguagem natural e contrações ocasionais para manter o alinhamento da marca.
Tom bem-humorado e brincalhão
Use o humor com cuidado e estratégia. Embora possa ajudar suas mensagens a se destacarem, ele precisa estar alinhado com a personalidade da sua marca e as expectativas do público. Esse tom funciona melhor para atualizações casuais ou promoções especiais.
Tom empático e solidário
Essencial para e-mails de atendimento ao cliente ou para abordar preocupações, um tom empático mostra aos leitores que você entende suas necessidades e se preocupa com o sucesso deles. Use uma linguagem de apoio que enfatize soluções e resultados positivos.
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Identificando o tom apropriado para o seu público
Entender com quem você está falando é crucial para selecionar o tom certo que ressoe com seu público. Construir um perfil abrangente de público pode ajudar você a analisar fatores demográficos que influenciam como diferentes grupos respondem a vários estilos de comunicação.
Idade
Quando se trata de faixas etárias e preferências geracionais, você encontrará padrões distintos em como diferentes grupos se envolvem com a comunicação por e-mail.
Os Baby Boomers geralmente preferem a comunicação formal e direta com explicações detalhadas, enquanto a Geração X responde bem a mensagens diretas e sem sentido com propostas de valor claras.
A geração Y aprecia tons autênticos e conversacionais com um pouco de humor e personalidade, e a geração Z se envolve melhor com conteúdo conciso e visual intenso e comunicação casual e genuína.
Setor
O histórico do setor desempenha um papel importante na definição das expectativas de comunicação adequadas. Os setores técnicos podem esperar uma linguagem mais detalhada e precisa, enquanto os campos criativos geralmente aceitam uma comunicação mais experimental e casual.
Os serviços financeiros geralmente exigem um tom mais formal e autoritário, e os setores de varejo e entretenimento podem adotar uma abordagem mais leve e conversacional. Compreender essas preferências específicas do setor ajuda você a criar mensagens naturais e apropriadas para seu público.
Cultura
Considerações culturais não devem ser negligenciadas na determinação do tom do seu e-mail. Se você estiver alcançando um público internacional, pesquise as normas de comunicação cultural e ajuste sua abordagem conforme necessário.
Considere os fusos horários ao agendar e-mails, esteja ciente de feriados e celebrações culturais e ajuste o humor e as expressões idiomáticas para diferentes contextos culturais. Usar uma linguagem inclusiva que ressoe em diferentes origens ajuda a garantir que sua mensagem se conecte com todos em seu público.
Tamanho e tipo de empresa
O tamanho e as necessidades do negócio também influenciam as preferências de tom. As pequenas empresas geralmente apreciam a comunicação pessoal e amigável que faz com que se sintam valorizadas e compreendidas.
Empresas de médio porte podem esperar uma mistura de tons profissionais e coloquiais, enquanto clientes corporativos geralmente exigem uma comunicação mais formal e estruturada. A distinção entre públicos B2B e B2C geralmente exige abordagens diferentes em termos de tom e conteúdo.
Como coletar feedback sobre preferências de tom
Coletar feedback sobre as preferências do seu público é essencial para refinar sua abordagem. Existem algumas maneiras diferentes de aprender sobre as preferências de tom do seu público:
Métricas de rastreamento
Uma das melhores abordagens é rastrear as métricas de envolvimento por e-mail em diferentes estilos de tom. Monitore as taxas de abertura, compare as taxas de cliques para várias abordagens de conteúdo e analise as taxas de cancelamento de assinatura para identificar possíveis problemas de tom.
Pesquisas
Pesquisas regulares fornecem insights diretos sobre as preferências de comunicação do seu público. Crie pesquisas curtas e focadas sobre a frequência preferida de e-mail, os tipos de conteúdo e as preferências de tom. Inclua perguntas sobre campanhas de e-mail específicas e use recursos de enquete para obter feedback rápido sobre as escolhas de tom.
Interações nas redes sociais
As redes sociais oferecem outra janela para as preferências do seu público. Estude como seu público se comunica em diferentes plataformas, observe quais tipos de conteúdo geram mais envolvimento e analise comentários e respostas para entender a voz deles.
Acompanhe os padrões de compartilhamento e os estilos de envolvimento e use ferramentas de social listening para entender conversas mais amplas no seu setor.
Interações do serviço de atendimento ao cliente
Analise perguntas e preocupações comuns, estude a linguagem dos clientes ao entrar em contato e observe os padrões de feedback positivo e negativo.
Examine as resoluções bem-sucedidas do atendimento ao cliente e use registros de bate-papo e tópicos de e-mail para entender as preferências de comunicação. Essas interações do mundo real geralmente revelam preferências que as pesquisas podem perder.
Diferentes tipos de e-mail exigem tons diferentes para se conectar de forma eficaz com seus leitores. Vamos explorar como ajustar sua voz mantendo sua mensagem clara e envolvente.
E-mails promocionais
Os e-mails promocionais precisam entusiasmar sem vender demais. Concentre-se no valor e nos benefícios, em vez de linguagem de vendas agressiva. Em vez de "Compre agora!" experimente "Conheça os preços exclusivos para membros até sexta-feira". Use palavras de ação que inspirem e, ao mesmo tempo, mantenham o profissionalismo, como "Transformar", "Exclusivo" ou "Premium". Mantenha sua chamada para ação clara e natural, facilitando a próxima etapa dos leitores.
E-mails transacionais
Estes são e-mails como confirmações de pedidos e atualizações de envio. Como tal, eles devem priorizar a clareza acima de tudo. Use linhas de assunto descritivas e mantenha a mensagem principal direta. Adicione um toque de calor através de pequenos detalhes. Por exemplo, você pode usar uma saudação amigável ou uma dica útil relacionada à compra. Lembre-se de que, embora esses e-mails sejam funcionais, eles também são oportunidades para fortalecer o relacionamento com os clientes.
Boletins informativos
Os boletins informativos informam, envolvem e, ocasionalmente, promovem. Divida informações complicadas em partes digeríveis usando uma linguagem clara e cotidiana. Compartilhe histórias e exemplos que tornem as informações relacionáveis. Ao explicar novos recursos ou tendências do setor, concentre-se em como resolvem problemas reais dos clientes.
Para todos os tipos de e-mail, considere a mentalidade do seu leitor. Eles estão procurando informações rápidas, tranquilização de compra ou insights do setor? Adapte o tom à necessidade deles,mantendo a consistência da marca. Use os recursos de teste do Mailchimp para ajustar sua abordagem e acompanhar o que melhor ressoa com seu público.
Mesmo profissionais de marketing por e-mail experientes podem cair em armadilhas de tom comum. Aqui estão três principais erros de tom de e-mail a serem observados:
- Usar um tom excessivamente formal ou rígido faz com que seus e-mails pareçam robóticos e impessoais. Deixe de lado o jargão desnecessário, a terminologia complexa e o jargão corporativo. Em vez disso, escreva como um ser humano tendo uma conversa profissional.
- Ser muito casual ou informal pode prejudicar a sua credibilidade. Embora a amigável seja boa, evite pontos de exclamação excessivos, gírias ou frases da moda que podem não ressoar com todo o seu público. Você também deve estar ciente de que algo que você pretende soar "divertido" pode parecer passivo-agressivo para outra pessoa, porque o tom pode ser difícil de transmitir em e-mails. Mantenha-o profissional e, ao mesmo tempo, seja acessível.
- Manter um tom inconsistente em diferentes e-mails confunde seu público e enfraquece sua marca. Quando vários membros da equipe escreverem e-mails ou você estiver executando várias campanhas, siga as diretrizes de voz unificada para manter a mensagem da sua marca clara e coesa.
Encontrar o tom de e-mail certo para fortalecer a voz da sua marca
O tom de e-mail certo cria conexões autênticas com seu público e gera resultados reais de negócios. Cada mensagem bem elaborada reforça a identidade da sua marca e transforma leitores casuais em clientes fiéis. Seu tom molda as percepções, a confiança e o envolvimento das pessoas com sua marca.
O conjunto de ferramentas do Mailchimp ajuda a aperfeiçoar o tom do seu e-mail a cada passo. Teste diferentes abordagens com testes A/B para ver o que funciona melhor. Mapeie as jornadas do cliente para adequar seu tom aos diferentes segmentos de público: acompanhe métricas de envolvimento para entender quais estilos de comunicação geram resultados.
Principais conclusões
- Seu tom de e-mail afeta diretamente a forma como os leitores percebem sua marca e influencia a probabilidade de se envolverem com seu conteúdo.
- Diferentes tipos de e-mails exigem tons diferentes para se conectar com seu público de forma eficaz.
- Compreender os dados demográficos e as preferências do seu público ajuda você a escolher o tom mais eficaz para suas comunicações.
- A voz e o tom consistentes em todas as comunicações por e-mail criam confiança e fortalecem a identidade da sua marca.