Mapeamento de fluxo de valor

O que é mapeamento de fluxo de valor?

O mapeamento do fluxo de valor é um processo que permite analisar o estado atual e as projeções futuras da jornada de entrega do produto. Começa desde o início do fornecimento ou produção e culmina com a entrega.

Com esta visualização abrangente de seu processo de negócios, você pode ver facilmente como tudo funciona atualmente em sua organização.

Você pode fazer planos para onde deseja que as coisas estejam no futuro e pode temperar esses planos com projeções realistas em determinados intervalos de tempo.

Resumindo, essa é uma forma de visualizar como o seu negócio funciona e como você pode tentar mudar essa operação para melhor. Ele analisa coisas como fluxo de informações, cadeias de suprimentos, mecanismos de entrega e até satisfação do cliente.

Tipos e finalidades dos mapas de fluxo de valor

Uma maneira de entender melhor os mapas de fluxo de valor é dar uma olhada em alguns dos tipos comuns de mapas e o que eles fazem.

Você pode fazer esses mapas de fluxo de valor de várias maneiras e por inúmeras razões, mas a maior parte deles pode ser dividida em três categorias: o estado atual, o estado ideal e o estado futuro.

Vale a pena notar que o estado futuro e o estado ideal não irão e não devem se sobrepor perfeitamente. Entraremos mais nisso à medida que quebrarmos os conceitos.

Então, vamos olhar para cada uma dessas categorias com mais detalhes para ver o que emerge.

Mapa do estado atual

O mapa do estado atual é provavelmente o mais fácil de entender. Este mapa analisa o seu negócio como ele é agora.

Neste mapa, você detalhará os fluxos de informações e materiais, observando como os materiais/informações fluem de um estágio do seu processo para o seguinte.

Com o mapa, você pode ver rapidamente o fluxo de informações e mercadorias transportadas pela sua organização. Você pode quantificar os recursos que estão associados aos processos e pode fazer determinações rápidas sobre como as coisas estão funcionando.

Um mapa de estado completo deve ajudar você a identificar gargalos e pontos fracos em todo o processo.

Mapa do estado ideal

O mapa do estado ideal é uma ferramenta de planejamento útil. Você pega o mapa do estado atual — anotando todos os problemas e fraquezas existentes — e então projeta o que seria um mapa idealizado.

Como seria seu processo se tudo fosse otimizado ao máximo fisicamente possível?

Você pega essas otimizações, as insere em seu mapa de estado atual e esse é o estado ideal.

Você pode fazer isso de duas maneiras. Você pode otimizar o processo atual e ver sua melhor aparência.

Ou você pode pensar em como otimizar o fluxo de material e o fluxo de informações alterando o próprio processo.

Ambos os mapas são idealizados, mas o caminho para o estado ideal muda consideravelmente dependendo de como você usa essa ferramenta. Em ambos os casos, você está procurando estratégias de crescimento de produtos que levem seu negócio ao máximo.

Mapa do estado futuro

Um mapa do estado futuro não é o mesmo que um mapa do estado ideal. O mapa de estado ideal visa mostrar o limite de quão bem um processo pode funcionar. Um mapa do estado futuro é uma projeção de como será o estado real do negócio depois que as mudanças planejadas forem implementadas.

Um mapa do estado futuro deve ter uma aparência melhor do que o mapa do estado atual, mas não atingirá todos os ideais, pelo menos não se você estiver sendo realista sobre tudo.

O objetivo do mapa do estado futuro é projetar como uma mudança no processo pode realmente impactar seus negócios e quais devem ser suas expectativas para qualquer mudança.

Por que o mapeamento do fluxo de valor é importante para os processos de negócios?

Vamos dedicar um momento para enfatizar o que distingue um mapa de fluxo de valor de outras técnicas analíticas. O objetivo principal é identificar como cada ponto em um processo agrega valor ao resultado final. Você está mapeando o próprio fluxo de valor.

Como resultado, o mapa de fluxo de valor também destaca os nós em seu processo que não agregam valor (ou não agregam valor suficiente).

Isso destaca etapas problemáticas em seu processo e mostra exatamente onde você pode fazer as melhorias mais óbvias e dramáticas para o negócio como um todo.

Fazer isso traz alguns benefícios importantes. Vamos começar com a eficiência.

Maior eficiência

O mapa do estado atual deve ser capaz de ajudar você a encontrar ineficiências em seu processo atual.

Depois de identificar essas ineficiências, você pode tomar medidas para melhorá-las e até mesmo projetar como essas mudanças serão executadas com seu mapa de estado futuro.

Os mapas de estado, como qualquer ferramenta analítica eficaz, existem para destacar áreas problemáticas (também conhecidas como áreas de oportunidade). Essa é a essência e é assim que eles ajudarão você a melhorar a eficiência.

Economia de custos

Normalmente, um processo mais eficiente também é mais econômico. Portanto, ao melhorar a eficiência do processo, seu mapa de estado também ajuda na eficiência de custos.

Mas há mais nos mapas de estado do que apenas eficiência.

Seu mapa pode ajudar você a encontrar áreas de perda. Se pontos do processo apresentarem atrasos, você poderá perder dinheiro com mão de obra, serviços públicos ou outros custos sensíveis ao tempo.

Se você estiver sofrendo perda material de parte do seu processo, isso também deve aparecer no mapa do estado.

Se não houver nada mais, o mapa de estado está destacando sua entrada e saída básica para o processo de negócios. Ao fazer isso, você pode ver qual é o seu retorno sobre o custo em termos muito claros do processo, e isso pode ajudar você a encontrar lugares para cortar custos ou perdas de produtividade.

De todas essas maneiras, o mapa de estado pode economizar dinheiro e melhorar o retorno do investimento em todo o processo comercial.

Melhor qualidade

O mapa do fluxo de valor destaca todas as principais etapas ao longo do processo de produção e/ou entrega. Ele mostra a entrada inicial, a saída final e todas as etapas ao longo do caminho.

Se você deseja maior qualidade em seus resultados, o mapa mostra exatamente onde você pode implementar mudanças para atingir esse objetivo.

Embora o mapa o ajude a melhorar a eficiência e o retorno dos investimentos, ele também pode mostrar pontos que podem estar prejudicando a qualidade. Você pode direcionar essas partes específicas do processo e, como resultado, sua qualidade melhorará.

Maior satisfação do cliente

Quanto à satisfação do cliente, não é tão difícil entender. Se houver algum problema em seu processo, isso pode atrasar os prazos de entrega, afetar a qualidade ou prejudicar a satisfação do cliente.

É muito fácil identificar pontos problemáticos dos clientes. Seu mapa de valores pode ajudar você a atacar esses pontos problemáticos, evitando-os em primeiro lugar. Você tem o poder de resolver problemas na fonte.

É a maneira mais eficiente e eficaz de mitigar os pontos problemáticos do cliente e, como resultado, você pode esperar um aumento consistente na satisfação geral do cliente.

Afinal, quem não quer produtos melhores a um preço mais acessível e sempre entregues no prazo?

Vantagem competitiva

Se você está melhorando a eficiência, o valor, a qualidade e a satisfação do cliente com seu mapa de fluxo de valor, isso não soa como uma lista completa de vantagens competitivas?

Há duas maneiras de ver isso.

Em primeiro lugar, se você estiver utilizando todos os benefícios de um mapa de fluxo de valor e seus concorrentes não, você deve ser capaz de avançar. Você está obtendo uma grande melhoria com um investimento relativamente modesto de tempo, dinheiro e esforço.

A outra maneira de ver isso é que seus concorrentes também podem estar usando mapas de fluxo de valor. Se eles estão fazendo bons mapas, planejando adequadamente e melhorando cada faceta de seu fluxo de trabalho geral, isso os tornará muito competitivos.

Você pode se dar ao luxo de não acompanhar a análise da concorrência?

Melhor desempenho geral dos negócios

Isso nos leva à inevitável conclusão. Mapas de fluxo de valor estão adicionando muitos benefícios à sua empresa. Como isso pode fazer algo além de melhorar o desempenho geral dos negócios?

Afinal, esta é uma visão holística. Você está olhando rapidamente para todo o processo de negócios e, com essa ferramenta, está direcionando partes específicas do processo que merecem melhorias.

Sempre que você melhorar seus negócios dessa maneira, os resultados afetarão as perspectivas gerais da organização. Esse é realmente o ponto de mapeamento de fluxo de valor em primeiro lugar.

Como conduzir o mapeamento do fluxo de valor

Agora que você sabe o que pode ganhar com o processo de mapeamento do fluxo de valor, vamos falar sobre como o processo realmente funciona.

Você encontrará abaixo um esboço das etapas que pode seguir para criar mapas de fluxo de valor (presente e futuro), além de como usar esses mapas para o bem de seus negócios.

Prepare para o processo de mapeamento do fluxo de valor

Se você pretende mapear a agregação de valor em cada estágio do processo de negócios, precisa das informações e do entendimento corretos para conseguir isso. A primeira parte da preparação é reunir conhecimento.

Forme uma equipe de gerentes e/ou líderes que conheçam todas as etapas do processo e que possam analisar profundamente essas etapas. Eles precisam entender as ferramentas em jogo, a dinâmica da equipe, como as diferentes peças se encaixam… tudo.

Quando essa equipe estiver reunida, você poderá definir o processo comercial geral e pensar em modelos de visualização que podem ser usados para o próprio mapa. Você pode pegar emprestado de incontáveis exemplos on-line e ajustá-los ao ponto de ficar satisfeito com o layout.

Obviamente, ao fazer isso, você também deve fazer um orçamento para o processo. O mapeamento do fluxo de valor não precisa ser um projeto enorme, mas você dedicará alguns recursos a ele, então tente descobrir quanto vale o processo para você e defina seu orçamento de acordo.

Mapear o estado atual

Quando a preparação estiver concluída, você poderá mapear o estado atual do seu negócio. É aqui que sua equipe coletará dados brutos sobre as várias etapas do processo e realizará análises para determinar a agregação de valor em cada fase.

Todos esses dados e análises resultantes podem ser importados para o próprio mapa. O layout já foi determinado, portanto, criar o mapa é uma simples questão de preencher os espaços em branco e garantir que todas as informações necessárias estejam presentes e claras.

Em alguns aspectos, criar o mapa do estado atual é fácil porque você está simplesmente expressando o negócio atual neste novo formato. Os dados já devem estar disponíveis.

Criar o estado futuro

Depois disso, sua equipe pode trabalhar nas metas.

Normalmente, seu plano de negócios incluirá metas de alto nível, como números totais de receita, margens de lucro e afins. Usando essas metas como um guia, sua equipe de mapa de fluxo de valor pode descobrir metas específicas em datas futuras.

Eles podem então fazer engenharia reversa do mapa do estado futuro de acordo. O estado atual mostra as relações entre entradas, saídas e os vários nós do processo.

Se você deseja alterar as saídas, basta identificar como os nós do processo devem ser alterados para chegar a esse ponto.

É assim que você mapeia o futuro.

Implementar e melhorar continuamente o fluxo de valor

A parte mais importante vem quando você tiver seu mapa do estado futuro completo. Você tem que implementar as mudanças.

Você desejará criar novos mapas de estado atuais em intervalos para acompanhar seu progresso e encontrar continuamente os melhores pontos para melhorias.

Na maioria das vezes, trata-se de fazer as coisas específicas prescritas pelo mapa do estado futuro e, em seguida, verificar se essas mudanças produziram os resultados desejados.

Este é um processo iterativo, portanto, você pode refazê-lo quantas vezes for necessário, e cada loop no mapeamento do fluxo de valor deve melhorar gradualmente a perspectiva geral dos negócios.

Dicas para melhorar o mapeamento do fluxo de valor

Embora as etapas acima descrevam o processo para criar um mapa de fluxo de valor, ainda há mais a considerar.

Se você nunca fez isso antes, talvez queira alguns conselhos sobre como criar um bom mapa que agregue mais valor às suas análises.

Se você está inventando isso à medida que avança, seu mapa de fluxo de valor pode não ser tão esclarecedor quanto você esperava e pode não gerar tanto valor quanto o pretendido.

Portanto, considere essas ideias para melhorar seu mapeamento do fluxo de valor.

Alinhe o mapeamento do fluxo de valor com a estratégia de negócios

Isso vem primeiro. Você já deve ter uma estratégia de negócios. Você deve saber o que sua empresa está tentando realizar e ter uma ideia geral de como fazer isso. Você também deve ter planos para o futuro imediato e de longo prazo.

Seus mapas de fluxo de valor precisam estar alinhados com a estratégia de negócios, especialmente ao trabalhar em mapas de estado futuro.

A maneira como você já faz negócios deve informar os mapas. Quando for esse o caso, os mapas farão um trabalho melhor ao destacar as oportunidades de melhoria.

Envolva todas as partes interessadas relevantes

É fácil tornar seu mapa muito estreito. Você pode se concentrar apenas no custo dos insumos e na receita total ou lucro de seus produtos, mas há muitos interessados envolvidos e eles terão prioridades diferentes.

Ao envolver essas partes interessadas (incluindo empresas parceiras, fornecedores, acionistas e muito mais), você terá uma visão mais ampla do fluxo de valor.

Como resultado, seu fluxo de valor revelará mais para você e isso o ajudará a atingir seus objetivos de melhorar o negócio em geral.

Priorizar melhorias

Os mapas de fluxo de valor são realmente funcionais quando você os usa para priorizar mudanças. A ideia é que você possa ver quais nós estão adicionando o menor valor (ou mesmo subtraindo o maior valor).

Estas são suas prioridades. Os nós no processo que desperdiçam sem agregar valor real ao resultado final são as principais prioridades. Eles estão prejudicando os resultados e você pode direcioná-los para melhorias rápidas.

Você pode priorizar todas as melhorias planejadas dessa forma. Classifique suas mudanças em um ROI potencial e vá a partir daí. Isso extrairá o máximo de valor o mais rápido possível de todo esse conceito.

Implemente mudanças gradualmente

Mesmo que você queira melhorias e resultados rápidos, é importante que você não mude muito cedo. Uma revisão completa de suas práticas de negócios pode levar a mais danos do que ganhos.

A abordagem mais inteligente é fazer uma mudança de cada vez. Depois de implementar uma mudança, sente-se por tempo suficiente para medir os verdadeiros resultados dessa mudança. Então você pode passar para a próxima correção.

Se não estiver acompanhando seu progresso com dados reais, você não saberá realmente quais mudanças estão tendo o impacto mais significativo em seus negócios. Na melhor das hipóteses, você perderá oportunidades. Na pior das hipóteses, você estragará seu processo e prejudicará o negócio.

Empenhe-se para a melhoria contínua

A filosofia que orienta os mapas de fluxo de valor é o desejo sincero de melhoria contínua. Mapas de fluxo de valor são uma das muitas ferramentas que podem ajudar você nesse caminho.

Se você está focado exclusivamente em mapas de fluxo de valor ou em outras maneiras de melhorar, o Mailchimp é seu aliado.

Você encontrará inúmeros recursos, todos os quais podem ajudar você em aspectos específicos do seu negócio, conduzindo-o com cuidado e consistência ao longo do caminho para a melhoria. Se você quiser saber mais sobre análises de marketing e relatórios e análises do Mailchimp, entre em contato conosco hoje mesmo.