Denke darüber nach, wie viele E-Mails du jeden Tag schreibst. Kurze Notizen zu Meetings, Projekt-Updates und routinemäßige Check-ins – die meisten dieser E-Mails sind schnell geschrieben. Das geht uns fast so leicht von der Hand wie eine normale Konversation. Aber wenn wir eine Datei anhängen müssen, greifen wir oft auf altmodische Floskeln zurück.
Viele Menschen verwenden in E-Mails standardmäßig „Im Anhang finden Sie“, eine Formulierung, die formell klingt und in der modernen Welt einfach nicht mehr zeitgemäß ist. Denn es ist die Art von Sprache, die in alten Briefen zum Einsatz kam, nicht in schnellen Nachrichten. Heute senden die Menschen Sofortnachrichten an Kollegen und sogar eine SMS an ihren Chef. Da ist eine solche Formalität völlig fehl am Platz.
Die gute Nachricht ist, dass es bessere Möglichkeiten gibt, um auf Anhänge in professionellen E-Mails zu verweisen. In diesem Leitfaden findest du einfache, effektive Formulierungen für die Erwähnung von Anhängen in deinen E-Mails.
Die Ursprünge von „Im Anhang finden Sie“
Ob du es glaubst oder nicht: „Im Anhang finden Sie“ stammt aus einer Zeit, als die geschäftliche Korrespondenz noch in Form von Papierbriefen erfolgte, die per Post auf ihren Weg geschickt wurden. Stell dir vor, es gibt keine E-Mails, kein Instant Messaging, sondern nur maschinengeschriebene Briefe, fein säuberlich in Umschlägen verpackt.
Früher war es üblich, zusätzliche Dokumente an den Geschäftsbrief zu heften oder sie in den Umschlag zu stecken. Sätze wie „Im Anhang finden Sie“ wiesen die Empfänger darauf hin, nach diesen zusätzlichen Seiten zu suchen. Das gehörte zum formellen Stil, der im Geschäftsleben verwendet wurde, zusammen mit Floskeln wie „Sehr geehrte Damen oder Herren“ und „Mit freundlichen Grüßen“.
Aber die Zeiten haben sich geändert. So hat die digitale Kommunikation die Art und Weise transformiert, wie die Menschen Dokumente senden und empfangen. E-Mail-Anhänge sind sofort zugänglich, klar gekennzeichnet und müssen nicht mehr physisch gesucht werden. Dennoch ist es hilfreich, Anhänge zu erwähnen – allerdings ganz natürlich, wie es für eine moderne E-Mail normal ist.
Warum „im Anhang finden Sie“ nicht mehr funktioniert
Bei der geschäftlichen Korrespondenz ist Klarheit wichtiger als Formalität. „Im Anhang finden Sie“ fällt bei diesem Test in drei wesentlichen Punkten durch:
Indirekt
Die Formulierung ist indirekt und vermittelt grundlegende Informationen nur auf Umwegen. Jede E-Mail-Plattform kennzeichnet Anhänge mit eindeutigen Symbolen und Vorschaubildern. Daher ist es nicht nötig, die Empfänger zu bitten, nach dem Anhang zu suchen. Sage ihnen stattdessen direkt, worum es geht und warum das wichtig ist.
Zu formell
Im modernen Geschäftsleben herrscht ein lockerer und kollaborativer Umgang vor. „Im Anhang finden Sie“ klingt steif und übermäßig formell, als ob du zu sehr versuchst, Eindruck zu schinden. Das kann ein Gefühl der Distanz schaffen, obwohl dein Ziel eigentlich ist, Vertrauen aufzubauen. Verwende stattdessen einen natürlichen und zugänglichen Tonfall, der widerspiegelt, wer du bist.
Ausschweifend
Niemand hat die Zeit, sich durch unnötige Ausschmückungen zu kämpfen. „Im Anhang finden Sie“ ist so, als würde man sagen: „Ich habe ein Dokument zu deiner Kenntnisnahme und Durchsicht beigefügt“ – obwohl „Hier ist der Bericht“ an dieser Stelle vollkommen ausreichen würde. Drück dich klar und präzise aus und komm gleich auf den Punkt. Deine Empfänger werden es zu schätzen wissen.
Andere veraltete Formulierungen für E-Mail-Anhänge, die man besser nicht mehr verwenden sollte
„Im Anhang finden Sie“ ist nicht die einzige überholte Floskel, die in deinen E-Mails lauert. Auch viele andere Formulierungen können deinen Text steif und altmodisch klingen lassen. Es ist an der Zeit, dich gebührend davon zu verabschieden, und auf einen moderneren Stil umzusatteln.
Hier sind einige Formulierungen für Anhänge, denen du einen zeitgemäßen Anstrich verpassen könntest:
- Anbei finden Sie
- Hiermit angehängt
- Hierin finden Sie
- Beiliegend finden Sie
- Wie im Anhang ersichtlich
- In der Anlage finden Sie
- Im Anhang beigefügt
Diese veralteten Formulierungen haben Folgendes gemein: Sie sind indirekt, zu formell und ausschweifend. Sie schaffen Distanz zwischen Menschen und verlangsamen die Kommunikation. In einer Zeit, in der Klarheit und Kürze geschätzt werden, sind diese Formulierungen in professionellen E-Mails fehl am Platz.
20 professionelle Alternativen zu „Im Anhang finden Sie“
Bist du bereit, „Im Anhang finden Sie“ ein für alle mal den Rücken zuzukehren? Hier sind 20 Formulierungen, die dafür sorgen, dass deine E-Mails professionell gestaltet sind und auf den Punkt kommen.
1. Ich habe das [Dokument] zu Ihrer (deiner) Durchsicht beigefügt
Brauchst du jemanden, der ein Dokument prüft und dir seine Meinung dazu mitteilt? Dann mach das zu deiner neuen Standardfloskel. Denn so bringst du alle Beteiligten schnell, einfach und direkt auf den gleichen Stand.
Beispiel:
„Ich habe den letzten Entwurf der Stellenausschreibung für die neue Position des Vertriebsleiters zu deiner Durchsicht beigefügt. Er enthält die vorgeschlagene Stellenbezeichnung, die Aufgabenbereiche und die erforderlichen Qualifikationen. Bitte sieh dir das an und lass mich wissen, was du denkst.“
Wenn du diese Formulierung verwendest, solltest du nicht einfach nur „Dokument“ sagen. Sei spezifisch. Statt „Ich habe den Bericht angehängt“ kannst du schreiben: „Ich habe den Bericht über unsere Verkaufszahlen im 3. Quartal angehängt“. Je mehr Details du angibst, desto klarer wird deine Botschaft sein.
2. Der Übersichtlichkeit halber habe ich das [Dokument] beigefügt
Damit zeigst du deinen Empfängern, dass du keine Mühen scheust, um ihnen das Leben zu erleichtern. Außerdem verleihst du deinen E-Mail so eine herzliche, hilfsbereite Note.
Beispiel:
„Der Einfachheit halber habe ich dir eine Kopie des Projektzeitplans beigefügt. So kannst du dir ganz einfach einen Überblick über wichtige Meilensteine und Fristen verschaffen.“
Verwende diese Formulierung nicht einfach für irgendeine alte Datei. Hebe sie dir für den Fall auf, dass du deinen Empfängern etwas wirklich Hilfreiches zur Verfügung stellst, wie etwa eine Ressource, die ihnen Zeit und Mühe spart. Betrachte es als einen kleinen Bonus, um ihnen den Tag zu versüßen.
3. Weitere Informationen finden Sie im beigefügten [Dokument]
Verwende diese Formulierung, wenn du weitere Details angibst, die nicht in die E-Mail selbst passen würden. So kannst du deine Empfänger auf ausführliche Informationen hinweisen, ohne sie mit der Hauptbotschaft zu überfordern.
Beispiel:
„Weitere Informationen finden Sie in der beigefügten Projektskizze.“
Zum besseren Verständnis solltest du kurz darauf eingehen, warum du den Anhang beifügst, wie etwa „um dir einen Überblick über unsere Ziele vor der Teambesprechung zu geben“. So wissen die Empfänger sofort, warum es sich lohnt, den Anhang anzuschauen.
4. Laden Sie das angehängte [Dokument] für ihre Unterlagen herunter
Wähle diese Formulierung, wenn du wichtige Dokumente sendest, die der Empfänger für seine Unterlagen aufbewahren möchte, wie etwa Rechnungen oder finale Vereinbarungen. Damit deutest du an, dass es sich lohnt, den Anhang als zukünftige Referenz zu speichern.
Beispiel:
„Laden Sie die angehängte Rechnung für Ihre Unterlagen herunter. Sie enthält alle Abrechnungsdetails und den Zahlungsplan.“
Erwähne ggf. auch, ob es sich um die endgültige Version des Dokuments handelt oder ob weitere Maßnahmen erforderlich sind, indem du zum Beispiel auf Folgendes hinweist: „Dies ist die endgültige Rechnung“ oder „Für die Jahressteuererklärung aufbewahren“. Das hilft dabei, klarzustellen, wie das Dokument verwendet oder gespeichert werden soll.
5. Bitte sieh dir das beigefügte [Dokument] an
Wenn du diese Formulierung verwendest, weiß der Empfänger, dass sein Feedback oder seine Zustimmung benötigt wird. So machst du deutlich, dass der Anhang seine Aufmerksamkeit erfordert und nicht einfach nur überflogen werden sollte.
Beispiel:
„Schau dir bitte den Vertrag an und gib mir Bescheid, ob dir alle Bedingungen korrekt erscheinen, bevor wir ihn unterschreiben.“
Gehe ggf. darauf ein, auf welche Punkte sich der Empfänger konzentrieren sollte oder bis wann du auf eine Antwort hoffst, indem du erwähnst: „insbesondere die Zahlungsbedingungen“ oder „möglichst bis Freitag“. Mit diesen zusätzlichen Informationen kann der Empfänger besser verstehen, was von ihm erwartet wird.
6. Hier ist der Anhang
In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt sollte die Korrespondenz nach Möglichkeit kurz und bündig gehalten sein. Diese lockere Formulierung ist ideal für Kollegen, die du gut kennst, oder wenn du an ein vorangegangenes Gespräch anknüpfst.
Beispiel:
„Hier ist der Anhang von unserer Brainstorming-Sitzung. Ich habe die Ideen aller in den Abschnitt „Zusammenfassung“ aufgenommen.
Obwohl du so ohne Umschweife auf den Punkt kommst, kannst das Ganze auch ein wenig zu direkt wirken. Um eine mildere Tonart anzuschlagen, füge vor oder nach dem Text einen Satz hinzu, der Kontext liefert oder deine Bereitschaft zum Ausdruck bringt, Fragen zu beantworten. So könntest du beispielsweise sagen: „Ich hoffe, du findest das hilfreich“ oder „Lass mich wissen, wenn du Fragen hast“.
7. Das angehängte [Dokument] finden Sie in dieser E-Mail
Falls du noch nicht bereit bist, vollständig auf einen formalen Ton zu verzichten, bietet diese Formulierung einen guten Mittelweg. Sie wahrt deine Professionalität, ohne wie ein juristisches Dokument aus den 1950er Jahren zu klingen.
Beispiel:
„Das beigefügte Angebot finden Sie in dieser E-Mail. In der Kurzfassung werden unsere empfohlener Ansatz und unser Zeitplan beschrieben.“
Wenn der Anhang eine Rückmeldung oder eine Aktion erfordert, solltest du das in Form einer entsprechenden Notiz deutlich machen. Zum Beispiel: „Das beigefügte Angebot finden Sie in dieser E-Mail. Lassen Sie uns am Freitag über die nächsten Schritte sprechen.“
8. Lass mich wissen, was du über das [Dokument] denkst
Diese offene und dialogorientierte Formulierung lädt zu Feedback ein, bleibt dabei aber professionell. Sie ist perfekt für gemeinsame Projekte oder wenn du dir eine ehrliche Meinung von deinen Kollegen erhoffst.
Beispiel:
„Lass mich wissen, was du über den beigefügten Marketingplan denkst. Vielleicht hast du ein paar Ideen zur Verbesserung der Social-Media-Strategie in Abschnitt 3.“
Mach es dem Empfänger leicht, seine Gedanken zu teilen, indem du eine Methode zum Geben von Feedback vorschlägst. So könntest du beispielsweise sagen: „Du kannst direkt auf diese E-Mail mit deinem Kommentar antworten. Wenn dir das lieber ist, können wir auch einen kurzen Anruf vereinbaren.“
9. Ich habe das [Dokument] zusammen mit dieser E-Mail gesendet
Wähle diese Formulierung, wenn du E-Mails sendest, bei denen ein Anhang vielleicht nicht unbedingt zu erwarten oder nicht das Hauptaugenmerk der Nachricht ist. Das ist nur ein kleiner Hinweis, mit dem du sichergehen kannst, dass wichtige Dateien nicht übersehen werden.
Beispiel:
„Ich habe die Besprechungsnotizen zusammen mit dieser E-Mail gesendet und die Aktionspunkte, die wir besprochen haben, oben hervorgehoben.“
Um Klarheit und Kontext zu bieten, solltest du darauf eingehen, warum du den Anhang mitschickst – zum Beispiel „damit wir bei unserem nächsten Anruf leicht darauf verweisen können“ oder „um dich über die neuesten Änderungen auf dem Laufenden zu halten“. So kannst du dem Empfänger mitteilen, dass die Informationen verfügbar sind, ohne ihn unter Druck zu setzen, sie sofort zu lesen.
10. Ich schicke dir das [Dokument] mit
Möchtest du deinen Empfänger freundlich zur Zusammenarbeit einladen? Dann kannst du diese Formulierung verwenden, um ein Dokument anzubieten – ob zur Durchsicht, zum Einholen von Feedback oder einfach als hilfreiche Ressource.
Beispiel:
„Ich schicke dir die ersten Designkonzepte für die neue Website. Ich würde gerne deine Meinung oder weitere Ideen dazu hören.“
Um diese Formulierung noch persönlicher zu gestalten, erkläre kurz, warum du das Dokument mit diesem Empfänger geteilt hast. Zum Beispiel: „Ich schicke dir das, weil ich weiß, dass du ein gutes Auge für Designs hast.“
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11. Das beigefügte [Dokument] enthält
Wenn du eine schnelle Vorschau auf den Inhalt des Anhangs geben möchtest, kannst du mit dieser Formulierung nichts falsch machen. Wichtige Details hervorzuheben, kann Interesse wecken und den Empfänger motivieren, einen genaueren Blick darauf zu werfen.
Beispiel:
„Der beigefügte Bericht enthält eine detaillierte Analyse der Marketingstrategien unserer Konkurrenten, einschließlich ihrer Zielgruppe, der wichtigsten Botschaften und der Werbekanäle.“
Anstatt nur den Inhalt aufzulisten, könntest du auch erklären, wie die Informationen dem Empfänger helfen können, eine Herausforderung zu meistern oder ein Ziel zu erreichen. So könntest du beispielsweise hinzufügen: „Mit diesen Informationen können wir Möglichkeiten ausmachen, um uns abzuheben und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.“
12. Im beigefügten [Dokument]
Du solltest deine E-Mail so beginnen, wenn du bestimmte Informationen im Anhang sofort hervorheben möchtest. Das ist direkt, praktisch und bringt auf den Punkt, was in der Datei wichtig ist.
Beispiel:
„Im beigefügten Bericht findest du die Budgetprognosen. Die wichtigsten Änderungen zeigen sich in der Prognose für das 3. Quartal.“
Wenn du Informationen im Dokument hervorhebst, solltest du alle visuellen Hinweise erwähnen, die du verwendet hast, wie etwa Fettschrift, Kursivschrift oder Farbcodierung. Zum Beispiel: „Im beigefügten Bericht sind die wichtigsten Ergebnisse gelb hervorgehoben.“
13. Das [Dokument] ist als Anhang beigefügt
Verwende diese Formulierung für formelle oder kundenorientierte E-Mails, um den Ton neutral und einfach zu halten. So weist du darauf hin, dass der Anhang vorhanden ist, ohne ihn zu sehr zu betonen. Das macht die Floskel ideal für routinemäßige Updates oder Berichte.
Beispiel:
„Die Projektzusammenfassung ist als Anhang beigefügt. Dort sind alle erreichten Meilensteine und die nächsten Schritte aufgeführt.“
Um Verwirrung zu vermeiden, solltest du deinem Anhang einen eindeutigen Namen geben, bevor du ihn sendest. Der Dateiname sollte dem entsprechen, was du in deiner E-Mail erwähnt hast. Wenn du beispielsweise einen „Q1-Bericht“ schreibst, benenne deine Datei „Q1_Bericht_2024“.
14. Im Anhang dieser E-Mail befindet sich das [Dokument]
Wenn du E-Mails versendest, bei denen der Anhang im Vordergrund steht, kannst du das mit dieser Formulierung zur Sprache bringen. Durch diese kurze Vorstellung des Dokuments bereitest du den Leser auf die folgenden Informationen vor und lenkst seine Aufmerksamkeit in die gewünschte Richtung.
Beispiel:
„Dieser E-Mail beigefügt ist die Agenda für unser bevorstehendes Treffen. Dort sind die wichtigsten Gesprächsthemen und die erwarteten Ergebnisse aufgeführt.“
Falls der Anhang an anderer Stelle verwandte Dateien hat, erwähne diese für den Kontext. Du könntest sagen: „Die Tagesordnung für die Besprechung ist beigefügt, und zusätzliche Referenzmaterialien sind auf dem gemeinsamen Laufwerk verfügbar.“
15. Du kannst das beigefügte [Dokument] zu einem für dich günstigen Zeitpunkt prüfen
Mit dieser Formulierung kann dein Empfänger den Anhang nach seinem eigenen Zeitplan überprüfen. Das ist so, als würde man sagen: „Kein Stress, aber hier ist etwas, das du dir ansehen kannst, wenn du einen Moment Zeit hast.“
Beispiel:
„Du kannst dir die beigefügten Sitzungsprotokolle jederzeit ansehen. Ich beantworte im Anschluss gerne alle Fragen.“
Fasse das Ganze kurz zusammen, um anzugeben, wann sich der Empfänger die Dokumente ansehen sollte. Eine Aussage wie: „Die wichtigsten Ergebnisse sind auf der ersten Seite stichpunktartig aufgeführt“ kann ihm helfen zu entscheiden, ob er das gesamte Dokument jetzt oder später durchgehen möchte.
16. Du wirst sehen, dass ich das [Dokument] zu dieser E-Mail hinzugefügt habe
Möchtest du auf einen Anhang hinweisen, ohne viel Aufhebens darum zu machen? Mit dieser Formulierung kannst du deinem Empfänger mitteilen, dass eine zusätzliche Datei als Referenz angehängt ist.
Beispiel:
„Du wirst feststellen, dass ich das Forschungsdatenblatt zu dieser E-Mail hinzugefügt habe. Besonders interessant sind die Trends im Bereich Kundenfeedback in den Grafiken auf Seite 4.“
Wenn der Anhang in einem weniger gängigen Dateiformat vorliegt, erwähne es, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. So könntest du beispielsweise hinzufügen: „Die Daten liegen im .xlsx- Format vor, das mit Excel und Google Tabellen kompatibel ist.“
17. Du kannst auf die Daten im angehängten [Dokument] zugreifen
Wähle diesen Ausdruck, wenn du die Daten in deinem Anhang direkt mit der Nachricht deiner E-Mail verknüpfen möchtest. Es ist, als würdest du sagen: „Hier ist der Beweis, um meine Argumente zu untermauern.“
Beispiel:
„Du kannst die Daten im beigefügten Bericht einsehen, um dir einen Überblick über die neuesten Verkaufstrends in den einzelnen Regionen zu verschaffen.“
Erwähne immer die geschätzte Überprüfungszeit, falls das Dokument länger als erwartet ist. So könntest du zum Beispiel sagen: „Es handelt sich um eine detaillierte 30-seitige Analyse. Daher solltest du etwa eine Stunde dafür einplanen.“
18. Dieses beigefügte [Dokument] zeigt
Möchtest du die wichtigste Erkenntnis aus deinem Anhang hervorheben? Mit dieser Formulierung sprichst du genau das an, worauf es ankommt, und ermutigst den Leser, sich das Dokument genauer anzusehen, um weitere Informationen zu erhalten.
Beispiel: „Der beigefügte Bericht zeigt, dass das Kundenengagement seit der Einführung unserer neuen Marketingstrategie deutlich gestiegen ist.“
Verwende starke Verben, wenn du auf einen Anhang verweist. Anstelle von: „Der beigefügte Bericht zeigt eine Umsatzveränderung“, versuche es mit etwas wie: „Der beigefügte Bericht zeigt einen deutlichen Umsatzanstieg“. Starke Verben signalisieren sofort den Wert deines Anhangs und geben dem Empfänger einen Grund, ihn zu öffnen.
19. Ich hänge das angeforderte [Dokument] an
Wenn du auf eine Anfrage nach einem Dokument antworten musst, kannst du mit dieser Formulierung nichts falsch machen. Damit bestätigst du, dass du die Anfrage des Empfängers erhalten hast und ihm umgehend die benötigten Informationen bereitstellst.
Beispiel:
„Ich hänge das angeforderte Word-Dokument mit den aktualisierten Preisinformationen für unsere neue Produktlinie an.“
Um diese Phrase hilfreicher zu gestalten, formuliere kurz die Anfrage oder den Zweck des Dokuments neu. Anstatt zu sagen: „Ich füge die angeforderten Dokumente bei“, versuche: „Ich füge den aktualisierten Projektzeitplan bei, wie in Ihrer letzten E-Mail angefordert.“
20. [Dokument] angehängt: [Dateiname]
Wähle dieses Format, wenn du mehrere Anhänge sendest. So sorgst du auch dafür, dass sowohl der Dokumenttyp als auch der Dateiname leicht zu erkennen sind. Das ist so, als würdest du ein kleines Inhaltsverzeichnis für deine E-Mail-Anhänge erstellen.
Beispiel:
- Social-Media-Kalender angehängt: Q2_Social_Kalender_2024.xlsx
- Marketingbericht für Q4 angehängt: Marketing_Q4_2024_Final.pdf
- Die Kundenpräsentation ist beigefügt: Client_Slide_Deck_May15.pptx
Nimm relevante Keywords wie „Social-Media-Kalender“, „Marketingbericht“ oder „Präsentation“ in die Betreffzeile auf. Keywords erleichtern das Auffinden von Dateien zu einem späteren Zeitpunkt, vor allem in langen E-Mail-Threads.
Schritte zum Versenden einer E-Mail mit Anhang
Eine Datei an eine E-Mail anzuhängen mag einfach erscheinen. Allerdings können ein paar sorgfältige Schritte einen großen Unterschied machen. Von der Überprüfung des Dateiformats bis hin zum Verfassen einer klaren Nachricht – so stellst du sicher, dass deine Anhänge professionell wirken und optimal funktionieren.
Schritt 1: Bereite deine Datei vor
Bevor du deine E-Mail verfasst, nimm dir einen Moment Zeit, um deinen Anhang vorzubereiten. Gib deiner Datei zunächst einen klaren, aussagekräftigen Namen, abgestimmt auf ihren jeweiligen Zweck. Überprüfe dann noch einmal den Inhalt des Dokuments und notiere dir den Speicherort, damit du es später leicht wiederfinden kannst.
Schritt 2: Öffne deinen E-Mail-Client
Starte die App oder das Programm, das du für E-Mails verwendest, wie Outlook, Gmail oder Apple Mail. Nimm dir außerdem einen Moment Zeit, um im Verfassen-Fenster nach der Schaltfläche für Anhänge zu suchen. Dabei handelt es sich meist um ein Büroklammer-Symbol, das in der oberen oder unteren Leiste zu finden ist. Wenn du weißt, wo sich diese Schaltfläche befindet, sparst du Zeit, wenn du bereit bist, deine Datei anzuhängen.
Schritt 3: Erstelle deine Betreffzeile
Erstelle eine klare Betreffzeile, die den Empfängern genau mitteilt, was sie in der E-Mail erwartet. Verzichte dabei auf vage Formulierungen wie „Dokument beigefügt“ oder „Zur Durchsicht“. Sei stattdessen konkret: „Q1-Marketingbericht zur Durchsicht“ oder „Team-Besprechungsprotokoll – 21. September.“ Aussagekräftige Betreffzeilen helfen allen, die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu finden.
Schritt 4: Verfasse deine Nachricht
Erstelle einen Entwurf deiner E-Mail, bevor du den Anhang hinzufügst. Erkläre, warum du die Datei sendest und was du von den Empfängern benötigst. Weise auf wichtige Details oder Fristen hin und gib an, welche Abschnitte ihre Aufmerksamkeit erfordern. Achte auf einen professionellen, aber natürlichen Tonfall und verwende eine der oben aufgeführten Formulierungen für Anhänge.
Schritt 5: Hänge die Datei an
Klicke auf das Büroklammer-Symbol, das du vorher ausfindig gemacht hast. Navigiere dann zum Speicherort deiner Datei und wähle sie aus. Warte, bis der Upload abgeschlossen ist, was du an der Fortschrittsleiste erkennen kannst. Wenn du mehrere Dateien sendest, vergewissere dich, dass alle als angehängt angezeigt werden, bevor du fortfährst.
Schritt 6: Lies deine E-Mail Korrektur
Überprüfe deine E-Mail gründlich auf Fehler. Vergewissere dich, dass du alle notwendigen Details zum Anhang sowie alle Fristen oder zu erledigenden Aufgaben angegeben hast. Achte darauf, dass du den richtigen Ton für die Nachricht gewählt hast. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob der Anhang korrekt hochgeladen wird.
Schritt 7: Füge Empfänger hinzu und versende deine E-Mail
Füge die Empfänger immer zuletzt hinzu. Durch diese einfache Gewohnheit kannst du verhindern, dass du versehentlich unvollständige E-Mails verschickst oder Anhänge vergisst. Überprüfe die Empfänger, den Anhang und den E-Mail-Text ein letztes Mal. Wenn dann alles gut aussieht, klicke auf Senden.
Häufige Fehler, die es beim Senden von E-Mail-Anhängen zu vermeiden gilt
Viele Menschen teilen täglich Anhänge, ohne groß darüber nachzudenken. Doch schon kleine Fehler können zu großen Problemen führen. Ob es fehlende Dateien oder Anhänge sind, die sich nicht öffnen lassen – diese häufigen Fehler können die Kommunikation beeinträchtigen. Hier sind einige Fallstricke und wie du sie vermeiden kannst.
Vergessen, die Datei anzuhängen
Wenn du in deiner E-Mail auf einen „Anhang“ verwiesen hast, solltest du dich vergewissern, dass er auch tatsächlich vorhanden ist. Viele E-Mail-Programme warnen dich, wenn du Anhänge erwähnst, ohne Dateien hinzuzufügen. Allerdings solltest du dich auf dieses Feature nicht verlassen. Gewöhne es dir stattdessen an, deine Dateien sofort nach dem Schreiben deiner Nachricht anzuhängen.
Inkompatible Dateiformate versenden
Eine .pages-Datei mag auf deinem Mac gut aussehen, was deinen Windows-Kollegen leider nicht viel bringt, weil sie sie nicht öffnen können. Halte dich an universelle Formate wie .pdf für Dokumente, .xlsx für Tabellenkalkulationen und .pptx für Präsentationen. Erkundige dich im Zweifelsfall bei deinen Empfängern, welches Format für sie am besten geeignet ist.
Sicherheitsbedenken ignorieren
Denke zweimal nach, bevor du sensible Informationen per E-Mail verschickst. Schütze vertrauliche Dateien immer mit einem Passwort, nutze sichere File-Sharing-Plattformen für sensible Daten und überprüfe die Empfängerlisten mindestens zweimal. Versende niemals persönliche Informationen, Finanzdaten oder vertrauliche Dokumente ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen.
Barrierefreiheit vernachlässigen
Nicht jeder kann deine farbcodierte Tabelle oder die kleine Schriftart in einem Bericht problemlos lesen. Achte in deinen E-Mails und Anhängen auf Barrierefreiheit, indem du klare Formatierungen, lesbare Schriftarten und kontrastreiche Farben verwendest. Denke daran, Alt-Text für Bilder einzufügen und Dokumente zu erstellen, die mit Screenreadern funktionieren.
Ersetze „im Anhang finden Sie“, um deine professionelle Kommunikation zu verbessern
Wenn du „Im Anhang finden Sie“ durch eine klare, einfache Formulierung ersetzt, kann das deine E-Mail sofort verbessern. Das ist nur eine kleine Änderung, die aber einen Unterschied macht. Mit direkter Sprache kannst du deinen Anhang hervorheben und deine E-Mails natürlicher klingen lassen. Das nächste Mal, wenn du eine Datei anhängst, verzichte auf veraltete Floskeln und gib ohne Umschweife an, was du genau sagen möchtest. Deine Leser werden die Klarheit zu schätzen wissen, und deine Botschaft ihre Wirkung so garantiert nicht verfehlen.