So geht’s: Kundenservice‑Kontakt‑E‑Mail

Häufige Verwendungszwecke für Kontakt-E-Mails

Bevor wir darüber sprechen, wie man eine Kontakt-E-Mail erstellt, schauen wir uns einmal an, wofür diese E-Mails eigentlich verwendet werden. Im Allgemeinen kannst du mit Kontakt-E-Mails deinen Kunden eine einfache Möglichkeit geben, dich zu erreichen, ohne dass sie nach der richtigen Adresse suchen oder sich mit unzustellbaren E-Mails auseinandersetzen müssen.

Hier sind einige der häufigsten Verwendungszwecke von Kontakt-E-Mails im E-Mail-Marketing:

Beantwortung von Fragen an den Kundenservice

Ein hervorragender Kundenservice ist einer der wichtigsten Dienste, die du anbieten kannst, um deinem Unternehmen zu Wachstum und Erfolg zu verhelfen. Bei Umfragen gaben 40 % von Kunden an, dass sie aufgrund eines schlechten Kundenservices ihre Geschäftsbeziehungen zu einem Unternehmen eingestellt haben. Das Beste, was du im Hinblick auf den Kundenservice tun kannst, ist, es deinen Kunden leicht zu machen, mit deinem Unternehmen in Kontakt zu treten. Das hilft sowohl deinen Kunden als auch deinem Unternehmen.

Technischer Support

Wenn du technischen Support anbietest, ist es wichtig, deinen Kunden eine Kontaktmöglichkeit zu geben, da du wahrscheinlich mehr Informationen benötigst, um ihre Fragen vollständig zu beantworten. Mit einem E-Mail-Kontaktformat können sich deine Kunden an den technischen Support wenden und Anfragen nachverfolgen, um sicherzugehen, dass du alle Informationen hast, die du brauchst, um ihre Fragen bestmöglich zu beantworten. Das ist ein weiterer wichtiger Teil des bestmöglichen Kundenservices.

Ein guter Kundenservice und technischer Support helfen dir, deine Kunden langfristig zu binden. Indem du deinen Kunden zeigst, dass du hinter deinen Produkten und Services stehst und die Herausforderungen, die sie für manche Benutzer darstellen, ernst nimmst, stärkst du ihr Vertrauen in deine Marke.

Behebung eines Problems oder einer Beschwerde

Kontakt-E-Mails können auch dabei helfen, Probleme oder Beschwerden zu klären. Wenn ein Kunde dir eine E-Mail schickt, weil er ein Problem mit deinem Produkt oder deinen Marketing-E-Mails hat, ist es wichtig, dass du auf seine Bedenken eingehst und alles tust, was du kannst, um seine Probleme zu lösen. Eine Kontakt-E-Mail zeigst du deinen Kunden, dass dir ihr Feedback wichtig ist und gibst ihnen die Gelegenheit, sich ebenfalls an dich zu wenden. Diese E-Mails sind noch effektiver, wenn du sie personalisierst und sie als Gelegenheit nutzt, dich in den Kunden einzufühlen.

Onboarding neuer Kunden

Der erste Eindruck ist in jedem Lebensbereich wichtig, und E-Mail-Marketing macht da keine Ausnahme. Es ist oft sinnvoll, Kontakt-E-Mails zu nutzen, um neue Kunden zu gewinnen. Wenn du deinen Kunden eine Willkommens-E-Mail mit einer Kontaktmöglichkeit schickst, zeigst du ihnen, dass du dich für deine neuen Kunden interessierst und dich bemühst, sie zufrieden zu stellen. Wenn deine neuen Kunden Feedback oder eine Beschwerde haben, haben sie eine Möglichkeit, dich zu kontaktieren, ohne sich mit einem automatisierten System auseinandersetzen zu müssen.

Einholen von Kundenfeedback

Dein Geschäft sollte auf deine Kunden ausgerichtet sein. Egal, ob du ein Produkt oder einen Service anbietest: Wenn du dein Angebot auf deine Kunden zuschneidest, bist du der Konkurrenz immer einen Schritt voraus und kannst deine Kunden langfristig halten. Wenn du dein Unternehmen und deine Produkte auf deine Kunden zuschneiden willst, musst du ihnen die Möglichkeit geben, Feedback zu geben. Kontakt-E-Mails sind eine einfache Möglichkeit – sowohl auf der Sender- als auch auf der Empfängerseite.

Mit einer E-Mail-Vorlage für Kontakt-E-Mails kannst du schnell und effizient Feedback von allen deinen Kunden einholen. Du kannst dieses Feedback nutzen, um bessere E-Mails zu schreiben, deine Produkte zu verbessern oder benutzerfreundliche Änderungen an deiner Website vorzunehmen.

Wenn du deine Kontakt-E-Mails einrichtest, kannst du auch überlegen, E-Mail-Content-Optimierer zu verwenden, um die besten Nachrichten zu erstellen.

Format für Kontakt-E-Mails: Best Practices

Die Einhaltung der Best Practices ist im E-Mail-Marketing wichtig, insbesondere wenn es darum geht, das Format für Kontakt-E-Mails zu optimieren. Wenn du möchtest, dass Kunden sich an dich wenden, muss deine E-Mail authentisch und einladend wirken. Hier sind einige Faktoren, die du bei der Erstellung deiner Kontakt-E-Mails berücksichtigen solltest:

Deine Nachricht personalisieren

Wahrscheinlich erhalten deine Kunden jede Woche E-Mails von einer Vielzahl von Unternehmen, also musst du etwas tun, um dich abzuheben. Die Personalisierung von E-Mails trägt dazu bei, dass sie sich etwas sympathischer anfühlen, was dazu führen kann, dass deine Kunden sie eher öffnen. Du solltest zumindest sicherstellen, dass du die Namen deiner Kunden verwendest, wenn du ihnen Kontakt-E-Mails schickst.

Deine E-Mails sollen nahbar wirken, um dich vom Spam zu unterscheiden. Du kannst damit beginnen, deine Betreffzeile oder deinen Preheader zu personalisieren, um Kunden zu zeigen, dass diese E-Mail nur für sie ist.

Empathie zeigen

Für Unternehmen kann es schwer sein, mit ihren Kunden in Kontakt zu treten, besonders in der modernen Welt, in der die meisten Kunden mit vielen gesichtslosen Unternehmen zu tun haben. Wenn du die Aufmerksamkeit der Leser gewinnen und sie ermutigen möchtest, sich mit Fragen, Bedenken oder Feedback bei dir zu melden, solltest du dich in deinen Kontakt-E-Mails in die Zielgruppe einfühlen. Finde Gemeinsamkeiten mit deinen Kunden und zeig ihnen, dass du ihre Bedenken und die Dinge, die ihnen wichtig sind, verstehst.

Vermeiden, zu viel zu versprechen

Es ist zwar wichtig, einen guten Kundenservice zu bieten und alles zu tun, um die Probleme der Kunden zu lösen, aber du solltest nichts versprechen, was du nicht halten kannst. Vermeide Versprechungen, die du in deinen Kontakt-E-Mails nicht halten kannst, egal ob du dich verpflichtest, auf jede E-Mail zu antworten, Änderungen vorzunehmen, die Kunden vorschlagen, oder etwas anderes. Wenn du am Ende ein Versprechen brichst, könnte das negative Auswirkungen darauf haben, wie Kunden dein Unternehmen sehen.

Klare Antworten und Anweisungen geben

Klar und prägnant zu sein, ist im E-Mail-Marketing wichtig, aber noch wichtiger ist dies bei Kontakt-E-Mails. Achte darauf, dass du klare Anweisungen gibst und alle Fragen klar beantwortest. So weiß der Kunde schon, was er tun muss, wenn er deine E-Mail liest.

Bei deinen Kunden bedanken

Am Ende deiner E-Mail solltest du dich bei deinen Kunden für ihre Unterstützung bedanken und dafür, dass sie sich mit ihrem Anliegen oder Feedback an dich gewandt haben. Wenn du dich bei deinen Kunden bedankst, zeigst du ihnen, dass du es wertschätzt, was sie zu sagen haben.

Es kann eine Weile dauern, das ideale E-Mail-Format für den Kundenservice zu finden. Eine gezielte Vorlage kann dir jedoch dabei helfen, deine Antworten genau auf die jeweilige Situation anzupassen und deine Kunden optimal zu betreuen.

Format für Kontakt-E-Mails

Wenn du eine Kontakt-E-Mail-Vorlage verwendest, ist das Schreiben dieser Art von E-Mails einfach und effektiv. Denke daran, dass du, selbst wenn du dich für die Verwendung einer Vorlage entscheidest, diese nicht so verwenden musst, wie sie ist. Du kannst Vorlagen jederzeit anpassen, damit sie besser zu deiner Marke passen. Hier ist ein Beispiel für ein Kontakt-E-Mail-Format, das du verwenden kannst:

So kannst du diese Vorlage anpassen

Du kannst eine Vorlage für Kontakt-E-Mails für Kundenservice-Antworten, Transaktions-E-Mails und technischen Support anpassen, indem du die spezifische Sprache änderst, die du verwendest. Du solltest zum Beispiel den Grund ändern, warum du einen Kunden kontaktierst und das erwähnen, wenn du dich am Ende der E-Mail bedankst. Wenn sich ein Kunde mit negativem Feedback oder einem Problem an dich wendet, kannst du auch eine Entschuldigung hinzufügen.

Durch die Anpassung deiner E-Mails kannst du mit jeder E-Mail die besten Ergebnisse erzielen.

Optimierung von Kontakt-E-Mails mit Mailchimp

Zwischen dem Perfektionieren deiner E-Mail-Vorlagen und dem Versenden von E-Mails an all deine Kunden kann es eine echte Herausforderung sein, sich auch noch um die Kontakt-E-Mails zu kümmern. Dank Mailchimp wird der Umgang mit Kontakt-E-Mails durch Automatisierung und nützliche Vorlagen jedoch zum Kinderspiel. Mit Mailchimp kannst du Zeit und Geld sparen und gleichzeitig bessere Kontakt-E-Mails schreiben. Es gibt also keinen Grund, an alten Methoden festzuhalten.

Die Optimierung von Kontakt-E-Mails kann nur deinem Unternehmen zugutekommen

Kontakt-E-Mails sind eine gute Möglichkeit, deinen Kunden zu zeigen, dass du dich um sie kümmerst und für sie da bist. Diese E-Mails können für die Beantwortung von Kundenservice-Fragen, für den technischen Support, die Behandlung von Problemen oder Bedenken, das Onboarding neuer Kunden und das Einholen von Kundenfeedback verwendet werden. Die Anpassung deiner Kontakt-E-Mail-Vorlage ist ein wichtiger Teil, um die besten Ergebnisse zu erzielen und den besten Kundenservice zu bieten.

Wenn du Hilfe brauchst, deine E-Mails richtig zu versenden oder mit E-Mail-Automatisierung Zeit zu sparen, ist Mailchimp eine einfache Lösung. Mit Mailchimp erhältst du Zugriff auf eine Vielzahl von Vorlagen und andere hilfreiche E-Mail-Marketing-Tools sowie auf Analysen, mit denen du die Effektivität deiner E-Mail-Kampagne überwachen kannst. Wenn deine E-Mail-Marketingkampagnen neu in Schwung kommen sollen, probiere Mailchimp noch heute aus.