Es kommt nicht nur darauf an, was du in deinen E-Mails sagst, sondern auch, wie du es präsentierst, damit sie gelesen werden und zur richtigen Reaktion darauf führen. Deine Nachricht konkurriert mit Dutzenden anderen um Aufmerksamkeit, und der Unterschied zwischen einer E-Mail, die Ergebnisse erzielt, und einer, die ignoriert wird, liegt oft in der Lesbarkeit.
Wenn Empfänger deine Nachricht schnell überfliegen und verstehen können, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich damit beschäftigen. Schlecht strukturierte E-Mails mit dichten Textblöcken und komplexer Sprache erzeugen Reibung, die die Leserschaft vertreibt. Dies gilt besonders jetzt, da die meisten Menschen E-Mails auf Mobilgeräten abrufen, wo die Lesbarkeit aufgrund der Bildschirmgröße noch entscheidender ist.
Zu verstehen, wie man leicht lesbare und zu verarbeitende E-Mails erstellt ist für alle unerlässlich, die E-Mails für die geschäftliche Kommunikation nutzen. Erkunden wir gemeinsam, wie du die Lesbarkeit und Antwortraten von E-Mails verbessern kannst.
Was ist die Lesbarkeit von E-Mails?
Die Lesbarkeit von E-Mails beschreibt, wie einfach deine Zielgruppe deine Nachricht aufnehmen und verstehen kann. Es umfasst alles, von der Wahl des Wortschatzes und der Satzstruktur bis hin zur Formatierung und visuellen Präsentation. Wenn eine E-Mail eine hohe Lesbarkeit aufweist, können die Empfänger deine Hauptpunkte ohne großen mentalen Aufwand schnell erfassen.
Leser von leicht verständlichen Nachrichten nehmen Informationen umfassender auf und erinnern sich eher an die wichtigsten Punkte. Schlechte Lesbarkeit schafft kognitive Barrieren. Empfänger, die Schwierigkeiten haben, deine Nachricht zu verstehen, werden sie oft komplett ignorieren.
Die Lesbarkeit beeinflusst die Öffnungsraten, Engagement-Metriken und Konversionen direkt. E-Mails, die auf einem angemessenen Leseniveau geschrieben sind (typischerweise etwa auf dem Niveau der 8. Klasse), schneiden deutlich besser als komplexere ab. Es geht nicht darum, deine Botschaft zu „verdummen“; es geht darum, unnötige Hindernisse zwischen deinen Ideen und dem Verständnis deiner Zielgruppe zu beseitigen.
Lesbarkeitsbewertungen verstehen
Ein Lesbarkeitswert ist ein Maß, das dir sagt, wie schwierig ein Text zu lesen ist. Viele Arten von Tools bieten Lesbarkeitstests für E-Mails, Webinhalte, Webseiten und andere Formen der schriftlichen Kommunikation an.
Lesbarkeitswerte werden mit Formeln berechnet, die Faktoren wie Satzlänge, Wortkomplexität, Silbenanzahl und Absatzstruktur analysieren. Die resultierende Punktzahl entspricht normalerweise einer bestimmten Klassenstufe und zeigt an, wie viele Jahre Bildung im Allgemeinen erforderlich sind, um den Text angemessen zu verstehen.
Mehrere gängige Lesbarkeitsformeln werden verwendet, um schriftliche Inhalte zu bewerten:
- Flesch-Kincaid: Das „Flesch-Kincaid Grade Level“ ist möglicherweise die bekannteste Lesbarkeitsformel, die Texte auf dem Niveau einer amerikanischen Schulklasse misst. Es berücksichtigt die durchschnittliche Satzlänge und die durchschnittlichen Silben pro Wort.
- Gunning Fog Index: Diese Lesbarkeitsformel liefert eine Bewertung auf Klassenstufe, legt jedoch mehr Wert auf komplexe Wörter. Es zählt speziell Wörter mit drei oder mehr Silben, um potenziell herausfordernde Vokabeln zu identifizieren.
- SMOG-Index: Diese Formel zählt mehrsilbige Wörter (drei oder mehr Silben) in einer Stichprobe von 30 Sätzen. Er ist besonders nützlich für die Bewertung kritischer Kommunikation, bei der das Verständnis von entscheidender Bedeutung ist. SMOG führt oft zu etwas höheren Einstufungen als andere Formeln, da sich der Index stark auf die Komplexität der Wörter fokussiert.
- Coleman-Liau-Index: Im Gegensatz zu silbenbasierten Formeln analysiert der Coleman-Liau-Index Zeichen pro Wort statt Silben. Das macht ihn besonders nützlich für die digitale Kommunikation, bei der die Anzahl der Zeichen zählt.
Der ideale Lesbarkeitswert für E-Mail-Marketing liegt normalerweise zwischen einem Leseniveau der 6. und 8. Klasse. In diesem Bereich erreicht deine Botschaft die größtmögliche Zielgruppe und ermöglicht gleichzeitig anspruchsvolle Ideen.
E-Mail-Inhalte, die über dem Niveau der 10. Klasse liegen, führen oft zu einem deutlichen Rückgang des Engagements. Man darf nicht vergessen, dass selbst hochgebildete Zielgruppen eine klare und unkomplizierte Kommunikation schätzen, besonders in vollen Inboxen, wo ein schnelles Verständnis wichtig ist.
Warum Lesbarkeit im E-Mail-Marketing wichtig ist
Warum ist die Lesbarkeit von E-Mails so wichtig? Klare Texte ohne Rechtschreibfehler verbessern das Verständnis und das Engagement der Leser erheblich.
Wenn die Empfänger deine Nachricht leicht verstehen können, ohne Sätze erneut zu lesen oder über die Bedeutung nachzudenken, ist es wahrscheinlicher, dass sie deine gesamte E-Mail lesen und die gewünschte Aktion ausführen. Das menschliche Gehirn neigt von Natur aus zu Inhalten, die kognitiv weniger anstrengend sind.
E-Mails, die auf dem passenden Leserniveau verfasst sind, erzielen höhere Klickraten, mehr Antworten und bessere Konversionsraten. Diese Beziehung zwischen der Lesbarkeit von E-Mails und dem Engagement wird in mobilen Umgebungen noch deutlicher, wo die eingeschränkte Bildschirmgröße die Lesbarkeit noch entscheidender für den Erfolg macht.
Nehmen wir diese gegensätzlichen Beispiele:
Schlechte Lesbarkeit: „In Übereinstimmung mit unserer zuvor festgelegten Kommunikation zur Implementierung des neuen Verfahrensrahmens bitten wir dich um eine zügige Überprüfung und anschließendes Feedback zu der beigefügten Dokumentation.“
Gute Lesbarkeit: „Wie letzte Woche besprochen, haben wir den neuen Verfahrensleitfaden zur Ansicht beigefügt. Könntest du ihn bitte durchsehen und uns bis Freitag eine Rückmeldung geben?
Im zweiten Beispiel werden dieselben Informationen klar formuliert vermittelt, und erfordern deutlich weniger geistige Anstrengung bei der Verarbeitung. Dieser Unterschied wirkt sich direkt darauf aus, wie die Empfänger auf die Nachricht reagieren.
Tipps zur Verbesserung der Lesbarkeit von E-Mails
Einfacher zu schreiben macht deine E-Mails einem größeren Publikum zugänglich. Für das Verfassen lesbarer E-Mails sind keine besonderen Fähigkeiten erforderlich; es sind lediglich die wichtigsten Grundsätze zu beachten.
Diese praktischen Strategien können erheblich verbessern, wie leicht die Empfänger deine Nachrichten verarbeiten und darauf reagieren:
- Klare und präzise Sprache: Sei einfach und genau in deiner Wortwahl. Stell dir die Frage: „Könnte ich diese Idee direkter ausdrücken?“ Oft kannst du die Wortanzahl reduzieren, ohne an Bedeutung zu verlieren, und so genügend Platz für die effektive Nutzung von Leerraum schaffen, um das E-Mail-Design zu verbessern.
- Inhalt in kürzere Abschnitte aufteilen: Schaffe visuellen Freiraum, der deine Botschaft zugänglicher erscheinen lässt. Zusammen mit der E-Mail-Schriftart und Schriftgröße, überlege, wie lang deine Absätze sind und ob du Aufzählungslisten verwenden kannst, um große Textblöcke aufzuteilen. Lange Textblöcke schrecken Leser ab und können dazu führen, dass Nachrichten abgebrochen werden, während kurze Nachrichten die Lesbarkeit von E-Mails verbessern.
- Einfache und vertraute Wörter: Fachterminologie hat ihren Platz, aber unnötig komplexes Vokabular schafft Barrieren für das Verständnis. „Verwenden“ ist besser als „heranziehen“ und „helfen“ ist klarer als „bewerkstelligen“.
- Aktiv statt Passiv für Klarheit: Das Aktiv schafft Klarheit, was dem Passiv oft fehlt. Vergleiche „Der Bericht wurde von unserem Team erstellt“ mit „Unser Team hat den Bericht erstellt.“ Die aktive Version ist kürzer, direkter und vermittelt ein stärkeres Gefühl von Eigenverantwortung.
- Satz- und Absatzlänge optimieren: Strebe eine durchschnittliche Satzlänge von 14 bis 20 Wörtern an und mische kürzere und längere Sätze für den Rhythmus. Denk daran, dass auf mobilen Bildschirmen lange Sätze schwerer lesbar sind.
- Ansprechende, relevante Überschriften: Überschriften helfen den Empfängern, sich in deinen Inhalten zurechtzufinden und die für sie relevantesten Informationen zu finden. Sie teilen den Text auch visuell auf, wodurch die gesamte Nachricht weniger einschüchternd wirkt.
So überprüfst und verbesserst du deinen Lesbarkeitsgrad
Mehrere ausgezeichnete Online-Tools können dir helfen, die Lesbarkeit deiner E-Mail zu bewerten und zu verbessern. Der „Hemingway Editor“ (hemingwayapp.com) hebt komplexe Sätze, Passivformen und übermäßig komplizierte Wörter in deinem Text hervor. Gleichzeitig bietet Grammarly neben der Grammatikprüfung auch Lesbarkeitsbewertungen an und liefert eine geschätzte Klassenstufe für deine Texte. Viele Textverarbeitungsprogramme, einschließlich Microsoft Word, bieten auch integrierte Lesbarkeitsstatistiken.
Konzentriere dich bei der Interpretation von Lesbarkeitswerten auf Trends, statt dich auf exakte Zahlen zu versteifen. Wenn deine E-Mail durchweg auf dem Leseniveau der 12. Klasse liegt, solltest du deine Sprache und Satzstruktur vereinfachen. Dies sollte jedoch nicht auf Kosten deiner authentischen Stimme oder notwendiger technischer Informationen geschehen, nur um eine bestimmte Punktzahl zu erreichen.
Das Testen und Verfeinern von E-Mail-Texten aufgrund von Kennzahlen zur Lesbarkeit sollte Teil deines Standardprozesses werden. Du könntest mithilfe von A/B-Tests verschiedene Versionen wichtiger E-Mails prüfen, die unterschiedliche Lesbarkeitsstufen aufweisen, um zu sehen, welche bei deiner Zielgruppe am besten abschneidet. Denke daran, dass Betreffzeilen auch besondere Aufmerksamkeit hinsichtlich der Lesbarkeit benötigen; sie sind oft der entscheidende Faktor dafür, ob deine E-Mail geöffnet wird.
Lies deine E-Mail unbedingt Korrektur. Egal wie gut strukturiert deine Kommunikation ist: Tippfehler und Grammatikfehler untergraben die Professionalität und lenken von deiner Botschaft ab. Nimm dir vor dem Absenden immer Zeit zum Korrekturlesen, am besten nach ein paar Minuten Pause vom Entwurf.
Häufige Fehler, die die Lesbarkeit von E-Mails beeinträchtigen
Es gibt mehrere Gründe, warum sorgfältig gestaltete E-Mails möglicherweise ignoriert werden. Diese Lesbarkeitshindernisse könnten deine Botschaft sabotieren, bevor sie überhaupt eine Chance hat:
- Übermäßig komplexe Sprache und Fachjargon: Branchenspezifische Terminologie hat ihren Platz, aber übertriebener Jargon entfremdet Leser, die mit Fachsprache nicht vertraut sind. Selbst wenn du an Kollegen in deinem Feld schreibst, sind einfachere Alternativen zu Fachbegriffen oft effektiver.
- Lange, dichte Absätze ohne Umbrüche: Wenn Empfänger eine Textwand vor sich sehen, überspringen sie die Nachricht einfach komplett. Leerraum ist dein Verbündeter, um zugängliche und einladende E-Mail-Inhalte zu erstellen, die Leser nicht auf den ersten Blick überfordern.
- Fehlende visuelle Elemente zur Orientierung des Lesers: Die strategische Verwendung von Fett- und Kursivschrift, Überschriften und Aufzählungspunkten schafft eine visuelle Hierarchie, die den Lesern hilft, sich in deinen Inhalten zurechtzufinden. Die Designprinzipien des E-Mail-Marketings empfehlen einen sparsamen, aber gezielten Einsatz dieser Elemente, um wichtige Informationen hervorzuheben.
- Mobile Lesbarkeit ignorieren: Da immer mehr Menschen E-Mails auf kleinen Bildschirmen lesen, ist ein responsives E-Mail-Design entscheidend. Betreffzeilen werden auf kleinen Bildschirmen abgeschnitten, und richtig formatierte E-Mails passen sich an verschiedene Gerätegrößen an. Teste vor dem Versenden wichtiger Mitteilungen immer, wie deine E-Mail auf verschiedenen Geräten angezeigt wird.
Optimierte Lesbarkeit von E-Mails für bessere Resultate
Die Lesbarkeit von E-Mails macht deine digitale Kommunikation nicht nur einfacher lesbar; sie respektiert die Zeit und Aufmerksamkeit deiner Empfänger. Klare, gut strukturierte Nachrichten wahren die Professionalität und nehmen Rücksicht auf deine Zielgruppe. Sie erhöhen auch erheblich die Wahrscheinlichkeit, dass deine Kommunikation ihren beabsichtigten Zweck erreicht.
Bevor du wichtige E-Mails versendest, nimm dir Zeit, sie auf Fehler und Lesbarkeit zu prüfen. Überlege, Kollegen die kritische Kommunikation rezensieren zu lassen, um Bereiche zu identifizieren, in denen die Klarheit verbessert werden kann. Denk daran, dass die Zustellbarkeit von E-Mails von technischen Faktoren und der Erstellung von Inhalten abhängt, mit denen die Empfänger interagieren möchten.
Mailchimp hilft dir dabei, die Lesbarkeit deiner E-Mails kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern. Der Content-Optimierer analysiert deine Nachrichten und kann Verbesserungen vorschlagen, um die Engagement-Kennzahlen und Antwortraten zu steigern. Mailchimp bietet auch responsive E-Mail-Vorlagen an, die sich automatisch an unterschiedliche Bildschirmgrößen anpassen, sodass deine sorgfältig gestalteten Inhalte auf jedem Gerät gut lesbar bleiben.
Wichtige Erkenntnisse
- Die Lesbarkeit von E-Mails beeinflusst direkt die Öffnungsraten, das Engagement und die Konversionen.
- Das Aufteilen von Inhalten in kurze Absätze, die Nutzung einfacher Sprache und die Integration visueller Elemente verbessern das Verständnis und die Reaktionsraten erheblich.
- Tools zur Analyse der Lesbarkeit können dir helfen, deine E-Mails anhand etablierter Formeln wie dem Flesch-Kincaid-Index und dem Gunning-Fog-Index zu bewerten.
- Ein mobilfreundliches, responsives E-Mail-Design ist unerlässlich, da die meisten Empfänger ihre E-Mails jetzt auf kleineren Bildschirmen lesen.