Zustellbarkeit von E‑Mails: Warum sie wichtig ist und wie du sie verbessern kannst

Warum ist die Zustellbarkeit von E-Mails wichtig?

Es gibt viele Gründe, warum die Zustellbarkeit von E-Mails so wichtig ist. Wie oben erwähnt, werden E-Mail-Kampagnen, die im Spam-Ordner eines Abonnenten landen, eher übersehen oder sogar gelöscht. Außerdem sind Marketing-E-Mails nutzlos, wenn du die Empfänger nicht dazu bringst, sie zu lesen. Infolgedessen kann sich das mangelnde E-Mail-Engagement auf deine Kampagnendaten auswirken und möglicherweise dazu führen, dass deine E-Mails als Spam markiert werden.

Beim Senden einer E-Mail laufen im Hintergrund eine Reihe von technischen Schritten ab.

1. Zunächst musst du eine E-Mail mit einem Dienst wie Gmail, Yahoo, Outlook oder auf einer Plattform wie Mailchimp verfassen.
2. Als Nächstes klickst du auf „Senden“ und die Nachricht wird in ein einfaches Mail-Transfer-Protokoll (SMTP) hochgeladen, das die E-Mail zwischen den Servern weiterleitet.
3. Das SMTP kommuniziert mit einem Domain-Nameserver (DNS). Ein DNS funktioniert wie ein Online-Adressbuch, das das SMTP darüber informiert, wo sich der Server des Empfängers befindet. Wenn der DNS den betreffenden Server nicht finden kann, erhältst du die Nachricht, dass die E-Mail nicht verschickt werden konnte.
4. Sobald der DNS den betreffenden Server lokalisiert und kontaktiert, übermitteln die SMTPs die Nachricht. Das SMTP des Empfängers entscheidet dann, ob die E-Mail in seine Inbox, den Spam-Ordner oder überhaupt nicht zugestellt werden soll.

Aber was beeinflusst, ob das SMTP deine E-Mail in die Inbox eines Kontakts gelangen lässt, sie dem E-Mail Spamfilter zuordnet oder sie völlig blockiert? Dabei spielen mehrere Variablen eine Rolle:

• Internetdienstanbieter (ISPs). Ein Internetdienstanbieter bietet seinen Abonnenten Zugang zum Internet. ISPs ermöglichen den Zugriff auf das Internet und jede Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse) ist mit einem Internetdienstanbieter verknüpft. Es gibt viele verschiedene Internetdienstanbieter, die nicht unbedingt auf die gleiche Weise arbeiten. Einige besonders preisgünstige Internetdienstanbieter könnten mit umfangreicheren E-Mails Probleme haben.
• E-Mail-Dienstanbieter oder -Plattformen (ESPs). E-Mail-Dienstanbieter bieten alle unterschiedliche Funktionen. Wie eine E-Mail eingeordnet, angezeigt und zugestellt wird, hängt davon ab, wie sie vom ESP bearbeitet wird.
• Format. Eine E-Mail kann sich von Format zu Format erheblich unterscheiden. Zum Beispiel sehen E-Mails auf einem Smartphone normalerweise anders aus als auf einem Desktop. E-Mails können auch über einen intelligenten Lautsprecher gelesen werden, was die Zustellbarkeit erheblich verändert.
• Deine IP-Adresse. Die IP-Adresse, von der aus du E-Mails sendest, beeinflusst auch die Zustellbarkeit. ISPs und E-Mail-Anbieter verfolgen die Reputation von IP-Adressen, um festzustellen, ob sie wahrscheinliche Spam-Quellen sind. Eine dedizierte IP-Adresse kann dir mehr Kontrolle über deine Absenderreputation geben. Andererseits können gemeinsam genutzte IP-Adressen durch die Sendepraktiken anderer beeinflusst werden, die dieselbe Adresse verwenden.

Natürlich kannst du dir nicht aussuchen, welchen Internetdienstanbieter, ESP oder welches Format deine Zielgruppe verwendet, aber es gibt andere Faktoren, die du beeinflussen kannst. Diese Variablen haben große Auswirkungen auf die Zustellbarkeit:

• Engagement. Wenn du für ein regelmäßiges Engagement sorgst, zeigt das, dass deine Zielgruppe deinen E-Mails einen Wert beimisst, was ihre Zustellbarkeit verbessert. Was ist das Geheimnis von Engagement? Segmentiere und verstehe deine Zielgruppe – und wecke ihr Interesse.
• Absenderreputation. Hierbei handelt es sich um eine Bewertung, die einem Absender vom ESP zugewiesen wird. Sie basiert auf Daten – ähnlich wie eine Webseite von Suchmaschinen gerankt wird. Deine Reputation als Absender basiert hauptsächlich auf dem Engagement deiner Zielgruppe mit deinen E-Mails. Sie ist aber auch von Faktoren wie der inhaltlichen Qualität, der Häufigkeit deiner Nachrichten, ihren Öffnungsraten und ihrer Authentizität abhängig. Eine schlechte Reputation als Absender führt dazu, dass Internetdienstanbieter eine E-Mail automatisch blockieren oder sie an den Spam-Ordner senden.
• Deine Domain-Reputation: Ähnlich wie die IP-Reputation misst die Domain-Reputation die Vertrauenswürdigkeit deiner Absender-Domain. E-Mail-Anbieter bewerten die Historie der von deiner Domain gesendeten E-Mails, um festzustellen, ob es sich um legitime E-Mails oder um Spam handeln könnte. Faktoren wie Engagement-Raten, Spam-Beschwerden und die Einhaltung von E-Mail-Best Practices tragen alle zur Reputation deiner Domain bei. Eine gute Domain-Reputation kann die Zustellbarkeit von E-Mails verbessern, auch wenn du die IP-Adresse wechselst.

Um in Inboxen zu landen, ist es wichtig, eine gute Reputation als Absender zu haben. Diese muss im Laufe der Zeit (und kontinuierlich) aufgebaut werden und du solltest sie beim Gestalten deiner E-Mail-Kampagnen berücksichtigen.

So kannst du eine gute Reputation für Server aufbauen.

Sende die richtige Anzahl an E-Mails

Der beste Weg, um erfolgreich E-Mails zu versenden, ist, mit einer begrenzten Anzahl zu beginnen. Das Versenden von Massen-E-Mails kann dazu führen, dass deine IP-Adresse für deine Abonnenten wie Spam aussieht. Es ist am besten, mit kleinen Mengen zu beginnen und darauf zu achten, dass du nicht zu viele an einem Tag an einen Benutzer sendest. Geh noch einen Schritt weiter und stelle sicher, dass du nicht täglich E-Mails versendest.

Mit der Zeit werden ISPs Muster in den Senderaten erkennen und ihre Messwerte entsprechend anpassen. Eine signifikante Änderung, beispielsweise ein plötzlicher, deutlicher Anstieg des Volumens und der Häufigkeit versendeter E-Mails, macht den ISP aber darauf aufmerksam, dass es sich bei diesem Absender möglicherweise um einen Spam-Virus handelt, was zu einer Blockierung oder Sperrung führen kann.

Je mehr du jedoch deine Abonnentenliste erweiterst, desto vertrauenswürdiger wirkt deine IP-Adresse. Es lohnt sich, andere in deiner Branche anzusehen, um die am besten geeignete E-Mail-Versandfrequenz zu ermitteln. Wenn du über oder unter dem Branchenstandard liegst, sind deine E-Mails möglicherweise nicht so effektiv.

Sende hochwertige Inhalte

Inhalte, die unerwünscht oder irrelevant für deine Zielgruppe sind, laufen Gefahr, als Spam gekennzeichnet zu werden, was deine Reputation als Absender beeinträchtigen und dazu führen kann, dass deine E-Mails im Spam-Ordner landen. Vermeide dies, indem du qualitativ hochwertige, relevante Inhalte sendest, die nicht als „Spam“ betrachtet werden oder Spam-Fallen auslösen (gefälschte E-Mail-Adressen, die ESPs verwenden, um festzustellen, wer Spam sendet).

Indem du deiner Zielgruppe wertvolle Inhalte bietest , landen deine Nachrichten nicht im Spam-Ordner und haben eine niedrige Abbestellrate, was ein weiterer wichtiger Faktor für die Zustellbarkeit von E-Mails ist. Denke daran, dass E-Mail-Anbieter ihre Algorithmen ständig optimieren, um Benutzer vor unerwünschten E-Mails zu schützen. Daher ist es für den langfristigen Erfolg entscheidend, sich auf qualitativ hochwertige Inhalte zu konzentrieren.

Steigere Öffnungs- und Klickraten

Je höher die Öffnungs- und Klickraten deiner E-Mails sind, desto besser wird dein Ruf als Absender, was sich direkt auf deine Platzierung in den Inboxen auswirkt. Wenn deine E-Mails Aktionen auslösen wie das Anklicken deiner Website, zeigt dies dem Internetdienstanbieter, dass deine Zielgruppe deine E-Mails schätzt. Dieses Engagement kann dir helfen, eine gute E-Mail-Zustellbarkeit aufrechtzuerhalten, da Internetdienstanbieter E-Mails von Absendern mit hohen Engagement-Raten mit größerer Wahrscheinlichkeit direkt in den Inboxen platzieren.

Darüber hinaus kann dir die Konzentration auf die Steigerung von Öffnungs- und Klickraten helfen, inaktive Abonnenten zu identifizieren und zu verwalten. Wenn du überwachst, welche Abonnenten nicht mit deinen E-Mails interagieren, kannst du Kampagnen für ein erneutes Engagement starten oder erwägen, diese inaktiven Abonnenten aus deiner Liste zu streichen.

Bleibe mit deinen Abonnenten m Gespräch

Außerdem ist es ein sehr positives Signal für Internetdienstanbieter, wenn deine Kontakte deine E-Mails beantworten. Aus diesem Grund solltest du die Antworten überwachen und zeitnah reagieren. Vermeide es außerdem, E-Mails von einer E-Mail-Adresse zu senden, die keine Antworten empfangen kann.

Erstelle und verwalte deine Zielgruppe klug

Die Pflege einer bereinigten und engagierten Zielgruppe ist entscheidend, um deine gute Reputation als Absender aufrechtzuerhalten. Stelle sicher, dass deine Zielgruppe frei von Spam-Fallen ist, die zur Identifizierung und Überwachung von Spam-Absendern verwendet werden. Schon eine einzige Spam-Falle in deiner Liste kann deinen Ruf als Absender schädigen, wenn du unwissentlich eine E-Mail versendest.

Entferne außerdem regelmäßig unengagierte Abonnenten, unbekannte Benutzer und Kontakte, die dir nicht ausdrücklich erlaubt haben, ihnen eine E-Mail zu senden. Die Pflege einer hochwertigen E-Mail-Liste trägt dazu bei, die Zustellbarkeitsraten zu verbessern und dich vor den Spam-Ordnern engagierter Abonnenten zu bewahren.

Vermeide Hard-Bounces

Hard Bounces entstehen, wenn du eine E-Mail an eine Adresse schickst, die nicht existiert. Internetdienstanbieter berücksichtigen Hard-Bounces bei der Absenderreputation, da sie ein Zeichen für eine schlechte Zielgruppenverwaltung sein können. Soft Bounces hingegen treten auf, wenn eine E-Mail-Adresse ein vorübergehendes Problem hat, z. B. einen vollen Posteingang. Wenn du viele Bounces hast, musst du möglicherweise etwas daran ändern, wie du deine Zielgruppe vergrößerst.

Du könntest beispielsweise eine Double-opt-in-Registrierungsmethode einrichten, um deine neuen Kontakte zu überprüfen. In diesem Fall geben Benutzer ihre E-Mail-Adresse an und erhalten daraufhin eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, diese zu bestätigen.

Stelle sicher, dass deine E-Mail seriös aussieht

Alle deine E-Mail-Inhalte – einschließlich Bilder und Links – werden von ISPs überprüft, um festzustellen, ob es sich um Spam, einen Phishing-Versuch oder andere bösartige E-Mails handelt.

Achte auf fehlerhafte Links, Rechtschreibfehler, fehlende E-Mail-Header oder fehlende Optionen zum Abbestellen. Diese Fehler erhöhen die Chancen, dass deine E-Mail als Spam eingeordnet wird.

E-Mails authentifizieren

E-Mail-Authentifizierung ist entscheidend für die Zustellbarkeit. Dieser Schritt belegt, dass deine E-Mails wirklich von deiner Marke stammen. Es ist wichtig, eine sichere E-Mail- und Website-Infrastruktur zu pflegen, um Vertrauen bei den Internetdienstanbietern aufzubauen.

Verwende einen seriösen E-Mail-Dienstleister

Wähle einen E-Mail-Dienstleister, der für Zustellbarkeit bekannt ist.

Seriöse Anbieter haben Beziehungen zu ISPs aufgebaut und verfügen über hochentwickelte Spamfilter, die deine Chancen, in die Inboxen zu gelangen, erheblich verbessern können. Sie bieten oft Tools, die dir helfen, mit komplexen Spam-Filter-Algorithmen umzugehen und die Leistung deiner E-Mails insgesamt zu verbessern.

Überwache und verwalte deinen Absender-Score

Dein Absender-Score ist eine Kennzahl, anhand derer ISPs bestimmen, ob deine E-Mails in der Inbox oder im Spam-Ordner des Empfängers zugestellt werden sollen.

Überprüfe deinen Absender-Score regelmäßig mit den verfügbaren Tools und ergreife Maßnahmen, um ihn gegebenenfalls zu verbessern. Dies kann die Bereinigung deiner E-Mail-Liste, die Verbesserung der Engagement-Raten und die Einhaltung von Best Practices für den Inhalt und die Häufigkeit von E-Mails umfassen.

Segmentiere deine E-Mail-Listen für gezielten Versand

Die Segmentierung ermöglicht dir, gezielte und relevante Inhalte an bestimmte Kundengruppen senden. Wenn du deine Kommunikation auf die Interessen und Verhaltensweisen der verschiedenen Segmente abstimmst, kannst du die Engagement-Raten verbessern, was sich wiederum positiv auf deine Zustellbarkeit auswirkt.

Segmentierte Listen erzielen häufig höhere Öffnungsraten und niedrigere Abmelderaten, die beide zu einem besseren Ruf als Absender beitragen.

Verwende eine benutzerdefinierte IP-Adresse

Erwäge, dedizierte IP-Adressen für deine E-Mail-Kampagnen zu verwenden. Im Gegensatz zu gemeinsam genutzten IP-Adressen hast du bei dedizierten IP-Adressen die volle Kontrolle über deine Absenderreputation. Mit dedizierten IP-Adressen wird deine Zustellbarkeit nicht durch die Sendepraktiken anderer Unternehmen beeinträchtigt.

Die Verwendung einer eigenen IP-Adresse kann besonders für Absender mit hohem Volumen oder Unternehmen mit strengen Zustellbarkeitsanforderungen von Vorteil sein. Denke jedoch daran, dass bei einer dedizierten IP konsistente Sendepraktiken und -volumina erforderlich sind, um deinen guten Ruf aufrechtzuerhalten.

Es ist nicht immer einfach, die Inbox deiner Abonnenten zu erreichen. Zwar gibt es keine Formel, die eine hundertprozentige Zustellbarkeit garantiert, aber die Einhaltung der Best Practices im E-Mail-Marketing kann deine Erfolgschancen verbessern.

Die Implementierung einer umfassenden Strategie umfasst Listenverwaltung, Tests, Performance-Analysen und die Einhaltung aktueller Branchenstandards. So kannst du die Zustellbarkeitsraten deiner E-Mails maximieren und sicherstellen, dass deine E-Mails die gewünschte Zielgruppe erreichen.

Regelmäßiges Bereinigen deiner E-Mail-Liste

Pflege eine hochwertige E-Mail-Liste, indem du regelmäßig inaktive Abonnenten, Bounce-Adressen und alle Adressen entfernst, die deine E-Mails als Spam markiert haben.

Füge in jede E-Mail einen klar und einfach zugänglichen Abmeldelink ein, über den sich die Empfänger abmelden können, wenn sie deine Mitteilungen nicht mehr erhalten möchten. Dieser Prozess entspricht den Anti-Spam-Gesetzen und hilft dir, eine bereinigte Liste engagierter Abonnenten zu führen.

Zustellbarkeitstests durchführen

Führe vor dem Versenden großer Kampagnen Zustellbarkeitstests durch, um potenzielle Probleme zu ermitteln. Diese Tests können dir helfen, Probleme mit deinen E-Mail-Inhalten, der Formatierung oder der Absenderauthentifizierung zu erkennen, die Spamfilter auslösen könnten.

Viele E-Mail-Dienstanbieter verwenden integrierte Testtools, mit denen du simulieren kannst, wie deine E-Mails auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten funktionieren.

Bei einem Zustellbarkreistest wird in der Regel eine Stichprobe deiner E-Mail an eine Vielzahl von Testadressen bei verschiedenen E-Mail-Anbietern gesendet. Diese Tests überprüfen mehrere Faktoren:

• Platzierung im Posteingang: Landet deine E-Mail im primären Posteingang, im Werbe-Tab oder im Spam-Ordner?
• Rendering: Wie sieht deine E-Mail auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten aus?
• Authentifizierung: Sind deine SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge richtig eingerichtet?
• Inhaltsanalyse: Enthält dein E-Mail-Inhalt Elemente, die Spamfilter auslösen könnten?
• Link-Überprüfung: Funktionieren alle Links in deiner E-Mail und stehen sie nicht auf der schwarzen Liste?

Durch regelmäßiges Durchführen dieser Tests vor dem Senden deiner Kampagnen kannst du potenzielle Zustellbarkeitsprobleme frühzeitig erkennen und beheben. So verbesserst du die allgemeine E-Mail-Leistung und die Platzierungsraten in den Inboxen.

Analysiere E-Mail-Leistungskennzahlen und ergreife entsprechende Maßnahmen

Überprüfe regelmäßig wichtige Leistungskennzahlen wie Engagement-Raten, Absprungraten und Spam-Beschwerden. Diese Indikatoren geben dir Aufschluss über die Effektivität deiner E-Mail-Kampagnen und zeigen Bereiche auf, in denen Verbesserungen möglich sind.

Eine niedrige Öffnungsrate kann zum Beispiel darauf hindeuten, dass das Problem bei deinen Betreffzeilen oder deinem Absendernamen liegt. Um das Engagement zu erhöhen, kannst du mit verschiedenen Betreffzeilen, Personalisierungen oder Absendernamen experimentieren.

Wenn deine Öffnungsraten gut sind, aber die CTR niedrig ist, kann es sein, dass dein E-Mail-Inhalt bei deiner Zielgruppe nicht ankommt. Teste unterschiedliche Inhaltsformate, Call-to-Action-Platzierungen oder Angebotsarten, um das Engagement zu steigern.

Hohe Bounce-Raten können dem Ruf deines Absenders schaden. Bereinige deine Liste regelmäßig, um ungültige E-Mail-Adressen zu entfernen. Implementiere eine Wiederholungsstrategie für Soft Bounces. Bei „Hard Bounces“ solltest du diese E-Mail-Adressen sofort entfernen, da sie Spam-Fallen sind.

Nutze A/B-Tests, um diese Kennzahlen systematisch zu verbessern. Teste Elemente wie Betreffzeilen, Inhalte, Sendezeiten und Segmentierungsstrategien. Denke dran, dass sich kleine Verbesserungen mit der Zeit summieren und die Gesamtleistung und Zustellbarkeit deiner E-Mails deutlich steigern können.

Bleibe über die Best Practices für die Zustellbarkeit von E-Mails auf dem Laufenden

IP- und E-Mail-Clients aktualisieren oft ihre Algorithmen und Richtlinien. Deshalb ist es eine gute Idee, auf dem Laufenden zu bleiben, um hohe Zustellbarkeitsraten aufrechtzuerhalten. Du kannst Branchenblogs und Newsletter wie dem Blog deines E-Mail-Marketingprogramms folgen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Diese bieten oft zeitnahe Updates über Veränderungen in der Branche und Best Practices.

Du kannst auch Postmaster-Seiten von Internetdienstanbietern überwachen. Große Internetdienstanbieter wie Gmail, Yahoo und Microsoft haben Postmaster-Seiten, die Richtlinien und Aktualisierungen zu ihren Spam-Filterpraktiken bereitstellen.

Bleib außerdem über rechtliche Änderungen auf dem Laufenden. Geschäftliche E-Mail-Kommunikation unterliegt Vorschriften wie CAN-SPAM, DSGVO und CCPA. Halte dich über alle Änderungen dieser Gesetze auf dem Laufenden, die sich auf deine E-Mail-Praktiken auswirken könnten.

Wichtige Erkenntnisse und nächste Schritte für eine optimale Zustellbarkeit von E-Mails

Ob deine E-Mails zugestellt werden, kann über Erfolg oder Misserfolg deiner E-Mail-Marketingaktivitäten entscheiden.

Indem du dich auf einen guten Ruf als Absender konzentrierst, eine klare und engagierte Zielgruppe pflegst, qualitativ hochwertige Inhalte sendest und deine Leistungskennzahlen überwachst, kannst du deine Chancen, die Inboxen der Abonnenten zu erreichen, erheblich verbessern. Wende diese Strategien konsequent an, um sicherzustellen, dass deine Nachrichten die gewünschten Empfänger erreichen und zu Engagement und Konversion führen.

Nutze Mailchimp, um die Zustellbarkeit deiner E-Mails zu optimieren. Unsere Marketingtools können dir helfen, Probleme mit der Zustellbarkeit zu erkennen und zu lösen, die richtige Zielgruppe anzusprechen und deine Leistung zu messen.